Все субъекты бизнеса, которые привлекают в свою хозяйственную деятельность трудовые ресурсы путем заключения с людьми , согласно законодательству выступают налоговыми агентами. Это означает, что предприятиям и ИП нужно рассчитывать, удерживать и отправлять в бюджет суммы НДФЛ с выплат, а также представлять 2 НДФЛ.
Справка 2-НДФЛ представляет собой отчет, который формирует работодатель на каждого своего сотрудника, а также иного физлица, имеющего у данного субъекта доход, и представляет его в ИФНС для подтверждения исчисления налога.
Законодательство устанавливает, что данный отчет компания составляет по итогу за год и направляет его в ИФНС. Это нужно делать один раз, после того как год закончится.
Данная справка используется не только как отчетность в налоговый орган, но и как источник информации о суммарном доходе, который в виде справки выдается сотруднику при его увольнении или же в случаях, когда он ее запросит для личных нужд.
В справке доходы работника сгруппированы по кодам. , больничные, отпускные, компенсация при увольнении в справке 2- НДФЛ показываются помесячно разными строками.
Нужно ли выдавать справку сотруднику при увольнении?
Составлять справки 2-НДФЛ при увольнении необходимо для того, чтобы информировать будущих работодателей о достигнутых этим работником доходах в связи с применением им предусмотренных НК РФ льгот. Это связано с тем, что предоставление их производится при соблюдении определенных условий, среди которых важное место занимает предельная сумма дохода, дающая право на вычеты.
Кроме этого при увольнении сотруднику выдается . Данный документ, в отличие от рассматриваемой справки необходима для расчета больничного на новом месте работы.
Документ 2-НДФЛ применяется также работником при заполнении отчета 3-НДФЛ, в котором он обобщает информацию, содержащуюся в них. Подавая отчет 3-НДФЛ, физлица должны приложить в подтверждение данные справки.
В настоящее время многие банки при оформлении кредита просят предоставить работником справки по форме 2-НДФЛ.
Внимание! Физлица могут получить документ 2-НДФЛ в окончательный день своей работы или же по мере необходимости обратиться к своему бывшему работодателю с заявлением, и по истечении этой даты. Работник имеет право не сообщать бывшему работодателю о целях получения этого документа, а компания не имеет права отказать в его оформлении.
При этом отчет может оформляться как за текущий год, в котором работник увольняется, так и за все предыдущие годы работы в компании. В последнем случае это необходимо отразить в письменном запросе.
Срок сдачи 2-НДФЛ
Обязательство субъекта предпринимательства отправлять в налоговую отчеты форма 2-НДФЛ предусмотрена НК РФ. Это он должен делать один раз за год.
Отчет 2-НДФЛ может иметь два статуса:
- 1 - используется при подаче отчетности в общем порядке. Ее следует направлять в ИФНС до 1 апреля идущего далее года.
- 2 – данный вид справки заполняется, когда налоговый агент не может выполнить удержание НДФЛ с дохода работника (например, зарплата выдана в натуральном виде). Это вид отчета компании должны сдавать до 1 марта идущего далее года.
Если данный период попадает на нерабочий день, то он сдвигается на идущий следом рабочий день.
Значит, за 2017 год отчеты 2 НДФЛ со статусом 1 нужно сдать до 2 апреля 2018 года, а со статусом 2 - до 1 марта 2018 года.
Внимание! Если сотрудник обращается к работодателю с просьбой о составлении справки по форме 2-НДФЛ, то этот документ должен быть оформлен ему бухгалтерией предприятия в трехдневный срок.
Помимо отчетности 2-НДФЛ, которая сдается 1 раз в год действует дублирующая отчетность 6-НДФЛ, которая сдается налоговым агентом ежеквартально.
Куда предоставлять
НК РФ закрепляет обязанность организации направлять отчеты в ИФНС по месту своего нахождения, а лиц, у которых оформлено предпринимательство, – по месту своей регистрации.
Законодательство предусматривает возможность для хозяйствующего субъекта открывать филиалы, представительства. Это он может делать в отличных от основного адреса нахождения местах. В данных случаях головная компания и каждое обособленное подразделения должны отчитывать в контролирующие органы каждый по месту своего нахождения.
Иногда, сотрудники предприятия могут работать в материнской организации и в филиале, тогда их НДФЛ с зарплаты по ним нужно уплачивать по каждому адресу в соответствии с получаемым работником доходом.
Внимание! Кроме этого существуют такие организации, которые относятся к крупным налогоплательщикам. Этим фирмам дано право самостоятельно выбирать в какую ИФНС они будут осуществлять платежи по налогам.
Способы предоставления отчетности
Представлять отчетность субъект бизнеса может несколькими способами:
- Непосредственно на бумажном носителе инспектору ИФНС - возможно использовать данный способ только небольшим компаниям, у которых число работников незначительно (меньше 10 человек).
- В электронном виде отчет непосредственно подается инспектору налоговой. Возможно использовать только, если число работников у предприятия менее 3000 человек.
- Через электронный документооборот по телекоммуникационным каналам - отчет подается в ИФНС через спецоператора, необходимо наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП).
- Через почтовые отделения – отчеты 2-НДФЛ направляются в налоговую ценным письмом с описанным вложением.
Скачать бланк и образец справки
Скачать в формате Excel.
Скачать в формате Excel.
Образец заполнения справки 2-НДФЛ
Рассмотрим подробнее 2-НДФЛ новая форма 2016 бланк образец заполнения.
