Алгоритм выплат по больничному прост: выздоровевший сдаёт непосредственному начальнику или в бухгалтерию больничный, бухгалтер его обсчитывает и отправляет в соцстрах . Далее в зарплату сотрудник получит пособие, а сумма из ФСС вернётся на счёт фирмы. А что если больничный потеряется? В таком случае нужно выяснять, как получить дубликат больничного листа и какая ответственность лежит на потерявшем, если пособие ФСС не выплатит.
Общие сведения
В России действует закон о соцстраховании №255, который регулирует порядок получения больничных . По норме его 13-й статьи пособие по болезни выплачивается только на основании оригинала больничного, выданного врачом. При этом его можно сдать работодателю в течение полугода с момента выздоровления.
важно
А вот порядок заполнения больничных регламентируется Приказом №624н . 56-й пункт приказа говорит о том, что наличие ошибок, приписок или корректировки в листке даёт основание для его замены .
Если оригинал больничного потерян или испорчен, его копию ФСС не примет, нужно брать дубликат .
Дубликат больничного листа
По заявлению переболевшего сотрудника или представителя организации больница или поликлиника, выдавшая больничный, оформляет его дубликат . Оформляется он на таком же бланке, как и сам листок (форма утверждена Приказом №347н). Дубликат больничного листа образец которого представлен на картинке, также, как и оригинал, содержит уникальный номер.
Однако дубликат отличается от оригинала : на лицевой стороне листка ставится отметка в виде галочки в ячейке «дубликат» (место на рисунке указано красной стрелкой). Рядом расположены ещё две ячейки:
- «первичный» (то есть оригинал);
- «продолжение больничного».
В дубликате не обозначаются даты обращения больного к врачу, весь период болезни записывается одной строкой . Дата выдачи в дубликате проставляется фактическая, а не та, что была указана в оригинале. Больше отличий от оригинала нет.
Выдача дубликата больничного листа производится:
- по просьбе болевшего ему лично;
- по требованию представителя фирмы.
Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного
По правилам 624-го Приказа Минздрава дубликат больничного выдаётся, если оригинал был заполнен:
- с ошибками;
- не по инструкции (Приказа №624н);
- с описками и исправлениями.
1-я и 4-я статьи вышеупомянутого приказа говорят о том, что дубликат выдаётся лично застрахованному, то есть переболевшему сотруднику на основании его паспорта. При этом к заявлению о выдаче дубликата у сотрудника нельзя требовать каких-то справок о порче или пропаже.
важно
Дубликат может получить только работник . При этом он не несёт никакой ответственности за потерю больничного, если только не принесёт повторный листок в течение полугода: он просто лишится пособия.
Если же листок потерян или испорчен по вине другого работника (бухгалтера, кадровика или непосредственного начальника выздоровевшего), развитие событий может идти по трём путям:
- по просьбе администрации выздоровевший сотрудник получает в больнице дубликат;
- если листок пропал при форс-мажорных обстоятельствах, дубликат выдаётся представителю организации;
- если виной халатность, то пособие работнику выплачивается за счёт фирмы, но его сумма взыскивается с виновного (дубликат не выдаётся).
важно
Испорченный бланк нужно вернуть в больницу, его выдавшую .
Форс-мажор
Листок, как бланк строгой отчётности, должен храниться в сейфе ответственного специалиста
. Однако могут случиться обстоятельства, при которых в порче больничного ничьей вины не будет. При наступлении обстоятельств нужно создать комиссию, которая расследует ЧП, составит опись утраченных документов, выяснит причину утраты и составит акт.
При этом к документам комиссии должны прилагаться материалы:
- акт о пожаре;
- справка службы МЧС (если имело место влияние стихии);
- справка от коммунальщиков (если произошло затопление при аварии);
- справка МВД (если документы украдены).
На основании акта комиссии с приложенными материалами и заявления от имени руководителя фирмы больница обязана выдать дубликат.
