Перечень документов проверяет трудовая инспекция. Что проверяет трудовая инспекция по жалобе работника. Узнайте, что может проверить у вас трудовая инспекция

Рассмотрим, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, и как часто они могут проводиться.

Плановые проверки трудовой инспекции: порядок проведения

Инспекция по труду проводит проверки соблюдения в организациях трудового законодательства основываясь на ст.353 и 356 ТК. Специализированных нормативно-правовых актов, которые регулировали бы конкретно проверки трудового законодательства, в РФ нет. Поэтому в своей деятельности инспекторы руководствуются:

• Конвенцией МОТ №81, составленной в 1974 году;
• Законом «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)» от 19.12.2008 №294-ФЗ.

Частота проведения плановых проверок

График проведения ревизий составляется за год. То есть план проверок трудовой инспекции на 2019, готовился в 2016 году. Каждый желающий может ознакомиться с ним на официальном сайте Роструда.

График составляется с учётом того, что соблюдение трудового законодательства можно проверять на предприятии не ранее чем через 3 года после:

• Государственной регистрации юрлица или ИП;
• Окончания проведения последней проверки.

Уведомление о проведении проверки

Перед началом проверки руководитель трудовой инспекции по месту нахождения организации издаёт соответствующее распоряжение. В нём указывается:

• Дата издания;
• Должностные лица, уполномоченные проверять организацию;
• Полное название и юридический адрес проверяемой организации;
• Точная дата проведения проверки, её цели и задачи.

Копия распоряжения направляется руководителю объекта проверки, таким образом, чтобы он был уведомлен о проведении ревизии не позднее 3 дней до её начала. Уведомление может быть отправлено факсом, почтой либо передано в руки.

Внимание! Инспекторы не могут:

• Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
• Изымать оригиналы каких-либо документов.

Проверяемый период

В ходе проверки исследуются документы за последние 3 года. Таким образом, в ходе плановой проверки трудовой инспекции в 2017 году будут изучаться документы с 2015 по 2017 год.

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Закон не ограничивает инспектора в своих действиях. Он может потребовать для проверки любой документ, который тем или иным образом касается соблюдения трудового законодательства. В любом случае перед приходом проверяющих организации необходимо привести в порядок следующие бумаги.

Договоры

• Трудовые договоры с работниками должны соответствовать требованиям ст.57 ТК.
• Договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Они могут заключаться с работниками, перечень должностей которых указан в постановлении Минтруда №85 от 31.12.2002 .
• Ученические договоры, если в организации практикуется ученичество.

Учредительные документы

• Устав;
• Свидетельство о госрегистрации.

Локальные НПА

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Коллективный договор.
• Положение, регулирующее оплату труда и премирование работников (это необязательный документ, такие же сведения могут содержаться в колдоговоре).
• Положение о персональных данных сотрудников в соответствии со ст.88 ТК.
• Другие возможные локальные акты организации, устанавливающие график сменности, вахтовый метод, ненормированный рабочий день или разделение рабочего дня для сотрудников.

Документы по охране труда

• Инструкции по охране труда;
• Журнал обучения и прохождения инструктажа по охране труда;
• Другие документы: журнал вводного инструктажа, личная карточка обучения работников, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа и т.д.

Приказы

• О приме на работу;
• Об увольнении;
• О привлечении к дисциплинарной ответственности и др.

Законодательство не содержит закрытого перечня приказов, которые может издавать руководитель организации, поэтому все распоряжения, касающиеся трудового права должны храниться в отделе кадров.

Важная информация

Кроме документов нужно учесть и соблюдение всех норм трудового права. Вовремя проводимые аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте также имеют значение. Нужны ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.

Бухгалтерские документы

Трудовая инспекция проверяет трудовые договора на наличие там информации о днях выплаты заработной платы, а затем сверяет эти даты с реальными датами выплат. Инспектора изучают:

• Формы расчётных листов;
• Извещение о выплате зарплаты, составляемое в соответствии со ст.136 ТК.

Документы об отпусках

Извещения работников о предоставлении отпуска. Согласно ст.123 ТК работник должен быть уведомлен об очередном отпуске не позднее, чем за 2 недели до начала.

Документация по учёту рабочего времени

• Табель учёта (составляется в соответствии со ст.91 ТК);
• Штатное расписание (необязательный документ).

Другие документы

Сюда можно отнести:

• Трудовые книжки;
• Личные карточки работников (форма Т-2);
• Уведомления работников о переносе рабочего времени, сокращении штата, расторжении трудового договора и т.д.;
• Заявления работников о предоставлении отпуска, расторжении трудового договора и т.д.;
• Больничные листы;
• Различные журналы учёта (командировок, движения трудовых книжек, несчастных случаев на производстве и т.д.).

Виды плановых проверок

В зависимости от способа изучения документации плановые проверки делятся на выездные и документарные.

Выездная проверка

При таком способе проверки уполномоченные должностные лица приезжают непосредственно в организацию, включённую в график проверок трудовой инспекции на 2019 год, для исследования документов.

ИП или руководитель организации, в которой проводится проверка, обязаны:

• Обеспечить проверяющим возможность ознакомиться с документами, касающимися предмета проверки;
• Предоставить им доступ в офис, здания и сооружения проверяемого предприятия.

В таблице указана максимальная длительность проверки

Документарная проверка

Такую проверку инспектор осуществляет на своём рабочем месте, то есть в территориальном органе трудовой инспекции. Документы для исследования предоставляются ему проверяемой организацией после получения уведомления о проверке.

Для проверки в инспекцию необходимо отправить копии документов, заверенные печатью и подписью руководителя организации. Печать на копиях может стоять любая: «для документов», «для отдела кадров» и т.д. Если ИП или организация не имеют собственной печати, на копии достаточно удостоверительной подписи руководителя.

Такой реквизит как удостоверительная подпись включает в себя:

• Надпись — Верно; либо — Копия верна;
• Должность лица, удостоверившего копию;
• Его подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы);
• Дату.

Так как перечень того, что проверяет государственная инспекция труда не исчерпывающий, в ходе проверки инспектор может затребовать дополнительные документы, которые он сочтёт необходимыми для исследования. Для этого он направляет субъекту проверки соответствующий запрос. Руководитель организации должен в течение 10 рабочих дней предоставить в инспекцию затребованные документы (п.5 ст.11 Закона №294).

Подробно о проверках государственной инспекции труда рассказывает специалист

Сколько времени занимает проверка

Общий срок для проведения проверки трудовой инспекцией составляет 20 дней. Но из этого правила есть исключения для субъектов малого предпринимательства:

• На малом предприятии можно проводить плановую выездную проверку не дольше в общей сложности 50 часов;
• Аналогичная проверка микропредприятия — 15 часов.

Это исключение касается только плановых выездных проверок. Внеплановые или документарные проверки проводятся по общему правилу.

На территории России действует до конца 2018 года мораторий на проверки малого бизнеса, эти организации освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией.

Как проходит выездная плановая проверка

Алгоритм действий проверяющего примерно одинаковый во всех организациях.

1. Согласно графику проверки трудовой инспекции на 2019 год инспектор приезжает на предприятие. Предъявляет своё служебное удостоверение и распоряжение о проведении проверки.
2. Проводит проверку документов кадровой службы: трудовые договора, трудовые книжки, приказы по кадрам и т.д.
3. Проверяет бухгалтерскую документацию (все бумаги, касающиеся оплаты труда).
4. Изучает документы по охране труда.
5. Составляет акт проверки, в котором указываются обнаруженные нарушения. Документ составляется в 2 экземплярах: первый – для инспектора, второй – для проверяемой организации.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье

Я работаю в детской поликлинике,если я беру больничный лист по ребенку то глав.врач вызывает к себе и в оскорбительной форме отчитывает, говорит что сотрудники и их дети не должны болеть, а еще намекает что больничные взяты за деньги не имея никаких оснований для таких обвиненей.Как с этим быть и заканно ли это?

Ответ:

Я работаю в детской поликлинике,если я беру больничный лист по ребенку то глав.врач вызывает к себе и в оскорбительной форме отчитывает, говорит что сотрудники и их дети не должны болеть, а еще намекает что больничные взяты за деньги не имея никаких оснований для таких обвиненей.Как с этим быть и законно ли это?

Ответ:

Это не законно! Вы можете не обращать внимания, а можете написать жалобу в вышестоящее медицинское учреждение. Лучше будет, если жалоба будет коллективной, от нескольких работников. Чтобы они отреагировала на жалобу, её необходимо зарегистрировать законным образом. Также можете параллельно написать в трудовую инспекцию. Любую жалобу нужно писать в 2-ух экземплярах, одни из которых, с пометкой о принятии, остаётся у Вас.

Работаю на большом предприятии на станке. Идет ноябрь месяц отопления в цехе нет. Начальник цеха в ответ на жалобы на низкий температурный режим никаких мер не принимает лишь дает совет согреваться бегом вокруг станка. Посоветуйте куда обратиться для решения данной проблемы.

Добрый день уважаемые юристы! Подскажите пожалуйста,работаю в магазине управляющим оформлена официально,еще оформлена там же по совместительству 0,35 ставок уборщицей,так как в штате уборщицы нет,сейчас нахожусь на больничном и скоро уйду в декретный отпуск,меня просят уволиться со второй должности,то-есть уборщицы,должна ли я удовлетворять просьбу и увольняться с какой либо должности так как больничный мой не закрыт и я ухожу скоро в декрет,подскажите пожалуйста.?