Заголовок
Здесь кроме названия самого отчета записывается его номер, дата оформления и отчетный период, за который производится составление.
Ниже указывается статус документа. «1» присваивается тому, который сдается в обычном порядке, а «2» – если удержать НДФЛ у работника является невозможным.
В 2016 году в отчет введена графа с номером корректировки. Сюда может заноситься следующий шифр:
- 00 - для отчета, подаваемого первый раз;
- 01-98 - номер корректирующего отчета, одновременно это также выступает как номер исправления;
- 99 - отмена всех ранее отправленных документов.
Ниже проставляется код налоговой инспекции из 4-х цифр.
Как правильно начать заполнять отчет показывает 2-НДФЛ образец.
Раздел №1 – Сведения о налоговом агенте
В указанный раздел вносятся сведения о компании либо предпринимателе.
Сначала указываются коды ОКТМО, ИНН и КПП. Их можно узнать из учредительных документов. Необходимо помнить, что у предпринимателя кода КПП нет, а код ИНН содержит 12 цифр, в отличие от компаний с ИНН из 10 цифр. Далее в отдельную графу нужно записать контактный номер телефона.
Последним этапом сюда заносится полное название юридического лица, либо Ф.И.О. предпринимателя.
Раздел №2 - Данные о физическом лице - получателе дохода
В указанный раздел вносятся подробные сведения о лице, на которого оформлен отчет. Сначала записывается его номер ИНН. Новшеством этого формата документа является добавление поля для указания ИНН иностранца, выданного в его родной стране.
Потом записываются полные Ф.И.О., отчество проставляется при его наличии.
В том случае, когда в течение отчетного года произошла смена одного из составляющих (к примеру, фамилии), то в справку уже заносятся новые сведения, и прикладывается документ с подтверждением правильности заполнения.
Если отчет формируется на иностранца, то разрешается его фамилию и имя проставлять на латинице.
В 2016 году произошло расширение количества статусов лиц, теперь здесь можно указать:
- «1» – для резидента.
- «2» – для нерезидента.
- «3» – для квалифицированного специалиста.
- «4» – для переселенца из иной страны.
- «5» – беженец-иностранец и «6» – иностранец с патентом.
Квалифицированные специалисты - это работники, обладающие знаниями в какой-либо сфере и получающие зарплату не меньше 2 млн. руб. за год.
Следующим этапом необходимо записать дату рождения работника, сведения о гражданстве (код России - 643), информацию о подтверждающем личность документе.
Адрес может заноситься как российский, так и из другой страны - для иностранных работников. Российский адрес составляется на основании КЛАДР. Для иностранца также необходимо занести адрес, по которому он принят к учету.
Раздел №3 - Доходы
В наименовании раздела находится поле, в которое необходимо внести применяемую ставку налога - это может быть 13% для граждан России или 30% для иностранцев.
Сам раздел выглядит как таблица, куда нужно вносить построчно сведения о полученном доходе и использованных вычетах.
Таблица заполняется по следующему принципу. В первый столбец вносится номер месяца, за который указываются сведения, после этого записывается код дохода и относящаяся к нему сумма. К примеру, код 2000 обозначает зарплату, 2012 - отпускные, 2300 - больничные и т. д.
Если за один месяц у работника были несколько источников дохода, отражаемых разными кодами, то каждый вписывается отдельной строкой, у которой номер месяца будет один и тот же, а код и сумма - разные.
В столбцах для кода и суммы вычета указываются сведения по профессиональным льготам. Такие коды отсчитываются с номера 403.
Раздел №4 – Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты
В указанный раздел записываются коды вычетов, которыми пользовался работник в отчетном периоде, и их сумма. Например, стандартный вычет на первого ребенка - 126, на второго - 127, на третьего и дальнейших - 128.
С 2016 года в справке появилось понятие инвестиционных вычетов. Помимо этого, добавилось поле, в которое необходимо вписать реквизиты уведомления на присвоение социального вычета (на учебу, лечение и т. д.). Аналогичная строка присутствует и для имущественного вычета, который присутствовал в документе и до этого.
Раздел №5 – Общие суммы дохода и налога
В указанном разделе подводится итог той информации, которая отражалась в разделах 3 и 4. Он имеет вид таблицы.
В графе «Общая сумма дохода» отражается полученный за отчетный период доход, указанный в отчете ранее.
Графа «Налоговая база» получается как итог вычитания из общего размера доходов суммы предоставленных за отчетный период вычетов.
Графа «Исчисленная сумма налога» – это итог перемножения налоговой базы, посчитанной в предыдущей графе, и налоговой ставки из раздела 3.
Графу «Сумма фиксированных платежей» могут заполнять только иностранцы, которые работают в России по патенту. Если они получили документ, разрешающий им произвести уменьшение налога на размер авансовых платежей, такие данные заносятся далее.
После этого проставляются суммы налога, которые удерживались с работающего и перечислялись в ИФНС. Далее идут две графы, куда можно занести размер удержанного сверх налога, либо не удержанного с работника вообще.
Завершающим этапом проставляется код лица, кто производит подпись справки - сам налоговый агент (указывается код 1), либо его законный представитель (код 2). Если это производит представитель, то ниже нужно проставить информацию о документе, наделившим его правами.
Штраф за просрочку и не сдачу справки 2-НДФЛ
Законодательство по налогам страны предусматривает два типа штрафных санкций: штраф за непредоставление 2-НДФЛ и штраф за несвоевременную сдачу 2-НДФЛ. В каждой ситуации необходимо будет перечислить 200 рублей за несданные, либо сданные невовремя сведения.