Образец заявления
Дубликат больничного листа выдаётся по заявлению, написанному в свободной форме, с приложением нужных документов. Заявление нужно писать на фирменном бланке или с проставлением углового штампа, где имеются реквизиты фирмы. Можно подготовить заявление с таким текстом:
Главному врачу городской больницы №1 г.Арзамаса
Горбункову Ф.Ф.
Заявление .
В связи с утратой по причине пожара больничного листа №23456 от 18.09.2016г.,
выданного слесарю-сантехнику Мякину В.В., прошу выдать дубликат.
Приложения:
1. Справка из бухгалтерии о невыплате пособия.
2. Акт о пожаре.
Генеральный директор _______/Ф.Ф.Горбунков
Нюанс
Как показывает практика, лично сотруднику дубликат выдаётся в течение дня, а по заявлению фирмы выдача может затянуться . Да и не выдадут повторный листок, если первичный потерялся из-за халатности ответственного специалиста. В этом случае лучше договориться с работником, а на время его похода за дубликатом предоставить ему выходной .
В заключение напоминание о том, как получить дубликат больничного листа:
- по заявлению и при личном участии выздоровевшего сотрудника;
- по заявлению директора с приложением материалов об утрате.
Листок нетрудоспособности – это типовой бланк, получаемый по месту прохождения лечения для предъявления по месту работы с целью обоснования отсутствия заболевшего на рабочем месте и начисления ему соответствующего пособия. Листок составляется частично врачом, после чего передается для дальнейшей обработки работодателю. Составленный и заполненный документ предоставляется в ФСС для возмещения больничного пособия. Рассмотрим в статье случаи, когда выписывается дубликат листка нетрудоспособности.
Когда оформляется дубликат листка о временной нетрудоспособности
Больничный лист всегда выписывается медработником, только после этого он переходит к работодателю лица, на которого лист составлен. В определенных ситуациях возникает потребность составления дубликата листка нетрудоспособности. В целом документ аналогичен первично выписанному бланку, однако включается пометка о том, что это дубликат, то есть повторно выписанный лист. Обязанность по выписке дубликата также ложится на врача.
В каких случаях составляется дубликат взамен первичного документа:
- Медработником, заполнявшим первичный листок, допущена ошибка;
- Первичный документ утерян по вине работника;
- Первичный листок поврежден работником и непригоден для представления в ФСС.
В данном перечне оснований для выписки дубликата не значится допущение ошибок работодателем при заполнении.
Листок о нетрудоспособности сформирован таким образом, что часть его заполняется по месту лечения, вторая часть – по месту работы. Читайте также статью: → “ ». Если ошибка в оформлении допущена врачом, она не может быть исправлена в текущем документе. Необходима выписка дубликата документа без исправлений медработником.
Если ошибка допущена работодателем, то позволено ее исправить, аккуратно зачеркнув неверные данные и указав корректные сведения на оборотной стороне. Исправление работодатель должен заверить своей подписью, печатью, датой.
Ошибки при заполнении больничного
ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных. В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.
- Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат. Если медработник при выписке листка ввел некорректные данные, он обязан, согласно упомянутому выше Порядку и Письму ФСС №13-03-18/15-12956, аннулировать неправильный листок и выписать его дубликат.
- Врач при оформлении листка руководствуется 56 пунктом Порядка выдачи, все правила, обозначенные в данном пункте, должны быть выполнены. Любая неточность в заполнении полей врачом требует выписки дубликата больничного. Корректировать сведения в первичном документе он не вправе.
- Работодатель при заполнении также должен учитывать требования п.56 Порядка. Нельзя вносить данные шариковой ручки, также запрещено использование чернил синего оттенка. Заполняемую информацию нужно четко помещать внутрь поля, не выходя за его края.
Ошибки работодателя в некоторых случаях можно исправить в текущем больничном листе без выписки дубликата.