Отмена плановых проверок трудовой инспекцией малого бизнеса с 2016 по 2018 год, для всех ли?

В соответствии с поправками, внесенными в законодательство на основании Федерального закона №246-ФЗ от 13.07.2015, трудовые инспекции с 1 января 2016 по 31 декабря 2018 не будут посещать компании, относящиеся к субъектам малого предпринимательства. Однако в данном случае речь идет лишь о плановых проверках, внеплановые же по прежнего могут быть проведены, как и прежде.

Плановые проверки могут проводиться только лишь в случае наступления определенных обстоятельств, которые описаны в Федеральном законе №294-ФЗ от 26.12.2008 в ст. 10 ч.2. К ним относятся, например, случаи получения жалобы от клиента или же от работника организации. Если за предыдущие три года в отношении организации уже проводилась проверка и по ее результатам было приостановление деятельности или назначен штраф по случаю выявления грубых нарушений, то ее тоже могут включить в план проверок. Также не входят в состав игнорируемых организации, работающие в социальной сфере или сфере образования или здравоохранения, к ним тоже могут прийти инспектора, как и прежде.

я в декретном отпуске.недавно родила в феврале. по больничному до апреля месяца.после окончания больничного организация ростаргает со мной договор.как мне обьяснили в бугалтерии.это для того что бы не выплачивать ежемесечное пособие...как мне быть дальше??заявление я писала до полутора лет...

Ответ:

Работодатель не имеет права уволить вас, так как вы находитесь в отпуске по уходу за своим малышом. Если Вас вынуждают писать заявление по собственному желанию, обратитесь в прокуратуру или в трудовую инспекцию. По факту вашего заявления они проведут проверку. Уволить вас могут только по п. 4 ст. 261 ТК РФ, то есть срок действия вашего трудового договора истёк, если Вы принимались на работу на время отсутствия другого сотрудника.

Ответ:

Если Ваша травма зафиксирована медицинским персоналом, как тяжёлая, то работодатель должен расследовать данный несчастный случай в течение 15 дней с момента его наступления. Если никакого расследования за это время не было проведено, вам необходимо обратиться в трудовую инспекцию по месту нахождения Вашего работодателя. Они проведут соответствующую проверку.

Мой брат работает по профессии газоэлектросварщика с июня 1982 года по настоящее время 11.05.2016 г. При проверке документов на назначение льготной пенсии по списку №2 ПСК им. Буянова не предоставили документов(карточки Т-2, приказов,документов на сварочное оборудование,табелей) ПФ Хворостянки ему отказал в назначении пенсии по списку №2. КАК нам быть? его стаж льготный порядка 34 лет. нужно 12 лет и 6 месяцев

Ответ:

А Вы запрашивали документы письменно? Если у Вас есть подтверждение того, что вы уже обращались, а Вам документы не были выданы, вы можете обратиться в прокуратуру или в суд. Если же такого подтверждения нет, то вашему брату необходимо написать письменный запрос на имя руководителя ПСК им. Буянова с просьбой о выдаче ему документов по списку из ПФР. Запроса должно быть 2 – один для работодателя, другой для брата. На экземпляре брата должен стоять номер входящего документа и дата принятия.

муж подавал жалобу на ИП в трудовую инспекцию поскольку руководитель не оформлял его официально в течении двух лет(до сих пор там работает).Ему не пришёл с инспекции ответ о результатах проверки,зато с него был удержан штраф 3000руб. который оплатил руководитель после проверки.

Ответ:

Имеет, только она должна Вам письменно предложить другую должность с другими условиями труда. А Вы можете согласиться или не согласиться, но тоже письменно. А так Ваше место должно быть освобождено, так как договор с тем сотрудником, который работает на Вашем месте, должен быть заключён на срок Вашего отсутствия. Обратитесь за консультацией к специалистам трудовой инспекции. Возможно, нужно будет написать жалобу.

Не понятно, за что оштрафовали Вашего мужа? Или это оштрафовали работодателя? Работодатель обязан заключить трудовой договор в письменной форме со своим работником. За это его могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Если трудовой договор с Вашим мужем не будет подписан в ближайшее время, обращайтесь ещё раз в инспекцию по труду.

Добрый день.
Муж уволился 1 июля 16г. Ему платили всегда 4 раза в месяц (2 раза на карту и 2 раза по ведомости на руки) Расчитали его тоже странно. Официального расчета не было - ему дали все как обычно (1 раз на карту и 2 раза через 2 недели после увольнения). Через 1 месяц ему позвонила бухгалтер и сказала,что случайно начислила ему лишнего и попросила вернуть 3500 руб. Он не вернул. Сейчас уже ноябрь, а ему начали звонить Служба Безопасности и требовать уже другую сумму. Насколько правомерны их действия и обязан ли муж возвращать им деньги?

Ответ:

Из-за чего произошёл такой инцидент? Если виновата бухгалтер (допустила ошибку при расчётах или произошёл сбой программы), то вы должны вернуть эти деньги! Если по другим причинам – то нет! В любом случае, Вам должно быть направлено письменное уведомление. Если на Вас «давят», обратитесь в полицию или в трудовую инспекцию, чтобы провели проверку.

Добрый день! Работаю врачом, оплата зп была по дорожной карте, у всех фиксированная, после жалоб коллег (с категорией, стажем работы), с этого месяца у молодых специалистов на 4-5 тысяч меньше зп, на вопросы отвечают,что Фомс выделил опред сумму и,тк ваши коллеги впринципе правы, то у Вас отняли, им дали..Что делать?куда обращаться?

Ответ:

Попробуйте обратиться за подробными письменными разъяснениями к своему руководству, чтобы они подробно письменно изложили Вам принцип данного среза заработной платы. Если Вам откажут, или объяснение Вас не удовлетворит, то напишите жалобу в прокуратуру. Писать в инспекцию по труду нет смысла, так как решение споров по заработной плате не относится к их компетенции.

Здравствуйте! Работаю продавцом, в трудовом договоре прописано график работы 2/2 по 10 часов, общая выработка 152 часа в месяц, уже более 1.5 лет, ставят в месяц по 130-140 часов объясняя тем, что в фирме на всех часов не хватает, законно это или нет?

Проверки государственными органами компаний различных форм собственности на предмет соответствия их деятельности нормам трудового права, закреплены законодательством РФ в сфере надзора. Для подобных действий государственных структур имеются соответствующие основания, регламенты и процедуры. Главной целью проверок трудовой инспекции является контроль за соблюдением должностными лицами, предпринимателями и организациями норм и требований трудового законодательства (статьи 353 и 356 ТК РФ).

Проведение трудовыми инспекциями (территориальными подразделениями Роструда) проверок организаций регулируется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 294 «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного и муниципального контроля», Постановлением Правительства РФ № 875, закрепившем Положение о надзоре в сфере трудового законодательства и иными нормативными актами. На региональном и местном уровнях также имеются регламентирующие такие проверки законы.

Проверки трудовой инспекции – непростой период в жизни любого предприятия, огромная физическая и моральная нагрузка на руководство, финансовую и кадровую службы.

Поэтому, так важно знать характерные особенности таких мероприятий, и быть готовым к ним заблаговременно.

Основания для проведения проверок

Проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен строго законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие даже одного основания , из называемых Законом № 294-ФЗ:

• прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
• вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
• работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Для проведения внеплановой проверки нужен определенный повод, исходящий, как правило, от сотрудников предприятия и сигнализирующий о различного рода нарушениях (часть 7 статьи 360 ТК РФ):

• обращение работника с заявлением в трудовую инспекцию о нарушении его трудовых прав со стороны работодателя;
• поступление запроса о ревизии условий труда на рабочем месте от сотрудника какой-либо организации;
• получение заявления от физических лиц, организаций, работодателей, органов государственной власти, СМИ о случаях нарушения норм трудового права. Эти действия должны нести угрозу нанесения вреда жизни и здоровью сотрудников;
• завершение срока исправления работодателем нарушений по предписанию трудовой инспекции;
• издание приказа (распоряжения) руководителя подразделения государственной трудовой инспекции об осуществлении внеплановой проверки по запросу прокурора, поручению Президента или Правительства.

Полезная информация руководителю о данной процедуре

Анонимные обращения трудовой инспекцией, как и другими государственными органами, не рассматриваются. В РФ это правило закреплено на законодательном уровне. В заявлении работника в трудовую инспекцию в обязательном порядке указывается его основные данные: ФИО, адрес и номер телефона.

Если жалоба подана сотрудником на работодателя , то последний, как правило, желает владеть информацией, от чьего имени было заявлено о факте нарушений. Однако, сотрудник может сохранить данные о себе в тайне (обязательно упомянув об этом в заявлении), тогда инспекторы должны действовать строго конфиденциально (статья 358 ТК РФ).

Закон не предусматривает обязательного уведомления работодателей о проведении внеплановых проверок. Если предупреждение о дате начала инспекции не способно повлиять на качество проверки в целом, то трудовой инспектор может предупредить работодателя не позднее, чем за сутки до прихода проверяющих на предприятие, что чаще всего и происходит на практике.

