Для большинства работников служебная командировка — прекрасная возможность совместить приятное с полезным: ударно поработать (и заработать), а после трудового дня получить впечатления от нового города или даже другой страны. И все за счет фирмы. Однако работодатель командирует сотрудников не осматривать достопримечательности, а трудиться, выполняя поручение руководства. Командировкой может считаться любая работа вне организации, если характер деятельности работника не предполагает постоянных разъездов. То есть выезд по рабочим делам в пределах своего города, оформленный должным образом – тоже командировка. В то время как работник выполняет свое служебное задание, работодатель сохраняет за ним рабочее место, заработную плату и гарантирует оплату командировочных(статья 167 Трудового Кодекса РФ).
Что входит в командировочные расходы
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:
- выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
- оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
- оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
- перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
- компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).
Командировочные документы
Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:
- служебное задание;
- приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
- командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:
- командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
- авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
- документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
- отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.
Расчет командировочных
При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.
Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.
Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.
Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).
Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.
Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.
Загранкомандировка
Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).
Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.
Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.
Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:
- оформление загранпаспорта и визы;
- страхование выезжающих за рубеж;
- телефонные переговоры;
- комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
- провоз багажа не более 30 кг;
- прочие согласованные с руководством расходы.
Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:
- документы по расходам;
- копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
- подробный отчет о командировке.
Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.
Расходы на командировки сотрудников являются весомой частью затрат фирмы, влияющих на итоги работы компании в целом. Поэтому крайне важно грамотно оформить все необходимые оправдательные документы по деловой поездке, и не менее важно учесть все расходы при оплате командировки, правильно отразив их на соответствующих статьях затрат. Узнаем, как оплачивается командировка в 2017 году.
Оплата командировочных
Рассмотрим, какие расходы относят к разряду командировочных. В п. 1 ст. 264 НК РФ представлен список затрат, признаваемых расходами при расчете налога на прибыль (ННП). Сотруднику, направленному в командировку, оплачивают:
- Суточные, являющиеся компенсацией за неудобства, связанные с проживанием вне дома, за каждый календарный день. Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и закрепляет внутрифирменными локальными актами или колдоговором. Законодательно предусмотрены предельные нормы суточных, не облагаемых НДФЛ (аб.12 п. 3 ст. 217 НК РФ) – при поездках по стране они составляют 700 руб., за рубеж –2500 руб. К примеру, если предприятием определены нормы суточных по РФ в 1200 руб., то с разницы в 500 руб. придется удерживать НДФЛ;
- Расходы на проезд в обе стороны, в том числе на такси, служебном или личном автотранспорте. Принимается к учету стоимость проезда в полном объеме, включая сервисные сборы перевозчиков, плату за постель и т.п.;
- Расходы на проживание, в т. ч. на аренду квартиры в месте командирования. Включаются затраты за наем жилья, оплату гостиниц и дополнительные услуги, предусмотренные прейскурантом;
- Другие затраты, учитываемые распоряжением работодателя. К примеру, стоимость оформления полиса ДМС на время командировки, пользования арендованным авто, такси или аэроэкспрессом, услуг vip-залов в аэропортах и вокзалах, расходы на отправку багажа и др. При подтверждении этих расходов соответствующими документами, их можно учесть при исчислении ННП и упрощенного налога.
Как оплачиваются командировочные расходы, и какие документы являются основанием для этого
С возможностью не оформлять еще недавно обязательное командировочное удостоверение и служебное задание, процесс документального оформления командировки значительно упростился. Сегодня для отправки сотрудника в служебную командировку требуется лишь письменное распоряжение руководства фирмы. Форму приказа можно разработать внутри фирмы или применить типовую Т-9 . В этом документе прописывается цель и сроки поездки, указываются необходимые нюансы, например, если командировка планируется с выездом на личном или служебном транспорте.
Оплата командировочных расходов в 2017 году производится в два этапа:
- Перед поездкой выдается аванс с отметкой в авансовом отчете унифицированной формы 0504505, утвержденной приказом МФ РФ 30.03.2015 № 52н;
- По приезду сотрудник заносит все расходы в авансовый отчет , прилагает оправдательные документы, сдает документ в бухгалтерию.
Как оплачиваются командировочные: расчет аванса
Итак, перед направлением работника в служебную поездку ему необходимо выплатить аванс. Его размер складывается из примерной стоимости проезда, затрат по найму жилья и суммы суточных за командировочные дни. Аванс выдают наличными из кассы фирмы либо перечисляют на банковскую карту специалиста. Компания может в безналичном порядке оплатить расходы (к примеру, стоимость проезда или гостиничного номера). В таком случае величина аванса уменьшится на сумму уже произведенных затрат.
