Решение «Административное делопроизводство» на базе платформы Docsvision, разработанное компанией «Парадок», позволяет автоматизировать документооборот органов исполнительной власти с учетом всех особенностей их деятельности. Система включает в себя комплекс подсистем и модулей, который позволяет охватить все аспекты работы с документами. Среди них «Обращения граждан и организаций», «Входящие письма», «Внутренняя переписка», «Задания», «Электронная подпись», «Жалобы на услуги», «Замещение сотрудников», «Отчёты», «Контроль распорядительных документов», «Согласования» и другие.
Решение полностью соответствует законодательным документам РФ, регламентирующим вопросы документооборота в этой сфере:
- Решение обеспечивает работу с обращениями граждан и организаций в соответствии с требованиями 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
- Построена уникальная процессная модель автоматизации «Административное делопроизводство», удовлетворяющая всем требованиям Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
- Кроме того, предлагаемое решение соответствует Приказу №96 Минкомсвязи России от 01.04.2015 «Об утверждении плана импортозамещения программного обеспечения».
Бизнес-эффект
Использование решения «Административное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет органам исполнительной власти:
- Автоматизировать документооборот по всем основным направлениям деятельности.
- Существенно сократить трудозатраты на обработку документов.
- Использовать расширенные возможности по поиску, классификации, созданию документов, по анализу исполнительской дисциплины.
- Улучшить трудовую дисциплину сотрудников с помощью формирования отчетов для оценки их работы.
- Создать систему управления шаблонами документов в форматах Microsoft Word, Microsoft Excel.
Функциональные возможности
ПОДСИСТЕМА «ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»
Подсистема «Входящие письма» не только обеспечивает работу с простой входящей перепиской, но и обладает расширенными функциями, большинство из которых используются и в остальных подсистемах документов:
- Тематический рубрикатор имеет возможность разграничения доступа по подразделениям, т.е. каждое подразделение видит только свои или общие тематики. Тематики можно выбирать из древовидного справочника или быстрым поиском по названию. В карточке можно указывать сразу несколько тематик.
- Комментарии для исполнителей. Регистратор может указывать в документе комментарии, которые будут видны исполнителям и рассматривающим документ.
- Расчет планового срока в соответствии со справочником разновидностей входящих документов. При этом могут учитываться выходные и праздничные дни.
- Проверка повторности письма (по данным о контрагенте). После подтверждения повтора данных регистрация продолжается, но в этом случае ссылки на предыдущие письма будут видны руководителю, рассматривающему документ.
- Подсчет количества страниц в приложенных файлах популярных форматов - TIFF, PDF, DOC и т.д.
- Продление срока исполнения документа . Поскольку сроки исполнения писем не регламентированы, руководитель может в любой момент на этапе исполнения документа увеличить срок исполнения.
ПОДСИСТЕМА «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ»
Подсистема «Обращения граждан и организаций» реализует работу с обращениями граждан в соответствии с требованиями 59-ФЗ. Реализован большой спектр функций, достаточный для работы большого органа государственной власти или местного самоуправления:
- Работа с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан , что необходимо для отправки соответствующих отчетов. Классификатор можно обновлять, а перед импортом очищать от ненужных разделов.
- Продление сроков с автоматическим созданием письма заявителю с учетом ограничения на максимальный срок в 60 дней.
- Внешнее перенаправление обращения с автоматическим созданием письма заявителю и письма во внешнюю организацию.
- Внутреннее перенаправление обращения (на внутреннее подразделение, для больших оргструктур) с автоматическим созданием письма заявителю.
- Полное и частичное перенаправление . При полном - обращение исполняется при отправке заявителю письма о перенаправлении, при частичном - остается на исполнении.
- Личный прием руководителя . Карточка создается до приема, составляется реестр граждан на прием по созданным карточкам, после приема карточки регистрируются.
- Автоматическое определение района города на основании адреса заявителя (при использовании модуля «Контрагенты»). Используется для ведения статистики по районам или для автоматического направления в нужный район на исполнение.
- Фиксация обращений, перенаправленных другой организацией. Используется для получения соответствующей статистики.
- Проверка повторности обращения по расширенным критериям (с учетом даты и места регистрации). После подтверждения повтора ссылки на предыдущие обращения будут видны руководителю, рассматривающему документ.