К таким ошибкам можно отнести:
- Некорректное указание реквизитов работодателя, его представителей и нетрудспособного;
- Ошибки в указании стажа и периодов страхового типа;
- Неверно проведенные расчеты пособия. Читайте также статью: → “ ».
Не нужно выписывать дубликат или исправлять технические недочеты, если они не мешают прочесть записи всех полей правильно. К таким недочетам можно отнести:
- Внесения в поля информации не заглавными, а прописными буквами;
- Попадение отдельных символов полей на их границы, если это не мешает прочтению содержимого поля;
- Лишние пробелы между инициалами медработника;
- Заход печати на поле с информацией и др.
Что делать, если больничный утерян?
Пропажа листка нетрудоспособности не позволит получить работодателю возмещение пособия, выплачиваемого работнику в связи с временной неработоспособностью. Если листок потерял сам работник, не донеся его до бухгалтерии, то это его вина, и заняться получение дубликат должен он сам. Для этого работнику необходимо прийти в медучреждение по месту выписки первичного документа и подать просьбу для оформления дубликата.
Если листок утерян работодателем, например, в связи с безалаберным отношением работника бухгалтерии к документам, то также необходимо получить дубликат, однако в этом случае работник не обязан обращаться в клинику. Работодатель может обратиться к нему с подобной просьбой, однако удовлетворять эту просьбу работник не обязан, так как его вины в пропаже нет.
Больничный, утерянный работником, поликлиника обязана восстановить. Если листок потерял работодатель, то за поликлиникой остается право отказать в выписке дубликата.
Для получения дубликата необходимо составить заявление о выдаче дубликата больничного и предоставить его по месту выписки листка нетрудоспособности. В заявлении идет обращение к главному врачу поликлиники, в тексте пишется просьба выдать дубликат листка нетрудоспособности (написать номер, дату выдачи, ФИО нетрудоспособного) с указанием причины (например, в связи с утерей).
Если заявление поступает от работника, и указана причина для выписки дубликата – утеря по вине работника, то врач обязан составить листок еще раз, указав, что это дубликат. Если заявление поступает от работодателя, и вины работника в утере документа нет, то поликлиника может и отказать в предоставлении дубликата, так как в законодательстве четко указана, что замена производится только в случае утери больничного работником.
Так как основание в виде утери документа по вине работодателя для повторного оформления листка нетрудоспособности в законодательстве не закреплено, поликлиника вправе оставить за собой решение о возможности подготовки дубликата.
Если медучреждение не выпишет дубликат, то возмещать расходы работодателя по выплате пособия ФСС не будет. Читайте также статью: → “ ». Однако позиция суда в подобных ситуациях немного иная, практика показывает, что судья может признать обоснованием для возмещения пособия не только утерянный листок нетрудоспособности, но и иные документы (справки из поликлиники с записями о выдаче больничного листа, копии корешков листков, проведенные работодателем расчеты пособия).
Процедура замены листка нетрудоспособности при утере
Процедура замены листка нетрудоспособности при утере по вине работника следующая:
- Работник получает от работодателя справку о том, что листок не предоставлен;
- Работник пишет заявление в поликлинику о выдаче дубликата и прикладывает справку;
- Документы передаются по месту выписки больничного;
- В поликлинике формируется комиссия, которая принимает решение об удовлетворении просьбы – решение комиссии документально закрепляется, отмечается, какой лист подлежит восстановлению;
- Запись с решением о выписке дубликата передается лечащему врачу для повторного формирования документа.
Если листок утерян в организации работодателя, то действия иные:
- Работодатель формирует комиссию, которая определяет причины утери;
- Если это форс-мажор, то составляется заявление в поликлинику с просьбой о выдаче листка по причине непредвиденного форс-мажорного обстоятельства (например, пожар);
- Если это вина работника, то также делается попытка восстановить листок в поликлинике;
- При получении отказа от поликлиники затраты на выплату пособия нетрудоспособному списываются либо в расходы организации, либо возмещаются за счет виновного лица.