Если имеет место не комплексная, а тематическая проверка выполнения требований законодательства в сфере труда, то инспекторы в своих действиях не имеют права выходить за рамки обозначенных вопросов , требовать сведения вне предмета ревизии. Так, если тема проверки – документы по охране труда, то проверяющие не могут касаться вопросов деятельности кадровой службы.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

При выявлении нарушений административная ответственность (штраф) может быть наложена не только на руководителя организации, но и на ее отдельных работников, к примеру, начальника отдела кадров, бухгалтера. Однако рядовых сотрудников оштрафовать нельзя.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Документация для ревизии инспекцией

Официально утвержденного состава и порядка документов, которые необходимо проверить инспекции, не существует. Неважно, какого рода проверки проводятся в организациях, – плановые или внеплановые, трудовая инспекция вправе затребовать любые документы , касающиеся деятельности организации в сфере труда. Особенно, если речь идет о комплексных проверках. Предъявляются как оригиналы документов для инспектирования, так и подтверждения того, что работники были ознакомлены с ними (росписи в журналах). С полученных оригиналов допустимо делать копии и выписки.

Весь массив инспектируемых документов можно разделить на три большие группы :

• Документы кадровой службы: и Учредительный договор, коллективный договор, с вкладышами, личные карточки работников, различные должностные инструкции (например, и др.) и , многочисленные приказы по кадрам (о , об увольнении, о переводе, об отпуске, о поощрениях, о командировках и др.), больничные листы, и соответствующие извещения, положение об оплате труда и премировании, журналы и книги учета и ознакомления (книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и др.).
• Документы бухгалтерии: многочисленные документы, связанные с оплатой труда – , расчетные листки, лицевые счета работников и др.
• Документы по охране труда: , положение о персональных данных, инструкции, связанные с охраной труда, положения об аттестации, документы об обучении и медосмотрах граждан, журнал инструктажа по технике безопасности, соответствующие приказы (распоряжения) работодателя и др.

Проведение проверки в бухгалтерии и в отделе кадров

Бухгалтерский отдел и отдел кадров – ключевые участки ревизионных действий уполномоченных органов. Именно в этих местах на предприятии и сосредоточено основное количество необходимой документации.

В бухгалтерии осуществляется проверка соответствия системы оплаты труда на предприятии действующему законодательству, выявляются, не нарушены ли экономические права работников. Проверяющими могут быть затребованы: платежные ведомости, расчетные листки работников, лицевые счета сотрудников, касса, чековые книжки.

Частыми нарушениями на этом участке работы могут быть:

• игнорирование оповещения работников о зарплате при помощи расчетных листков;
• неправильное оформление платежных ведомостей;
• отсутствие подписей работников на документах, ошибки в лицевых счетах сотрудников и др.

Предметом проверки в отделе кадров являются: учредительные документы организации, коллективный и трудовые договора, трудовые книжки и их вкладыши, документы по отпуску и выплате заработной платы, локальные акты организации, документы, связанные с охраной труда, приказы и распоряжения работодателя, извещения и уведомления, заявления и справки, журналы и книги учета с подписями ознакомленных с правилами и событиями сотрудников.

Изучаются кадровые приказы : приказы о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении, по формам, утвержденным Госкомстатом РФ от 2004 года. Также ревизоров могут заинтересовать приказы о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных работах, об отстранении от работы, о временном переводе из-за производственной необходимости и т.п.

Локальные нормативные акты должны иметь форму и содержание в строгом соответствии с законом, не должны допускать противоречий по отношению друг к другу, а также к трудовым договорам и штатному расписанию (разный рабочий график, различные системы оплаты труда и др.).

Частые документальные нарушения в кадровой службе:

По результатам плановой проверки составляется специальный акт , а если имели место нарушения, – соответствующий протокол . Работодателю выдается предписание об их устранении в определенный срок.

Если этого не последовало, то вступает в силу административная ответственность по отношению к руководителю на основании Кодекса об административных правонарушениях. Проверка предприятия трудовой инспекцией может быть обжалована либо главному госинспектору труда РФ, либо с помощью подачи .

Период проведения плановых проверок

Плановая проверка надзорного органа в сфере труда инспектирует трехлетний период деятельности предприятия. При этом в настоящее время на сайте Генпрокуратуры РФ можно узнать о графике плановых проверок организаций на определенный год. Такой план в обязательном порядке размещается на сайте до конца следующего перед проверочным года.

Роструд должен за три дня до начала уведомить организацию о проведении на ее территории плановой проверки. Проведение проверки, не включенной в общегодовой график, запрещается, ее результаты аннулируются.

Несмотря на то, что плановые проверки положено производить не чаще одного раза в три года, из этого правила имеются исключения . В отношении образовательных, медицинских организаций и предприятий социальной сферы проверяющие мероприятия осуществляются два раза и более в течение трех лет.

Внеплановая проверка может быть проведена в любой момент. Даты проверок фиксируются в журнале учета мероприятий по контролю.

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок – не выше 60 рабочих дней. Однако, если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Как правильно подготовиться к проверке

Проверка организации трудовой инспекцией является масштабным мероприятием, к которому невозможно подготовиться одномоментно. Поэтому, рекомендуется периодическое проведение внутреннего аудита документации предприятия , чтобы была полная готовность даже к внеплановой ревизии.

Лучше правильно оформлять документы сразу, «по факту», не откладывая «на потом», а также периодически приводить их в порядок , проверять на соответствие трудовому законодательству. У работодателя все обязательные документы по труду должны присутствовать в наличии и быть надлежащим образом оформленными.

В первую очередь, специалисты трудовой инспекции обращают внимание на наличие и правильное оформление различных правоустанавливающих документов в организации. Все типовые распоряжения и приказы должны составляться по специальным формам; под заявлениями и расписками работников – стоять их подписи; журналы – иметь твердые обложки, быть переплетены и , с нумерацией страниц, указанием общего количества листов, подписями ответственных лиц и печатью организации.

Также при проведении любого вида проверок во избежание штрафа, следует максимальное внимание уделить подготовке недостающих документов . Таковыми часто оказываются локальные нормативные акты, которыми любят пренебрегать небольшие фирмы. Проверяется не только их наличие, но и структура оформления, соблюдение их на практике.

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

Для удобства работы кадровой службы рекомендуется поместить отдельно перечень особых категорий работников: несовершеннолетних, находящихся в , занятых на вредном производстве, сотрудников с особенностями возрастного развития, иностранных граждан, и др. В случае проверок трудовая инспекция уделяет соблюдению их трудовых прав повышенное внимание.

О правилах и особенностях проведения проверок трудовой инспекцией смотрите в следующей видеолекции:

Методическое пособие издано ООО "Акция-Информ-Плюс" и размещено в Алтайском выпуске
нашего партнёра справочной правовой системы "Гарант".

Часть 1.Трудовая инспекция на пороге – наведём порядок в кадровом учете.

Уважаемые руководители! Было бы замечательно, если бы во всех компаниях изначально кадровая работа велась грамотно, соблюдалось бы трудовое законодательство. А случается, что сообщение о предстоящей проверке инспекции труда застает компанию врасплох. В небольших фирмах и у предпринимателей, как правило, специалисты по кадрам в штате вовсе отсутствуют, работодатель либо сам ведет кадровую работу, либо возлагает ее на бухгалтера, офис-менеджера. В таких случаях и руководитель, и бухгалтер, обычно не владеющие достаточными знаниями в области трудового права, беспокоятся «а все ли правильно сделано».

В этой связи мы разработали настоящую инструкцию. Она пригодится не только перечисленным категориям компаний, но и тем, в которых работают кадровики-профессионалы.

Проверьте себя. Выявите и устраните нарушения сами, наведите порядок, не дожидаясь инспекторов.

Мы постарались структурировать материал по основным участкам кадровой работы и группам трудовых правоотношений, чтобы Вам было легче проверять дела в своей компании. Обобщив накопленный опыт, мы рассказываем о типичных нарушениях, которые обнаруживаются в кадровой работе, и даем рекомендации о том, где искать ошибки, как их исправлять.

Может легче штраф заплатить, чем кадровую работу вести?

• Какой штраф грозит в случае выявления нарушений при проверке трудовой инспекцией? Стоит ли наводить порядок в кадрах и соблюдать трудовой закон, возможно, сегодня дешевле заплатить штраф, чем держать в штате кадровика?

Согласно Кодексу об административных правонарушениях РФ можно ожидать следующей ответственности.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток, на юридических лиц - от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (Статья 5.27)

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (Статья 5.27).

Невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от десяти до двадцати минимальных размеров оплаты труда или дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц - от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда (Статья 19.5.)

• Деньги компания после проверки может потерять не только на штрафах. А если инспектор обнаружит незаконные увольнения работников? Их восстановление впоследствии может повлечь обязанность работодателя возместить таким работникам средний заработок за вынужденный прогул. А если инспектор обнаружит, что работников уволили в принципе законно, но не выплатили им компенсацию за неиспользованный отпуск или что работникам не выплачивали больничные, не начисляли положенные премии и надбавки или неверно лишали премий?

