Управленческие документы. Понятие. Контрольные вопросы и задания. Создание координационных актов по всем правилам

Законы РФ, регламентирующие документационное обеспечение управления

Законодательные акты, регламентирующие документационное обеспечение управления

Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства

Вопрос

Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения. Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации.

Основными целями управленческой документации , которая составляет элемент системы управления, являются следующие:

Сообщение информации

· инструмент для передачи и переноса информации.

Подтверждение соответствий

· обеспечение свидетельств того, что ранее запланированное было в действительности выполнено.

Распространение знаний

· передача и сохранение опыта, накопленного компанией. Типичным примером являются стандарты компании, которые могут быть использованы как основа при разработке и проектировании новой продукции и направлений работы, так и в целях обучения нового персонала.

Основные требования к управленческой документации приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Требования к документации

Требование	Пояснение
Комплексность	Документация должна охватывать все аспекты (организационные, экономические, технические, правовые) деятельности, связанные с управлением организацией и обеспечением качества.
Системность	Документация должна быть строго взаимоувязанной, хорошо структурированной и распределенной по уровням управления. Она должна давать четкое представление как о системе управления в целом, так и об отдельных ее элементах.
Полнота	Документация должна давать исчерпывающее представление обо всех процедурах и процессах, а также о достижении требуемого качества. При этом объем документации должен быть оптимальным, т.е. достаточным для практических целей.
Не противоречивость	Документация должна по содержанию соответствовать требованиям нормативных документов, международных стандартов или другим требованиям документации более высокого уровня, если такая имеется в заданной области.
Идентификация	Документация должна иметь соответствующие обозначения и номера, позволяющие установить принадлежность каждого документа к определенной части системы управления и/или подразделению-разработчику, и/или процессу.
Аутентичность	Документ принадлежит к тому виду и типу, который в нем заявлен. Документ разработан лицом, которое его действительно разработало и прислало.
Доступность	Документация должна быть доступной для пользователей.
Актуальность	Документация должна оперативно отражать все изменения условий функционирования процессов в целом и отдельных их элементов.
Четкость	Документация должна быть четкой, датированной и понятной ее пользователям.

Юридическую силу документу придают отдельные надписи, называемые реквизитами документа Составленный и согласованный текст документа должен быть оформлен по установленным требованиям, главным из которых является наличие в документе юридической силы. Непосредственно на юридическую силу влияют реквизиты, называемые составом удостоверения документов: гриф утверждения, подпись, печать. Для многих документов важную роль играют визы ознакомления. Почти все документы, за редким исключением, должны оформляться на служебных бланках.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Вопрос

Документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

Государственные стандарты на документы;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Унифицированные системы документации;

Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения документов;

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс Российской Федерации, который определяет гражданские правоотношения и тем самым устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений.

Наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10.06.1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

Федеральный Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-Ф3 устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов; документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информации» от 20.01.1994 г. и постановлениях Правительства.

Федеральный Закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-Ф3 определяет: объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного обмена.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ, указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей и другие вопросы.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24.07.1998г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Основные законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993 г.) направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов и т.д.

Законодательство РФ регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Вопрос

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по Уровням доступа к ней.

Следует упомянуть ряд Указов Президента российской Федерации «О государственном гербе», «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» и ряд других, значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Ряд законодательных актов (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Закон РФ «О языках народа Российской Федерации» и пр.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ТК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

В целом, перечень законодательных актов, регламентирующих документационное управление обеспечения, безусловно, шире. В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования к делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Развернутый перечень нормативно-правовых актов, касающихся вопросов оформления управленческой документации представлен в Приложении.

Вопрос

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны.

Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Указания Росархива по вопросам делопроизводства распространяются на все организации, независимо от системы хозяйствования и формы собственности. Местные архивные органы выполняют соответствующие задачи в области управления документацией.

Огромное количество документов привело к необходимости их унификации и стандартизации. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Таким образом, стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения :

Безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

Технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

Качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единство измерений;

Экономии всех видов ресурсов; и т.д.

На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся: государственные стандарты РФ (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических инженерных обществ и других общественных объединений.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Следующей ступенью являются функциональные министерства и ведомства. Конечной ступенью - руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структур власти.

Соответствующими министерствами и ведомствами ведется разработка унифицированных систем документации. Унифицированная система документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ с требованиями по оформлению документов. Установил максимальный набор реквизитов, используемых для оформления любого управленческого документа, определил правила их записи и расположение на листе.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации (УСД). Требования к построению формуляра-образца. Установлены форматы бумаги от А3 до А6 с альбомным и книжным расположением текста, служебные поля - левое - не менее 20 мм, нижнее и правое - не менее 10 мм. Размеры букв - на пишущей машинке - чуть меньше 14 размера шрифта Times New Roman.

ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники.

ГОСТ Р 511141-98 (1). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Тема №3

«Понятие реквизита и формуляра образца»

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и неофициальные, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности, такие как личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: организационно-правовая; плановая; распорядительная; информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая (бухгалтерский учет и отчетность); документация по материально-техническому обеспечению; договорная; документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те,которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия. К примеру, со спецификой деятельности производственного предприятия связана производственная документация, со спецификой лечебного учреждения - система медицинской документациии т. д. В организации, основанной на знании, доминантой комплексной системы документации становится информационно-справочная, а также документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Вместе с тем вся комплексная система документации подчинена реализации стратегической цели организации, ее задач, находится (или должна находиться) в соответствии с организационной культурой учреждения. Ядерным управленческим инструментом является документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации. В ней должны быть заложены основы для гибкого управления документацией. Гибкие методы управления документами позволят эффективно контролировать жизненный цикл документа с соответствии с задачами организации, смоделировать более четкую структуру системы управления документами.

