Закрытые группы, в которых проходит курс «Стодневка - экспедиция к новому Я» , превращаются в творческие лаборатории. Работа кипит, новые идеи и открытия возникают непрерывно.
Стодневщики публикуют свои отчеты о продвижении к целям, фиксируют и обсуждают опыт применения инструментов для интересной, продуктивной и радостной жизни. Получается такой насыщенный питательный бульон, поварившись в котором на протяжении 100 дней, «ты уже никогда не будешь прежним»:)
Чтоб вы представляли, как это выглядит, мы выбрали две недавних публикации участников экспедиции, чья стодневка заканчивается в канун Нового года. Речь шла о ежедневном планировании. Как известно, работе свойственно занимать все отпущенное на нее время. А ведь есть еще обучение, хобби, забота о здоровье, есть новые цели, которые хочется достичь. При этом нет никакого желания становиться бешеной белкой в колесе. Ведь главная цель стодневки - научиться проживать радость, испытывать удовольствие от процесса:)
Вот как с этой задачей справляются стодневщики.
Владимир Курсов : Как я составляю план дня
Планирование дня - один из важных элементов во всем этом процессе [в стодневке]. Вне зависимости от того, как выстраивается день, так же выстраивается и вся работа по моей самодисциплине в стодневке. Объясню, почему. Потому что количество задач и плотность, с которой их необходимо решать, превышает пределы времени, которое вообще в дне существует.
За вычетом времени на сон ежедневно мы имеем 16 часов продуктивного времени. Нужно распределить это время так, чтобы успеть выполнить задачи из моего обычного чек-листа и плюс к этому достигать цели, которые я поставил перед собой на эту стодневку. Одно совершенно не зачеркивает другое, по логике, дополняет. Но все задачи входят в некоторую конкуренцию между собой, и решаются те, которые необходимо решать в первую очередь.
Чтобы они решались эффективнее, работа велась безостановочно и я не попадал на большое количество штрафов, то чем я эффективнее организую свой день, тем меньше будет у меня факапов. Те же штрафы и баллы, которые я ставлю себе за сделанные или не сделанные пункты чек-листа, очень наглядно показывают, насколько эффективно я планирую. Это две взаимосвязанные вещи.
Сейчас я расскажу, как планирую свой день, что я для этого использую и каким образом это помогает мне делать большое количество дел.
В моем чек-листе самодисциплины 21 пункт:
- Встаю в 7.30,
- Ложусь в 00.00.
- Веду дневник - 30 минут.
- Медитация - 30 минут.
- Книги, или видео, или блоги - 30 минут.
- Спорт в течение 2 часов, бег или флайфит.
- Английский язык 4 раза в неделю.
- Пост в Facebook по поводу своей самодисциплины или стодневки.
- 100 новых контактов в неделю (это 17 в день).
- Тренирую шпагат.
- Не опаздываю на встречи.
- Делаю финплан каждый день.
- Записываю по одному аудиокасту, который я сейчас пишу.
- Тренирую 1 из 8 способов креативности.
- Фокусируюсь на важных задачах не менее 3 часов в день.
- Веду хронометраж.
- Финалю одну важную задачу в день.
- Пишу отчет по задачам раз в неделю.
- Ответы на вопросы - 15 минут в день.
- План на день.
- Звонки друзьям.
Это задачи, которые я дал себе слово выполнять ежедневно. А еще у меня есть цели и задачи, которые нужно решать, чтобы достичь целей. И то, и другое складывается в план дня, в котором я должен распределить свой временной ресурс таким образом, чтобы успеть все.
Отдельная история - это встречи. Возможно, я просто выделю для них отдельный блок в плане недели. Но об этом позже. Сейчас я просто хочу для себя это отметить.
Для планирования дня я использую три источника необходимой мне информации.
1. Чек-лист
Это то, что я делаю ежедневно. Мои личные задачи, которые нужно выполнять для прокачки навыков, которые позволят мне потом достигать тех целей, которые я перед собой ставил, и эти навыки и цели соотносятся с семью направлениями в жизни, в которых мне хочется развиваться и расти.