Оплата командировочных расходов авансовой выплатой, пример:
Специалист ООО «Горки» (г. Тверь) Рощин Р.Т. направлен в командировку в г. Пермь на 5 календарных дней с 14-го по 18-е августа 2017.
Компанией перечислением с расчетного счета оплачен проезд ж/д транспортом в обе стороны и забронирован, но не оплачен гостиничный номер на 3-е суток по 3300 руб. в день. Колдоговором фирмы установлен размер суточных – 700 руб. в день. Величина аванса складывается:
- из суточных 3500 руб. (700 х 5 дн.);
- затрат на проживание 9900 руб. (3300 х 3 дн.)
Итого сумма аванса составит 13 400 руб. На эту сумму бухгалтер делает проводку:
- Д/т 71 К/т 50.
Принятие к учету командировочных расходов
По приезде из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок отчитаться в понесенных расходах и подтвердить их документами. Дни нахождения в командировке подтверждаются предъявлением проездных документов. Если использовался личный автомобиль, то сотрудник должен приложить к отчету служебную записку с подтверждающими затраты документами – автозаправочными чеками и т.п.
Расходы по найму жилья подтверждаются предоставлением квитанций гостиницы, договора аренда квартиры и др. Другие расходы также должны быть обеспечены документальным подтверждением.
Рассмотрим пример на основе исходных данных предыдущего: как оплачиваются командировочные дни, если работником понесены расходы, превышающие полученный аванс. Специалист ООО «Горки» вернулся из командировки и 21-го августа представил заполненный авансовый отчет. Были понесены расходы:
- суточные в сумме 3500 руб.;
- проживание в гостинице 9900 руб.;
- квитанция на упаковку багажа в сумме 1000 руб.;
- квитанция на перевозку багажа – 1900 руб.;
- квитанция на проезд в грузовом такси (из-за объемного багажа, приобретенного для нужд предприятия) – 600 руб.
Всего расходы по командировке составили 16 900 руб. Образец заполненного авансового отчета:
На основании этого документа, утвержденного руководителем, расходы по командировке принимаются к учету и бухгалтером заполняются следующие поля:
Затраты по командировке списываются на счет производства (Д/т 20 К/т 71 на сумму 16900 руб.), а перерасход выдается специалисту из кассы в сумме 3500 руб. (Д/т 71 К/т 50). Таким образом, оплата командировки произведена, а расходы приняты к учету.
О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ
Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.
Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 " " (далее – Положение № 749).
Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.
Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от ; ; ), а также Министерства труда и социальной защиты РФ ( от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные , на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ " " (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований ).
Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации ( , ), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные .
Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от , от , от и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).
Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от и от пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от , Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).
С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от , предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.
Список литературы
- Об особенностях направления работников в служебные командировки: Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
- Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
- Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
- О заполнении личной карточки работника: Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
- Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
- от 30.12.2001 № 197-ФЗ.
Дни, проведенные работником в командировке, должны оплачиваться, как и любые рабочие дни. Но если командировочные дни придутся на выходной день или праздник, их оплачивают по двойной ставке. Всегда ли это обязательно и какие бывают варианты, вы узнаете из нашей статьи.
Порядок оформления командировки в выходной день
Чтобы отправить сотрудника в командировку на выходные или праздники, надо получить его согласие. Работодатель издает распоряжение, на которое работник оставляет письменное согласие. Однако если командировка длится больше недели и включает в себя выходные дни для отдыха, письменное подтверждение не требуется.
Выделяют следующие случаи, когда на дни командировки попадают выходные и праздники:
- командировка длительная, больше недели, при этом работник проводит выходные в командировке и не занимается работой;
- командировка длительная, и в выходные сотрудник выполняет трудовые обязанности;
- время отправления или прибытия из командировки совпадает с выходными или праздничными днями.
Особенности расчета оплаты командировки
Отправляя работника в командировку, работодатель обязан взять на себя расходы по оплате проживания, проезда, связи и другие предусмотренные затраты. Это суточные расходы, они являются фиксированной суммой и закреплены в локальных актах предприятия. За рабочие и выходные дни положена одинаковая сумма суточных. Кроме того, сотруднику выплачивается зарплата за дни командировки (командировочные), в том числе выходные и праздничные.