Среди большого разнообразия документов, входящих в перечисленные выше группы, центральное место занимает организационно-распорядительная управленческая документация. Она делится на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.). Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Организационно-распорядительная документация входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.).

К сожалению, на практике во многих случаях различные группы документов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами. Охарактеризуем отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотрим правила оформления различных видов документов.

Организационные документы . Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству, организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание планы, отчеты, контракты, договоры.

Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Формуляр организационного документа включает следующие комопненты:

• постоянные реквизиты "единого" бланка:
• эмблема;
• наименование организации;
• наименование вида документа (УСТАВ, или ПОЛОЖЕНИЕ, или ИНСТРУКЦИЯ, или ПРАВИЛА);
• переменные реквизиты "единого" бланка:
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания документа;
• заголовок;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования или визы;
• гриф утверждения;
• печать.

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Заголовок устава, как правило, отвечает на вопрос «чего?»

Положение

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают индивидуальные и типовые.

Индивидуальные - это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием.

Типовые - это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом.

Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением-разработчиком.

Основные разделы текста положения:

1) общие положения;

2) основные задачи;

3) функции;

5) организация работы.

Формуляр-образец положения состоит из реквизитов:

наименование ведомства,

название организации,

наименование структурного подразделения,

гриф утверждения,

наименование вида документа - положение,

дата, номер,

место издания (город),

заголовок,

гриф согласования,

Основной текст положения имеет следующие языковые особенности:

• употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
• преимущественное использование страдательных конструкций;
• трафаретность в изложении текста;
• применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
• изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "устанавливает", "разработано", "признается", "возлагается" и т. п.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?", например «Положение о порядке заключения и исполнения договоров»; «Положение о персонале».

Инструкция

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Один из типов инструкции - должностная инструкция. Представляет собой организационный документ На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения (указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера);

2) должностные обязанности;

4) ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

2) наименование организации;

4) дата, номер;

5) место издания;

6) заголовок в именительном падеже;

Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).

Заголовок должностной инструкции содержит ответ на вопрос «кого?, чья» например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения надо указать общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1) организация работы предприятия;

2) взаимные обязанности работников и администрации;

3) предоставление отпусков;

4) командирование сотрудников;

5) внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

При разработке текста этого документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213.

К организационным документам многие классификации относят и отчетную документацию. Хотя в других классификациях она выделена в особую систему отчетной документации. Охарактеризуем специфику отчета. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела...»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

Распорядительные документы. Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

1) организационным;

2) планирования производства;

3) строительства, материально-технического снабжения;

5) финансов и кредита;

6) труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Основными видами распорядительных документов являются постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2) согласование текста и его подписание;

3) обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Основным распорядительным документом является приказ.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказами оформляются:

1) порядок деятельности предприятия;

2) решения и поручения по организации работы;

3) организационные мероприятия;

4) итоги работы;

5) результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.

Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.

Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1) изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;

2) подготовку текста документа;

3) согласование текста документа;

4) подписание приказа;

5) доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из двух частей:

1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

2) распорядительной.

Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.

Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.

Подписывает приказ руководитель организации.

Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.

Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование".

Реквизиты приказа:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование вида документа - ПРИКАЗ;

4) дата, номер;

5) место составления;

6) заголовок;

8) подпись;

9) визы согласования.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.

Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.

Констатирующая часть текста пишется полностью.

Реквизиты выписки из приказа:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

4) дата, номер (те же, что и у приказа);

5) место составления;

6) заголовок;

7) часть текста;

8) подпись (кроме личной подписи);

9) заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Приказы оформляются на общих бланках.

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях".

Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

1) наименование организации;

3) дата, номер;

4) место издания;

5) заголовок;

7) подпись;

8) отметка о согласовании.

Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

Еще один вид распорядительного документа - указание.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.

К вопросам организационно-методического характера относятся следующие:

а) организация исполнения приказов;

б) организация исполнения инструкций.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной.

Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение...", "В целях...", "В соответствии...".

Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения.

В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо.

Датой указания является дата его подписания.

Формуляр указания состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование вида документа;

4) дата, номер;

5) место издания;

6) заголовок;

8) подпись;

9) отметка о согласовании.

Следующий вид распорядительного документа - решение.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Формуляр решения состоит из реквизитов:

1) название организации;

2) наименование вида документа;

3) дата, номер;

4) место издания;

5) заголовок;

7) подписи (председатель, секретарь);

Информационно-справочная документация. в состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. понятие «переписка» употребляют как обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. к переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь. деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др. информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). составление и оформление справочно-информационных документов.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. докладная записка может быть внешней или внутренней. внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. объяснительную записку подписывает ее составитель. датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Предложение - это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). заявление подписывается составителем.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. письма составляются на специальных бланках писем формата а4 или а5 в зависимости от размера текста письма. обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать..

Протокол заседания - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. от протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, повестки дня, списков приглашенных и др.). если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с основными правилами работы государственных архивов с кино- фото- фонодокументами. ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет секретарь (ответственный секретарь) коллегиального органа или секретарь руководителя. существует два вида протоколов: полный и краткий. полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа иди руководитель организации. текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. в ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «список участников прилагается»), повестка дня. фамилии-присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. в протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: слушали... выступили... постановили: (решили)... в разделе «слушали» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. в полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «(текст доклада прилагается)». в разделе «выступил и» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. при необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. в разделе «постановили (решили)» записывается простое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично избежание двоякого толкования.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты. участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. о наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. протокол заседания подписывают председатель и секретарь. в особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. датой протокола является дата события (заседания, совещания и т. д.). если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д. акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. в основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. при необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. в конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. после отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). при составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. в необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации, по распоряжению которого проводились де завершившиеся составлением акта.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние - на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. текст справки может состоять только из одной (второй) части. если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. в сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). в сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. в целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем.

Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др. заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено. текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «с проектом... согласны» или «по проекту... замечаний нет». заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. подписи заверяются печатью. при направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. в целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. перечни оформляются на общем бланке организации. текст, как правило, оформляется в виде таблицы. перечни подписываются должностными лицами, составившими их. отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом. порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. текст списка, как правило, излагается в табличной форме. список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации.

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»

Основа делопроизводства – это совокупность управленческих актов. Кроме того, их оформление – один из самых важных вопросов при работе, ведь грамотно составленный координационный документ делает процедуру обработки гораздо проще и быстрее, а значит, повышает уровень качества деятельности канцелярии.

Что собой представляет руководящая документация

Это набор документов, без которых невозможна предпринимательская деятельность. В это понятие входит большое количество разнообразных административных бумаг. В первую очередь, когда готовятся служебные данные, нужно учитывать их функциональную принадлежность.

В наше время по многим направлениям дел широко применяются специальные алгоритмы, по которым ведется документальное подтверждение ( и статистический учет, пенсионное обеспечение и пр.). Среди всех средств, по которым ведется документооборот, особенно стоит выделить унифицированную систему организационно-распорядительных актов, которая играет важную роль на фоне иных способов управления.

Основные цели руководящих бумаг в компании:

• информативная (передача данных среди внутренних и внешних источников);
• подтверждающая (обоснованное свидетельство ранее запланированных действий);
• обучающая (сохранение и изложение накопленного компанией опыта, закрепление в сознании работников стандартов компании. Используется при обучении новых сотрудников).​

Классификация административной документации

Ее формы, которые используются при обслуживании руководящей сферы, принято классифицировать по следующим основаниям:

По способу документирования:

• рукописные (написанный текст);
• изобразительные (изображение объекта);
• графические (графичное представление);
• фото- , фоно- (звукозаписи) и кинодокументы (видеоролики);
• данные, созданные с помощью компьютерной техники;

В зависимости от источника поступления:

• входящие (поступившие);
• исходящие (отправляемые);
• внутренние (используются в локальных связях);

По критерию гласности:

• секретные;
• служебные;
• простые (нетайные).

Сведения, которые содержат закрытую информацию, помечаются грифом засекреченности. Работа с ними требует особого разрешения.

Экземпляры служебной документации используются в формате свободного доступа сотрудниками организации и имеют пометку «Для служебного пользования»;

По характеру изложения:

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

Персональные (например, заявление или докладная записка) составляются в свободной форме. Стандартные – по общепринятой смысловой структуре с использованием шаблонных речевых оборотов и фраз, а типовые – на основе образца (например, справки, командировочные удостоверения и так далее). Последние чаще всего уже отпечатаны на показательном бланке, а изменяющиеся переменные заносятся от руки;

По срокам хранения:

• постоянные;
• долговременные (свыше 10 лет);
• временные (до 10 лет).

Вообще, все периоды сохранения документации прописаны в перечне, составленном и утвержденном Росархивом;

В зависимости от уровня юридической регламентации:

• типовые (утверждаются Государственным стандартом Российской Федерации);
• межотраслевые (утверждаются Центральным статистическим управлением РФ и другими функциональными органами);
• не имеющие юридического закрепления;

В зависимости от языка:

• неформализованные (обычный литературный текст);
• полуформализованные (трафаретный документ);
• формализованные (матричные акты типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет);

• личные (частная переписка, дневники и иная документация, которая создается вне работы);
• официальные (составляются юридическими и физическими лицами в соответствии с установленным порядком оформления);

По стадиям создания:

• подлинники (окончательная редакция деловой бумаги, сделанной в соответствии с требованиями стандарта и узаконенная подписью);
• оригиналы (синонимичны первому, зачастую умножаются методом подписания нескольких экземпляров, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой);
• копии (воспроизводят детали первого акта посредством копирования и имеют отметку «Копия», но юридической силой может обладать только заверенный подписью и печатью экземпляр);
• дубликаты (данный вид закрепляется отметкой «Дубликат» и имеет юридическую силу, равную источнику, так как фактически является его вторым экземпляром);

В зависимости от обслуживаемой сферы:

• руководящие;
• научные;
• технические;
• технологические;
• производственные и др.

Зачем нужен справочник руководящих актов

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) входит в Единую систему кодирования и классификации технико-экономической и социальной информации. Он существует для упорядочивания информационных потоков и унификации регистрационных форм и стал отличной заменой ранее существовавшего Общесоюзного рубрикатора.

Подобные унифицированные структуры координационных данных разрабатываются всевозможными государственными ведомствами и российскими министерствами, которые занимаются утверждением единых документальных форм, входящих впоследствии в состав общероссийского кодификатора.

ОКУД основан на иерархичной концепции, имеющей три ступени, каждая из которых включает в себя два блока – название объекта и идентификацию. Эта унификация является частью Единой структуры кодирования и классификации социальных и технико-экономических сведений. Реестр призван решать следующие задачи:

• регистрация документации (различных форм);
• сокращение количества используемых шаблонов при оформлении;
• упорядочение информационных потоков;
• исключение неунифицированных сведений из обращения;
• систематизация и учет фиксируемых однотипных материалов;
• организация рациональной системы контроля над использованием унифицированных видов текстов;
• контроль над составом образцов деловых бумаг;
• исключение дублирования информации, применяемой в управленческой сфере.

Объектами ОКУД являются межведомственные и межотраслевые свидетельства, утвержденные различными ведомствами и министерствами Российской Федерации. В данной структуре унифицирования приводятся кодовые обозначения и наименования различных образцов документов, входящих в однотипные совокупности.

В блоке № 1 отражаются код и контрольное число в формате: XXXXXXXX, где крайняя цифра – контрольное число, а цифры, стоящие перед ней – код ОКУД.