С одной стороны, это совсем небольшая сумма, однако если в организации работает большое количество людей, и она опоздала с подачей отчета, размер штрафных санкций может достигнуть серьезной суммы.
Внимание! В 2016 году был добавлен еще дополнительный штраф - за подачу неверных сведений. Если налогоплательщик сдал отчет, то информация в нем заведомо ложная, ему придется заплатить по 500 рублей за каждую справку с неверными данными. В то же время, если после сдачи компания сама обнаружила ошибки и сделала корректировку - санкции к ней применяться не будут.
Нюансы заполнения формы
Если организация не смогла удержать с работника налог, то справку необходимо будет подать два раза - впервые в срок до 1 марта, а после этого с остальными сотрудниками до 1 апреля.
При отражении в справке информации по доходам и вычетам, можно использовать только установленные для этого коды.
Если налог был удержан с работника в декабре, но перечисляется в течение января последующего года, то в справке он все равно отмечается как уплаченный вовремя. В то же время, если перечисление произошло после 1 февраля, то в позиции «Сумма налога перечисленная» будет указано меньшее значение, чем в позиции «Сумма налога удержанная».
Каждая организация и предприниматель, если они привлекают к выполнению работ наемный персонал и заключают с ними трудовые соглашения, по закону становятся налоговыми агентами. Они должны рассчитывать и перечислять в бюджет налог НДФЛ с зарплаты своих работников, а также в установленные сроки передавать бланки 2-НДФЛ.
Справка 2-НДФЛ это такой отчет, который компания или предприниматель должны оформить на своего каждого наемного работника, либо прочего лица, имеющего у данного хозяйствующего субъекта доход.
В дальнейшем, все созданные справки подаются в налоговую службу, где с их помощью подтверждается начисление и удержание налога.
Закон устанавливает, что работодатель должен составить один итоговый отчет по результатам прошедшего года.
Кроме подтверждения суммы налога в ФНС, этот документ используется для подтверждения размера полученного в течение года дохода. Справка выдается работнику на руки при его увольнении от предшествующего работодателя, либо по запросу для личных нужд - например, для подтверждения дохода при получении кредита в банке.
Все доходы, который сотрудник получает ежемесячно, показываются в справке отдельными строками. В ней при помощи кодов можно показать зарплату, отпускные и больничные выплаты и другие. Компенсация при увольнении в справке 2 ндфл должна также отражаться отдельной суммой.
Нужно ли выдавать справку сотруднику при увольнении?
Работнику при увольнении необходимо составить и передать в руки справку за последний рабочий год. Это необходимо сделать для того, чтобы проинформировать будущего работодателя о доходе на предыдущем месте, с целью применения налоговых льгот, предусмотренных в НК РФ. Это необходимо потому, что некоторые льготы могут использоваться только до тех пор, пока не превышена установленная максимальная сумма дохода.
Также бланк по формату 2-НДФЛ используется физ. лицом при оформлении декларации в формате 3-НДФЛ. В этом отчете необходимо обобщить все сведения из справок, а затем приложить их в качестве подтверждающих доходы документов.
Увольняющийся сотрудник может получить справку за последний год в свой завершающий день на работе, либо обратиться при первой необходимости к своему бывшему работодателю просьбой оформить документ. Он имеет полное право не сообщать целей, для которых производится запрос справки, а администрация фирмы не может отказать в выдаче ее.
Внимание! Справку можно получить как за последний рабочий год, так и за любой предыдущий. В таком случае нужно отразить это в заявлении на имя бывшего руководителя.
Срок сдачи справки 2-НДФЛ
Кодекс предусматривает, что налогоплательщик обязательно должен отправлять в налоговую отчет форма 2-НДФЛ. Делать это нужно по всем сотрудникам один раз за год.
Этот отчет предусматривает два статуса, каждый из которых имеет свой срок передачи:
- Статус «1» проставляется, когда справки подаются в стандартном порядке. Это необходимо выполнять до 1 апреля года, который идет за годом построения отчета.
- Статус «2» проставляется в том случае, если организация не может удержать с дохода, который получил работник за предыдущий год, НДФЛ. Такое может произойти, если, например, зарплата выдавалась в натуральной форме. Отчет с таким статусом нужно подавать до 1 марта того года, который идет за годом формирования отчета.
Как обычно, если этот день выпадает на праздник или выходной, то последний день сдачи нужно передвинуть вперед на ближайший рабочий.
Таким образом, за доходы полученные в течение 2017 года, хозяйствующим субъектам необходимо будет отчитаться:
- Справками с отметкой «1» – до 2 апреля 2018 г.;
- Справками с отметкой «2» – до 1 марта 2018 года.
Внимание! Кроме этого, если бывший работник обращается на предыдущее место работы с просьбой выдать ему документ формата 2-НДФЛ, то выполнить это необходимо в срок 3 дней с момента поступления запроса.
Куда предоставлять отчетность
В НК указано, что организации должны отправлять отчеты в налоговую службу по месту своего расположения, а предприниматели - по месту проживания.
Кроме этого, компаниям разрешается открывать филиалы и представительства, как в своей местности, так и за пределами нее. В такой ситуации основная организация, а также открытые ей филиалы, должны сдавать отчет по местам своего расположения.
Внимание! Если какой-либо сотрудник осуществляет деятельность как в главной организации, так и в одном из ее филиалов, то НДФЛ необходимо удерживать и перечислять по каждому месту выполнения работы. Следовательно, и в отчеты это работник также будет включаться несколько раз на каждом месте.