Придется все доплатить, произвести с доплаченных сумм необходимые отчисления в налоговые органы, в фонды. Бывает так, что работодатели оформляют отношения с работниками не трудовыми, а гражданско-правовыми договорами. Если это сделать незаконно, то придется восстанавливать права работника: оформлять с ним надлежащий трудовой договор, выплачивать невыплаченные больничные, отпускные, компенсации, доплаты за работу в выходные, праздничные, нерабочие часы, делать налоговые и страховые отчисления с данных выплат, опять же – штрафы. А, кроме того, проверка – это нервы, стресс, потеря времени и средств.

Теперь Вы видите, каково соотношение размера возможных штрафов и убытков с одной стороны, и размера оплаты кадровой работы с другой стороны.

• Обратите внимание! Порядок в трудовых отношениях выгоден, прежде всего, самой компании. Проверяем состав документов . Проверьте, все ли необходимые по закону документы имеются на Вашем предприятии. Именно их запросят для проверки инспекторы.

В компании должны быть следующие документы.

Обязательные документы:

Учредительные документы

*Трудовые договоры

*Штатное расписание (форма Т-3)

*Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

*Правила внутреннего трудового распорядка

*Документ о защите персональных данных работников (положение)

*График отпусков (форма Т-7)

Личные карточки (форма Т-2)

*Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.(утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.)

*Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

*Трудовые книжки

*Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

* Звездочкой отмечены документы, обязательные для индивидуальных предпринимателей.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
Коллективный договор	обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
Положение об оплате труда и премировании	обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
Должностные инструкции	обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы	обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
График сменности	обязателен при наличии сменной работы.
Положение о коммерческой тайне	обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда	при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если у Вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И напомним, что согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. В этой связи рекомендуем проверить даты подписания работниками трудовых договоров и даты ознакомления с локальными нормативными актами.

• Обратите внимание! Проверьте, правильно ли составлены перечисленные документы, соответствуют ли они действующему законодательству.

ЧАСТЬ 2. ПРИЕМ НА РАБОТУ

Что должен знать работник, оформляющий прием работников? Что должен знать руководитель компании и индивидуальный предприниматель, самостоятельно принимающий на работу новых подчиненных?

При приеме на работу нового сотрудника необходимо обеспечить соблюдение закона и, в первую очередь, норм Трудового кодекса РФ:

Ради максимальной защиты интересов работодателя;

Для того, чтобы избежать штрафов трудовой инспекции и соответственно дополнительных затрат.

Что нужно сделать?

• Проверить, соблюдена ли процедура приема на работу, не пропущен ли какой-либо обязательный этап приема на работу и сроки составления документов;
• Проверить, включает ли в себя трудовой договор все условия, обязательные для включения в договор согласно ст.57 ТК РФ. Есть ли противоречия условий трудового договора и других документов: коллективного договора, правил внутреннего распорядка и т.д.
• Проверить, включает ли трудовой договор в себя выгодные для работодателя условия, например:

Обязанность работника соблюдать и не разглашать коммерческую тайну (согласно Федеральному закону от 29 июля 2004г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне», коммерческая тайна работодателя может быть защищена законом и судом). А режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну (т.е. наличия утвержденного перечня информации, составляющего коммерческую тайну, подписи сотрудника на обязательстве о неразглашении коммерческой тайны).

Срок трудового договора (проверить правомерность установления срока трудового договора, если он установлен);

Испытательный срок должен быть установлен в трудовом договоре;

Обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя (условие может указываться, либо в трудовом договоре, либо дополнительно заключается ученический договор);

Условие о материальной ответственности.

ПРОЦЕДУРА ПРИЕМА НА РАБОТУ.

1. Получить от работника заявление о приеме на работу.

Обратите внимание, что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.

Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, если сотрудник устраивается по совместительству, в заявлении должно быть обязательно написано его рукой, что он принимается на работу по совместительству. В этом случае работодатель застрахован от судебных разбирательств, когда сотрудник может утверждать, что его принимали вовсе не по совместительству, а на полный рабочий день.

2. Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности. Есть работники, которые после оформления на работу, могут возмущаться, что устно оговаривали другие условия труда, рабочего времени, состав и обьем обязанностей и т.д.

3. Заключить с работником письменный трудовой договор и договор о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать, или увольнять непокорного. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Только не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора. Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Достигаемый результат. В результате данной рокировки снижаются налоги. НДФЛ с 13 до 6% снижается ставка налога с доходов сотрудников. Компания не начисляет ЕСН и пенсионные взносы, платежи в ПФР с предпринимателей меньше взносов компаний.

• Обратите внимание! В ходе налогового контроля может быть доказано, что договора возмездного оказания услуги (гражданско-правовой договор) содержат признаки трудового договора, а следовательно произведенное снижение налогов незаконно.

Признаки трудового договора, недопустимые в соглашении с ИПБОЮЛ

Признаки трудового договора
Работник включен в штатную численность	Трудовым назовут соглашение, в котором работник приглашен на конкретную должность (постановление ФАС СЗО от 27 августа 2002 года № А05-4374/02-275/18), скажем торгового представителя. Тут в соглашении с предпринимателем нужно указывать, что последний становится поверенным либо агентом, работающим за вознаграждение (желательно, чтобы оно начислялось как процент от реализации). Еще вариант - отдавать физическому лицу товары на реализацию.
Работник подчиняется внутреннему трудовому распорядку	Подрядчик не должен следовать этому распорядку, обычно он сам определяет способ выполнения заданий заказчика (п. 3 ст. 703 ГК РФ). Но договором можно установить особые условия, определив, когда ИПБОЮЛ подчинен заказчику. Например, в договоре с торговым представителем можно обговорить место его работы (район или торговую точку). ИПБОЮЛ все равно будет вести самостоятельную деятельность, только в определенном регионе.
Работнику обеспечиваются условия труда	«Предприниматели должны сами оборудовать рабочее место», - говорят налоговики, отказываясь признавать ими продавцов в магазинах, бухгалтеров, постоянно работающих в офисах, мастеров, нанятых службами быта и т. д. Часть этих ограничений можно оспорить, ссылаясь на статьи 703 и 704 ГК РФ. Из них видно, что в договорах с подрядчиками (ими могут быть и ИПБОЮЛ) разрешено вводить особые условия. Среди них допустимо и то, что заказчик создает условия для работы. Еще вариант - сдать необходимое оборудование предпринимателю в аренду. Этот способ возможен не всегда, но иногда бывает полезен, например, для сотрудничества с мастерами по ремонту техники, шоферами, продавцами с лотков на улицах.
Работнику выплачиваются больничные, даются иные гарантии, введенные ТКРФ	Предприниматель работает на свой риск, поэтому на него не распространяется ТК РФ. Если компания начисляет больничный для ИПБОЮЛ, то соцстрах эти расходы не возместит. Налоговики иногда указывают, что предпринимателю не положено оплачивать жилье, если он едет в командировку по заданию заказчика. Но здесь чиновники не правы. Если компенсация подобных издержек предусмотрена в договоре с ИПБОЮЛ, то ее надо выдавать (п. 2 ст. 709, ст. 975 и 1001 ГК РФ). Так сказано и в постановлении ФАС ПО от 25 сентября 2001 года №А12-6361/2001- C 7- Y 5.
Работнику зарплата выдается регулярно. Этим он отличается от подрядчика(из письма Минфина России от 11 февраля 2005 года № 03-05-02-04/25)	Спорное суждение. В гражданско-правовом договоре, в том числе заключенным с ИПБОЮЛ, можно предусмотреть авансы (п. 2 ст. 711 ГК РФ). Их количество неограниченно. Кроме того, по итогам месяца зачастую можно определять стоимость выполненных работ (услуг), оплачивая ее. Причем рассчитываться нужно не за отработанное время, а именно за произведенные услуги (к примеру, не за то, что человек был 160 часов торговым представителем, а за то, что он реализовал товаров на 400 000 рублей). При повременных расчетах соглашение, вероятно, признают трудовым (постановление ФАС ВСО от 1 апреля 2003 года № АЗЗ-2391/02-СЗа-Ф02-792/03-С1).
Есть судебные дела, которые можно использовать в спорах о виде договора. Например, по постановлению ФАС УО от 29 августа 1997 года № Ф09-448/97-АК предприниматель независим, если сам платит налоги. Договор, заключаемый с ИИПБОЮЛ, нельзя дополнять его заявлением о найме на работу - соглашение признают трудовым (постановление ФАС ПО от 20 июля 2004 года № А12-4849/04-С51). По этой же причине ИИПБОЮЛ не нужно показывать в табеле учета рабочего времени. Надо составлять акты выполненных работ или оказанных услуг. Иначе судьи могут сказать, что результаты деятельности не принимались, значит гражданину оплачивалось отработанное время. Поэтому договор - трудовой (постановление ФАС ВСО от 25 ноября 2004 года № A33-6199/04-СЗ-Ф02-4845/04-С1).

Схема1. Содержание схемы.

В целях сокращения объема уплачиваемых налогов с заработной платы, в основном ЕСН, работников увольняют (из компании 1) и трудоустраивают в компанию (компания 2), применяющую УСНО, которая заключает договор на представление персонала с бывшим работодателем сотрудников.

Достигаемый результат: Значительно снижается ЕНВД (в тех случаях, когда он зависит от количества сотрудников).