В рамках трехступенчатой иерархии системы в блоке № 1 каждая ступень имеет свои функции:

• на первоначальной (первый и второй символы) отражается класс форм, то есть здесь выявляется принадлежность документа к какому-либо типу документации;
• на второй (третий и четвертый символы) отражается подкласс форм;
• на третьей виден регистрационный номер свидетельства.

В блоке № 2 отражается наименование объекта (название вида). Оно бывает конкретизированным или общим для разных этапов классификации.

Коды общероссийского справочника руководящих актов всегда проставляются в унифицированных образцах материалов.

Некоторые классы включают в себя дополнительную информацию (неуказанную в вышеперечисленных блоках). Например, периодичность, индекс и так далее.

Законом разрешено создавать новые модели первичной документации компетентными органами власти. Однако при создании они обязаны вести кодификатор отраслей, созданный на основе ОКУД, где в соответствующих классах и подклассах должны быть использованы определенные серии кодов.

• Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план

Из чего складываются системы управленческих указаний

Различные виды документооборота, взаимосвязанные по признакам происхождения, назначению, типу, сфере деятельности, составляют структуру административных документов.

Существуют следующие группы деловых бумаг:

• организационно-распорядительные;
• плановые;
• отчетные;
• финансовые;
• по материально-техническому обеспечению;
• договорные;
• по документационному и информационному обеспечению деятельности предприятия и т. д.

Материалы, которые являются частью той или иной системы, обеспечивают в своем комплексе определенное освидетельствование контролирующей функции или вида деятельности.

Одно из главных мест в делопроизводстве структур власти занимает комплекс координационно-распорядительной документации, которая включает в себя следующие разряды руководящих свидетельств:

• координационный управленческий акт (устав, положение, инструкция и т. п.);
• распорядительное административное свидетельство (постановление, приказ, распоряжение и т. п.);
• справочно-информационный текст (письмо, докладная, запрос и т. п.);
• указания по личному составу: приказы, личные дела, характеристики и т. п.
• деловая бумага по предложениям (заявления и жалобы сотрудников).

Этапы составления руководящих материалов

В организационно-распорядительной документации (ОРД) зафиксированы решения по различным административным вопросам. Она создается в любом федеральном органе государственной власти, местного самоуправления, в компании и на предприятии вне зависимости от формы собственности и направления деятельности фирмы. Именно с этим типом протоколов ведется документационное обеспечение управления.

Руководящий акт включает два этапа подготовки:

• разработка содержания;
• правильное оформление.

Создание координационных актов по всем правилам

Недостаточно знать, что такое административные бумаги, требования к ним также крайне важны.

Подготовка содержания при создании управленческого указания представляет собой составление текста или таблицы с приданием им юридической силы. Чаще всего содержание представлено в виде взаимосвязанных предложений, реже – имеет табличную конфигурацию с занесенными в нее данными или форму анкеты. В рамках составления служебной документации возможно использование всех типов изложения (сочетание текста и таблиц).

По структуре, формулировкам, различным речевым конструкциям документационные фразы зависят от разновидности, к которой относится данное руководящее указание. Например, видом документа является письмо, а подвидом может быть гарантийное письмо.

Есть общепринятые требования к составлению нормативно-управленческих текстов:

• изложение должно быть кратким и точным, двоякие толкования исключены;
• информация излагается достоверно и объективно;
• координационная бумага (по возможности) отражает один вопрос, чтобы работа с ней была легкой и понятной;
• деление на смысловые части (введение, доказательство, заключение), связанные между собой в соответствии с законами логики;
• информация подается в строго нейтральном стиле;
• в сообщении не должны присутствовать образные слова и выражения, уточнения, дополнения и так далее. Сведения передаются ясно и точно;
• использование клишированных фраз и устойчивых конструкций, характерных для написания официальной сферы («Проверкой установлено, что...», «Сообщаем, что в период...» и так далее);
• данные имеют безличный характер высказывания;
• употребление специальной терминологии;
• применение общепринятых сокращений;
• отсутствие архаизмов («нынче», «сего года» и т. п.).

Большие по объему тексты важно грамотно разделять на разделы, пункты и подпункты с правильным использованием нумерации (арабские цифры с точками после них). Самой краткой и удобной для изучения формой в документе считается таблица, которая должна быть оформлена заголовками (имя существительное в именительном падеже), подзаголовками граф и строк, которые согласовываются с наименованиями.

Если ведомость занимает более одной страницы, то столбцы принято пронумеровывать на всех полосах. Однако на последующих листах, кроме первого, проставляют только номера колонок.

Если есть несколько таблиц, то справа над каждой нужно указывать порядковый номер в формате «Таблица 1» (без знака №). При этом руководящий акт должен содержать ссылки на все табели в нем.

Правильная разработка содержательной части деловой бумаги требует наличия профессиональных знаний по всем вопросам, которые отражаются в ней. В связи с этим над ее составлением работает ответственный исполнитель (человек, который его составляет).

Кроме того, очень важная роль в этом процессе отводится службе документационного обеспечения управления. Ее задачи:

• дать всем сотрудникам подразделений нормативно-методические материалы, упрощающих и ускоряющих процесс работы со сведениями (инструкции по ведению делопроизводства в данной организации, сборники образцовых текстов и т. п.);
• формировать и вести базу данных, где хранятся приказы, изданные руководителем;
• оказывать консультативную помощь специалистам, ответственным за составление актов.

Стоит отметить, что частой ошибкой при составлении документа является неверная процедура согласования текста. Это не должна делать служба документационного обеспечения управления. Именно человек, который составлял управленческий проект, то есть его автор, может правильно обозначить круг специалистов, которые заинтересованы в утверждении, дать им четкие объяснения, ответить на вопросы и, при необходимости, отредактировать содержательную часть до взаимоприемлемого варианта.