Оформление дубликата листка нетрудоспособности
Для выписки дубликата используется тот же бланк листа, что и при оформлении первичного документа. В целом, процедура заполнения дубликата аналогична начальному документу. Однако необходимо в верхней части листка поставить галочку в поле «Дубликат», при этом поле «Первичный» остается пустым. Также в поле «дата выдачи» будет указан момент выписки дубликата, а не первичного документа.
При оформлении используются правила, утвержденные Порядком, которые применяются и при первичной выписке листков о временной утери работоспособности:
- Доступен машинописный или ручной способ заполнения;
- Цвет заполняемой информации – черный;
- Буквы – печатные, заглавные, хорошо читаемые;
- Буква, слова, символы, цифры помещаются четко внутрь полей, не выходя за их рамки;
- При распечатке листка, заполненного машинописным способом, необходимо проставить прочерки в каждом пустом поле.
Если в первичном больничном могут быть указаны периоды продления листа, то в дубликате это делать не нужно, в разделе «освобождение от работы» ставятся начальная дата открытия больничного и дата его закрытия. Промежуточные записи не нужно отражать. Особенности заполнения листка врачом при выписке дубликата сведены в таблицу:
| Наименование поля | Пояснения по заполнению |
| Матричный код | Не обязателен для оформления |
| Первичный | Поле остается пустым |
| Дубликат | Ставится “V” |
| Название медорганизации и адрес | Заполняются соответствующие реквизиты места лечения |
| Дата | День обращения за дубликатом |
| ФИО, пол, сведения о рождения | Информация о нетрудоспособном |
| Причина нетрудоспособности | Код берется с оборотной стороны листка |
| Место работы | Наименование работодателя. Для юрлица название пишется после указания организационной формы без кавычек. Ниже ставится отметка о виде работы – основная или совместительство. |
| Освобождение от работы | Период нетрудоспособности, согласно первичному листку, без указания промежуточных записей о продлении |
| Приступить к работе | Дата первого рабочего дня |
Последовательность действий, как получить дубликат больничного листа взамен испорченного, зависит от многих факторов. В частности, во внимание принимаются обстоятельства порчи и допущенные погрешности и ошибки. Значение имеет субъект, который допустил утерю или испортил бланк, а также стадия, на которой выявлена проблема.
До предъявления по месту работы
Лист нетрудоспособности – это официальный документ, которому при изготовлении бланка присваивается личный номер и который подлежит строгому учету. Предъявление и выдача бумаги осуществляется пациенту только при наличии паспорта гражданина РФ, а также под подпись в журнале выдачи. Это связано с тем, что больничный – единственный документ, на основании которого производятся выплаты из бюджетных средств в пользу физических лиц, которые пребывали на стационарном или амбулаторном лечении.
Законодатель определил ограниченный период, на протяжении которого пациент обязан представить документ по месту работы, чтобы получить положенную финансовую компенсацию. Этот срок составляет полгода и может быть продлен только в исключительных случаях.
Важно! Утеря или порча листа нетрудоспособности, допущенная по халатности пациента или любого другого лица, к разряду существенных обстоятельств не относится, а потому следует приложить максимум усилий, чтобы приобрести повторный формуляр, как минимум, за две недели до окончания срока в 6 месяцев.
Халатность медработника
Лечащий врач, составляющий документ, обязан безукоризненно выполнять все требования инструкции МОЗ. В частности:
- допускается использование чернил исключительно черного цвета;
- обязательно все слова пишутся печатными буквами;
- нельзя выступать за пределы граф и ячеек;
- лишние поля, которые после завершения заполнения остаются пустыми, подлежат зачеркиванию;
- все имена собственные и названия учреждений указываются полностью.
Кроме того, недопустимы ошибки, зачеркивания, исправления и помарки. В случае порчи заполняемого бланка, доктор обязан составить соответствующий акт с дальнейшим уничтожением испорченного листа. Взамен пациенту выдается дубликат документа взамен утерянного или порченного. От пациента никаких дополнительных действий не требуется, документ обязан быть выдан в срок.
