Расположенный ниже документ документально фиксирует факт передачи покупателю предусмотренного договором поставки товара. Форма соответствует утвержденному образцу акта приемки товара, утвержденному сторонами основного договора.
Данный документ может быть составлен в присутствии нотариуса. Участие нотариуса - добровольное пожелание сторон, не обязательное в соответствующим законодательством Российской Федерации.
Правила составления акта
Установленная договором денежная сумма подлежит к дополнительной выплате поставщику в соответствии с заранее установленными договором поставки условиями. В том числе следует к зачету выданный ранее аванс.
Товар принимается по количеству и ассортименту. Дальнейшие претензии могут быть предъявлены поставщику или организации-изготовителю поставленного оборудовании в течении сроков, указанных в договоре поставки. В случае, если в указанные сроки, претензии по качеству не будут предъявлены, то товар считается окончательно принятым покупателем.
Условия поставки основного договора могут быть изменены дополнительными соглашениями контрагентов, при этом положения подписанного соглашения не могут распространяться на уже поставленный товар, если в отдельных соглашениях не указано иное.
Акт подписан уполномоченными сторонами лицами, к которому приобщаются оригиналы подтверждающих такие полномочия документов. Экземпляры акт переданы представителям сторон для приобщения к документации по исполняемому договору и хранятся в соответствующих материалах.
Акт приемки товара
ОАО «Научно-исследовательский институт техногенных катастроф», далее "Покупатель", далее указанное как "ОАО "НИИТК", в лице действующего председателя правления А.Ю. Тимогеева, действующего на основании решения собрания акционеров Общества № 66961149-14 от 29 февраля 2014 года, и ООО «Монигторг-12», далее "Поставщик", в лице представителя по доверенности № ВДЛ/668449-33857 от 29 мая 2014 года В.Д. Ломазкина, действующего по поручению, совместно рассматриваемые здесь и далее как «Стороны», составили таковой акт приемки товара (далее - «Акт») о нижеследующем:
1. Заказанный товар Поставщиком по № 1854ПУ14 от 29 мая 2014 года поставлен Покупателю в полном объёме соответствующего качества.
2. Следует к дополнительной выплате Поставщику 859481,99 (восемьсот пятьдесят девять тысяч четыреста восемьдесят один рубль девяносто девять копеек). НДС не облагается (основание уведомление МИФНС РФ № 93 по г. Москве от 20 апреля 2007 года № 4503-0345-07/200952).
3. Стороны по договору № 1854ПУ14 от 29 мая 2014 года, декларируют, что претензий по исполнению данного письменного соглашения друг к другу не имеют.
4. Таковой акт приемки товара составлен в 2 (двух) экземплярах, один из которых находится у Поставщика, второй - у Покупателя.
ПОДПИСИ СТОРОН:
Поставщик: Покупатель:
ООО «Монигторг-12» ОАО «НИИТК»
представитель по доверенности председатель правления
№ ВДЛ/668449-33857 от 29 мая 2014 года Решение № 66961149-14 от 29 февраля 2014 года
В.Д. Ломазкин ________________ А.Е.Тимогеев
М.П. М.П.
При передаче материальных ценностей по договору аренды, купли-продажи, поступивших в компанию безвозмездно, важно зафиксировать факт передачи ценностей от одной стороны к другой. Акт передачи материальных ценностей является важным документом и выполняет несколько функций:
- Является подтверждением передачи ценностей от одной стороны к другой;
- Подписывая акт, принимающая сторона принимает на себя ответственность за передаваемый товар;
- Содержит полный подробный перечень передаваемых ценностей.
Акт приема-передачи товара: обязательные реквизиты
Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:
- Название документа: «Акт приема-передачи ТМЦ»;
- Дата заполнения документа;
- Название компании, которая составила документ;
- В документе должно быть отражена суть факта хозяйственной жизни – в случае, если это акт приема-передачи материальных ценностей (образец ниже), то информация о передаче товаров от одной стороны к другой;
- Величина измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единиц, в которых она измеряется);
- Должности лиц, которые подписали данный образец акта приемки-передачи товара и несут ответственность за оформление данного события или сделки;
- Подписи ответственных лиц и расшифровка подписей (фамилии, инициалы) или иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.
Перечисленные выше реквизиты являются универсальными и обязательными для всех первичных документов. Кроме перечисленных реквизитов, образец акта приема-передачи ТМЦ должен содержать полный подробный перечень товаров, передача которых оформляется данным актом: перечисление наименований, количество товаров по каждой позиции, стоимость.
Документ составляется в 2 экземплярах – по одному экземпляру для передающей и принимающей ценности стороны. Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, определяет руководитель компании. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.
В какой валюте необходимо составлять первичные документы?
