Работа с секретными документами проверка их наличия. Уничтожение секретных документов. "уничтожение секретных изделий"

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ТЕМА №9 - ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ

Лекция 13 – Принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов

1. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов

2. Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (карточек)

3. Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов дел и носителей

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них,выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отравления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах Отметок о таком движении документов также могут случаться ошибке, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет. "Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации. Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и следующего возврата Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок о их регистрации и движении. Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:

Проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек)

Сразу после регистрации;

Проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации,

- сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок

По истечении каждого квартала;

Проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации,

Один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);

Проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах,

Один раз в год по истечении года (годовая проверка).

Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов. Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них. Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки о их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства. Самым оптимальным вариантом для других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дед и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение. В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках. Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: и др. Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок. Проверки правильности производства отметок о движении носителей, документов и дел заверяются подписями с проставлением даты. При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:

Охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;

Проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;

Фиксация конечных результатов проверок. Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду.

Секретное делопроизводство сопряжено с немалым риском. В большинстве своем он обуславливается незнанием специфики работы и нарушениями ключевых принципов ее исполнения.

Государственная тайна – что это такое?

Это понятие имеет несколько значений. В общем смысле тайна характеризует что-то непознанное и неразгаданное. Применительно к госструктурам под такими сведениями понимают данные, которые известны строго определенной категории лиц. Государственная тайна, таким образом, - это то, что не подлежит разглашению. Эти данные сохраняют свой статус обычно в течение определенного временного промежутка. Он устанавливается в зависимости от значимости сведений, их необходимости, вытекающих из интересов всей страны либо конкретного ведомства. По различным причинам информация со временем теряет свою секретность. Спустя определенный период она может быть обнародована или опубликована.

Грифы секретности: виды

В повседневной работе ведомств и министерств РФ составляется огромное число актов. Реализация управленческих функций невозможна без документооборота. Одной из характерных особенностей административной деятельности считается разнообразие материалов. Классификация секретной информации осуществляется в соответствии с ФЗ №5485-I. Значительная часть актов, издаваемых административными органами, содержит сведения, не подлежащие разглашению. Однако существуют степени секретности. Они отражаются специальными отметками на бумагах. Законодательством предусмотрены следующие грифы: "Секретно", "Особой важности" и "Совершенно секретно". Рассмотрим их подробнее.

Отличительные черты отметок

Грифы секретности документов устанавливаются в зависимости от содержания и важности сведений, в них присутствующих. Соответственно, за разглашение тех или иных данных предусматривается определенная ответственность. Отметка "Особой важности" предполагает самую высокую степень секретности. Такой статус присваивается ограниченной категории актов. Разглашение таких сведений создает опасность для страны. Обнародование этих данных может причинить существенный ущерб государственным интересам. В связи с этим акты, отнесенные к данной группе, должны защищаться особым образом.

Отметка "Совершенно секретно" ставится на документы, в большей степени относящиеся к безопасности и обороноспособности страны. Вред от их разглашения вполне очевиден. Порядок обращения с такими сведениями строго регламентируется.

Существует еще одна категория документов. На них ставится отметка "Для служебного использования". Если грифы секретности четко устанавливают статус актов, то в этом случае имеет место ограничение доступа к сведениям. Оно необходимо для предотвращения утечки служебных данных.

Общие правила

Грифы секретности и порядок обращения с ними устанавливаются в соответствии с перечнями, определенными указанным выше ФЗ. Внесение сведений и изменение списков таких данных возлагается на конкретных должностных лиц. При формировании перечня учитываются все сферы производства. Грифы секретности устанавливаются для сведений:

В военной области.
В сфере науки, хозяйства и техники.
В области внешней экономики и политики.
В сфере разведывательной, оперативно-розыскной, контрразведывательной деятельности.
В области борьбы с терроризмом.

В ходе мероприятий, когда устанавливаются грифы секретности, производятся выписки из соответствующих актов, определяются исполнителем. Контроль этой деятельности возлагается на лицо, подписавшее бумаги. Эти субъекты несут ответственность за правильное отнесение документов к той или другой категории секретности, определение соответствующего грифа.