НК определяет, что некоторые предприятия могут иметь статус крупных налогоплательщиков. В этой ситуации им разрешается самостоятельно выбрать, в какую именно инспекцию они будут отчитываться и производить платежи налогов.
Способы предоставления отчетности
Передать заполненный отчет в ФНС можно несколькими способами:
- В бумажном виде в руки налоговому инспектору - это разрешается делать только тем компаниям, у которых небольшое число наемных сотрудником (до 10 человек).
- В бумажном виде при помощи почтовой связи - заполненный документ можно отправить в ФНС заказным письмом с отдельно описанным вложения.
- В электронной форме налоговому инспектору - отчет заполняется в специальной программе, после чего носитель с файлом передается инспектору в руки. Этим способом можно воспользоваться, если число трудоустроенных работников не превышает 3000 человек.
- При помощи электронного документооборота - для этого нужно выбрать оператора связи и подписать с ним договор, а также оформить цифровую подпись.
Изменения в новой форме 2-НДФЛ в 2018 году
Новая форма объединила в себе множество изменений.
1. Сдача справки 2-НДФЛ при реорганизации
С введением нового бланка был закрыт серьезный пробел, существовавший в ранее действовавших формах. Он касается разграничения обязанностей сдавать отчет при реорганизации компании.
Внесенные изменения в Приказ теперь устанавливают, что правопреемник, несмотря на тип реорганизации, теперь обязан сдавать отчет за ликвидированную организацию. Это правило действует при условии, что последняя еще не успела это сделать до закрытия. Эта же обязанность действует и на подачу уточненных данных.
Если правопреемников несколько, то фирму, которая будет обязана производить данное действие необходимо установить при помощи передаточного акта либо разделительного баланса.
Для того, чтобы правопреемник мог сдавать отчет, в новый бланк добавлены два поля: «Форма реорганизации» и «ИНН/КПП реорганизованной организации».
При простых условиях подачи отчета эти два поля оставляют без данных.
2. Больше не нужно указывать адрес проживания работника
Из новой формы пропали графы, в которые необходимо было ранее заносить адрес проживания лица, на какого оформляется отчет. Теперь эти сведения проставлять не нужно.
3. Нет инвестиционных вычетов
Упоминания об инвестиционных вычетах пропали из раздела 4. Теперь они не учитываются при определении базы для расчета налога.
4. Уточнили способы сдачи формы
Из правил передачи отчета в налоговую убрали все виды носителей. Теперь сдать его можно только двумя способами - на бумажном носителе или электронно через спецоператора связи.
На практике исключение этих способов - это приведение правил в соответствие с положениями НК, где уже давно закреплены только эти две возможности подать отчет.
5. Введены новые коды доходов и вычетов
С 1 января стали действовать 5 новых кодов доходов и 1 код вычетов. В частности, отдельный код теперь введен для .
Новые коды доходов и вычетов для справки 2-НДФЛ за 2017 год:
| Код | Новые коды доходов, действующие с 2018 года. |
| 2013 | Сумма компенсации за неиспользованный отпуск |
| 2014 | Сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях |
| 2301 | Суммы штрафов и неустойки, выплачиваемые организацией на основании решения суда за несоблюдение в добровольном порядке удовлетворения требований потребителей в соответствии с Законом Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 “О защите прав потребителей” <1> |
| 2611 | Сумма списанного в установленном порядке <2> безнадежного долга с баланса организации |
| 3023 | Сумма дохода в виде процента (купона), получаемого налогоплательщиком по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях и эмитированным после 1 января 2017 года |
| Код | Новые коды вычетов, действующие с 2018 года |
| 619 | Вычет в сумме положительного финансового результата, полученного по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете |
6. Убрали упоминание печати
Поле для печати убрано с реестра справок, если они сдаются в налоговую на бумажном носителе. Заверять документ оттиском теперь не нужно, даже если печать используется компанией.
Бланк и образец заполнения новой формы 2-НДФЛ с 2018 года
Образец заполнения справки 2-НДФЛ в 2018 году
Рассмотрим 2-НДФЛ новая форма 2016 бланк образец заполнения.
Заголовок
Под названием бланка проставляются год, за какой составляется документ, его номер в порядке оформления и дата создания.
Следующим шагом идет признак составленной справки:
- Признак «1» сюда необходимо занести, если оформление бланка происходит в стандартной ситуации, и налог был снят с работника.
- Признак «2» заносится в том случае, если удержание налога выполнить не удалось.
Когда отправляется корректирующий бланк, то в следующее поле необходимо занести его порядковый номер. Так, «00» здесь записывается, если справка создается в первый раз. Код от «01» до «98» будет обозначать номер корректирующего документа по этому сотруднику. «99» является отменой всех ранее переданных данных по указанному человеку.
Последнее здесь поле - код ФНС, куда отправляется справка.
Раздел №1 (Сведения о налоговом агенте)
В такой раздел записываются сведения о работодателе, какой составляет документ. Сначала проставляется код ОКТМО, затем контактный номер телефона, после чего коды ИНН и КПП.
В следующей графе указывается название налогового агента.
Следующие два поля были введены в форме 2018 года. Код формы реорганизации может принимать значения:
- «0» – произведена ликвидация;
- «1» – выполнено преобразование;
- «2» – произошло слияние;
- «3» – произошло разделение;
- «5» – произведено присоединение;
- «6» – произошло разделение с одновременным присоединением.
В следующем поле записываются коды ИНН и КПП компании, которая была преобразована. Если ни одно из данных действий не выполнялись, оба эти поля остаются пустыми.