Читайте также Какие предусмотрены сроки выплаты по больничному листу в 2019 году
Выдача дубликата некорректно заполненного больничного листа также необходима, если ошибки были выявлены самим пациентом при получении документа в административном кабинете. Порядок восстановления подразумевает обращение лица с заявлением к заведующему медицинским учреждением. В такой ситуации по истечении трех рабочих дней заявитель сможет получить повторный документ.
Вина пациента
После направления для выплат
С момента предоставления листа нетрудоспособности работодателю сотрудник более не несет ответственности за его сохранность. Бухгалтерия предприятия в течение трех рабочих дней должна подготовить соответствующие документы и направить больничный лист в ФСС для возмещения денежных средств. В свою очередь, ФСС не позднее 5 дней принимает решение о произведении выплат. После чего больничный лист возвращается на предприятие, где хранится 5 лет.
Неконтролируемые обстоятельства
Иногда констатируются факты потери больничного листа работниками бухгалтерии, как до направления в ФСС, так и после. Если такое случилось, то, как восстановить больничный лист, должны думать бухгалтер и руководитель. Сотрудник более участия в данном процессе не принимает.
Прежде всего, проводится служебная проверка, по результатам которой устанавливаются виновные лица. Далее, в любом из случаев, готовится обращение в больницу с просьбой предоставить дубликат бланка. Медицинское учреждение вправе отказать в повторном предоставлении формуляра, но только в случае, когда пациенту все было уже оплачено. Если оплаты еще не производились, то выдается дубликат. Также отказано в просьбе не будет, если утеря или порча произошла в силу особых обстоятельств (пожар, наводнение, стихийное бедствие).
Для виновного сотрудника возможны два пути:
- только дисциплинарное взыскание (в ситуации, когда утеря произошла после возмещения всех финансовых компенсаций по больничному);
- взыскание совместно с денежными издержками. Если деньги оплачены еще не были, то учреждение должно самостоятельно выплатить всю сумму больничного, так как обратиться в ФСС возможности нет. Тогда фирма компенсирует полностью все, а с виновного сотрудника взимается возмещенная сумма.
Оформление дубликата больничного при утере работником в 2019 году осуществляется, как и в прежние годы, на основании Закона № 255-ФЗ . Выдача копии предусмотрена в различных ситуациях: утеря, ошибки, исправления, порча. Порядок замены бланка, дополнительные документы, которые могут потребоваться, разрешенные и недопустимые ошибки подробно описаны в этом обзоре.
Какой бланк изначально подлежит замене
Выплату компенсации по больничным листам также регулирует Закон № 255-ФЗ. Часть 5 статьи 13 говорит:
"Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе...".
На место работы сотрудник должен принести оригинал документа .
Правила его заполнения четко регламентированы и установлены "Порядком выдачи листков нетрудоспособности" (утв. Приказом № 624-н от 29.06.2011 ). Бюллетень делится на две части, верхняя заполняется медицинским работником, нижняя – работодателем. Запрещены любые исправления в части документа, заполняемого врачом. Также не допускаются ошибки. То есть должен быть выдан дубликат больничного при исправлении мед организацией в основном документе. При этом старый бланк признается недействительным (п.56 Порядка ).
Внимание ! Ошибки, допущенные работодателем, разрешено исправлять. При этом неверная запись зачеркивается, на оборотней стороне делается правильная запись с пометкой "Исправленному верить", заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью.
Что делать, чтобы получить дубликат больничного листа
Не все знают, как получить дубликат листа взамен испорченного . Здесь все в целом просто и понятно. Работник должен подойти в медицинскую организацию, которая выписала первичный документ, и написать заявление . Также необходимо предъявить паспорт .
Отдельной формы для дубликата не предусмотрено. Он вписывается на том же бланке, что и первичный документ, с соответствующей пометкой.