- Уведомление заявителей по электронной почте о регистрации и исполнении обращения.
- Контроль исполнения обращения регистратором после исполнения поручений по документу и снятия их с контроля руководителем. Регистратор проставляет результат исполнения документа для получения статистики.
- Дополнительный контроль исполнителем . В случае длительных сроков исполнения обращение исполняется в предписанный законом 30-тидневный срок, но создается специальное дополнительное поручение по документу с произвольным сроком. По этому поручению могут быть даны дополнительные ответы заявителю.
ПОДСИСТЕМА «УСЛУГИ»
Порядок предоставления услуг регламентируется, как правило, отдельно для каждой услуги. Данная подсистема реализует широкий спектр функций, позволяющий в рамках одной системы настроить работу с разными услугами:
- Справочник документов позволяет указывать перечень обязательных и дополнительных документов, предоставляемых по каждой услуге, а также позволяет фиксировать фактически предоставленные заявителем документы и выводить их список в расписке о приеме документов.
- Справочник разновидностей услуг позволяет реализовывать в рамках одной базовой услуги различные варианты, отличающиеся плановым сроком исполнения и списками предоставляемых документов. В частности, это позволяет реализовать работу с платными услугами.
- Справочник подразделений, оказывающих услуги, позволяет настроить автоматическое заполнение в документе получателя и ответственного исполнителя при регистрации услуги в соответствующем подразделении.
- Внутриведомственное взаимодействие. Поскольку сроки исполнения услуг ограничены, при запросе данных в другом подразделении организации возникает проблема: если оформлять запрос документально через служебную записку, то на это уходит много времени; если делать запрос вне системы, то теряется контроль. Для решения проблемы настроено внутриведомственное взаимодействие, реализующееся через специальную карточку задания, которая создается одной кнопкой и позволяет контролировать получение результата.
- Фиксация результата исполнения услуги при исполнении заданий по услугам является обязательной. Это необходимо для получения соответствующей статистики и выгрузки данных во внешние системы при интеграции.
ПОДСИСТЕМА «ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА»
Подсистема обеспечивает работу с внутренней перепиской с учетом специфики разных подсистем и имеет расширенный список функций:
- Приложение бланка. Автоматическое определение типа бланка в зависимости от полей карточки и подразделения. Возможность самостоятельного добавления новых бланков администраторами с использованием готового набора выгружаемых полей, в том числе полей табличного типа. Защита форматирования бланков от изменения пользователями средствами MS Word.
- Автоопределение подсистемы по полям карточки и по подсистеме связанного входящего. В зависимости от этого документ поступает регистраторам из соответствующей подсистемы.
- Автоопределение подразделения регистрации в зависимости от подписанта.
- Версионность документа . Ведется автоматически и отслеживает изменение файлов.
- Вставка регистрационной информации (дата, номер) в файлы при печати зарегистрированных документов.
ПОДСИСТЕМА «ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»
Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка».
ПОДСИСТЕМА «КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»
Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка», дополнительно реализовано:
- Регистрация при подписании . При подписании сразу же выделяется регистрационный номер и вставляется в бланк документа, после чего файл открывается для распечатки. Секретарю остается только проверить документ после подписания и отправить на исполнение.
- Динамическое создание нумераторов при регистрации. Если подходящий нумератор системой не находится, то автоматически создается новый по шаблону.
МОДУЛЬ «ЗАДАНИЯ»
- Модуль реализует работу с поручениями различного вида, штатные функции переделаны для реализации работы помощник-руководитель и для Форма расписания резолюции. Вместо создания карточки задания по отдельности на каждого исполнителя дочерние задания создаются из текущего задания руководителя через специальную форму, что экономит время при большом количестве заданий и позволяет помощникам подготавливать проекты резолюций для утверждения руководителем. Форма расписания резолюции позволяет также настраивать соисполнение заданий, использовать шаблоны текстов заданий, добавлять сразу нескольких исполнителей, изменять плановые сроки с учетом установленных ограничений (не больше планового срока текущего задания и т.д.), редактировать данные дочерних заданий - текст, исполнителя, контролера. При этом реализовано автоматическое определение необходимости контроля задания в зависимости от его текста (если текст задания содержит определенные стоп-слова, например, «для сведения», то задание станет неконтрольным).