Стоит обратить внимание, что одним из обязательных реквизитов, которые содержит акт приема - передачи товара, является величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Четкого указания о том, что первичные документы необходимо составлять только в рублях, в законодательстве не содержится. Однако при этом стоит учитывать, что объекты бухгалтерского учета (активы, доходы, расходы и прочее) нужно отражать в рублях. Бухгалтерская отчетность также оформляется в российских рублях. Таким образом, учитывая эти 2 факта, первичные документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни, нужно составлять в рублях.
Если вы работаете с иностранными контрагентами и использование иностранной валюты обусловлено необходимостью, можно поступить следующим образом: предусмотреть несколько граф для разных единиц измерения или составить дополнительный документ, который будет разъяснять содержание документа, составленного в валюте.
Акт приема-передачи товаров – документ, который несет в себе полное описание и характеристику каждого из товаров при совершении определенной сделки. Например, при поставке товара, при купле-продаже, при аренде или дарении. Помимо этого важным пунктом в данном акте является денежный эквивалент общей стоимости товара.
Акт приема-передачи товаров является важным дополнением к договору, на основании которого происходит та или иная сделка по товарообороту. В акте прописывается номер и дата договора, а в договоре особым пунктом указывается, что товар передается одной стороне другой, только на основании акта.
Акт приема-передачи товаров. Образец
Акт выполняется в двух экземплярах для каждой из сторон и подписывается в момент приемки-передачи товара.Документ имеет произвольную форму и несет юридическую основу в купе с договором. Образцы заполнения такого акта указаны внизу статьи.
В акте прописываются реквизиты каждой из сторон. Если это юр. лица, то прописываются реквизиты предприятий, если физ. лица являются сторонами договора, то фиксируются их паспортные данные. Далее идет описание, количество и характеристика товара. В момент передачи- приемки принимающее лицо должно проверить наличие, количество и внешнее состояние товара, проверить отсутствие неисправностей.
Основной документ, удостоверяющий фактическую передачу товара от одной стороне другой, а также содержит характеристику этого товара – акт приема-передачи. В разных случаях форма бумаги может меняться, поэтому важно всегда понимать, как составить его. Образец акта и юридические особенности документа – обо всем этом прямо сейчас.
Законодательство не предполагает единой, строго определенной формы акта. Поэтому в каждом случае его вид может несколько отличаться. Существует 2 общепринятых образца таких документов:
- в верхнем углу или по центру обязательно указывается договор купли-продажи, к которому прикладывается этот акт (нужно прописать номер договора, дату заключения и наименования сторон);
- далее прописывается предмет акта аналогично предмету соответствующего договора (о том, что одна сторона передала другой определенные товары);
- затем следует таблица с подробным описанием товара и его стоимость с учетом и без учета НДС;
- после этого отражаются пункты о том, что покупатель не имеет претензий к качеству и комплектации товаров, которые он получил от продавца.
В каких случаях составляется
Когда происходит прием товаров одной стороной и передача другой, акт составляется практически всегда. При этом обмен ценностями происходит в разных ситуациях, каждая из которых имеет свои особенности:
- Самый распространенный вариант – когда товарные ценности передаются покупателю со стороны продавца. Стороны могут участвовать при этом как лично, так и посредством сотрудников, которые имеют на это полномочия (подтверждаются доверенностью, заверенной у нотариуса). В случае с приобретением товара покупателю важно ознакомиться с возможными условиями возврата, обмена, а также осмотреть продукцию на предмет наличия дефектов.
- Также документ оформляется, если товар передается на склад. В этом случае есть своя особенность – акт нужно составить в 3 экземплярах: 2 стороны и собственно сторона склада. При этом заключается также договор хранения, по тексту которого обязательно приводится ссылка на оформленный акт.
- Случай, когда товары (или их часть) передаются на так называемое ответственное хранение (и составляется соответствующий договор), документ составляется по утвержденной форме МХ-1. Подпись ставит фирма или частное лицо, которое передает ценности, а также представители организации, обязующиеся хранить их. При этом в самом договоре дублируется информация о количестве товара, наименовании всех единиц, которые передаются на ответственное хранение, условия размещения, повторные поставки и т.п.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко количество экземпляров этого документа может увеличиться. Например, если дополнительные оригиналы понадобятся перевозчику, охране, которая будет сопровождать груз во время доставки. К тому же нередко услуги доставки и хранения осуществляются через посредников. Поэтому теоретически и практически количество экземпляров может увеличиться до 5-6 штук.
Юридические особенности
Нередко считается, что составление акта приема-передачи товара – это простая формальность, которой можно избежать. Тем не менее, такой документ имеет собственное юридическое значение. Именно в нем отражается факт того, что:
- продавец передал товар в необходимом количестве, с соблюдением заранее оформленного договора, а также с соблюдением требований к качеству товаров;
- покупатель принял этот товар и при этом не имеет каких-либо претензий к его качеству.