К сведению: Первое понятие - «аутсорсинг» (outsourcing) , это передача функций внутреннего подразделения внешнему исполнителю. Обычно по непрофильным направлениям. Другими словами договор оказания услуг или, в отдельных случаях, договор подряда. Этот вид отношений достаточно четко определен Гражданским кодексом.

Второе понятие – «аутстаффинг» (outstaffing) , передача фирмой части своих работников кадровому (лизинговому) агентству. «Отданные» сотрудники при этом остаются на прежнем месте службы, но функции работодателя (например, начисление зарплаты и социальные гарантии) берет на себя лизинговая компания. В широком понимании аутстаффинг означает сделку фирмы с кадровым агентством, в ходе которой последнее передает заказчику сотрудников на определенное время.

Третий термин – «лизинг персонала» ( s taff leasing) , смысловое содержание данного понятия аналогично общему определению аутстаффинга. Однако необходимо заметить, что пользоваться словосочетанием «лизинг персонала» в России не совсем верно. Дело в том, что согласно статье 665 Гражданского кодекса, а также Федеральному закону от 29 октября 1998 г. № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)», понятие лизинга по смыслу полностью идентично аренде. Объектом же договора аренды может быть только имущество. Ни человек, ни его труд в соответствии с российским законодательством таким предметом не является.

Недостатки или типичные ошибки при оформлении подобного рода договоров:

Персонал в штат фирмы-аутсорсера оформляется в порядке перевода;

Не раскрывается порядок документирование оказываемых услуг;

Не раскрывается порядок расчета стоимости оказанных услуг;

Отсутствуют критерии оценки качества предоставленного фирмой-аутсорсером персонала и его влияния на стоимость договора.

• Обратите внимание! Оформление отношений с работниками подобным образом само по себе может свидетельствовать о притворности сделки, а при наличии указанных выше ошибок позволяет усомниться в экономической эффективности заключенной для компании потребляющей услуги фирмы-аутсорсера сделке, с другой стороны - двояко трактовать те или иные положения, что при проверке контролирующими органами может повлечь для Общества негативные гражданско-правовые и налоговые последствия.

Что нужно учитывать, при использовании данной схемы?

При заключении подобного договора Обществу следует обратить внимание на следующие моменты:

1. Особое внимание при заключении подобного рода договора необходимо уделять наличию деловой цели, отличной от налоговой экономии, что подтвердил и Пленум Высшего Арбитражного Суда РФ (Постановление от 12.10.2006 N 53). Должна отсутствовать прямая связь между участниками сделки. Не желательно, чтобы у фирмы-аутсорсера был заключен один единственный договор возмездного оказания услуг. Чтобы дробление бизнеса не стало причиной претензий со стороны контролирующих органов, оно должно иметь реальный, а не номинальный характер. Например, деление видов деятельности по разным юридическим лицам может преследовать цель повысить эффективность управления бизнес-процессами. Дополнительным аргументом в споре с контролирующими органами может послужить тот факт, что компания-"упрощенец" ведет дела с другими контрагентами и ее местонахождение отличается от адреса головной компании.

2. В договоре должно быть указано персонал, какой квалификации и в каком количестве передается Заказчику для оказания услуг. Становясь потребителем аутсорсинговых услуг, организация-заказчик получает возможность сосредоточиться на основном бизнесе, поскольку договор аутсорсинга, как мы отметили, заключается именно по непрофильным направлениям деятельности организации. Передача части работ на аутсорсинг позволяет сократить издержки, так как зачастую услуги аутсорсера стоят намного дешевле, чем содержание собственного персонала.

Следует отметить, что в ряде случаев компаниями не правильно квалифицируются договора и имеет место не аутсорсинг, а разновидность договора о предоставлении персонала - договор аутстаффинга - передача фирмой части своих работников агентству. "Отданные" сотрудники при этом остаются на прежнем месте службы, но функции работодателя (например, начисление зарплаты и социальные гарантии) берет на себя агентство.

3. В договоре необходимо указать конкретный вид работы, которую берет на себя фирма-аутсорсер, а также все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством для данного вида договора. Тогда аутсорсинг пройдет в рамках договора возмездного оказания услуг, предусмотренного гл. 39 ГК РФ. Следует помнить, что по договору аутсорсинга не может передаваться персонал, на который в соответствии с законодательством возлагается материальная ответственность за сохранность имущества, ТМЦ и прочих активов организац ии.

4. Работники должны быть зачислены в штат фирмы-аутсорсера, но желательно не в порядке перевода. Нельзя переводить весь персонал, так как это вызовет подозрение и ряд технических затруднений, например, с оформлением документации по оперативной деятельности компании бывшего работодателя.

Все распорядительные документы по вопросам увольнения, охраны труда, выплаты заработной платы, поощрения, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка должны исходить от представителей фирмы-аутсорсера.

5. Должен быть четко определен вопрос о правовом положении имущества, которое фирма-аутсорсер будет применять в своей деятельности. Желательно, чтобы имущество принадлежало самой фирме-аутсортсеру, в противном случае необходим отдельный дополнительный договор аренды имущества.

6. Точное определение стоимости оказываемых услуг.

ЧАСТЬ 3. ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКОВ.

Р ассмотрим требования к подготовке и оформлению отпусков сотрудников. В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков уста навливается графиком трудовых отпусков, утверж даемым работодателем по согласованию с работниками. График отпусков обязателен как для работодателя, так и работника.

График отпусков является основой документального оформления ухода работников в отпуск. Он составляется на календарный год и утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков доводится до сведения всех работников путем вывешивания его на видном месте или ознакомления с ним каждого работника под роспись (последнее предпочтительнее для исключения возможных споров). О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно продолжительностью 28 календарных дней. Согласно ст.122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. По соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 дней, ст.124 ТК РФ.

Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Работник при оформлении отпуска пишет заявление о предоставлении отпуска. Работодатель готовит приказ о предоставлении отпуска.

Типичные ошибки работодателей при предоставлении отпусков.

Нередко работодатели при предоставлении отпусков своим сотрудникам допускают ошибки, нарушая при этом трудовое законодательство. Назовем некоторые из них:

1. Работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время;

2. Работодатель нарушает утвержденный график отпусков;

3. Работодатель не предоставляет работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд;

4. Работодатель не предоставил ежегодный оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда в удобное для них время;

5. Работодатель без согласия работника переносит отпуск на следующий рабочий год (в случае, если работодатель не сможет подтвердить, что перенос отпуска вызван какими-то уважительными причинами, а также не подтвердит, что отпуск перенесен с согласия работника, это будет нарушением законодательства о труде);

6. Работника отозвали из отпуска без его согласия;

7. Ежегодный оплачиваемый отпуск был разделен на части, продолжительность которых составляет менее 14 календарных дней;

8. Работодатель не предоставил оплачиваемый отпуск, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы, работнику, работающему по совместительству, в то же время, что и на основной работе;

9. Работодатель не предоставил оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет;

10. Работодатель нарушил сроки своевременного извещения (две недели до его начала) работника о времени начала отпуска;

11. Типичная ошибка – работников «забывают» ознакомить с тем или иным приказом под расписку;

12. Весь отпуск был заменен денежной компенсацией;

13. Работодатель не своевременно выплатил работнику суммы отпускных;

14. Невыплата при прекращении трудового договора предусмотренных сумм компенсации за неиспользованный отпуск, причитающихся работнику от работодателя. Это является нарушением порядка увольнения, что дает работнику право обратиться с заявлением в суд.

ЧАСТЬ 4. ОБЪЯВЛЕНИЕ ЗАМЕЧАНИЯ И ВЫГОВОРА.

Нередко руководителям приходится сталкиваться с проблемными работниками, для которых требования трудовой дисциплины, как пустой звук. В процессе работы возникает необходимость применять к таким работникам дисциплинарные взыскания. И делается это не только в управленческих целях – грамотное объявление замечания или выговора может быть необходимо для законного увольнения в дальнейшем. Хочется отметить, что лишать премии работника работодатель не имеет право. Если Вы намерены применить дисциплинарное взыскание к своему работнику, начните с того, что внимательно ознакомьтесь со статьями 192-195 ТК РФ.

Рассмотрим пошаговую процедуру применения дисциплинарного взыскания.

1. Работником совершено нарушение (неисполнение) какой-то трудовой обязанности, установленной пунктом должностной инструкции, Правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора и т.д. Нарушение юридически не закрепленной обязанности не в счет.

2. По факту нарушения сотрудник, который его обнаружил, составляет докладную записку . В записке делаются ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора, иного документа. В докладной записке можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником и др.)

3. У работника-нарушителя берут письменное объяснение (объяснительную записку) по факту проступка, чтобы выяснить его причины. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то объяснительная записка регистрируется, помещается в дело и не может рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания. Если же из объяснительной записки следует, что у работника уважительная причина совершения проступка отсутствует (т. е. отсутствуют оправдательные документы, иные доказательства), то тогда объяснительная записка работника становится основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания.

Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт (акт об отказе дать объяснения). Желательно, чтобы акт заверили три работника.

4. Издание приказа о применении к работнику меры взыскания в форме замечания или выговора. Приказ о применении дисциплинарного взыскания рекомендуется делать мотивированным, обоснованным, со ссылками на пункты договора или инструкции, которые нарушены, на документы, которые это подтверждают, например, докладные записки, уведомления ФНС РФ о просрочке сдачи декларации бухгалтером, если наказывают бухгалтера.