Раздел №2 (Данные о физическом лице - получателе дохода)
В таком разделе проставляются данные о человеке, на кого создается справка. Сначала указывается ИНН работника. Если он иностранец и имеет ИНН своего государства, то данный код допускается записать рядом.
Далее заносятся Ф.И.О. работника. При этом отчество заносится в бланк, если оно у человека есть. При возникновении ситуации, если сотрудник в указанном периоде производил смену персональных данных, то в бланке нужно указывать уже новые, и прикладывать к нему документы для подтверждения смены.
Если справка подается на иностранного гражданина, то разрешается его данные проставлять латинскими буквами.
На следующем этапе указывается статус работника. Он может принимать одно из следующих значений:
- 1 - сотрудник является резидентом;
- 2 - является нерезидентом;
- 3 - специалист с высокой квалификацией;
- 4 - работник произвел переселение из-за границы;
- 5 - иностранец, получивший статус беженца;
- 6 - иностранец с патентом.
В следующих графах записывается дата рождения и код страны, в которой у него гражданство. У россиян здесь проставляется 643.
бухпроффи
Важно! Если в течение отчетного года у лица изменились личные данные (к примеру, производилась смена фамилии, имя и т. д.), то в справку записывается уже новая информация, и к ней прикладываются подтверждающие документы.
Адрес можно записывать как на территории России (для резидентов), так и иностранный. Однако в последнем случае нужно также дополнительно указать адрес на территории России, где иностранец поставлен на учет.
Раздел №3 (Доходы)
Непосредственно в заголовке раздела есть графа, где необходимо указать ставку налога, по какой указываются сведения в документе. Как правило, для россиян здесь проставляется ставка 13%, а для иностранцев - 30%.
После этого в разделе находится таблица, в какую нужно построчно записывать месяца, начисленные в них доходы и их размер. Заполнение происходит по следующему принципу - в первый столбец заносится номер месяца, затем код, какой показывает полученный доход и в последнем столбце - его суммовое выражение.
Чаще всего при заполнении применяются коды:
- 2000 - основной заработок;
- 2012 - отпускные перечисления;
- 2300 - больничные перечисления и т. д.
(приложение 1 и 2 к приказу Минфина).
Внимание! Если за один и тот же месяц работник получил несколько доходов с разными кодами, то на каждой строчке номер месяца записывается тот же самый, а код дохода и сумма будут различаться.
Поля для вычетов в этом разделе предназначены для указания профессиональных льгот. Им присвоены коды от 403 и последующие.
Раздел №4 (Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты)
В этот раздел нужно записать коды и суммы налоговых льгот, которые работник пользовался в указанном периоде. В частности, здесь учитываются . Например - код 126 - на 1-го ребенка, 127 - на 2-го, 128 - на 3-го и всех последующих.
Если работник пользовался дополнительными вычетами, то нужно указать реквизиты уведомления, позволяющего их применять. Такая графа есть для социальной и имущественной льгот.
Еще в таком разделе показываются социальные и имущественные вычеты. По ним необходимо в графах идущих далее проставить информацию о подтверждающих документах.
Раздел №5 (Общие суммы дохода и налога)
Данная часть справки является результирующей по разделам 3 и 4 справок 2НДФЛ и представляет собой таблицу.
В строке «Общая сумма дохода» следует отражать итоговую сумму дохода работника за весь год на данном предприятии.
В строке «Налоговая база» нужно отразить полученное в результате вычитания из значения общего дохода предоставленных работнику предусмотренных нормами вычетов.
В строке «Исчисленная сумма налога» указывается результат умножения суммы из предыдущей строки справки на действующую ставку налога, которая была определена в разделе 3.
Строка «Сумма фиксированных платежей» заполняется только гражданами иных государств, которые осуществляют трудовую деятельность по патенту. В случае когда эти физлица могут уменьшить суммы рассчитанного налога на суммы фиксированных платежей, произведенные ранее авансом, их следует отразить в этом разделе.
После этого заполняются графы «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» . Здесь отражаются начисленный и оплаченный налог.
Ниже указывается информация об излишне уплаченном налоге, либо возникшей недоимке по НДФЛ.
Под табличной частью также при необходимости указывается номер и дата выдачи уведомления о праве на уменьшения авансовых платежей, а также шифр ИФНС, осуществившей его выпуск.
После этого кодом отражается, кто представляет данную отчетность:
- “1” – Сам агент;
- “2” - Его назначенный представитель.
Документ подписывается директор.
Штраф за просрочку и не сдачу справки 2-НДФЛ
Кодекс устанавливает два вида наказания, которое может применяться к субъекту в отношении этой отчетности – штраф за непредоставление 2-НДФЛ и штраф за несвоевременную сдачу 2-НДФЛ.
Независимо от проступка, компании нужно будет в случае привлечения ее к ответственности оплатить суммы штрафа по 200 р. за всех работников, по которым было допущено нарушение. На первый взгляд этот штраф кажется небольшим, но по другому обстоит дело, когда встает вопрос о не сдаче или несвоевременном представлении отчета по предприятию с большим количеством работников.
Внимание! В 2016 году законодательством было введено дополнительное наказание за сдачу неверных сведений по физлицам. Штраф за это правонарушение равняется 500 р. по каждому работнику, в данных которых будет обнаружена неточность.
Кроме этого, нормы права предусматривают, что если компания самостоятельно выявит ошибку и подаст корректирующие данные, то штрафные санкции к ней не будут применяться.