• Компания потеряла документы: как избежать миллионных штрафов

Дальнейшее оформление управленческой документации

Утверждение документа регламентировано набором особых правил, которые включают в себя, прежде всего, указание всех необходимых атрибутов (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Стоит отметить, что правила написания отдельных реквизитов являются общими для разных видов координационно-распорядительных указаний.

Обозначение принадлежности является обязательным элементом оформления руководящих решений (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

При этом любой административный акт индивидуален по набору отраженных в нем признаков, и в то же самое время все отдельные составляющие обязательны для любого из них вне зависимости от типа. В случае отсутствия даже одного реквизита из перечня, приказ не может иметь юридической силы.

К обязательным атрибутам координационных бумаг относят:

• название организации (наименование);
• дата составления документа;
• регистрационный номер, который заносится в журнал записи исходящих данных;
• текстовая часть (содержание);
• подпись.

Иные реквизиты являются обязательными для определенных видов управленческих бумаг. Например, для правильного оформления письма необходимо указать справочные данные о фирме, обозначить адресата, поставить отметку об исполнителе, а в приказах нужно указывать наименование документа и место его издания.

Обязательные реквизиты подразделяются на:

• постоянные (заголовок) или неизменные на протяжении долгого времени (название компании и данные о ней);
• изменяемые (дата, содержательная часть, шапка и т. д.).

Структура руководящей документации включает в себя следующие части:

1.Заголовочная. Является началом текста и содержит сведения о фирме, то есть составителе, а также первичные данные о самом документе;

3.Оформляющая. Содержит совокупность реквизитов, подтверждающие подлинность свидетельства. Также в ней располагают различные делопроизводственные отметки для более удобной работы.

Разумеется, главной считается содержательная, но и значением остальных пунктов пренебрегать не стоит. Особенно это касается третьего раздела, ведь именно благодаря правильному оформлению указание может иметь юридическую силу.

В качестве примера можно рассмотреть Положение о секретариате, оформленное согласно требованиям, в соответствии с которыми должен составляться управленческий документ этого вида (информация, которая вносится от руки, выделена с помощью использования другого шрифта):

ОРД очень важна и необходима для принятия руководящих решений. В связи с этим каждый сотрудник должен знать, как она оформляется, правила расположения реквизитов и даже верные размеры полей. Однако современная практика показывает, что не любую бумагу с текстовой информацией можно считать документом. Это связано с погрешностями и ошибками, допускаемыми людьми, которые его составляют.

Верно оформленный координационно-управленческий акт обязательно содержит реквизиты (чаще на лицевой стороне, реже – на оборотной). Кроме того, он должна иметь грамотно составленную содержательную часть.

• 153 документа, которые больше не имеют права требовать проверяющие

Функции архива документации

Для того чтобы обеспечить учет документов, их сохранность и порядок, на предприятии создается архив.

В зависимости от объемов документооборота он может быть создан как отдельное подразделение или же входить в состав канцелярии.

Для хранения служебных бумаг выделяется отдельное помещение, где располагается специальное оборудование и есть свои сотрудники, на которых возлагается соответствующая ответственность за нарушение каких-либо норм.

Принято выделять следующие виды архивов:

• центральный (для документов аппарата управления какого-либо органа власти, а также технической и координационной документации компаний, которые подчиняются этому органу власти или являются его структурными подразделениями);
• центральный отраслевой (для хранения указаний фирм, которые относятся к одной отрасли, вне зависимости от того, где они территориально расположены);
• объединенный (здесь хранятся материалы предприятий, которые связаны между собой одной сферой деятельности, а также являются соподчиненными по отношению друг к другу);
• архив организации (находятся акты одной определенной фирмы).

Состав служебных бумаг может быть различным, значит, в архивных отделах может храниться документация:

• управленческая;
• научно-техническая;
• аудиовизуальная;
• на электронных носителях.

К основным задачам такого подразделения относятся:

• обеспечения наличия комплекта документов, которые предусмотрены Положением об архиве;
• планомерный учет и сохранность актов различного рода;
• создание научно-справочного аппарата;
• целесообразное использование данных, которые хранятся здесь.

Для выполнения архивом соответствующих задач им реализуются следующие функции:

• ведение списков цехов и отделов предприятия (если таковые есть) или самой компании (при отсутствии деления структуры);
• хранение служебных записок подразделений и самого завода;
• поддержание работы научно-справочного аппарата;
• обеспечение использования хранящейся в архиве документации в соответствии с запросами (информационное обслуживание частных лиц, компаний и граждан), а также фиксирование информации об использовании данных;
• организация экспертизы ценности деловых бумаг и процедуры их передачи на хранение;
• проверка правильного оформления управленческого акта;
• составление номенклатуры дел концерна;
• методическая поддержка структурных подразделений;
• разработка координационных текстов (принимает участие);
• участие в подготовке и проведении мероприятий, направленных на повышение профессионального уровня собственных сотрудников.

В холдингах архивы также принимают электронные документы (ЭД), хранят их, учитывают, отбирают и используют. При этом все действия, которые осуществляются с ЭД, должны быть зафиксированы документально.

Права архивного подразделения:

• требование передачи указаний в архив с соблюдением времени и порядка;
• контроль правил работы с документацией;
• запрос сведений от компаний, требующихся для правильной деятельности.

На архив возлагается ответственность за:

• несоблюдение сохранности бумаг;
• уничтожение документов без соответствующего общепринятого решения или их случайную потерю;
• необоснованный отказ принять руководящий акт на хранение;
• нарушение правил сохранности, использования текстов и обеспечения доступа к ним (данные правила регламентируются законодательством).

Методы работы с управленческой документацией предприятия

В любом документообороте есть процедуры, направленные на разработку проекта какого-либо акта (координационного, распорядительного, исходящего, нормативного, руководящего).