5. Приказ регистрируют в Журнале регистрации приказов.

6. Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (акт об отказе ознакомиться с приказом ). Желательно, чтобы этот акт подписали три работника.

• Какие дисциплинарные взыскания разрешает законодательство?

Трудовой кодекс содержит только три возможных дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ).

Замечание – это наименее «суровое» дисциплинарное взыскание, которое выражается в устной форме.

Выговор – может объявляться как устно, так и письменно.

Увольнение в качестве дисциплинарного взыскания применяется в случаях, предусмотренных пунктами 5–10 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Несколько слов о порядке применения дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ).

1. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

2. Срок применения дисциплинарного взыскания – не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка.

• Совет: не следует откладывать неприятный разговор с работником до проведения ежегодного собеседования, так как может быть пропущен срок и работодатель утратит право наложения взыскания.

Днем обнаружения проступка считается день, когда лицу, которому по работе подчинен работник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий (п. 34 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 г. №2). В месячный срок для применения дисциплинарного взыскания не засчитывается время болезни работника, пребывания его в отпуске, а также время, необходимое на учет мнения представительного органа работников (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).

3. Срок применения дисциплинарного взыскания – не позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а в отношении проступка, выявленного по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки, – не позднее двух лет со дня его совершения.

4. Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то составляется соответствующий акт.

• За какие проступки можно объявить выговор, а за какие уволить?

В соответствии со ст. 192 ТК РФ применение дисциплинарного взыскания является правом работодателя, а не обязанностью. Поэтому работодатель может применить любой вид дисциплинарного взыскания, предусмотренный ч. 1 ст. 192 ТК, или же вообще не применять его.

Замечание и выговор могут применяться за любое нарушение трудовых обязанностей. Увольнение как вид дисциплинарного взыскания может применяться только в случаях, четко предусмотренных Трудовым кодексом РФ:

1. Неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ст. 81 Кодекса). Работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по данному основанию при условии, что к работнику ранее было применено дисциплинарное взыскание и на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей оно не снято и не погашено.

2. Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей. При этом следует иметь в виду, что перечень грубых нарушений трудовых обязанностей, дающий основание для расторжения трудового договора с работником по п. 6 ст. 81 ТК РФ, является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит:

а) Прогул, то есть отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

б) Появление работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации-работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.

в) Разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника.

г) Совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого), умышленного уничтожения или повреждения чужого имущества, совершение растраты, установленные вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях. В качестве чужого имущества следует расценивать любое имущество, не принадлежащее данному работнику, в частности имущество, принадлежащее работодателю, другим работникам, а также лицам, не являющимся работниками данной организации.

д) Нарушение работником требований охраны труда, установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия ( , авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий.

3. Принятие необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ). Необходимо учитывать, наступили ли названные неблагоприятные последствия именно в результате принятия этого решения, и можно ли было их избежать в случае принятия другого решения.

4. Однократное грубое нарушение руководителем организации или его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 ст. 81 ТК РФ). В качестве грубого нарушения трудовых обязанностей следует, в частности, расценивать неисполнение возложенных на этих лиц трудовым договором обязанностей, которое могло повлечь причинение вреда здоровью работников либо причинение имущественного ущерба организации.

5. Совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ). Применение данного пункта возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка, распределение и т.п.). При установлении в предусмотренном законом порядке факта совершения хищения, взяточничества и иных корыстных правонарушений эти работники могут быть уволены по основанию утраты к ним доверия и в том случае, когда указанные действия не связаны с их работой.

6. Совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы (п. 8 ст. 81 Кодекса). По данному основанию допускается увольнение только тех работников, которые занимаются воспитательной деятельностью, например учителей, преподавателей учебных заведений, мастеров производственного обучения, воспитателей детских учреждений, и независимо от того, где совершен аморальный проступок: по месту работы или в быту.

• Можно ли штрафовать работников?

В своей практике нам приходилось встречать руководителей, которые считали так: «Некоторые мои сотрудники не выполняют свои должностные обязанности. Хочу ввести материальные наказания и штрафы. Однако мне сказали, что это неправомерно».

Практически любой юрист, открыв Трудовой кодекс, может ответить на данный вопрос и сказать, что на сотрудников, работающих на основании трудовых договоров, нельзя налагать штрафы. И это, конечно, правильный ответ.

Мы подготовили правовое заключение по этому вопросу. Приведу его основные тезисы.

Трудовой кодекс (ст. 192) предусматривает три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение.

Другие взыскания (например: вычеты из заработной платы или лишение премии, предусмотренной в трудовом договоре в составе заработной платы) работодатель налагать на работников не может (часть 3 статьи 192 ТК РФ). На это указывает и судебная практика (см. Решение Верховного Суда РФ от 28.10.2002 г. № ГКПИ02-1100).

Приведем два простых способа, использование которых позволяет снижать материальные выплаты в зависимости от объема выполняемой работы работником.

1. Часть 3 статьи 155 ТК предусматривает, что «при невыполнении норм труда (должностных обязанностей) по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы». Таким образом, в трудовом договоре с работником, либо в положении об оплате труда (подписанное работником) следует указать эти нормы труда – конкретный объем работы, которую данный работник должен выполнять. И если работник по своей вине (например, из-за опозданий) не выполняет свои должностные обязанности, работодатель имеет полное право заплатить ему пропорционально выполненной работе, т.е. скорректировать в сторону снижения размер премии. Самое главное в данном случае – правильно и точно установить норму труда (это не сложно сделать, принимая за эталон работоспособность ответственного работника), и утвердить эти нормы через положение об оплате труда работника.

• Например. Работник занимается изготовлением мебели. Он недобросовестно относится к своим обязанностям, постоянно опаздывает. Дисциплинарные взыскания (замечания, выговор) не возымели должного результата: работник продолжает нарушать правила внутреннего трудового распорядка. Пропишем в трудовом договоре, или в положении об оплате, что заработная плата работника в месяц составляет, например, 15 000 руб. при норме труда 30 стульев (объем работы, который он может выполнить только при очень добросовестном отношении к труду, не опаздывая и т.п.). Таким образом, у работодателя появляется законный способ материального воздействия на работника в виде пропорционального уменьшения размера заработной платы (10 000 руб. за производство 20 стульев).

2. Использование аутсорсинга – компания передает какую-либо из своих функций, не являющуюся профильной, внешней компании. Обычно такие компании используются для планирования налогообложения, но могут быть полезны и для облегчения управления персоналом, снижения зависимости организации от работников.

Между компаниями заключается гражданско-правовой договор (договор оказания услуг), в соответствии с которым компания, которая предоставляет персонал, несет ответственность за действия (бездействия) предоставляемых сотрудников. Плюс данного варианта заключается в том, что сторонами данных отношений являются не организация и физическое лицо (работник), которое поставлено в привилегированное положение трудовым законодательством, а две организации, имеющие равные права. Кроме этого, зачастую аутсорсинговые компании специализируются на определенной деятельности и содержат высокопрофессиональных специалистов. О минусах подобного рода договоров мы указывали ранее.

Например, в договоре оказания услуг, который заключается компанией с клиентом, можно прописать: «Если клиент по качеству оказанных услуг и их стоимости имеет обоснованные и правомерные возражения и претензии, фирма обязуется в бесспорном порядке уменьшить стоимость конкретной «оспоренной» услуги в любом случае на 5–10%. Больший и точный процент уменьшения согласовывается с клиентом в каждой конкретной ситуации в зависимости от содержания его претензий и пожеланий».

Типичные ошибки, допускаемые при объявлении замечания и выговора:

1. Отсутствуют или неверно составлены какие-либо обязательные документы: объяснительная записка, акты, приказ и т.д.

2. Работник не ознакомлен под роспись с приказом, или ознакомлен не соответствующей датой.

3. Работник наказан за неисполнение должностной обязанности, не вмененной ему надлежащим образом, например не прописанной в его должностной инструкции, Правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре или другом документе. Либо обязанность эта прописана в документе (например, должностной инструкции), но работник с этим документом под роспись не ознакомлен.

4. За одно нарушение к работнику применены 2 взыскания: и замечание, и выговор. Или в качестве второго взыскания применена неустановленная законом мера взыскания, например, строгий выговор, понижение разряда, лишение премии. Согласно ст. 192 ТК РФ существует три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение. Как видите, среди них нет лишения премии или понижения категории.

5. Дисциплинарное нарушение работника имело уважительную причину, но работодатель этого не установил и не учел.

6. Истекли сроки применения дисциплинарного взыскания. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

ЧАСТЬ 5. УВОЛЬНЕНИЯ.

Бывает так, что работодателю приходится отстранять работника от работы. А работник обращается в инспекцию по труду с заявлением о незаконности увольнения. Если у Вас имели место такие случаи, то, возможно, инспектор проверит приказы об отстранении и приказы о прекращении отстранения от работы .

• Обратите внимание! В частности, будет проверено, на законных ли основаниях было произведено отстранение.