- Применение электронной подписи (ЭП) при утверждении резолюции на все дочерние задания.
- Задания с отложенным стартом - используются в распорядительных документах.
- Фильтрация заданий при отображении в дереве заданий. Удобна при поиске, если заданий по документу много.
- Продление срока исполнения задания. Через специальную форму исполнитель задания может указать желаемый срок. В зависимости от этого срока и подсистемы документа задание либо будет сразу продлено, либо будут созданы необходимые документы (письмо заявителю, докладная записка и т.д.). После их регистрации срок продлится.
- Отклонение задания. Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается автору.
- Направление задания на доработку . Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается исполнителю.
- Делегирование контроля . Делегировать можно неограниченное число раз с указанием признака возврата текущему контролеру.
- Автоисполнение заданий при регистрации связанных документов во исполнение.
- Интеллектуальное автоисполнение заданий при исполнении дочерних:
- с копированием отчетов и ссылок на документы;
- с проверкой, является ли контролер участником связанных документов;
- с проверкой дополнительных условий для различных подсистем.
МОДУЛЬ «СОГЛАСОВАНИЯ»
Модуль имеет расширенные функции и оптимизирован под организации с большим количеством согласований:
- Последовательные, параллельные и смешанные согласования с простой и удобной визуальной настройкой маршрута.
- Шаблоны согласований с делением по подразделениям организации и возможностью добавления шаблонов самими пользователями.
- Подчиненные согласования (вложенные). Согласующий может создать подчиненное согласование. Работа с формой при этом унифицирована с формой расписания резолюции из модуля задания.
- Внешние согласования. Предназначены для приостановки согласования в нужные моменты, чтобы автор мог вне системы получить согласование с внешней организацией и внести данные в систему. В дальнейшем внесенные данные по внешнему согласованию (организация, сотрудник и результат) отображаются в дереве согласования и в листе согласования.
- Реализована работа лингвистической службы с фиксацией замечаний из справочника для последующего построения статистических отчетов.
МОДУЛЬ «КОНТРОЛЬ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»
Модуль реализует расширенный контроль при исполнении распорядительных документов и дополнительные функции: внесение изменений в действующие распорядительные документы, отмена действия, возврат на контроль, снятие с контрольного учета.
- Постановка на контроль. Регистратор перед отправкой документа на исполнение может настроить параметры контроля в соответствии с текстом документа. Контрольная форма унифицирована с формой расписания резолюции и позволяет добавлять группу исполнителей, настраивать отложенные задания, задавать текст, сроки исполнения, контролера и копировать параметры исполнения.
- Трехуровневый контроль . Состоит из контролера заданий, контролера документа и регистратора.
- Возврат на контроль. Осуществляется в случае, если контролер отклонил документ с проверки. Регистратор вносит изменения в параметры контроля и повторно рассылает документ на исполнение.
- Отмена действия. Если регистрируется распорядительный документ, отменяющий действие, то в связанных документах все задания отзываются.
- Внесение изменений . Если регистрируется распорядительный документ, вносящий изменения, то регистратору приходят связанные распорядительные документы для внесения изменений в параметры контроля.
МОДУЛЬ «ЖАЛОБЫ НА УСЛУГИ»
Реализуются дополнительные функции для обработки обращений граждан и обращений организаций, являющихся жалобами на оказание услуги или жалобами на отказ в предоставлении услуги для дальнейшего получения статистики по жалобам.
- Фиксация жалобы. При выборе разновидности жалобы автоматически рассчитывается плановый срок документа и открываются поля для выбора услуги, на которую поступила жалоба.
- Указание услуги, на которую поступила жалоба. Является обязательным, но может быть сделано не на начальном этапе регистратором, а на конечном этапе исполнителем.
МОДУЛЬ «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»
Модуль обеспечивает хранение документов в делах, разбивку дел на тома для построения специализированных отчетов и синхронизации мест хранения бумажных и электронных документов.
- Разграничение доступа по подразделениям . Различные подразделения видят только свою номенклатуру, либо номенклатуру подразделения регистрации документа.
- Управление справочником . Регистраторы могут самостоятельно добавлять и редактировать номенклатуру своего подразделения.
- Копирование номенклатуры в следующий год. Можно копировать все или выбранную ветку для того, чтобы не заводить каждый год номенклатуру заново.