Чтобы документ обладал подобной юридической силой, нужно, чтобы одновременно были выполнены следующие условия:
- Акт должен составляться как приложение к договору. Таким образом, без наличия самого договора сила утрачивается. К тому же важно сослаться на ранее оформленный договор купли-продажи, поскольку отсутствие ссылки также ведет к утрате силы акта.
- Акт обязательно заверяется печатью и подписью лица, которое имеет на это право (уполномоченный сотрудник).
- Документ всегда составляется в двух экземплярах (каждый из них – оригинал), при этом каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.
Таким образом, акт как документ не имеет самостоятельной силы. Он представляет составное приложение к ранее заключенному договору и без ссылки на него не может использоваться как полноценная бумага. Однако подписи и печати должны проставляться как в договоре, так и в самом акте. Только в этом случае документ имеет полное юридическое действие.
Даже если в акте напрямую не прописано утверждение о том, что покупатель не возражает против качества и комплектации товара, подписание документа автоматически означает его согласие и отсутствие претензий.
Кто может подписать
Такой документ составляется между любыми сторонами:
- двумя частными гражданами;
- частным лицом и фирмой, компанией (любым юридическим лицом);
- двумя юридическими лицами.
Таким образом, акт приема-передачи подписывается и физическими, и юридическими лицами в момент получение товаров:
- Если его подписывает гражданин, он указывает ФИО и паспортные данные. Печать с его стороны в таком случае не предусматривается.
- Если акт подписывает частная компания, она указывает свое полное или сокращенное название, а также реквизиты.
Акт подписывается по факту получения товара, причем важно сделать это в тот же рабочий день. Допускается составить и подписать документ в самом конце дня, когда весь товар будет принят (чтобы не составлять несколько разных бумаг).
Какие сведения обязательно отражаются в документе
Вне зависимости от сторон, оформляющих акт, а также самих товаров, во время их приема-передачи необходимо отразить все сведения, приведенные ниже:
- название, дата и место оформления акта;
- реквизиты или ФИО лиц, подписавших акт;
- сведения о договоре, к которым прилагается документ: название, дата составления и номер;
- все товары простым перечислением по списку, которые передаются продавцом и одновременно принимаются покупателем;
- количество экземпляров каждого вида товара;
- наличие/отсутствие конструктивных, механических, внешних дефектов у товаров;
- наличие/отсутствие соответствующих претензий покупателя (если претензии есть, стороны могут не передавать поврежденные товары или же прописать прямо в акте претензии, способы и сроки их устранения);
- стоимость с НДС и без (указывается исключительно в рублях, даже если договор был подписан между отечественным и иностранным контрагентами);
- подписи, расшифровки подписей, печати.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Акт приема-передачи составляется как для отдельно взятого товара (единицы), так и в том случае, если передается целая группа наименований. При этом общее количество единиц в этом перечне не имеет значения – теоретически список может быть сколь угодно большим.
Документы вместо акта: есть ли альтернативные варианты
Если договор купли-продажи – это обязательный документ, который удостоверяет соглашение сторон, определяет их права, обязанности, порядок возможного досудебного урегулирования разногласия и другие важные моменты, то вместо акта можно составить товарную накладную . По сути, документ должен содержать те же самые сведения:
- сведения о сторонах;
- сведения о товаре;
- даты, ФИО, наименования организаций, подписи.
Таким образом, факт передачи товарных ценностей от одной стороны другой может подтверждаться одним из двух документов (на выбор самих сторон) – либо актом, либо накладной. В юридическом смысле они выполняют сходные роли.
Нередко полагается, что акт можно составить и вместо основного договора купли-продажи, что является заблуждением. На самом деле договор – это основная бумага, подтверждающая условия соглашения, предмет, права и обязанности и т.п. Акт является только приложением к договору, т.е. неотъемлемой его частью, но никак не может заменить базовое соглашение.
Акт приёмки товаров по количеству и качеству является приложением к достаточно распространенному договору поставки. Последний регулируется главой 3 Гражданского кодекса РФ. В частности, статьями с 506 по 524.
ФАЙЛЫ
2 файла
Законодательство рекомендует подписывать такой акт при каждом факте передачи или обмена каких-либо товаров между субъектами предпринимательской деятельности, особенно в организациях с крупным товарооборотом, где не исключены ошибки в комплектации и пр.
При возникновении разногласий, конфликтных ситуациях и обращении в суд ссылка на подписанную бумагу подобного типа может стать весомым аргументом одной из сторон.
Акт приемки товаров по количеству и качеству обязательно составляется, если пломба на транспортном средстве была повреждена или в пути случилась авария, которая могла повлиять на сохранность груза.