Мои семь направлений для развития выглядят так:
Первое направление - это обучение, учеба и саморазвитие.
Второе направление - это личные отношения, семья, близкие, друзья, общение с ними.
Третье - это бизнес, для кого-то это работа и карьера.
Четвертое - это досуг, отдых и развлечения.
Пятое - это спорт и здоровье.
Шестое - общественная деятельность, помощь окружающим.
Седьмое - это финансы и материальные ценности.
На данный момент я прокачиваю не все направления, а те, которые у меня провисают.
2. План недели
Для каждого дня недели у меня есть план, состоящий из обязательных блоков.
Первый блок - это личное время. Туда входит учеба, спорт и саморазвитие.
Второй блок - это текучка, рабочее время. В текучку входит все, что нужно сделать срочно, или то, что отложено с другого дня.
Третий блок - это фокус на важных делах (он связан с блоком «Рабочее время»). Минимум три часа в день для решения важных задач, которые я сам себе определяю. Важные задачи складываются из целей, которые я себе поставил. У меня есть список задач, по целям, которые нужно достичь в ближайшее время.
Четвертый блок называется «буфер». Это паузы, которые нужны для того, чтобы разделять блоки рабочие, личные. Сюда входят перемещения по городу, еда и, возможно, какое-то короткое общение с людьми.
Пятый блок - «ООО». Это не общество с ограниченной ответственностью, как можно было подумать, а «общение, отдых и общественно-полезная деятельность». В этот блок входит общение с близкими - с семьей, друзьями плюс какая-то полезная деятельность. Я, к примеру, даю бесплатные консультации по маркетингу, три консультации в месяц. И это такая моя отдача в мир небольшая. Еще есть другие темы, но это неважно.
Блоки зависят от некоторых реперных точек, привязанных ко времени. Например, три раза в неделю у меня английский язык - по понедельникам, средам и пятницам. Начинается он в 19.00, и я от него отталкиваюсь, планируя блок «Личные дела», в который у меня входит обучение, спорт и здоровье. На этот блок я отвожу пять часов ежедневно.
Или, например, по средам я работаю директором по маркетингу в группе строительных компаний. Моя работа начинается в 10 утра, соответственно, формируя рабочий блок на среду, я отталкиваюсь от этого. Блок «Рабочее время» тоже занимает пять часов. Сюда входит текучка и фокус на важном.
На «ООО» я отвожу 3-4 часа.
То есть, получается три основных блока (это «Личное время», «Рабочее время» и блок «ООО»), а промежутки между ними занимает «Буфер». Буфер нужен для того, чтобы переключиться с одного блока на другой. И блоки по пять часов нужны для того, чтобы концентрироваться на каких-то задачах более четко. Если я начинаю перескакивать с одной задачи на другую, то не успеваю концентрироваться. Поэтому блоки разделены именно таким образом.
У самых важных блоков - «Рабочее время» и «Личное время» - еще есть некоторое разделение, такая матрица срочности и важности по Стивену Кови.
Квадрат важности
Существуют важные и неважные дела, существуют срочные и несрочные.
Если сделать ось вертикальную и горизонтальную, по вертикальной условно написать важные, неважные, а по горизонтальной написать срочные, несрочные, то у вас получится четыре квадрата:
первый квадрат - это будет срочные и важные,
второй квадрат - это будет важные, но несрочные,
третий квадрат будет срочные неважные
четвертый квадрат будет неважные несрочные.
Как правило, людей всегда тянет в четвертый квадрат и в третий: это срочные неважные и несрочные неважные. Например, зайти полистать Фейсбучек, или позалипать в Инстраграме, или поболтать ни о чем с коллегой.
Моя задача - сделать так, чтобы основное время я тратил на второй квадрат - это важные, но несрочные дела. Это действительно тот квадрат, который мы постоянно откладываем, но эти дела нужно делать. А в текучке я занимаюсь срочными важными делами, такими, как возникающие какие-то «пожары» плюс все дела, которые необходимо делать по работе, но они просто запланированы на это время.