Нюансы
Законодательством предусмотрен особый порядок представления данного отчета, в случае когда налог невозможно удержать.
Бланк в формате 2-НДФЛ должен дважды представляться в налоговую. В первый раз до первого марта последующего года в качестве информирования данного контролирующего органа об отсутствии возможности удержать НДФЛ, и во второй раз, когда будут отправляться отчеты на всех сотрудников (по сроку до первого апреля).
Бывают ситуации, когда налог НДФЛ с декабрьской зарплаты удерживается в декабре, а фактическая оплата его производится уже в январе. В таком случае в справке необходимо ставить в оплаченный налог всю сумму, даже если она была перечислена в начале следующего года. Однако, это можно делать только в случаях, когда оплата обязательного платежа осуществляется до первого февраля.
Бланк в формате 2-НДФЛ обязательно должен содержать только установленные коды, которые определены законодательством.
Справка по форме 2-НДФЛ — один из наиболее востребованных документов.
Ее составляет и предъявляет в контролирующие органы налоговый агент.
То есть предприниматель или организация, выплатившие подчиненным деньги, иной доход.
В справке по форме 2-НДФЛ указывают сумму доходов и размер денежных средств к отчислению в бюджет.
Порядок заполнения справки по форме 2-НДФЛ, а также Формат представления в электронной форме, утверждены Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ .
На кого нужно представить справки по форме 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ с признаком 1 представляется по каждому физлицу, которому организация выплачивала доходы, кроме тех, кому вы выплачивали только доходы (пп. 1 п. 1 ст. 227, пп. 2 п. 1 ст. 228, п. 2 ст. 230 НК РФ, Письма Минфина от 07.03.2014 № 03-04-06/10185 , ФНС от 02.02.2015 № БС-4-11/1443@):- по договорам купли-продажи;
- по договорам, заключенным с ними как с предпринимателями;
- в виде дивидендов (если организация — АО).
Такая ситуация возможна, например, при вручении физическому лицу, не являющемуся работником организации, неденежного подарка стоимостью больше 4000 руб.
По этим же людям надо сдать и справку 2-НДФЛ с признаком 1 (Письмо ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).
Срок представления справок по форме 2-НДФЛ
Срок представления справок 2-НДФЛ зависит от того, какая цифра проставлена в поле «Признак».Справку 2-НДФЛ с признаком 2 надо сдать не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, а справку с признаком 1 — не позднее 1 апреля (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).
Таким образом, за 2016 г. надо сдать справки 2-НДФЛ (п. 7 ст. 6.1 НК РФ):
- с признаком 2 — не позднее 01.03.2017 г. ;
- с признаком 1 — не позднее 03.04.2017 г. (так как 1 апреля 2017 г. — выходной день).
Кто подписывает справку по форме 2-НДФЛ
Справку подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами компании (например, приказом руководителя). В частности, справку может подписать главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.Штрафные санкции за несвоевременную сдачу справок по форме 2-НДФЛ
Если не сдать справки 2-НДФЛ вовремя, то одновременно может быть наложено два штрафа:- на организацию — в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- на должностное лицо организации — в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Штрафные санкции за недостоверные сведения в справках по форме 2-НДФЛ
Если ИФНС обнаружит, что в справке 2-НДФЛ содержатся недостоверные сведения, например некорректный ИНН (присвоенный иному лицу), на организацию будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждую справку с ошибками (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, Письма Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424 , ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3), от 19.07.2016 № БС-4-11/13012).Как заполнить раздел 1 справки 2-НДФЛ
В разд. 1 справки 2-НДФЛ указываются данные об организации.При этом в поле «Код по ОКТМО» и поле «КПП» указываются (разд. III Порядка заполнения справки):
- если физлицо получало доходы от головного подразделения организации — код ОКТМО и КПП организации;
- если физлицо получало доходы от обособленного подразделения (ОП) организации — код ОКТМО и КПП обособленного подразделения.
Как заполнить раздел 2 справки 2-НДФЛ
В разд. 2 справки указываются данные о физлице, по которому составлена справка.В поле «Гражданство (код страны)» надо указать код страны, гражданином которой является физлицо. Этот код берется из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Например, по работнику — гражданину РФ надо поставить код 643.
В поле «Код документа, удостоверяющего личность» укажите код этого документа в соответствии со Справочником. Например, паспорту гражданина РФ соответствует код 21.
В разд. 5 показываются:- «Сумма налога исчисленная»;
- «Сумма налога удержанная»;
Общие правила заполнения разделов 3 — 5 справки 2-НДФЛ
Если в течение года выплачивались одному и тому же человеку доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, по этому человеку надо представить в ИФНС одну справку 2-НДФЛ, заполнив в ней отдельные разд. 3 — 5 для каждой из ставок НДФЛ (Разд. I Порядка заполнения формы 2-НДФЛ).При отсутствии суммовых показателей в соответствующих полях справки проставляется ноль (Разд. I Порядка заполнения справки).
Какие коды доходов и вычетов надо указывать в справке 2-НДФЛ
Доходы и вычеты отражаются в справке по кодам, утвержденным Приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11 /387@.Самые распространенные коды доходов:
- 1010 — дивиденды;
- 2000 — заработная плата;
- 2010 — вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг);
- 2012 — отпускные;
- 2300 — пособие по временной нетрудоспособности;
- 2610 — материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами;
- 2760 — материальная помощь работникам (кроме матпомощи, выдаваемой в связи со смертью члена семьи, рождением ребенка, стихийным бедствием или иными чрезвычайными обстоятельствами);
- 4800 — доходы, для которых нет своих кодов. Например, сверхнормативные суточные, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (Письма ФНС от 19.09.2016 № БС-4-11/17537 , от 06.07.2016 № БС-4-11/12127).