Заполнение
В верхней части бумаги располагается наименование компании, для которой был доставлен товар, а также город составления и дата. Здесь же ставит свою подпись директор в качестве утверждения документа.
Потом подробно прописываются:
- Адрес компании и фактического места приема товаров (вскрытия упаковочной тары и пр.).
- Время начала и время окончания приемки.
- Состав комиссии по приемке. Обязательно указывается ФИО каждого члена и председателя, их должности и место работы (в компании принимающей стороны).
- Данные представителя поставщика: полное ФИО, занимаемая должность, организация, которую представляет. Кроме того, нужно указать, на основании какого документа он действует (доверенность, удостоверение).
Без чего нельзя обойтись
Если бумага составлена только одной из сторон, то она считается недействительной.
Очень важно, чтобы при заполнении присутствовали представители обеих сторон. Это правило действует, даже если принимающая товар компания обратилась к сторонней организации (и в комиссию включен ее представитель).
В основной части акта также непременно должны быть освещены:
- Адресные данные и полное наименование компании-поставщика.
- Номер договора, к которому может быть прикреплен акт.
- Информация о счете-фактуре и транспортной накладной.
- Даты прибытия и отправления материальных ценностей.
- Что значилось в товарно-транспортной накладной (ТТН), в счете-фактуре и упаковочном листе и что фактически прибыло на место. Это наиболее значимая часть документа, в которой явно прослеживаются всевозможные отклонения от количественного или качественного состава товаров.
- При наличии информация о недостатках товара в свободной форме изложения.
Заключительная часть может содержать несколько пунктов. В них должны быть максимально полно выражены причины, по которым товар не удовлетворяет заявленным свойствам, и где были допущены ошибки. Например, так:
Если у представителя поставщика есть комментарии к происходящему или кто-либо из членов комиссии не согласен с актом, то они вправе задокументировать свои замечания. Для этого в самом низу делаются приписки и сноски на приложения, которые предусмотрены пунктом 44 Положения о приемке товаров.
Что прилагается к акту
В качестве приложений необходимо прикрепить все документы, упомянутые в бумагах, или их копии. Перечень таких приложений снабжается информацией о номерах, количестве листах и экземплярах прикрепляемых бумаг. Фактически это может быть:
- ТТН либо её копия.
- Копия счета-фактуры. Оригинал обычно прикрепляется к другим документам.
- Копия удостоверения или доверенности представителя поставщика.
- Другие документы, способные подтвердить факты, изложенные в документе: видеозаписи, фотографии, аудио и пр.
Какими нормативными документами может регулироваться
При заключении договора с поставщиком необходимо обязательно договориться о документах, согласно которым будут действовать стороны в случае возникновения каких-либо разногласий.
Этими бумагами могут быть инструкция по приемке товара по количеству формы П6 и инструкция по качеству П7.
Это будет логично, хотя законом такое не предписывается. Обе стороны вправе избрать в этом отношении любые документы по своему желанию и взаимному согласию.
Однако упомянутые инструкции не всеобъемлющи. Они могут требовать особых условий, дополнений. Договор должен содержать такие нюансы.
Важный момент! В договоре прописывается сторона, которая ответственна за доставку. Именно она будет взаимодействовать с логистическими компаниями, заключать с ними соглашения относительно перемещения груза.
Специфика и особенности планирования
Не стоит распределять время таким образом, чтобы процесс приемки, оценки качества и количества приходился на день или период инвентаризации. Эти два процесса не могут происходить одновременно, а прерывание одного из них способно породить ненужные сложности.
Пригодятся при приемке товара программные средства. Так комиссия по приемке, ознакомившись с данными, будет в курсе:
- Деталей относительно закупаемых материальных ценностей: вида, предполагаемого веса и объема поставки, разновидности упаковочной тары (картон, бумага, пенополистирол).
- Даты или сроков доставки, общего количественного значения партий.
- Каким параметрам должен соответствовать прибывший товар.
- Информации относительно пакета документов, которыми нужно обладать для совершения приемки.
- Правил, по которым необходимо проводить процесс с поставщиком.
Без знания этих нюансов сотрудники не смогут полноценно выполнять свои обязанности по приемке товара.
Виды и алгоритм приёмки
После визуального осмотра транспортного средства, которое перевозило товар (он включает осмотр пломб, корпуса самого авто на наличие повреждений и пр.), проходит предварительная приемка. После её прохождения оговаривается только число прибывших упаковок. Далее – окончательная приемка с проверкой содержимого последних. При этом происходит обязательное вскрытие тары.
Вскрываться могут не все упаковки. Это называется выборочной проверкой при приемке. Если с поставщиком взаимодействуют впервые или у руководителя нет причин для доверия, то он вправе провести сплошную приемку с пересчетом каждой единицы. Но обычно прибегают к выборочному варианту.
Загрузка...