- Разбивка по томам. Происходит визуально с учетом ограничения на количество страниц в томе, с возможностью ручного перемещения документа между томами. Также реализовано автоматическое добавление томов, расчет страниц в томе, корректировка количества страниц в документе прямо из карточки дела.
МОДУЛЬ «ЗАМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКОВ»
- Полноценная работа за замещаемого. Осуществляется через специальные ролевые папки, которые появляются на время замещения. Также реализована работа за нескольких замещаемых одновременно.
- Специальная карточка для оформления замещения. Реализует разграничение прав на оформление временного замещения, позволяет просматривать журнал замещений по сотруднику и корректировать планируемые замещения.
- Перевод и увольнение. Карточка замещения позволяет администраторам осуществлять перевод сотрудника и его увольнение, включая перевод всех неисполненных поручений на ответственного за закрытие долгов сотрудника.
МОДУЛЬ «ОПЕРАТИВНЫЙ АРХИВ»
Модуль предназначен для улучшения быстродействия системы при хранении данных за несколько лет и стабилизации скорости работы при накоплении данных в течение продолжительного времени.
- Вытеснение данных прошлых лет в отдельные таблицы базы данных.
- Прозрачная работа с архивными данными для пользователей. Пользователь может искать и просматривать данные без дополнительных действий. Карточка поиска при указании интервала дат, затрагивающих архивный период, автоматически будет искать в архиве. При открытии карточки пользователем она автоматически выводится из архива для корректной работы стандартных функций, а при закрытии перемещается обратно в архив.
МОДУЛЬ «ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ»
- Журнал электронной подписи (ЭП). Для упрощения работы администратора позволяет просматривать список установленных сотрудникам сертификатов, отслеживать их сроки действия и планировать их заказ.
МОДУЛЬ «КАРТОЧКА ПОИСКА»
Позволяет обойти ограничения стандартных параметризованных поисков.
МОДУЛЬ «ОТЧЕТЫ»
Помимо простых журнальных отчетов, настроены статистические отчеты по исполнительской дисциплине.
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения делопроизводства
по административным процедурам
Утверждена директором колледжа 25.05.2009
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в музыкальном колледже (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 01.01.2001 «Об основах административных процедур», «Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях» утверждённой Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 07.05.2009 №39 и определяет порядок ведения в колледже делопроизводства по административным процедурам в отношении граждан, обратившихся за осуществлением административной процедуры.
2. Делопроизводство по административным процедурам ведется отдельно от других видов делопроизводства.
3. Делопроизводство по административным процедурам осуществляется уполномоченными должностными лицами, назначенными приказом директора колледжа.
4. Регистрация документов по осуществлению административных процедур в отношении заинтересованных лиц осуществляется путём регистрации в журнале.
5. Все поступающие в колледж заявления заинтересованных лиц, административные жалобы регистрируются в день подачи в установленном порядке.
6. Административная жалоба заинтересованного лица на принятое административное решение регистрируется отдельно от заявления заинтересованного лица в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
7. Повторным заявлениям заинтересованных лиц при их поступлении в колледж в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого заявления или очередной индекс.
8. Заявление заинтересованного лица, поданное в устной форме, регистрируется в журнале с соответствующей пометкой «подано устно».
9. Конверты от поступивших заявлений заинтересованных лиц сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заинтересованного лица или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени их отправления и получения.
10. Регистрационный индекс документам, необходимым для осуществления административных процедур, и принятым административным решениям присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в колледже.
11. Ход рассмотрения заявления заинтересованного лица, направленные запросы, полученные документы и (или) сведения, результат принятого административного решения по осуществлению административной процедуры, уведомление заинтересованного лица о принятом административном решении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей графе журнала.
12. Контроль за рассмотрением заявлений заинтересованных лиц в колледже ведется с использованием регистрационно-контрольных карточек или журнала.
13. Контроль завершается, если административное решение об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры принято в письменной форме, внесено в соответствующую графу журнала.
14. Административное решение, принятое в ходе приема заинтересованного лица в устной форме, подлежит объявлению заинтересованному лицу и результат принятого административного решения отмечается в соответствующей графе журнала в котором регистрировались устные заявления.
