Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р .
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Однократность регистрации . Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации . Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов . Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
Поступающую корреспонденцию (входящие документы);
Исходящие документы;
Внутренние служебные записки;
Приказы по основной деятельности;
Кадровые приказы;
Распоряжения;
Протоколы совета директоров;
Протоколы планерок (оперативок) и т.п.
Регистрация ведется в пределах календарного года . Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.
Полнота отражения информации о документе при регистрации . При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.
Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа . Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?
2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
Передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
Структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
Учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.
1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?
2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?
Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:
Входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
Исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
Внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.
Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.
1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?
2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?
В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
<*> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.
Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.
Регистрация документов - важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации - придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов необходима для решения следующих задач: учет количества документов; обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов; обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов; обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел. В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации, но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации.
РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов. При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих документов); индекс поступления документа (для входящих документов); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа); номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др. Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления - как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая - в плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип регистрации - однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно - в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них - в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет - все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: №12/03-21/18.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формы регистрации:
журнальная;
карточная;
электронная.
Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500-600 документов в год или 15-20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) - для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна - для контрольной картотеки, три - для справочных, одна - для исполнителя.
Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.
К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации -- одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие -- в день поступления, исходящие -- в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
- * дата получения;
- * входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
- * дата документа;
- * регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
- * автор (корреспондент) - тот, чей это документ;
- * заголовок (о чем документ);
- * резолюция;
- * срок исполнения;
- * исполнитель (кто с ним работает);
- * ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
- * номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется -- в нее вносятся эти сведения.
При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т. д.
Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.
Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.
Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.
Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.
Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.
Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.
Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.
После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.
Виды грифов ограничения доступа:
«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»
.
Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.
Совершенно секретно
Экз.№ 1
Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
«Для служебного пользования»
.
Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.
Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.
Для служебного пользования
Экз.№ 1
«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.
Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533
В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.
«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».
Конфиденциально
Экз.№ 2
Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».
Все сотрудники, занимающиеся делопроизводством, прекрасно знают, что каждый документ – входящий, исходящий или внутренний, нуждается в регистрации, которая позволяет вести учет, осуществлять быстрый поиск документов и контроль исполнения. Регистрация – это самое первое действие, которому должен подвергаться каждый документ. Чтобы помочь вам разобраться во всех тонкостях, мы расскажем, для чего нужна регистрация, какие данные необходимо вносить в регистрационную карточку, и какие виды регистрации существуют.
Кто владеет регистрацией, тот владеет всем
Регистрация документов не просто полезна, она необходима. Большой документооборот без регистрации существенно увеличивает шанс того, что что-то важное будет утеряно или выполнено не вовремя. Искать незарегистрированный документ по кабинетам - это как пытаться найти иголку в стоге сена: дело увлекательное, но не всегда продуктивное. Именно поэтому, как только документ поступил в руки делопроизводителя, он обязан его зарегистрировать.
Также регистрация позволяет:
- обеспечить доказательство того, что документы были созданы или получены, включены в систему исполнения или управления документами,
- получить информацию о поступлении или отправке документов,
- иметь представление о количественных данных для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени,
- провести анализ причин роста или снижения количества документов,
- изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации.
Если каждый документ будет проходить обязательную регистрацию, то можно будет создать понятную базу данных и достаточно простую информационно-поисковую систему. Кроме того, некоторые документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Так, например, исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их создания и отправки. Регистрацией входящих документов организация подтверждает не только факт их получения, но и дату, с которой наступает ответственность за использование или исполнение заключенной в документах информации. Получается, что регистрация документов носит не только рекомендательный, но и обязательный характер.
При этом важно отметить, что документы подлежат регистрации не зависимо от способа их получения или отправки. Простая или электронная почта, факсимильная связь или курьерская доставка – в любом случае документ должен быть зарегистрирован.
Что включает в себя регистрация
Что же такое регистрация? Вроде бы ответ очевиден: определенный набор данных, который позволяет идентифицировать документ. Но какие данные необходимо вносить, чтобы упорядочить документы и упростить их поиск?
В первую очередь, это регистрационный индекс. Он служит основным учетным и поисковым признаком каждого документа, а также означает принадлежность документа к конкретной группе и его порядковому номеру внутри нее. Как правило, регистрационный индекс является уникальным внутри определенной системы управления документами.
Регистрационный индекс может состоять из:
- порядкового номера (каждый календарный год порядковые номера начинаются сначала и длятся до его окончания),
- дополнительных условных буквенных обозначений,
- номенклатурного индекса (он используется в организациях, где разработана номенклатура дел).
Для упрощения поиска документов, регистрацию можно разделить на тематические группы. Например, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. В свою очередь каждая большая группа может иметь свой подраздел. Если вы принимаете решение делить документы на подобные массивы, то это необходимо отражать в регистрационной карточке, введя для этого определенные литеры или символы.
Еще один важный момент: в каждой организации необходимо строго соблюдать единообразие регистрации документов. Обычно правила регистрации устанавливаются службой делопроизводства, не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или в структурных подразделениях).
Чтобы облегчить как сам процесс регистрации, так и дальнейшую работу с документами, в инструкции по делопроизводству рекомендуется прописать структуру регистрационных индексов. Это позволит не только соблюдать принятые формы и правила, но и значительно ускорит вхождение в рабочий процесс новых сотрудников.
Отметим, что основными регистрационными формами в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Регистрационные формы можно посмотреть в разделе «Образцы документов»
Виды регистрации
Регистрацию можно разделить на несколько типов: по методу и по форме организации регистрации документов.
Существует два метода системы регистрации: традиционная (ручная) и автоматизированная. Что касается формы организации регистрации документов, то здесь выделяют централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма, при которой все документы регистрируются в одном месте, характерна для небольших компаний, где регистрацией занимается один человек – секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате. В крупных учреждениях, имеющих представительства в разных городах, регистрация ведется децентрализовано, что предполагает наличие нескольких пунктов регистрации, например, канцелярия организации и секретари структурных подразделений. Централизованная регистрация также доступна для крупных компаний, но в таком случае необходимо применять автоматизированную систему документационного обеспечения, которая сократит время движения документов и снизит сложность их обработки.
Важно понимать, что при любом варианте организации регистрации документов необходимо соблюдать основной принцип – однократность!
Какие документы подлежат обязательной регистрации
На самом деле, не лишним будет регистрировать все документы, которые имеют даже минимальное значение. Неважная, на первый взгляд, справка может понадобиться при служебном расследовании, а одно из заявлений станет основанием для поощрения или увольнения сотрудника.
Но существует определенный перечень документов, которые регистрировать обязательно. К ним относятся:
- документы, поступающие из органов государственной власти и управления, вышестоящих организаций или документы, направляемые в их адрес;
- важные внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы и т.п.;
- входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы;
- обращения граждан или сотрудников (регистрируются отдельно).
Таким образом, если вы цените порядок во всем и не хотите тратить долгие часы на поиск нужного документа, введите правило: регистрировать каждый документ, который имеет, пусть даже самое несущественное, но значение. Поверьте, потратив несколько минут на регистрацию, вы сэкономите несколько часов на поиск и идентификацию.
Т.В. Войцехович
Загрузка...