Период нетрудоспособности указывается одной строкой. Заполнять записи о промежуточном продлении, как это делается в первичном документе, не требуется. В поле "Дата выдачи" проставляется фактическая дата оформления дубликата.
Испорченный больничный необходимо вернуть в поликлинику.
В каких случаях выдается дубликат листка нетрудоспособности
Он оформляется в следующих ситуациях:
- утеря первичного документа работником;
- ошибка врача при заполнении бланка;
- при наличии исправлений в документе;
- бланк заполнен не по инструкции (п. 56 Порядка );
- больничный лист поврежден работником.
Ошибки , которые часто встречаются в оформлении больничных:
- неверные ФИО;
- неправильно указанная дата рождения;
- неправильно указаны периоды болезни и т.д.
Внимание ! Технические помарки не считаются ошибками, выписка другого больничного не требуется.
К таким недочетам относят:
- выход отдельных символов за границы поля;
- лишние пробелы;
- прописные, а не заглавные буквы;
Максимальный период болезни по одному листку нетрудоспособности составляет 30 календарных дней. Если месяц истек, а человек продолжает болеть, по решению врачебной комиссии больничный продлевается и выписывается новый документ, который является продолжением предыдущего. В новом бланке в поле "Продолжение листка нетрудоспособности" указывается номер первого больничного .
При длительном лечении в продолжении второго листка может выписываться третий и далее.
Нужно ли менять все больничные листы при порче одного? Нет, оформление дубликата для продолжения листка нетрудоспособности не требуется – меняется только бланк, в котором была допущена ошибка.
Что делать, если потерял больничный лист
Порядок восстановления документа зависит от того, кто виновен в его утере. Если это работник, он самостоятельно занимается оформлением дубликата. Необходимо подойти с заявлением в поликлинику, в которой выдавался первый листок. Вся последовательность действий, описывающая, как восстановить больничный лист в случае потери, уже изложена выше в статье.
Гражданин не несет ответственности за утерю бюллетеня, важно лишь, чтобы он уложился в сроки предоставления бланка для назначения денежной компенсации.
Эти сроки обозначены в ч. 1 ст. 12 Закона 255-ФЗ :
"Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания".
Когда работник сдал свой больничный в бухгалтерию или отдел кадров по месту работы, он снимает с себя ответственность за сохранность документа. Необходимость оформления дубликата может возникнуть в следующих ситуациях:
- потеря или порча бюллетеня в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и др.);
- потеря или порча документа вследствие халатного отношения сотрудника компании, отвечающего за хранения больничного.
Теперь разберемся, как можно восстановить больничный лист утерянный работодателем . В таких случаях формируется комиссия для расследования этого инцидента. Наличие чрезвычайных обстоятельств является уважительной причиной для выдачи дубликата. Комиссия составляет опись всех утерянных (испорченных) документов, дополнительно прикладываются подтверждающие документы государственных органов. Например:
- Акт от пожарников - при возникновении возгорания.
- Справка из МЧС - при стихийных бедствиях.
- Справка из МВД может подтвердить факт кражи документов.
- Акт коммунальных служб - при затоплении помещения.
Акт расследования, заверенный подписями членов комиссии, вместе с заявлением на выдачу дубликата передается в медицинское учреждение.
Если потеря документа произошла в результате халатного отношения , восстановить больничный можно, только если он еще не был учтен бухгалтерией, и по нему не выплачивалось пособие. Для этого в больницу должен обратиться работник, на которого был оформлен больничный. Это самый надежный способ. Если дубликат запросит работодатель, медицинское учреждение может отказать ему в выдаче повторного бланка, т.к. в существующем Порядке такая возможность не предусмотрена.
В случаях, когда пособие уже было выплачено, работодатель также не сможет получить дубликат. ФСС не будет возмещать организации денежные средства, выплаченные работнику. Такую позицию подтверждает Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 . Сумму выплаченного пособия необходимо списать на расходы организации или удержать с виновного лица.