15. Заверение копий справки или другого документа, выданного колледжем по заявлению заинтересованного лица, оформляется в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования копий такой справки или другого документа.
16. На каждом исполненном заявлении заинтересованного лица после принятия уполномоченным органом административного решения (за исключением случая отказа в принятии заявления заинтересованного лица) делается отметка об исполнении и направлении его в дело.
17. В случае отказа в принятии заявления заинтересованного лица в журнале делается отметка о принятии такого решения и направлении его в дело. При этом заявление возвращается заинтересованному лицу вместе с прилагаемыми к заявлению документами и (или) сведениями.
18. При выдаче лично заинтересованному лицу административного решения, либо выписки из него, либо извещения о принятом административном решении заинтересованное лицо расписывается в их получении с проставлением даты получения.
19. В журнале делается соответствующая отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении в случае его направления по почте, в виде электронного документа или иным способом и дата направления.
20. Срок хранения заявлений заинтересованных лиц, документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, справок или иных документов, выдаваемых заинтересованным лицам при осуществлении административной процедуры, определяется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.
21. Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
22. В деле могут формироваться заявления, документы и (или) сведения по всем административным процедурам или по каждой из них в зависимости от количества образующихся документов и осуществляемых административных процедур.
23. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неисполненные заявления заинтересованных лиц, а также неправильно оформленные документы по их исполнению в дела не подшиваются.
24. По истечении установленных сроков хранения документы по осуществлению административных процедур подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления , в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.
Состав реквизитов
регистрационно-контрольной формы регистрации
заявлений заинтересованных лиц
№ ____________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, собственное имя, отчество, место жительства (место пребывания) гражданина или наименование и место нахождения юридического лица, контактный телефон _
Форма подачи заявления ________________________________________________________
Дата подачи заявления _________________________________________________________
Количество листов заявления ____________________________________________________
Количество листов документов и (или) сведений, представленных заинтересованным лицом ________________________________________________________________________
Даты, индексы* повторных заявлений ____________________________________________
Наименование административной процедуры ______________________________________
_____________________________________________________________________________
Исполнитель _________________________________________________________________
Срок исполнения _____________________________________________________________
Ход рассмотрения ____________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Отметка о направлении заявления в соответствующий уполномоченный орган и уведомлении об этом заинтересованного лица _____________________________________
_____________________________________________________________________________
Дата и номер принятого административного решения _______________________________
Результат принятого административного решения __________________________________
_____________________________________________________________________________
Отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении _____________________________________________________________________
Отметка о снятии с контроля ___________________________________________________
Документ подшит в дело № _____ _____ л.
______________________________
*Проставляются при присвоении повторному заявлению очередного регистрационного индекса.
9.1. Бланки временных разрешений, административных протоколов, протоколов освидетельствования с использованием индикаторной трубки "Контроль трезвости" или других предназначенных для этих целей технических средств; квитанций об уплате штрафа являются документами строгой отчетности, изготавливаются по заказам Госавтоинспекции МВД республик, ГУВД, УВД краев, областей, автономных образований, городов Москвы, Санкт - Петербурга и Ленинградской области на полиграфических предприятиях, имеющих разрешение (лицензию) на изготовление специальной продукции, выданное Главным управлением Госавтоинспекции МВД России.
При изготовлении они должны иметь серию, порядковый номер и код региона.
9.2. Получение, учет, хранение и выдача бланков, указанных в п. 9.1 настоящей Инструкции, осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к обращению с документами строгой отчетности. Количественный учет их поступления и выдачи ведется в журнале прихода и расхода бланков строгой отчетности (приложение 19).
9.3. Заполнение временных разрешений производится специальными чернилами, пастой черного цвета или на печатающих устройствах.
В выдаваемых временных разрешениях в графах категорий транспортных средств, на управление которыми нет разрешений в водительском удостоверении, зачеркиваются соответствующие буквы.
Лицам, получающим водительские удостоверения впервые взамен утраченных или пришедших в негодное состояние, в случаях открытия новых категорий, а также в иных случаях, связанных с получением удостоверений, регистрационно - экзаменационными подразделениями Госавтоинспекции наряду с водительским удостоверением выдается временное разрешение. Серии и номера этих документов записываются по порядку номеров в книгу выдачи водительских удостоверений и временных разрешений (приложение 20).