Принципы

Для сохранения сведений, представляющих особую важность для страны, должно проходить непрерывное совершенствование действующего порядка засекречивания. Как показывает практика, для реализации этой задачи значение имеют научно обоснованные подходы и системный метод. Грифы секретности должны устанавливаться правильно в строго регламентированных случаях. Этим обеспечивается эффективность защиты важных сведений. Существуют следующие принципы определения секретности документов:

Системный подход.
Объективность.
Оптимизация объема данных.
Периодический пересмотр.

Системный подход

В качестве одной из ключевых характеристик этого принципа выступает рассмотрение процесса засекречивания в целом. В ходе него должны учитываться: взаимообусловленность и одновременно противоречивость двух направлений. В первую очередь имеет место стремление обеспечить надежную защиту государственной тайны. С другой же стороны, необходимо предотвратить необоснованное, массовое сокрытие данных со всеми негативными последствиями. При завышении грифа секретности значительно сужаются возможности осуществления обмена сведениями между ведомствами. Также это приводит к постоянному увеличению объема актов, содержащих недоступные широкому кругу пользователей данные. Это, в свою очередь, зачастую осложняет защиту действительно важной информации. Еще одной крайностью является занижение секретности. В этом случае опасность также очевидна, поскольку такая деятельность формирует предпосылки для утечки важных данных.

Объективность

Этот принцип базируется на безусловном следовании требованиям перечня секретных документов, определенного в законодательстве. Не допускается руководствоваться субъективным мнением, основываться на единоличных решениях исполнителей. В противном случае вероятны ошибки, которые могут привести к занижению либо завышению секретности того или иного документа.

Оптимизация объема

Этот принцип имеет особое значение в деятельности по засекречиванию и сохранению сведений. В любом акте должен присутствовать минимум данных, которые действительно нужны для решения конкретного вопроса или выполнения той или иной работы. Наличие лишней информации может привести к бесконтрольному разглашению всех сведений.

Периодический пересмотр

Регулярно документы, в которых содержатся секретные сведения, должны пересматриваться. Данные могут потерять свою актуальность или их важность может снизиться. При пересмотре происходит разгрузка системы документов. Тот или иной статус акта устанавливается в соответствии с объемом важности сведений, присутствующих в нем. Он, в свою очередь, должен согласовываться с фактической степенью секретности.

Изменение статуса

Оно производится в строгом соответствии с действующим законодательством. По ФЗ, при изменении объективных факторов, вследствие которых последующая защита данных, отнесенных к государственной тайне, является нецелесообразной, акты должны быть рассекречены. В соответствии с положениями закона, срок, в течение которого данные подлежат защите, составляет не больше 30 лет. В качестве исключений выступают документы, которые, согласно решению межведомственной комиссии, продлевают указанный период для таких сведений. Деятельность по рассекречиванию или снижению грифа производится уполномоченными органами. Ими являются специальные комиссии, включающие в состав компетентные лица.

Последние назначаются руководителями соответствующих ведомств. Комиссии должны составлять акты, в которых подробным образом обосновывают необходимость снижения грифа или рассекречивания. Изменить статус сведений могут и руководители уполномоченных ведомств, в которых были составлены или разработаны соответствующие бумаги. Эти должностные лица также вправе рассекретить или засекретить такие акты. Уничтожение бумаг осуществляется в строгом соответствии с нормативно-правовыми положениями, регламентирующими сферу такого делопроизводства.

ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

"Порядок обращения с секретными документами"

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:

СД выдаются только под личную роспись;

Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;

При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

Запрещается держать СД вместе с несекретными;

Запрещается хранить СД в рабочих столах;

При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;

Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;

Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;

При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

"Порядок разработки секретных документов"

СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;

СС документа определяется в соответствии с перечнями;

Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;

Запрещается снимать копии с СД без разрешения;

Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.

"Пересылка секретных документов"

СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.

Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.

"Размножение секретных документов"

Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.

"Уничтожение секретных документов"

СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:

Оценка ценности СД;

Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;

Написание акта на уничтожение СД;

Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;

Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.

Акт на уничтожение СД хранится в 1-ом отделе и является отчетным документом при проверках.

Отныне секретное делопроизводство - прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.