Это то, что касается второго источника, исходя из которого, я планирую день.
3. Список задач на неделю
Он складывается из тех задач, которые ведут к достижению целей, которые я перед собой ставлю. Цели, в свою очередь, проистекают из моих жизненных принципов, из моих жизненных амбиций и установок, которые лежат в основе некоей идеологической платформы, которую я сам для себя составляю. Своего рода личная миссия.
Получается логичная система:
Миссия определяет цели.
Из целей появляются задачи.
Задачи, разбиваются на более мелкие подзадачи, все это идет в план на неделю.
Из плана на неделю составляется список важных дел и список текущих и срочных.
Эти дела все распределяются в течение дня по блокам.
Система выстраивания планов на день выглядит следующим образом.
Я беру свой чек-лист с 21 темами на прокачку.
Я беру список задач на неделю из важных и срочных.
Я беру свой шаблон дня на конкретный день недели.
Исходя из всего этого, в ПЛАН ДНЯ (специальную бумажку) вписываю все то, что мне нужно в течение дня решить.
План дня состоит из часовых блоков. Каждый час разделен по 15 минут.
В каждый пятнадцатиминутный отрезок я вписываю то, что мне нужно сделать за сегодня. Формирую блоки.
В блок «Личное время» я вписываю все, что связано с дневником, медитациями, чтением книг, спортом, английским языком и т.д.
В рабочий блоки вписываю задачи, которые мне необходимо решить, которые у меня записаны в моем ежедневнике в задачах на неделю и текущих задачах.
Получается единая табличка «План на день», а дальше я стараюсь по времени соответствовать тому, что записано в каждом часе.
Естественно, это получается не всегда. Но чтобы не расслабляться и не привыкнуть все списывать на форсмажор, я «штрафую» себя за невыполнение плана.
Чем это круто? Мне больше не нужно заморачиваться, что же мне сейчас делать. Когда у вас в башке куча задач и вы не можете определиться, что для вас на данный момент важно, приоритетно, вы берете свой план на день - а там уже все написано.
Плюс еще в плане на день я помечаю три важных дела, которые необходимо сделать обязательно сегодня, три важных задачи, чтобы они были перед глазами, и я не отвлекался, и мог на них сфокусироваться, и понимал, что конкретно у меня сегодня в моих задачах стоит.
Антон Королев : Немного об оперативном планировании
1. Я живу по календарю - недели, дни, время дня. Я ничего не помню и не держу в голове. Вернее, конечно, помню, но сделал так, что помнить мне не надо. Со мной всегда планшет или ноутбук, где я могу посмотреть.
Два устройства - потому что техника ломается. Мое прошлое - это продажа систем бесперебойного питания, где основной целью служило создание системы, которая позволяет непрерывно работать, несмотря на возможные непредвиденные события. Поэтому есть только один ответ - структурная избыточность. Другими словами, у машины должна быть «запаска»:)
Если меня спросят, могу ли я потратить свое время, я скажу: «Минуточку... мне надо посмотреть в календарь».
2. Я помню, что календарь - лишь форма, поэтому я легко меняю свои планы в зависимости от необходимости и собственных целей. За одним исключением. Мои пункты - это встречи, встречи - это ожидания людей, обещания и прочее. Если дело касается моих собственных обещаний, то такие встречи я стараюсь не двигать до последнего. Ну и стараюсь никому и никогда не обещать свое время! Поверьте, это очень хорошее правило. Время - актив, который должен быть максимально доступен нам самим. Если у вас нет времени, то вы ничего не сможете.
3. Я заканчиваю и начинаю день с ревизии собственных планов... Быстро, что за чем идет и почему, что необходимо сделать на перспективу. Я ничего не расписываю, я смотрю, насколько мое расписание согласуется во времени. Если у меня бизнес-ревью через пару недель, я резервирую дни на подготовку, за неделю назначаю нужные мне встречи и запрашиваю информацию.