В российской и западной методологии абсолютно разные подходы к организации цикла, который проходит текст указания от создания до регистрации. Европейский подход, так называемый collaboration, гораздо чаще, чем наш, является более эффективным на деле.

Отечественный подход (схема). Допустим, должностное лицо, которое желает разработать управленческий документ, дает поручение (в устной или письменной форме) сделать это сотруднику. После подготовки проекта, исполнитель отправляет его инициатору, который должен проверить его на соответствие требованиям, предъявленным составителем. Если не все правила выполнены, то руководящий акт еще на начальной стадии отправляется на доработку. Если же инициатора все устраивает, то он отправляется на согласование со всеми заинтересованными лицами. При этом каждый представитель из числа заинтересованных имеет право не только поставить отметку «Согласовано», но и вновь отправить акт на доделывание.

После прохождения всех вышеописанных этапов текст подписывается, регистрируется и вступает в силу (начинает действовать). Как правило, весь процесс длится от трех рабочих дней. Окончательное время ожидания зависит от скорости прохождения ступеней согласования.

Причиной увеличения времени ожидания может стать необходимость предоставления копии приказа непосредственно согласующему лицу. Если же будущий руководящий документ представляет особую важность, то весь процесс происходит «вручную»: инициатор самостоятельно занимается его оформлением или же пристально следит за деятельностью исполнителей, исправляя деловую бумагу сразу же после выявления каких-либо недочетов.

Руководитель воздействует на процедуру согласования проекта с помощью сопроводительных записок или же использует телефонную связь, что помогает сократить время согласования конечного варианта.

Однако важно понимать, что при «ручном режиме» организации утверждения документа сильно возрастает не только эффективность, но и затраты (трудовые, временные, даже финансовые). Именно поэтому при реализации этого процесса лучше использовать европейскую модель.

Западный подход – коллективная работа. Collaboration (в переводе с английского «сотрудничество, коллективный труд») – это обеспечение управленческого документооборота, который полностью заменяет ранее описанную процедуру. То есть создание проекта представляет собой единую коллективную подготовку по формированию его содержания и оформлению. При такой схеме все заинтересованные лица могут вносить нужные изменения. В итоге получается указание, которое можно вводить в действие:

Стоит сразу сказать о том, что для российских организаций такая схема не является характерной. Коллективная деятельность с документацией – действенный инструмент управления, который оптимизирует отдельные процессы, широко применяемый в США и Западной Европе. Это привело к более демократичным процессам оформления документов, которые при этом являются быстрыми, прозрачными и эффективными. Особенно это характерно для новых, молодых фирм. При этом, если в крупных, давно существующих компаниях, иерархия, строгость и субординация – «три кита» предприятия, то в молодых фирмах демократичный подход привел к обсуждению служебных бумаг на производственных совещаниях, где собирались все должностные лица и работали над созданием очередного акта.

Метод collaboration, безусловно, предполагает перестроение документооборота в компании. Зачастую сотрудники и руководители настроены скептически, что вызывает волну сопротивления, несмотря на очевидные плюсы данного подхода. Еще реже подобный способ рассматривают в государственных и муниципальных структурах, ведь они являются еще более консервативными в отличие от коммерческих.

В основном в отечественной практике этот метод используют компании, которые имеют иностранное происхождение и ведут свои дела, опираясь на зарубежные подходы к организации бизнеса и управлению предприятием.

Как осуществлять анализ управленческой документации

Документооборот на предприятии не может иметь стихийный или произвольный характер. Для четкой подготовки этой работы необходимо анализировать не только документальную, но и административную деятельность фирмы, ведь именно рациональный подход может привести к оптимизации процесса создания документа: от подготовки проекта до ввода в работу. В итоге происходит экономия всех видов ресурсов (временных, трудовых, материальных).

Анализ деятельности с деловыми бумагами может существовать только при обеспечении тщательного изучения организационной стороны менеджмента (Положения о компании, регламента, штатного расписания и должностных обязанностей сотрудников всех уровней). Это позволяет правильно определить тип делопроизводства, провести анализ функций и грамотно их распределить, рассмотреть связь между разными уровнями производства и руководства.

Структура компании и будет определять тип канцелярского производства, которое бывает двух видов: централизованное и смешанное. Если фирма небольшая, то чаще всего используется централизованный тип (ответственность за создание, хранение, регистрацию и контроль над документами возлагается на конкретного сотрудника или отдел).

Если же на предприятии сложная структура, то используется смешанный порядок (часть актов создается и хранится в подразделениях, а другие обрабатываются централизованно). Конструкция для удобства обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.

На следующем этапе исследования нужно изучить качественный состав документооборота. Важно учесть все разновидности служебных бумаг, которые существуют в корпорации: отдельные типы и их группы.

Главным объектом изучения становится сам документооборот, основные параметры которого:

• функциональная принадлежность или содержание;
• структура потока;
• объем и его направление.

Оборот документов принято характеризовать содержанием и составом отдельных актов, которые входят в него.

Их можно изучать по разным направлениям: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.

Группы входящих свидетельств обычно классифицируют по корреспондентам (то есть авторам): от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Этот анализ помогает определить возможные пути рационализации оборота документов.

Также поток деловых бумаг рассматривают по признакам идентичности технологического процесса обрабатывания. При таком рассмотрении они группируются с разным содержанием, но с одинаковыми этапами обработки (согласование, визирование, подписание, утверждение, регистрация и контроль). Для них разрабатываются конкретные пути движения.

Опираясь на результаты анализа, делаются выводы о рациональности или иррациональности движения документов по маршруту, о степени загруженности сотрудников, вырабатываются способы решения выявленных проблем. Все эти меры направлены на ускорение процесса их «шлифовки».

Таким образом, главная цель анализа документооборота – исключение возвратности и задержки, повышение качества и скорости работы со служебными бумагами.