Расчет командировочных в рабочие, выходные и праздничные дни делают, исходя из среднего заработка, а не зарплаты:
Средний заработок = Фактически начисленная з/п за 12 мес. / Фактически отработанные дни за 12 мес.
В некоторых организациях командировки оплачиваются по фактической зарплате. Такой вариант допускается, если фактический заработок будет выше среднего заработка, иначе права работника будут нарушены. Тем же способом оплачиваются дни в дороге и дни задержки в командировке.
Оплата командировки в выходной день
Когда командировка выпадает на выходные дни, работник теряет дни отдыха. Потерянные выходные нужно компенсировать одним из способов:
- увеличить оплату таких дней в два раза;
- предоставить работнику дополнительный выходной.
Чаще используется первый вариант, однако работник по желанию может получить дополнительный выходной. Сотруднику будут предоставлены дни отдыха за каждый рабочий выходной в командировке. Тогда работа в командировке оплачивается по стандартной ставке, в однократном размере.
Сотруднику нужно назначить компенсацию, только если известно, что в выходные дни он работал. Если он использовал выходные для отдыха и не выполнял трудовые обязанности, компенсировать их не нужно. Для праздничных дней действуют аналогичные правила.
Выходные дни в пути
За часы праздников и выходных, проведенные командированным работником в дороге, тоже полагается оплата в двойном размере. При этом начисляются и суточные.
Чтобы установить обязательства работодателя по оплате командировки, нужно определить время ее начала и завершения. Начало командировки выпадает на день отправления транспорта от места работы. Днем возвращения считают день приезда обратно к месту постоянной работы. Дорога от офиса до вокзала или аэропорта не включается в расчет, как и время ожидания отправления.
При нахождении в пути в выходные или праздничные дни для оплаты учитываются часы, проведенные в дороге. Даже если отправление в командировку состоялась в 23:00 часов, этот день нельзя считать свободным. Аналогично при прибытии в выходной или праздничный день в час ночи, этот день оплачивается в двойном размере. За неполные дни командировки суточные выплачивают в полном размере. Данный вопрос не полностью урегулирован законодательством, поэтому рекомендуем закрепить порядок оплаты дней в пути в локальных нормативных актах организации.
Учет командировочных расходов
Согласно ФЗ «О страховых взносах» и Налоговому кодексу, с командировочных расходов не нужно делать взносы в социальные фонды и уплачивать НДФЛ, если они соответствуют дневному лимиту:
- для командировок в РФ лимит составляет 700 рублей;
- для командировок за пределами РФ — 2500 рублей.
Для целей налога на прибыль можно учесть компенсации, предоставленные работникам за выходные, праздничные дни и дни в пути, если правилами организации предусмотрена возможность работы в выходные и праздники.
Отражение командировочных расходов в выходные дни не отличается от рабочих, и в бухучете осуществляется следующим образом:
| Дебет | Кредит | |
|---|---|---|
| Выплачены командировочные расходы | 71 | 50/51 |
| Оплата суточных, билетов, проживания | 20,23,44 и др. | 71 |
| Отражен НДС | 19 | 71 |
| НДС к вычету | 68 | 19 |
| Учтены прочие расходы | 20,44,10 и др | 71 |
| Возврат в кассу остатка | 50 | 71 |
| Возмещен перерасход | 71 | 50 |
| Начислен средний заработок за дни командировки или в двойном размере за выходные | 20 (44 и др.) | 70 |
| Начислены страховые взносы | 20 (44 и др.) | 69 |
| Удержан НДФЛ из суммы среднего заработка и суточных сверх лимита | 70 | 68 |
| Выплачен средний заработок | 70 | 51 |
| Перечислена в бюджет сумма НДФЛ | 68 | 51 |
Ответственность за неоплату командировки в выходные дни
Закон предусматривает административную ответственность за нарушение ТК РФ организацией и должностными лицами. Чтобы не получить штраф, нужно соблюдать и знать все права работника, в полном размере оплачивать труд в выходные и праздники и предоставлять работнику дополнительные дни отдыха.
Возникают сложности с учетом командировочных расходов? В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия удобно вести учет расходов, начислять зарплату, рассчитывать и платить налоги и отправлять отчетность. Оцените преимущества сервиса бесплатно на пробном периоде 30 дней.