Лицу, не получавшему временное разрешение, у которого водительское удостоверение по какой-либо причине изъято (за нарушение правил, сомнение в подлинности), временное разрешение выдается подразделением ГАИ в установленном порядке при возврате удостоверения.
Временные разрешения, испорченные при заполнении, уничтожаются при очередных проверках, о чем составляются соответствующие акты. В таком же порядке аннулируются временные разрешения, обнаруженные после их утери, если взамен их выданы новые.
Учет выданных временных разрешений ведется по книге выдачи временных разрешений (приложение 21).
9.4. Исключен. - Приказ МВД РФ от 12.10.1999 N 797.
9.5. Исключен. - Приказ МВД РФ от 12.10.1999 N 797.
(см. текст в предыдущей редакции)
9.6. Материалы, послужившие основанием для выдачи и замены временных разрешений (заявления, старые разрешения, квитанции и др.) подшиваются в отдельные дела, за исключением случаев выдачи их одновременно с водительским удостоверением, и хранятся в установленном порядке два года.
9.7. Срок хранения книг выдачи водительских удостоверений и временных удостоверений - 60 лет после их окончания. Книги хранятся в подразделениях Госавтоинспекции, осуществляющих выдачу указанной продукции.
9.8. Квитанции об уплате штрафа являются бланками строгой финансовой отчетности и хранятся наравне с ценными бумагами в кассах МВД, ГУВД, УВД. Выдача квитанций производится в подотчет по раздаточным ведомостям или расходным кассовым ордерам на основании разрешения руководителя подразделения Госавтоинспекции (ГОРОВД).
В подразделениях Госавтоинспекции количественный учет поступления и выдачи квитанций личному составу ведется в журнале прихода и расхода бланков строгой отчетности.
9.9. Корешки израсходованных квитанций сдаются лицу, ответственному за их получение и выдачу, о чем делается соответствующая запись в журнале.
9.10. Составленные протоколы и другие материалы о нарушениях правил, а также изъятые водительские удостоверения и иные документы в течение суток регистрируются в журнале учета материалов о нарушении правил и иных нормативов в сфере обеспечения безопасности дорожного движения (приложение 23).
В случае выявления недостатков в составленных материалах они возвращаются для доработки органу (должностному лицу), представившему указанные материалы.
9.11. Журнал, указанный в п. 9.10 настоящей Инструкции, ведется дежурными частями подразделений Госавтоинспекции. В подразделениях Госавтоинспекции, в которых нет дежурных частей, указанный журнал ведется инспектором по административной практике или сотрудником, исполняющим его обязанности.
9.12. Административные протоколы и прилагаемые к ним документы, поступающие из других подразделений Госавтоинспекции (ГОРОВД), регистрируются в отдельном журнале учета материалов о нарушении правил, который ведется инспектором по административной практике или лицом, ответственным за регистрацию входящей корреспонденции.
9.13. Внутри подразделения административные протоколы и прилагаемые к ним документы передаются от сотрудника к сотруднику под расписку с отметкой в графе 6 журнала учета материалов о нарушении правил дорожного движения.
9.14. В другие подразделения протоколы и прилагаемые к ним документы в пятидневный срок пересылаются заказной корреспонденцией или передаются по разносной книге, о чем делается отметка в графе 7 журнала учета материалов о нарушении правил.
Материалы о нарушении правил, ответственность за которые предусмотрена статьей 165 Кодекса, направляются в районный (городской) народный суд (судье) нарочным в течение суток с момента их получения.
9.15. Журналы (Приложения 21, 23) должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и зарегистрированы в секретариате (канцелярии) горрайоргана внутренних дел или подразделения Госавтоинспекции.
9.16. Записи в журналах производятся чернилами (пастой) без помарок и исправлений.
9.17. Материалы о нарушении правил, по которым закончено производство, подшиваются в дела в соответствии с порядковым номером по журналу и хранятся в подразделениях Госавтоинспекции по месту принятия решения о наложении взыскания. При этом в отношении лиц, лишенных права управления транспортными средствами, материалы подшиваются в отдельные дела. Подшитые в делах листы нумеруются. На последнем листе производится заверительная подпись о количестве пронумерованных листов.