Напомним, что согласно ст. 76 ТК РФ работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) работника:

Появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

Не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда;

Не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование), а также обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

При выявлении в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором;

Основание, включенное в статью федеральным законом № 90-ФЗ от 30.06.2006г - в случае приостановления действия на срок до двух месяцев специального права работника (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору и если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (приготовьте инспектору на проверку документы, подтверждающие, что эти предложения делались, и документы, подтверждающие согласие или отказы работников от перевода);

По требованию органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

В других случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

• Обратите внимание! Иногда инспекторы обнаруживают, что названные обстоятельства имелись, но работника не отстраняли , и например, он работал, не пройдя обязательный медицинский осмотр или проверку знаний в области охраны труда.

У Вас могут быть неприятности в случае, если отсутствуют приказы об отстранении работников от работы, а документы (медицинские справки, протокол заседания комиссии по проверке знаний в области охраны труда и др.) и их даты свидетельствуют о наличии вышеперечисленных обстоятельств.

• Обратите внимание! Также случается, что работодатель отстраняет работника, не имея на то законных оснований . Например, в одной компании директор отстранил от работы менеджера по продажам, потому что она некомпетентно отвечала на телефонные звонки.
• Обратите внимание! Напоминаем, что работодатель отстраняет от работы работника на весь период времени до устранения обстоятельств, явившихся основанием для отстранения от работы или недопущения к работе. Момент устранения названных обстоятельств также может быть проверен.

Соблюдение законодательства об отстранении особо важно, потому что имеет финансовую сторону . В период отстранения от работы (недопущения к работе) заработная плата работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. В случаях отстранения от работы работника, который не прошел обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда либо обязательный предварительный или периодический медицинский осмотр (обследование) не по своей вине, ему производится оплата за все время отстранения от работы как за простой.

• Обратите внимание! Каждый вид увольнения требует определенного документального оформления, соблюдения процедуры, различных сроков. Все это инспектор может проверить.

Приведем примерный состав документов для наиболее распространенных видов увольнений.

Вид увольнения	Примерный состав документов
Увольнение по соглашению сторон (по п.1 части первой ст. 77 ТК РФ)	соглашение сторон о расторжении трудового договора (ст. 78 ТК РФ),
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ)	уведомление работника о расторжении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ), приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)
Увольнение по собственному желанию (по п.3 части первой ст. 77 ТК РФ)	заявление об увольнении (ст. 80 ТК РФ), приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)
Увольнение в связи с сокращением численности или штата (по п.2 части первой ст. 81 ТК РФ)	приказ о сокращении численности и/или штата, утвержденное приказом новое штатное расписание, письменное уведомление, сделанное за 2 месяца до увольнения работнику, о планируемом сокращении численности или штата (или письменное согласие работника на увольнение без предупреждения за 2 месяца), сличительная таблица (о преимущественном праве на оставление на работе при сокращении), письменное предложение имеющихся у работодателя вакансий работнику (под роспись), заявление работника об отказе работника от предложенных вакансий, документы, подтверждающие принятие определенных законом мер при угрозе массовых увольнений, документы, подтверждающие участие выборного органа первичной профсоюзной организации при рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудовых договоров в связи с сокращением численности и штата (ст. 82 ТК РФ), приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)
Увольнение работника в связи с несоответствием занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (по п.3 части первой ст. 81 ТК РФ)	утвержденное Положение об аттестации, с которым работник ознакомлен по расписку, уведомление о сроке аттестации, диапазоне вопросов и заданий (под расписку), протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист, документ, подтверждающий письменное ознакомление работника с результатами аттестации, письменное предложение увольняемому работнику других вакансий, его письменный отказ, приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)
Увольнение в связи с неоднократным неисполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, когда работник имеет дисциплинарное взыскание (по п.5 части первой ст. 81 ТК РФ)	по первому дисциплинарному проступку; приказ о применении дисциплинарного взыскания (и объявлении замечания или выговора), с которым работник ознакомлен под роспись, или акт об отказе ознакомиться с приказом в случаях, когда работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись (ст. 193 ТК РФ), по второму дисциплинарному проступку - докладная сотрудника, обнаружившего нарушение, документы, содержащие информацию о трудовых обязанностях, которые нарушены (должностная инструкция или трудовой договор или правила внутреннего трудового договора, пункт которых нарушен), документы, подтверждающие нарушения (акты ревизии, уведомления контрольно-надзорных органов и др.) объяснительная записка работника, допустившего нарушение, или если в течение двух рабочих дней объяснение не представлено, то - акт об отказе дать объяснения (ст. 193 ТК РФ), приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)
Увольнение за прогул (по подп. «а» п.6 части первой ст. 81 ТК РФ)	докладная сотрудника, обнаружившего прогул, акт об отсутствии работника на рабочем месте (акт о прогуле), объяснительная прогульщика или если в течение двух рабочих дней объяснение не представлено, то - акт об отказе дать объяснения (ст. 193 ТК РФ), приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ)

• Обратите внимание! Как видно из вышеприведенной таблицы, некоторые виды увольнений предполагают обязательное предварительное предложение работнику перевода на другую должность , например, увольнения по основаниям, предусмотренным пунктом 2 или З части первой ст. 77 ТК РФ.

Обращаем Ваше внимание, что применительно к переводам имеется в виду другая имеющаяся у работодателя работа, как вакантная должность или работа, соответствующая квалификации работника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом согласно ст. 81 ТК РФ работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Комплект документов-оснований при увольнении работника по п.3 части первой ст. 81 ТК РФ в связи с несоответствием занимаемой должности определяется для некоторых категорий работников (госслужащих, педагогов) законом, иными нормативными актами, локальными актами работодателя, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников, а для большинства – коммерческих фирм в основном локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников.

Приведем некоторые из типичных ошибок, допускаемых работодателями при увольнении работников , и обнаруживаемых инспекторами.

1. Отсутствуют или неверно составлены какие-либо обязательные документы: объяснительные, акты, приказы и т.д. Работник не ознакомлен под роспись с приказами или ознакомлен не соответствующей датой.

2. Увольнение работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Это нарушает требование ст. 81 ТК РФ (за исключением случаев увольнения в связи с ликвидацией организации или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя).

3. Увольнение по «не той» статье (неправильный выбор основания увольнения), например, в период действия испытательного срока вместо увольнения за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) работник уволен по ст. 71 ТК РФ как не выдержавший испытания. Несоответствие формулировки записи об увольнении в трудовой книжки формулировке приказа об увольнении.

4. При увольнении работнику не выдают трудовую книжку. А по закону должны выдать в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).

5. Незаконное увольнение беременных работниц. Статья 261 ТК РФ запрещает увольнять по инициативе работодателя беременных женщин, за исключением случаев ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя.

6. Невыплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск (его часть), зарплаты и иных причитающихся работнику сумм при увольнении. Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в вышеуказанный срок выплатить не оспариваемую им сумму.

7. Несоблюдение установленной законом процедуры согласования при увольнении некоторых категорий работников. При увольнении работников – членов профсоюза к приказу о расторжении трудового договора должно быть приложено мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 82 ТК РФ). Для увольняемых представителей работников, участвующих в коллективных переговорах, в период их ведения, - согласие органа, уполномочившего их на представительство (ч. 3 ст. 39 ТК РФ), а участвующих в разрешении коллективного трудового спора - согласие уполномочившего их на представительство органа (ч. 2 ст. 405 ТК РФ). При увольнении несовершеннолетних работников требуется согласие соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав, кроме случаев ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ст. 269 ТК РФ).

8. При увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) не учтено, что работник наказывается за неисполнение должностной обязанности, не вмененной ему надлежащим образом, например, не прописанной в его должностной инструкции, Правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре или другом документе. Либо обязанность эта прописана в документе (например, должностной инструкции), но работник с этим документом под роспись не ознакомлен.

9. При увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) не учтено, что за первое из двух нарушений к работнику не применялось дисциплинарное взыскание официально, т.е. не издавался приказ об объявлении замечания или выговора. А его наличие согласно ст. 81 ТК РФ обязательно. Без него суд и инспектор не сочтут увольнение законным, даже если по факту нарушения составлены докладные, объяснительные и т.д.

10. При увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) или за прогул (подп. «а» п.6 части первой ст. 81 ТК РФ) не учтено, что проступок работника имел уважительную причину.

11. За одно нарушение к работнику применено два взыскания, например, издан приказ о выговоре и приказ об увольнении. Применение двух взысканий за одно нарушение не допустимо.

12. Трудовой договор прекращен по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора), однако работника не предупредили заблаговременно в письменном виде о том, что трудовой договор с ним будет прекращен в связи с истечением его срока.

13. Трудовой договор прекращен по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора), когда срок трудового договора уже истек. А согласно ч.4 ст. 58 ТК РФ в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

14. Трудовой договор прекращен по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора), однако срок трудового договора был установлен незаконно, поэтому на момент прекращение договора он считается не срочным, а заключенным на неопределенный срок.

Допущение ошибок при оформлении документов для увольнения при прохождении процедуры увольнения может повлечь не только штраф, но и восстановление незаконно уволенных работников.

• Обратите внимание! Проверьте, не допущены ли Вами какие-то ошибки на участке работы «увольнения». Если Вы их обнаружите, то исправьте те, которые можно. Например, если обнаружите, что не выданы трудовые книжки уволенным работникам или не выплачены какие-то из причитающихся сумм, то незамедлительно свяжитесь с уволенными работниками, пригласите их для получения или направьте по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте.