К основным видам управленческих документов относятся: организационные (устав, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положения, инструкции, регламенты и т.п.); распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления решения) и информационно-справочные (деловые письма, записки, протоколы, акты, справки). Эти виды документов соответствуют типам разрабатываемых управленческих решений.

Организационные документы содержат, как правило, решения стратегического, долгосрочного характера, поэтому они являются многостраничными и редко изменяемыми документами и включают основные правила функционирования организаций.

Распорядительные документы служат для оформления тактических и оперативных решений краткосрочного характера, поэтому всегда содержат конкретные сроки исполнения решения, а также вносят изменения в организационные документы.

Организационные и распорядительные документы движутся сверху вниз по иерархии управления, направляясь от руководителей к исполнителям.

Информационно-справочные документы – это документы, которые направляются обычно от исполнителей к администрации или поступают от сторонних лиц и организаций, они чаще всего содержат некий проект управленческого решения, который поступает на рассмотрение руководству и выступает основанием для принятия и оформления управленческого решения в форме распорядительного или организационного документа. Гораздо реже они выступают, собственно, в качестве оформленного решения, это относится, пожалуй, только к протоколам, в форме которых может быть оформлено принятое коллегиально управленческое решение.

Кратко рассмотрим сущность и структуру основных видов управленческих документов, которые, как правило, приходится разрабатывать менеджерам для реализации управленческих решений.

Начнем с положения. Как правило, встречаются положения двух видов: положения о структурном подразделении и положения об области деятельности.

Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, принятый в соответствии с действующим законодательством, который определяет область деятельности подразделения, его функции или задачи, порядок управления, права и обязанности работников структурного подразделения, ответственность, взаимодействие с другими подразделениями, административную и функциональную подчиненность.

Положение об области деятельности – локальный нормативный акт, принятый в соответствии с действующим законодательством, который определяет принципы и основные правила выполнения работ в конкретной области деятельности, а также характеризующий процессы, входящие в состав данной области. Например, «Положение об аттестации работников».

Этапы создания положения: создание проекта положения; обсуждение проекта; согласование проекта положения; утверждение положения; ознакомление с положением.

Положение должно содержать следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование документа (ПОЛОЖЕНИЕ), дату и номер регистрации, заголовок к тексту (наименование структурного подразделения (или области деятельности) в предложном падеже, например, об управлении кадрами, об аттестации), текст, подписи разработчиков, визы согласования (если положение подлежит внешнему согласованию, то и гриф согласования).

Похожим на положение организационным документом является инструкция – локальный акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция согласовывается с руководителями структурных подразделений, ответственными за область деятельности, на которую распространяется действие инструкции, а также с юридической службой организации. Инструкция утверждается приказом или грифом утверждения руководителя организации или структурного подразделения. При утверждении инструкции приказом устанавливается срок введения в действие инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. При утверждении грифом сроком введения в действие является дата утверждения, если в тексте не установлен иной порядок введения

Примером часто используемой разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Основными видами распорядительных документов являются приказ и распоряжение.

Приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений. Правом издавать приказы по отдельным аспектам деятельности организации могут быть наделены иные должностные лица организации на основе делегирования.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы могут формироваться в дела по различным видам деятельности и структурным подразделениям, при этом каждому виду приказа будет соответствовать свой уникальный индекс. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят подразделения на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет служба ДОУ.

Проекты приказов и приложения к ним согласовываются исполнителем с руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, как правило, визируются причастными к поручениям в приказе должностными лицами.

Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости с документами, послужившими основанием для их издания. Датой приказа является дата его подписания.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе исполнитель приказа направляет адресатам в соответствии с перечнем должностных лиц, указанных в тексте приказа, или указателем рассылки, который составляется исполнителем.

Приказ оформляется на общем бланке или с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Приказ, оформляемый на общем бланке, имеет следующие реквизиты: наименование вида документа – приказ; дата и номер приказа; заголовок (Об утверждении.., О создании..), текст, подпись, визы согласования (на обратной стороне листа или прилагаемые к документу), отметка об исполнителе.

Текст приказа по основной деятельности может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» или «Отменить действие приказа №…». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иное не указано в тексте приказа. В случае организационной необходимости делается выписка из приказа.

Распоряжение – это распорядительный документ по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связным с организацией исполнения приказов, положений и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам. Порядок оформления и регистрации распоряжений тот же, что и для приказов.

Промежуточной формой между организационно-распорядительными и информационно-справочными документами является протокол, который, с одной стороны, может устанавливать решения для исполнения нижестоящими лицами, а, с другой стороны, включает различные сведения информационного характера о ходе разработки данных решений.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов управления. Он составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Датой протокола является дата заседания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы, должности приглашенных на заседание.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников, по итогам которой проводится подсчет присутствующих. Список передаются секретарю собрания и становится одним из приложений к протоколу.

Повестка дня включается во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование отвечает на вопрос «о чем?». По каждому пункту указывается докладчик. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Разделы основной части протокола нумеруются в соответствии с повесткой дня. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Допускается использования ссылки «Текст доклада прилагается» (тогда доклады становятся приложением к протоколу). В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него. В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Протокол считается окончательно оформленным после подписания и оформления всех приложений к данному протоколу.

Принятые на заседании решения доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписка из протокола заверяется.

Особой важной разновидностью управленческих документов является акт -документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В организациях составляются акты работы различных комиссий, акты о приеме-передаче дел, акты об отказе от подписи, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и т.д.

Текст акта обычно делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Введение содержит основание для составления акта (указание на событие, ссылку на документ и т.д.) и список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт.. Констатирующая часть включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов или результаты проверки. В случае необходимости акт может также содержать выводы и предложения комиссии.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

· название вида документа (АКТ);

· дату и место составления (должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления);

· заголовок к тексту (формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Может формулироваться с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче дел»);

· указание на количество экземпляров и их местонахождение (или адресаты, которым он направлен);

· подписи (располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности).