Самые распространенные коды вычетов:
- 126 - стандартный вычет на первого ребенка родителю (в одинарном размере);
- 127 - стандартный вычет на второго ребенка родителю (в одинарном размере);
- 128 - стандартный вычет на третьего и следующего ребенка родителю (в одинарном размере).
- 311 — имущественный вычет в размере суммы, потраченной на приобретение (строительство) жилья;
- 327 — социальный вычет по расходам работника на негосударственное пенсионное обеспечение, добровольное пенсионное страхование, добровольное страхование жизни;
- 403 — профессиональный вычет по ГПД на выполнение работ (оказание услуг);
- 501 — вычет из стоимости подарков (до 4000 руб. в год);
- 503 — вычет из суммы матпомощи (до 4000 руб. в год).
Как заполнить раздел 3 справки 2-НДФЛ
В разд. 3 справки приводятся сведения:- о полученных физлицом доходах, облагаемых по конкретной ставке налога (13, 15, 30 или 35%);
- о налоговых вычетах, которые применяются к конкретным видам доходов. К ним относятся, в частности, профессиональные вычеты и суммы, не облагаемые НДФЛ по ст. 217 НК РФ (разд. V Порядка заполнения справки). Стандартные, имущественные и социальные вычеты в разд. 3 не показываются.
Напротив тех сумм доходов, в отношении которых применены вычеты, указываются код вычета и его сумма.
Как заполнить раздел 4 справки 2-НДФЛ
В разд. 4 отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, предоставленные физлицу (разд. VI Порядка заполнения справки). Такие вычеты могут быть предоставлены только налоговым резидентам РФ в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (кроме дивидендов) (п. 3 ст. 210 НК РФ). Если человек получал от организации доходы, облагаемые по другим ставкам, или не является резидентом, то в суммовых полях этой справки надо проставить нули (разд. I Порядка заполнения справки).Как заполнить раздел 5 справки 2-НДФЛ
В разд. 5 показываются:- общая сумма доходов, отраженных в разд. 3 справки, облагаемых НДФЛ по ставке, указанной в заголовке этого раздела;
- общие суммы исчисленного и удержанного с этих доходов НДФЛ;
- общая сумма налога, перечисленного в бюджет.
- «Сумма налога исчисленная»;
- «Сумма налога удержанная»;
- «Сумма налога перечисленная».
Пример заполнения справки 2-НДФЛ
Работник Организации — налоговый резидент РФ.
Его ежемесячный оклад — 30 000 руб.
В январе сотрудник написал заявление на «детский» вычет на первого ребенка.
С 1 по 28 февраля работник был в отпуске. Отпускные в сумме 28 900 руб. ему выплачены 28.01.2016 .
В июле он болел, ему выплачено пособие по больничному в размере 3700 руб.
В сентябре работнику выплачена материальная помощь в размере 5000 руб. В декабре — премия по итогам работы за год в размере 15 500 руб.
НДФЛ со всех доходов работника удержан и перечислен полностью.
Справка о доходах за 2016 г. будет заполнена так.
3. Доходы, облагаемые по ставке 13%
| Месяц | Код дохода | Сумма дохода | Код вычета | Сумма вычета | Месяц | Код дохода | Сумма дохода | Код вычета | Сумма вычета |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 01 | 2012 | 28 900,00 | |||||||
| 03 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 03 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 04 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 05 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 06 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 07 | 2000 | 26 100,00 | |||||||
| 07 | 2300 | 3700,00 | |||||||
| 08 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 09 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 09 | 2760 | 5 000,00 | 503 | 4000 | |||||
| 10 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 11 | 2000 | 30 000,00 | |||||||
| 12 | 2000 | 45 500,00 |
4. Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты
), сдаваемая в 2018 году, предназначена для отражения выплаченных им в 2017 году своим работникам/иным физлицам доходов, а также для отражения . Эта справка составляется отдельно на каждого работника (физлицо, получившее доход от налогового агента).
Определить ставку НДФЛ в зависимости от статуса физлица и вида дохода можно, воспользовавшись нашим
Когда сдавать 2-НДФЛ в ИФНС в 2018 году
| Ситуация | Срок представления 2-НДФЛ в ИФНС |
|---|---|
| В ИНФС сдается отчетность по выплаченным доходам, с которых до конца 2017 года не был удержан НДФЛ. Пример. Фирма устраивала конкурс и победитель, не являющийся сотрудником этой фирмы, получил неденежный приз. Поэтому удержать НДФЛ со стоимости приза у фирмы не было возможности | Не позднее 1 марта 2018 года (п. 5 ст. 226 НК РФ). О неудержанном НДФЛ нужно сообщить не только налоговикам, но и самому физлицу |
| В ИФНС сдается отчетность по всем доходам, выплаченным за 2017 год (включая те, с которых НДФЛ не был удержан) | Не позднее 2 апреля 2018 года, т.к. 01.04.2018 - воскресенье (п. 2 ст. 230 , п.7 ст.6.1 НК РФ) |
Признак в Справке 2-НДФЛ
Если до конца 2017 года НДФЛ из доходов физлица удержан не был, то в Справке нужно указать признак «2». При сдаче отчетности по всем выплаченным физлицам доходам в Справке ставится признак «1» (независимо от того, был удержан НДФЛ или нет).