Дела о нарушениях правил, а также невостребованные водительские удостоверения и временные разрешения лиц, лишенных права управления, подлежат хранению в течение двух лет, следующих за годом исполнения постановления о наложении взыскания.
9.18. Корешки от израсходованных квитанций, а также дела о нарушениях правил и невостребованные водительские удостоверения и временные разрешения, срок хранения которых истек, уничтожаются во время проведения проверок административной практики подразделения Госавтоинспекции. Уничтожение оформляется соответствующим актом.
9.19. Водительские удостоверения и временные разрешения лиц, лишенных права управления транспортными средствами на срок не менее одного года, хранятся в подразделениях Госавтоинспекции по месту лишения права управления, а лиц, лишенных права управления транспортными средствами на срок от одного года и более, по истечении десятидневного срока для подачи жалобы, вместе с копией постановления направляются на хранение в регистрационно - экзаменационные подразделения Госавтоинспекции (РЭП).
Правовая основа: Закон РБ № 433-З от 28 октября 2008 г. «Об основах административных процедур»
Административная процедура (АП) – действия уполномоченного органа, совершаемые на основании заявления заинтересованного лица, по установлению, изменению, приостановлению, сохранению, переходу или прекращению прав и (или) обязанностей, в том числе заканчивающиеся выдачей справки или другого документа, либо регистрацией или учетом заинтересованного лица, его имущества, либо предоставлением денежных средств, иного имущества и (или) услуг за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, из имущества, находящегося в республиканской или коммунальной собственности.
Сроки: осуществляется в срок, определяемый исходя из времени, требуемого для получения и обработки всех документов/сведений, необходимых для осуществления АП (не может превышать 15и дн., направление запросов в другие гос.органы – 1 мес)
Заявления: на бел. или рус. языке в письм. форме, за искл-м случаев, когда зак-м об АП допускается обращение с устным заявлением (м.б. предусмотрены типовые формы заявлений); в обязательном порядке должны предост-ся лишь документы и сведения, которые необходимы для осуществления АП и могут быть представлены только заинтересованным лицом. Заявления подлежат регистрации в день обращения с устным заявлением или подачи письменного заявления заинтересованного лица.
Рассмотрение заявления: рассматривается единолично работником уполномоченного органа, а в случаях, предусмотренных зак-м об АП, либо по решению уполномоченного органа – коллегиальным составом уполномоченного органа.
При рассмотрении заявления заинтересованного лица работниками уполномоченного органа:
1. изучаются представленные документы и (или) сведения;
2. осуществляется поиск и анализ документов и (или) сведений, необходимых для осуществления АП, имеющихся в уполномоченном органе;
3. сверяется информация, содержащаяся в представленных документах и (или) сведениях, с информацией, имеющейся в уполномоченном органе;
4. получаются необходимые сведения из государственных регистров, реестров, кадастров, списков, каталогов, баз и банков данных;
6. устанавливается наличие или отсутствие оснований для осуществления административной процедуры;
Административное решение:
1. об отказе в принятии заявления заинтересованного лица (отсутствуют основания для осуществления; представленные док-ты, сведения не соотв. треб-м зак-ва);
2. об осуществлении административной процедуры;
3. об отказе в осуществлении административной процедуры.
Уведомление о принятом решении – устно (если в ходе приема) либо выдача/направление в теч. 5 дн.
Административное решение вступает в силу со дня его принятия, если иной срок не установлен в таком решении. Срок действия справки или другого документа, выдаваемых при осуществлении административной процедуры, не м.б. менее шести месяцев (если не указан - бессрочно).
Обжалование: в адм. порядке в теч. 1 года (в суд. – только после обжал-я в адм-м).
Разграничьте формы контроля за осуществлением административных процедур и охарактеризуйте меры ответственности, предусмотренные за нарушение законодательства об административных процедурах.
Государственные органы, иные организации в пределах своей компетенции осуществляют контроль за осуществлением АП. К числу таких органов относятся:
1. Генеральная прокуратура и КГК по всей территории страны независимо от формы собственности уполномоченных органов и их ведомственной принадлежности;
2. вышестоящие исполнительные и распорядительные органы по отношению к нижестоящим, а также подчиненным организациям;
3. республиканские органы государственного управления по отношению к своим территориальным органам и подведомственным организациям и т.д.