Образец заявления на выдачу листка нетрудоспособности
Заявление пишется в произвольной форме . Указывается причина выдачи дубликата, если это не утеря документа, обязательно сдается оригинал испорченного бланка. Раньше при обращении гражданином за дубликатом, медицинская организация требовала предъявить справку от работодателя о том, что пособие не было выплачено.
Сейчас процедуру упростили, но прямого запрета на запрос справки нет.
При утере больничного работодателем, в связи с форс-мажорными обстоятельствами, заявление пишется на фирменном бланке компании, в котором должны содержаться реквизиты предприятия. Документ составляется в свободной форме на имя главного врача медицинского учреждения, которое выдало больничный.
Образец заполнения заявления на выдачу листка нетрудоспособности поможет правильно заполнить форму, которая позволит получить копию больничного.
Справка о выдаче дубликата листка нетрудоспособности
Некоторые пациенты, считают, что дубликат больничного сопровождается справкой. Закон не предусматривает выдачу справок при оформлении дубликата. Единственное исключение - длительная болезнь, в течение которой выдано несколько листков нетрудоспособности. Это связано с тем, что каждый бланк имеет собственный уникальный номер . При восстановлении документа изменится и номер больничного, который должен быть указан в продолжении.
Также для многих работников важно знать, как быстро выдадут дубликат больничного листа? Чтобы не менять все бланки, выдается справка, подтверждающая факт замены документа. Об этом говорится в п.3 Письма ФСС от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956 :
"В случае, если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен с испорченного листка снимается копия , в которой медицинская организация указывает № нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медицинской организацией выдается справка, подтверждающая факт замены листка нетрудоспособности с указанием № заменяемого листка нетрудоспособности".
Больничный лист – важный документ, позволяющий сотруднику уйти в отпуск по причине временной потери трудоспособности, а также получить необходимые денежные выплаты. Но бывают ситуации, при которых в силу определенных обстоятельств этот документ теряется. Как же быть в таком случае?
Что делать, если сотрудник потерял больничный лист?
Если неприятность в виде утери листа нетрудоспособности все же случилась, необходимо незамедлительно предпринять меры по его восстановлению. Для этого нужно знать, куда обратиться и что делать, чтобы восстановить больничный лист.
Сперва сотрудник, утративший больничный лист, обязан обратиться в местную поликлинику или стационар. Именно в медучреждении выдается аналог больничного листа. Заверить его может только председатель медицинской комиссии или главврач.
Обратившийся сотрудник должен иметь при себе следующие документы, без которых получение копии осуществить будет невозможно:
- готовое заполненное заявление на выдачу нового больничного листа (дубликата);
- паспорт гражданина России.
В настоящее время уже не требуется предоставление справки с нынешнего места трудоустройства о том, что работнику не осуществлялись выплаты по временной утрате трудоспособности.
Процедура восстановления утерянного больничного по вине самого сотрудника такова:
- Нужно взять у начальства заверенную его подписью справку о том, что больничный бланк не был предоставлен.
- Сотрудник пишет заявление на выдачу дубликата и относит его в медучреждение вместе со справкой.
- Оба этих документа относятся в поликлинику, в которой был оформлен оригинал больничного листа.
- После рассмотрения предоставленных сотрудником документов в медучреждении собирается медкомиссия, которая рассматривает вопрос об удовлетворении запроса на выдачу копии.
- После одобрения разрешение передается лечащему врачу, который проводит повторное оформление больничного бланка.
Оформление дубликата больничного листа, правила и сроки оформления
Чтобы восстановить больничный лист при его утере, необходимо заполнить бланк, соответствующий оригиналу.
При этом идентичность бланка не подразумевает аналогичность заполнения. В этом и есть основное различие копии и оригинала. Правила оформления дубликата таковы:
- На бланке в правом верхнем углу ставится обозначение «Дубликат». Такую метку можно поставить либо штампом, либо написать прописью.