Коды доходов и вычетов
Виды доходов, выплаченных работникам, а также предоставленных им вычетов обозначаются в справке определенными (утв. Приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@). Кстати, коды доходов и вычетов обновились. Правда, многие из этих кодов остались неизменными. Например, зарплате, как и прежде, соответствует код «2000».
Как представлять справки о доходах
Если численность всех физлиц, которым был выплачен доход в 2017 году, 24 человека или меньше, то в ИНФС можно сдать бумажные Справки. В противном случае Справки представляются только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Пример
В 2017 г. облагаемые НДФЛ доходы выплачены 27 работникам. Соответственно, в инспекцию Справки по форме 2-НДФЛ на этих работников подаются по ТКС не позднее 02.04.2018 г.
За несвоевременную сдачу 2-НДФЛ накажут
При просрочке сдачи Справки налогового агента оштрафуют на 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Кроме того, при обнаружении недостоверных данных в представленных Справках 2-НДФЛ, налоговики оштрафуют на 500 руб. за каждую Справку с ошибками (ст. 126.1 НК РФ).
Корректировка 2-НДФЛ
Если при заполнении Справки была допущена ошибка, в налоговую инспекцию нужно сдать уточненную Справку 2-НДФЛ.
При этом в поле «№» указывается номер первоначальной справки (той, где содержится ошибка), а дата уже проставляется свежая.
В поле «Номер корректировки», соответственно, указывается код «01», «02» и т.д. в зависимости от того, какая по счету корректировка. Если сдается аннулирующая справка взамен ранее представленной, проставляется код «99».
Уточненную справку нужно представить налоговикам и в случае, когда указаны неверные данные работника (см., к примеру,
Работодатели, при выплате доходов своим сотрудникам или другим гражданам, с которыми были заключены , должны исчислить и удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ), чтобы затем отправить его в казну государства.
С 2016 года изменилась форма справки 2-НДФЛ для сотрудников. Приказом ФНС России № ММВ-7-11-485@ от 30.10.2015 г. внесены ряд нововведений в новый отчет, в сроки и порядок представления формы… Порядок заполнения и сдачи 2-НДФЛ в 2017 году рассматривались в статье . Сроки сдачи справок с признаком 1 остались прежними — 1 раз за налоговый период (год) до 1 апреля следующего года.
Правила, действующие в настоящий момент:
- Срок перечисления НДФЛ с заработной платы распространился на следующий день после выплаты (ранее упоминался только день выплаты). Налог, удержанный с отпускных и пособий по нетрудоспособности теперь можно перечислить до конца календарного месяца, а не в тот же день. При исчислении величины экономии на процентах по кредиту, фактической датой получения материальной выгоды теперь считается последний день месяца.
- Если налог удержать невозможно (при выдаче дохода в натуральной форме, в виде подарков, акций), то справка с признаком 2 сдается до 1 марта следующего года (ранее было до 1 февраля).
- Увеличился порог представления отчетов в налоговый орган в электронном виде с 10 человек до 25. Теперь даже 25 справок можно сдать на бумаге.
- Зато увеличен штраф за ошибки в 2-НДФЛ (в сумме доходов или налоге) или их непредставление с 200 рублей до 500, за один документ. Изменения в документ вносятся до последней даты представления, тогда штрафа можно избежать.
Ряд новшеств затронул и изменения в форме 2-НДФЛ:
- Введено новое поле «Номер корректировки» , которое может иметь несколько значений (пример: первичный отчет обозначается 00, уточненный — 01,02…, отменяющий — 99). Последний применяется для отмены ошибочно представленной справки (возможно, 2 раза).
- Код ОКТМО отражает местонахождение налогоплательщика . Головной фирме необходимо указать основной код, а обособленное подразделение ставит ОКТМО места своей регистрации. Для ИП на ЕНВД тоже предусмотрена сдача справки по месту нахождения. Для ИП ОКТМО будет означать место регистрации.
- Введены 3 дополнительных кода статуса налогоплательщика . Теперь из шесть: 1- резидент, 2 — нерезидент, 3 — специалист высокой квалификации, 4 — переселенец из-за рубежа, 5 — нерезидент-беженец, 6 — иностранный работник с патентом. Значение статуса влияет на ставку налога: 13% — для резидентов и 30% — для нерезидентов.
- С начала 2016 года, наряду с имущественным вычетом, у работника появилась возможность получить вычет на обучение и лечение в организации. Им не нужно больше брать 2-НДФЛ для того, чтобы представить в инспекцию. Необходимо получить только уведомление о предоставлении вычета в ИФНС. Поэтому введены дополнительные строки в раздел 4 для реквизитов соответствующего уведомления . Код вычета на обучение — 320, на оплату медицинского обслуживания — 324. Чтобы правильно заполнить все поля, их шифры должны соответствовать требованиям приказа ФНС № ММВ-7-11-387@ от 10.09.2015 г Для ИП на патенте а разделе 5 предусмотрено поле для регистрации уведомления по фиксированным авансовым платежам, для снижения налога.
Новая форма представляется за один год . Согласно п. 3 ст. 230 справку о произведенных выплатах физическое лицо может получить у работодателя по заявлению. Срок исполнения заявки закон не определяет. Если работнику требуется подтверждение о выплатах с декабря прошлого года по июнь настоящего, то ему нужно выдать два документа: за прошлый и текущий год. В справку 2-НДФЛ включают только суммы, облагаемые налогом. Пособие на ребенка, по беременности и родам в отчет не включают.
Загрузка...