При направлении работника в командировку за ним сохраняются место работы и средний заработок, а также выплачиваются командировочные расходы (ст. 167 ТК РФ). В пункте 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках), также указано, как оплачиваются командировочные дни, и предусмотрено, что в отношении командировок совместителей применяются эти же правила.
Направление работника в командировку
Для того, чтобы направить работника в командировку, обязательно должно быть письменное распоряжение руководителя с указанием места, цели, срока командировки, а также других данных (ст. 166 ТК РФ). Когда мы говорим о командировке, то речь может идти только о работниках организации, то есть о лицах, заключивших трудовой договор. При этом в командировку можно направить и совместителей с оплатой командировочных.
Если же организация заключила гражданско-правовой договор с физическим лицом, то даже в том случае, если в договоре указаны термины «командировка», «суточные», поездка физического лица — подрядчика по законодательству командировкой не является: не надо оформлять приказ, рассчитывать аванс, выдавать командировочные. Договором могут быть предусмотрены выплаты, равные аналогичным для работников организации, но и в этом случае они не будут признаваться расходами на командировку. Это будут выплаты подрядчику по договору, где стороны самостоятельно определяют сроки и размер таких выплат. В отличие от работников не будут применяться правила о выдаче аванса, представлении авансового отчета. Также не будет действовать освобождение от НДФЛ при оплате командировки, установленное п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина от 24.02.2016 № 03-04-05/10023).
Что выплачивают командированным работникам?
Выплаты можно разделить на две части — оплату труда и командировочные расходы.
Общий принцип возмещения расходов в командировке установлен ч. 1 ст. 168 ТК РФ , но конкретный состав и размер выплат устанавливает организация в локальном акте, где обязательно должны быть указаны:
- транспортные расходы работника;
- расходы на проживание;
- суточные.
Что касается оплаты труда, то по общему правилу она производится исходя из среднего заработка с некоторыми особенностями.
Оплата по среднему заработку работника
Очень часто оплата времени работы в командировке производится согласно окладу без учета требования ст. 167 ТК РФ о расчете исходя из среднего заработка. Между тем о необходимости расчета исходя из среднего заработка указано также и в п. 9 Положения о командировках, причем порядок этот применяется и при оплате времени в пути.
Если выходные дни приходятся на период командировки, в том числе и на время в пути, то возникает вопрос, как оплатить командировку. Особенность состоит в том, что оплата производится по правилам ст. 153 ТК РФ . Это указано в п. 5 Положения о командировках . Такого же мнения придерживается и Минтруд России (письмо от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415).
Как оплачивается командировка?
Обязательным условием направления работника в командировку является выплата аванса (п. 10 Положения о командировках). Сроки и порядок расчета аванса на командировку законодательством не регламентированы, это может быть установлено в локальных нормативных актах. На практике составляется смета, в которой указаны приблизительные расходы, при этом суточные документально подтверждать не надо. Стоимость проезда и проживания может быть подтверждена распечатками с сайтов бронирования. В том случае, если расходы оплачиваются организацией в безналичном порядке, работнику эти средства не выдаются. Возможно перечисление командировочных на зарплатную карту работника или же аванс выдаётся наличными из кассы организации.
Список командировочных расходов открытый. Помимо указанных в ст. 168 ТК РФ расходов на проезд, проживание и суточных, которые обязательно надо возместить работнику, организация в локальном акте может установить иные расходы. Кроме того, расходами в командировке признаются и любые иные расходы, которые были согласованы работодателем. В отношении командировки за границу в п. 23 Положения о командировках законодательно установлены расходы, подлежащие обязательному возмещению - расходы на оформление визы, заграничного паспорта и т.п.
При оплате командировок в 2016 году этот порядок сохранился.
После возвращения из командировки в течение трёх рабочих дней работнику необходимо отчитаться об израсходованных суммах, документально подтвердив расходы, и произвести окончательный расчет по выданному авансу (п. 26 Положения о командировках).
В том случае, если работником были потрачены собственные средства, работодатель обязан компенсировать перерасход.
Если работник потратил меньше полученного аванса или не представил подтверждающие документы, что тоже считается неподтверждением расходов, то работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ). Но сделать это можно только при одновременном соблюдении двух условий:
- удержать можно только в течение одного месяца с той даты, когда работник должен был возвратить аванс;
- необходимо согласие работника. При этом форма такого согласия не установлена, то есть это может быть любое заявление в произвольной форме.
Если работник не согласен или срок пропущен, то удержание возможно только в судебном порядке.
Загрузка...