- Что касается даты, то указывается время заполнения дубликата, а не время оформления оригинала.
- Период больничного отпуска прописывается одной строкой в бланке копии.
- «Первичный» и «Продолжение листка» – необходимые для заполнения поля в дубликате больничного листка.
- В отличие от оригинала, в дубликате необходимо заполнять строки «Профессия врача» и «Фамилии представителей врачебной комиссии». Эти строки заверяются подписями членов комиссии.
Что касается сроков предоставления дубликата, то лично в руки сотруднику он выдается в течение дня с момента подачи заявления. А вот если заявление на замену оформлял руководитель, то здесь время может затянуться максимум на 7 дней.
Потеря больничного – это серьезное нарушение, особенно если оно произошло по вине сотрудника бухгалтерии. После такого происшествия руководитель предприятия должен подписать приказ о создании комиссии по расследованию, которая выявит все факторы случившегося инцидента.
Комиссия документально оформит и заверит факт потери, а после проверки руководство передает запрос на оформление дубликата больничного в медицинское учреждение.
Что делать, если работодатель потерял больничный лист работника?
Случаются ситуации, когда больничный лист утерян руководителем компании. В этом случае созывается специальная комиссия, уполномоченная в рассмотрении сложившейся ситуации.
В том случае, если лист, подтверждающий временную нетрудоспособность, утерян вследствие непредвиденных ситуаций, будь то пожар, затопление, землетрясение и пр., руководством организации составляется протокол. В нем подробно описывается причина утери больничного документа, а после он передается в медучреждение для получения копии листа.
Помимо форс-мажорных ситуаций, лист может быть:
- утерян из-за невнимательности, халатности работников бухгалтерии, отдела кадров;
- испорчен во время заполнения вследствие допуска ошибок (дополнительно читайте о том, ).
Утеря бланка сотрудника из-за халатности организации – это серьезное нарушение дисциплины. В этом случае медучреждение вправе отказать в предоставлении копии больничного листа. По этой причине страховые выплаты сотрудник не получит. Все убытки из-за своего халатного отношения к работе возместит сотрудник бухгалтерии или кадрового отдела, по чьей вине и произошла потеря.
Однако получить дубликат больничного листа сотрудник вправе до того момента, пока бухгалтерия не внесла соответствующие заметки в учете акта о временной нетрудоспособности. После этого копию сотруднику уже никто не предоставит.
Что делать, если больничный утерян медучреждением?
Если больничный лист утерян по вине сотрудников медицинского учреждения, то эта ситуация ни в коем случае не отменяет всех выплат, предназначенных по страховому случаю.
Также медучреждение обязано предоставить обратившемуся сотруднику копию утерянного больничного. Для этого сотрудник обязан предоставить сведения с места прохождения комиссии.
Больничный лист может быть не утерян, а испорчен при заполнении медицинским сотрудником. Тогда осуществляется повторное заполнение акта с соблюдением следующих требований:
- для заполнения полей нового бланка необходимо использовать только гелевую или перьевую ручку, но ни в коем случае не шариковую;
- допускается использование исключительно черных чернил;
- рукопись должна быть выполнена только печатным шрифтом, исключительно на русском языке;
- не допускается отступление за пределы отведенных полей, граф и ячеек;
- допущенные при написании фактические, грамматические ошибки портят заполняемый бюллетень и автоматически делают его недействительным.
Если медицинский работник, оформлявший больничный лист, сделал ошибку при заполнении, то бланк с ошибкой необходимо незамедлительно вернуть по месту заполнения. Это сэкономит время, поскольку не придется оформлять дубликат.
Потеря больничного листа в большинстве случаев не несет за собой серьезных последствий для работника. Переоформить и получить дубликат можно в довольно короткие сроки. А если такая неприятность произошла по вине нанимателя или медицинского работника, основную работу по получению дубликата возьмет на себя организация.
Загрузка...