Понятие тайны в делопроизводстве

Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.

Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.

Грифы секретности

На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:

особая важность;
совершенно секретно;
служебное пользование.

Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года "О гос. тайне". Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?

Гриф "особой важности" представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.

Гриф "совершенно секретно" также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.

Гриф "служебное пользование" не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.

Порядок засекречивания

Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:

информация о военной сфере;
сведения об экономике, технике или науке;
информация о внешнеполитической или экономической сферах;
сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.

Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство - это громадная сфера со своими работниками и руководителями.

Системный принцип определения секретности

Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве - о принципе системности. Что он собой представляет?

Основная черта системного подхода - особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой - избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.

Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.

Другие принципы

Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность. В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.

Принцип оптимизации - еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах - это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.

Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.

О внесении изменений в секретные документы

Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?

Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение - решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.

Уничтожение секретных документов

Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.

Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин - бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.

Правила ведения секретного делопроизводства

Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:

необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.

Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.

Обязанности специалистов по секретным документам

Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:

Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.

Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:

сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
уничтожение документов без ведома руководства.

секретной документации

Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:

правый верхний угол - гриф секретности;
под грифом - инвентарный номер;
у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.

Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.

Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок об их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.

"Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведения только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов.

Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.

Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок об их регистрации и движении.

Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:

Проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) - сразу после регистрации;

Проверки правильности проставления отметок 0 движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации, - сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала;

Проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, - один раз в год по истечении года (годовая проверка).

Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок об их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а, следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов.

Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.

Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки об их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок, о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства.

Самым оптимальным вариантом для других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дел и носителей и проставлявший отметки об их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение.

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках.

Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: "ь", "+" и др.

Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок.

Проверки правильности производства отметок о движении носителей, документов и дел заверяются подписями с проставлением даты.

При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:

Проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;

Фиксация конечных результатов проверок.

По результатам произведенных в течение квартала проверок правильности проставления отметок о движении документов, дел, носителей и фактического наличия носителей и документов составляется акт по следующей форме:

Наименование предприятия

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя предприятия

АКТ____________

____________№________

_________________

(место составления)

О проверке движения и наличия

конфиденциальных носителей,

документов и дел за _________ квартал

Составлен:

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

В период с по 200_ г. проведена проверка:

Правильности произведенных в течение квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;

Фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации.*

1. Все отметки о движении документов, дел и носителей соответствуют сопроводительным (оправдательным) материалам, а также новому местонахождению подшитых и переведенных на учет выделенного хранения документов:**

2. Все подлежавшие проверке документы и носители находятся в наличии; ***

3. ________ документов (носителей, дел) не зарегистрированы по фермам

(количество)

учета (указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учета); ****

4. Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей

(перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению).*****

(подписи)

* Если рабочие и стенографические тетради проверялись без просчета листов, то это фиксируется в скобках или примечании.

** Если в процессе проверки были обнаружены факты несоответствия, то пишется: «кроме», с указанием по каждому документу (носителю, делу) в чем они проявились.

*** Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учетных номеров документов или носителей.

**** Пункт включается в акт при наличии незарегистрированных документов, носителей и дел.

***** Пункт включается в акт при выявлении ошибок и нарушений.

По результатам годовой проверки составляется акт по следующей форме:

Наименование предприятия

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя предприятия

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

_______№________

_________________

(место составления)

О проверке наличия конфиденциальных дел,

документов и учетных журналов

(картотек) за ______ год

Составлен:______________________________________________

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

В период с ___________ по _______ 200_ г. проведена проверка:

Фактического наличия всех дел и документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов);

Фактического наличия учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов, карточек);

Закрытия всех регистрационных номеров в журналах (картотеках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зарегистрированных в истекшем году.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии;*

2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты;

3. ___________ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета.**

(количество)

(подписи)

_________________________________________________________________________________________________

* Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учетных номеров документов или индексов (номеров)

и года дел (журналов).

** Пункт включается в акт при наличии незарегистрированных дел или документов.

При наличии заключения комиссии по фактам утрат или выявления неучтенных дел, документов выделенного хранения и журналов учета оно прилагается к акту проверки с отражением в реквизите "Отметка о наличии приложения".