Выпуск подготовлен с использованием справочной правовой системы ГАРАНТ

Государственные трудовые инспекторы могут осуществлять плановую и внеплановую проверку любого работодателя. В законе установлен особый порядок проведения данной процедуры. Рассмотрим далее, как осуществляется проверка трудовой инспекцией, что проверяют уполномоченные на это лица.

Основания

В ст. 360 ТК указан список случаев, в которых выполняется внеплановая проверка инспекции по труду. К ним относят:

1. Окончание срока, назначенного работодателю уполномоченной организацией, для исполнения предписания по устранению нарушений.
2. Поступление заявлений, обращений, свидетельствующих о фактах неисполнения нанимателем требований отраслевых нормативных правовых актов.
3. Принятие жалобы от работника о нарушении его трудового права.
4. Поступление запроса от сотрудника с просьбой проконтролировать условия и ОТ на месте осуществления им своей профессиональной деятельности.
5. Наличие приказа (распоряжения) начальника (заместителя) уполномоченной организации, изданного в соответствии с требованием прокурора, поручением Правительства или Президента.

Как правило, при соблюдении предписаний отраслевых норм работодателем, контролирующий орган посещает предприятие в плановом порядке. В законодательстве указано, какой период проверяет трудовая инспекция. Процедура выполняется раз в три года. Таким образом, в качестве основания для проведения проверки выступает истечение этого срока с момента:

1. Госрегистрации юрлица либо ИП.
2. Завершения последней проверки по плану.
3. Подачи субъектом в уполномоченный орган особого извещения о начале осуществления им деятельности (в установленных законом случаях).

Проверка трудовой инспекцией: что проверяют должностные лица?

В качестве предмета контроля выступает соблюдение работодателем в процессе осуществления деятельности предписаний действующих отраслевых норм в области ОТ. Это значит, что все, что проверяет трудовая инспекция, должно соответствовать требованиям закона. Контролю, в первую очередь, подвергаются локальные нормативные акты, принятые и утвержденные на предприятии, соблюдение их положений на практике. Какие документы проверяет трудовая инспекция? К ним относят:

1. Правила по внутреннему распорядку.
2. Письменные трудовые договоры.
3. Штатное расписание и локальные правовые акты.
4. Трудовые книжки.
5. Приказы о зачислении в штат, переводе на ту или другую должность.
6. Журнал учета трудовых книжек и вкладыши.
7. Приказы, согласия работников, подтвержденные профсоюзом, о выполнении работы сверхурочно либо в выходные дни.
8. Положение о личных данных сотрудников.

Это не все, что проверяет трудовая инспекция. Контролю подлежат также работа с льготными категориями (несовершеннолетними, инвалидами и так далее), иностранными гражданами. Кроме этого, уполномоченная инстанция оценивает соблюдение правил ОТ.

Требования к должностным лицам

Процедура выполняется на основании распоряжения или приказа начальника уполномоченной контрольной службы или его заместителя. Копия этого постановления передается под роспись предпринимателю или представителю (руководителю) юрлица. По просьбе указанных лиц государственные инспекторы должны:

1. Предоставить необходимые данные о специалистах и органах, которые будут осуществлять контрольные мероприятия.
2. Ознакомить с административными регламентами и порядком проведения надзорных процедур.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

В первую очередь, следует сказать, что одного наличия необходимых правоустанавливающих бумаг недостаточно. Все, что проверяет трудовая инспекция, должно быть оформлено по установленному порядку. Так, типовые распоряжения и приказы составляются по специальной форме. Все заявления, которые от руки пишет работник, расписки об ознакомлении с приказами, инструкциями, правилами должны быть удостоверены его подписью. Желательно, чтобы у журналов была твердая обложка, клеевой переплет, шнуровка. На это в обязательном порядке обратит внимание трудовая инспекция. Что проверяет уполномоченное лицо в журнале в первую очередь?

Служащий смотрит, пронумерованы ли все страницы, указано ли в конце общее число листов, удостоверены ли сведения подписями ответственных лиц и печатью предприятия. Для оптимизации делопроизводства и экономии времени и контролера, и непосредственно ответственных лиц за ведение бумаг, целесообразно составить перечни "особых" категорий работников. К ним, например, относятся несовершеннолетние, сотрудницы, имеющие детей до 3 лет, инвалиды, будущие матери, лица, занятые на опасном (вредном) производстве, и так далее. Документы, проверяемые трудовой инспекцией, должны предоставляться по первому требованию уполномоченного лица.

Порядок выполнения контроля

Законодательство устанавливает определенные требования к инспектору и ходу выполнения им своих обязанностей. По ст. 360 ТК, уполномоченный служащий может предварительно извещать предприятие о своем визите, если посчитает, что такое уведомление не повлияет на качество и эффективность контроля. Закон, таким образом, не предписывает в обязательном порядке предупреждать о предстоящем мероприятии. Тем не мене на практике, как правило, уполномоченные лица уведомляют руководство производства заранее. После получения уведомления, перед тем как пройти проверку трудовой инспекции, начальнику предприятия следует удостовериться в том, что все акты составлены в соответствии с законом, ведется необходимый учет, соблюдаются требования. Появившись на предприятии, должностное лицо обязано предъявить соответствующее удостоверение, а также распоряжение (приказ) о выполнении процедуры в конкретной организации. В случае возникновения сомнений руководитель вправе позвонить в Инспекцию труда, чтобы удостовериться в том, что служащий действительно был направлен. После подтверждения факт начала контроля должен быть зафиксирован в соответствующем журнале.

Важный момент

Все, что проверяет трудовая инспекция, описывается в специальном акте. В нем указывается место, время, дата осуществления надзорных мероприятий, должность, ФИО лица, их проводящего, основания их выполнения. В этом же акте будут содержаться и сведения о результатах. Бумага удостоверяется подписями обеих сторон, один экземпляр остается на предприятии, второй – у контролера.

Права должностного лица

Какими полномочиями обладает трудовая инспекция? Что проверяет специалист, кроме бумаг? Уполномоченное лицо имеет право в дневное время осмотреть все помещения предприятия. Служащий может обследовать конкретные рабочие места, оборудование. Он вправе задавать вопросы персоналу. В случае необходимости инспектор может запросить недостающие сведения у ответственных сотрудников предприятия.

Особая компетенция

В полномочия должностного лица входит также право приостановить деятельность производства, цехов или отделов в случае обнаружения нарушений. При выявлении работников, не прошедших инструктаж по ТБ, должностное лицо отстраняет их от исполнения обязанностей. Инспектор вправе привлекать виновных в нарушении ТК лиц к административной ответственности. При наличии заключений соответствующей экспертизы должностное лицо может направлять требование в суд о ликвидации предприятия.

Акт ревизии

По завершении контрольных мероприятий специалист указывает, какие были проверены документы и обнаружены нарушения. Если бумаги оформлены соответствующим образом и не вызвали нареканий, то данный факт также будет отражен в акте. Этот документ, как выше было сказано, подписывается начальником предприятия и ревизором. Однако подпись руководителя компании не означает, что он согласен с указанными нарушениями. Тем не менее автограф поставить необходимо. В противном случае этот факт также будет отражен в акте. В случае несогласия с мнением ревизора, акт можно обжаловать.

Ответственность

При выявлении серьезных недостатков в деятельности предприятия ревизоры оформляют соответствующий протокол. Практика показывает, что без составления такого документа не проходит ни одна проверка. После составления протокола об административном правонарушении выносится постановление о наложении соответствующего взыскания. Как правило, в качестве него выступает штрафная санкция. Необходимо сказать, что уплата установленной суммы взыскания не освобождает предприятие от устранения недостатков кадровой работы в срок, предписанный ревизорами. В случае выявления более серьезных нарушений, например невыплаты работникам зарплаты, начальник компании может быть привлечен к уголовной ответственности. Обжаловать выводы ревизоров руководитель предприятия может в порядке подчиненности – главному госинспектору труда РФ. Также он может подать исковое заявление в суд.

Часто выявляемые нарушения

Самыми популярными недостатками в кадровой работе, которые обнаруживаются в ходе ревизии, считаются отсутствие и неверное оформление письменных трудовых договоров. Эксперты рекомендуют ставить подписи на всех страницах контракта. Данное требование отсутствует в законодательстве, однако автографы будут служить гарантией того, что одним участником правоотношений не будут внесены никакие изменения без ведома другого. Следующим документом, в котором часто выявляются нарушения, выступает трудовая книжка. На предприятии она должна быть у каждого служащего, проработавшего больше пяти дней.

Исключением в этом случае являются совместители. Трудовая книжка должна храниться на предприятии, выдавать ее работнику не допускается. В случае необходимости в кадровом отделе делается ее копия и заверяется соответствующими подписями и печатью. С записями, которые делаются в книжке, работник должен быть ознакомлен. Для этого под распоряжениями и приказами, которые стали основанием для их внесения, служащий ставит свою подпись. Еще одним документом, с которым могут быть связаны проблемы, являются Правила внутреннего распорядка. Их утверждает руководитель предприятия. Все сотрудники компании должны быть под расписку ознакомлены с этим документом. Отсутствие Правил является грубым дисциплинарным нарушением. Кроме этого, при отсутствии такого акта работников сложно привлечь за несоблюдение требований.