Для обмена официальной информацией в организации служат записки . В зависимости от цели предоставления информации различают следующие разновидности записок: докладную, служебную, объяснительную.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю прямого (непосредственного) подчинения (от нижестоящего должностного лица к вышестоящему), который информирует его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, выполненной работе, и содержит выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки делится на две части: 1) констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация; 2) в которой излагаются предложения, просьбы.

Служебная записка – применяемый на одном уровне управления (между структурными подразделениям или должностными лицами непрямого подчинения) документ. В тексте записки излагаются факт или событие, послужившие поводом для ее написания, а также выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Объяснительная записка – документ, адресованный руководителю, составляемый в ответ на его просьбу или указание объяснить какие-либо факты и события. Объяснительная записка является обязательным документом, который руководитель должен затребовать от работника, в следующих случаях: при нарушении трудовой дисциплины до применения дисциплинарного взыскания; при расследовании несчастного случая; для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт.

Письма служат для обмена информацией со сторонними организациями и лицами, в общем виде, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте (традиционной или электронной). Письма составляются на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма являются дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная часть письма.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать формулу уважительного обращения к адресату: «Уважаемый господин Кудряев!», «Уважаемый Иван Петрович!».

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма должен быть небольшим, отвечая принципу лаконичности официального текста.

Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «Об оказании научно-технической помощи», «О нарушении договорных обязательств»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывается номер и дата письма, на который дается ответ: «На № ________________ от _______________».

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем структурного подразделения. Письма подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленных им полномочий.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его регистрации.

	Введение
	Система управленческой документации
	Управленческие документы: понятие и классификация
	Унификация и стандартизация документов
	Классификация управленческих документов
	Структура и назначение общероссийского классификатора управленческих документов
	Унифицированные системы документации, входящие в состав общероссийского классификатора управленческих документов
	Заключение
	Библиографический список
	Приложения

Введение

Общероссийский классификатор управленческой документации – это тот документ, который систематизирует и классифицирует управленческие документы, что позволяет ускорить работу с ними. Поэтому тема моей курсовой работы актуальна.

Цель исследования является показать значимость общего классификатора управленческих документов.

Задачи исследования:

Рассмотреть управленческие документы, их понятие и классификацию;

Исследовать понятия унификация и стандартизация документов;

Изучить структуру и назначение общероссийского классификатора управленческих документов;

Показать унифицированные системы документации, входящие в состав общероссийского классификатора управленческих документов.

Объект исследования – классификация и систематизация управленческих документов.

Предмет исследования – общероссийский классификатор управленческих документов.

Методы исследования:

Изучение и анализ законодательных и нормативных документов;

Изучение и анализ научной литературы;

Метод системного и логического анализа.

Структура работы обусловлена целью и задачами исследования. Курсовая работа состоит из введения, разделов, включающих подразделы, заключения, библиографического списка и приложений.

1. Система управленческой документации

1. Управленческие документы: понятие и классификация

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 1

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» – «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство». Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин «документ» был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство». На всём протяжении 18 столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство».

К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 году, выделили «исторические документы – летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.». В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ».

К настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определение понятия «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе». Это определение значительно сужает понятие документа, но, тем не менее, включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Управление документами – деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. 2

Организационно–распорядительный документ – вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельно­сти предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Документирование управленческой информации – это создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве.

Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации.

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

Ретроспективную (относящуюся к прошлому);

Оперативную (текущую);

Перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Унифицированная система документации – это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. 3

Государственный классификатор управленческой документации ДК 010 определяет унифицированные системы:

Организационно-распорядительной документации;

Первично-учетной документации;

Банковской документации;

Финансовой документации;

Отчетно-статистической документации;

Плановой документации;

Ресурсной документации;

Торговой документации;

Внешнеторговой документации;

Ценовой документации;

Документации по труду, социальным вопросам и защите населения;

Документации по бытовому обслуживанию населения;

Бухгалтерско-учетной документации;

Документации по Пенсионному фонду;

Словарно-справочной документации.

Деятельность любого предприятия отражается в различных системах документации, но наиболее общей и многочисленной из них является система организационно-распорядительной документации.

Классификация документов (лат. classik – разряд, группа, класс и facere – делать) – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

В зависимости от цели классификации в ее основу можно положить различные признаки, например, по форме, по содержанию, по материалу и т.п., но этот признак должен быть общим и наиболее важным для данной классификации.

Таким образом, классификация представляет дифференциацию (разделение) документов по одному наиболее существенному признаку.

По происхождениюдокументы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.

Служебный документ – это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности.

Личный документ – это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем.

Документ личного происхождения – документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.

По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы , поступившие на предприятие, и исходящие документы , которые посылают другим юридическим или физическим лицам.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.

По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).

По срокам исполнения документы бывают:

- срочные ,которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;

- несрочные , которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.

По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.

По степени подлинности различают:

- черновик (предварительная редакция документа);

- подлинник – экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;

- копия – документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков. В свою очередь, может быть незаверенная копия (копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и заверенная копия (копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала).

Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.

Выписка – это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана.

В случае утери владельцем подлинного документа ему может быть выдан соответствующим органом или предприятием дубликат документа.

Дубликат подлинника – повторно оформленный служебный документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.

По технике создания документы бывают рукописные и печатные .

По способу фиксации информации различают:

- письменный документ – текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;

- графический документ – изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;

- аудиовизуальный документ – документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;

- видеодокумент – документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;

- кинодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;

- фотодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;

- фонодокумент – документ, содержание которого зафиксировано какой–либо системой звукозаписи;

- электронный документ – документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.

Классификация управленческих документов позволяет