Руководители уполномоченных органов или уполномоченные ими работники регулярно, но не реже одного раза в квартал, анализируют замечания и предложения заинтересованных лиц, касающиеся осуществления АП в уполномоченных органах, в целях оптимизации деятельности этих органов и устранения имеющихся в их работе недостатков.
Ответственность:
За нарушение зак-ва об АП предусматриваются различные виды ответственности, прежде всего административная и дисциплинарная.
КоАП содержит отдельную ст.9.26, устанавливающую АО за нарушение зак-ва об АП. Указанная статья КоАП предусматривает, что требование руководителем государственного органа, иной организации или работником государственного органа, иной организации, ответственным за выполнение соответствующих функций, представления гражданами для выдачи им справок либо иных документов сведений и (или) документов, не предусмотренных законодательством, либо несоблюдение установленных сроков представления сведений и (или) документов, необходимых для выдачи справок либо иных документов, сроков выдачи справок либо иных документов, а равно неправомерное взимание платы за выдачу справок либо иных документов - влекут наложение штрафа в размере от четырех до десяти БВ.
В иных случаях нарушение зак-ва об АП может повлечь применение мер дисциплинарной ответственности. В соответствии с пп.1.10 п.1 Директивы N 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата» при наличии в государственном органе двух и более указанных нарушений (необоснованный отказ в выдаче справок или других документов, неправомерное взимание платы за их выдачу), руководитель этого органа привлекается к дисциплинарной ответственности вплоть до освобождения от занимаемой должности.
Правовая основа: Закон РБ № 433-З от 28 октября 2008 г. «Об основах административных процедур»
Административная процедура (АП) – действия уполномоченного органа, совершаемые на основании заявления заинтересованного лица, по установлению, изменению, приостановлению, сохранению, переходу или прекращению прав и (или) обязанностей, в том числе заканчивающиеся выдачей справки или другого документа, либо регистрацией или учетом заинтересованного лица, его имущества, либо предоставлением денежных средств, иного имущества и (или) услуг за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, из имущества, находящегося в республиканской или коммунальной собственности.
Сроки: осуществляется в срок, определяемый исходя из времени, требуемого для получения и обработки всех документов/сведений, необходимых для осуществления АП (не может превышать 15и дн., направление запросов в другие гос.органы – 1 мес)
Заявления: на бел. или рус. языке в письм. форме, за искл-м случаев, когда зак-м об АП допускается обращение с устным заявлением (м.б. предусмотрены типовые формы заявлений); в обязательном порядке должны предост-ся лишь документы и сведения, которые необходимы для осуществления АП и могут быть представлены только заинтересованным лицом. Заявления подлежат регистрации в день обращения с устным заявлением или подачи письменного заявления заинтересованного лица.
Рассмотрение заявления: рассматривается единолично работником уполномоченного органа, а в случаях, предусмотренных зак-м об АП, либо по решению уполномоченного органа – коллегиальным составом уполномоченного органа.
При рассмотрении заявления заинтересованного лица работниками уполномоченного органа :
1. изучаются представленные документы и (или) сведения ;
2. осуществляется поиск и анализ документов и (или) сведений , необходимых для осуществления АП, имеющихся в уполномоченном органе;
3. сверяется информация , содержащаяся в представленных документах и (или) сведениях, с информацией, имеющейся в уполномоченном органе;
4. получаются необходимые сведения из государственных регистров, реестров, кадастров, списков, каталогов, баз и банков данных;
6. устанавливается наличие или отсутствие оснований для осуществления административной процедуры;
Административное решение:
1. об отказе в принятии заявления заинтересованного лица (отсутствуют основания для осуществления; представленные док-ты, сведения не соотв. треб-м зак-ва);
2. об осуществлении административной процедуры;
3. об отказе в осуществлении административной процедуры.
Уведомление о принятом решении – устно (если в ходе приема) либо выдача/направление в теч. 5 дн.
Административное решение вступает в силу со дня его принятия , если иной срок не установлен в таком решении. Срок действия справки или другого документа, выдаваемых при осуществлении административной процедуры, не м.б. менее шести месяцев (если не указан - бессрочно).
Обжалование: в адм. порядке в теч. 1 года (в суд. – только после обжал-я в адм-м).
Загрузка...