Вся наша деятельность - это всегда баланс запланированного и непредвиденного, поэтому так же как в управлении проектами (а это, по сути, и есть управление проектом себя) у вас должен быть резерв, используя который вы сможете компенсировать непредвиденные события.
Чем выше уровень вашего личного мастерства, тем больший процент событий вы можете использовать себе в плюс. В этом надо становиться гуру. Если вы умеете обращать любые непредвиденные события себе на пользу, вы можете плевать на любые цели и планы. Вы преуспеете. Возможно, ценой отношений с близкими людьми, но лично преуспеете. Я не гуру и ценю отношения, поэтому я закладываю резерв и здесь.
Я выстраиваю в голове процесс, последовательность шагов в цели. Не абстрактно, а на уровне нотации IDEF0. Технология функционального моделирования, выученная в институте.
Смысл в том, что план - ничто, пока вы не знаете, что конкретно вы имеете на выходе каждого шага и что становится входом для шага следующего.
4. Я не сторонник механизации, я сторонник системности. Система остается системой, пока в порядке связи между компонентами. Большинство планов, которые я встречаю, не отличаются системностью, и где-то в середине вполне уместен классический вопрос: «А теперь скажите, господа, в каком году у швейцара умерла бабушка?» Много пунктов и ноль связей.
Я всегда следую правилу: оценивать свои планы по связям между пунктами. Это очень хорошо прочищает мозги. «Что конкретно произойдет со мной после недели фрирайтинга?» Если я этого не знаю, никто и никогда этого не узнает.
Всегда начинайте с вопросов «зачем? и для чего?» Ибо прогрессом движет лень. Мое понимание дисциплины - это отказ от всего лишнего. Потраченное непонятно на что время вернется к вам разве что снисходительной улыбкой вечности.
5. Вытекает из четвертого. Если встреча и пункт важны для меня, я фиксирую их результат. На западе это зовется minutes of meeting или MoM. И вот тут-то действительно нужен СМАРТ: что, кто, когда и как.
Открою секрет, а может, просто сотрясу воздух: я думаю, что технология СМАРТ-целей родилась для постановки целей другим, чтобы потом их было удобно проверять, а не себе. СМАРТ цели для себя - это раздвоение личности на цензора и жертву.
«А что если нет? Не сложилось».
Делать как в известной поговорке: «Опыт - это то, что вы получаете вместо того, что вы хотели». Заниматься самоуспокоением? :)
Есть отличный вопрос: «Если вы молодцы только тогда, когда достигаете целей, то кто вы, когда не достигаете?»
Я исхожу из этого и действительно стараюсь уважать себя и не зажимать тем, что мне не нужно. Не слишком выходит, но последнее время я списываю это на то, что слишком много у меня контактов, связей, а значит ожиданий, обязательств и прочего. Поэтому попадаются цели, которые нужны не мне. Я их воспринимаю как необходимое зло, ставлю их себе почти по СМАРТ, а основное время трачу на поиск выгоды для себя из нее.
Помимо опыта, конечно:)
Созрели для перемен? Осуществите их в проекте «Стодневка – экспедиция к новому Я
«Стодневка» - это среда для развития. Погрузившись в нее, за 100 дней вы сможете не только достичь цели, но и разобраться в себе, прояснить свои ценности, научиться радоваться жизни здесь и сейчас, а не когда-нибудь, когда исполнится желаемое.
Вам не придется прикладывать сверхусилия. Правило маленьких шагов помогает двигаться к целям спокойно и непрерывно.
- Автор и ведущий курса - .
- Курс проходит в закрытой социальной сети в команде единомышленников.
- На данный момент в проекте уже приняли участие 2259 человек, большинство - не по одному разу.
- Инструменты стодневки - фрирайтинг, работа с планом дня, трекинг привычек и многое другое.
- Оплатив курс однажды, вы получаете право проходить стодневку сколько угодно раз.
- Узнать подробности, задать вопросы и записаться на курс можно на http://stodnevka.ru .
Скачать бесплатно несколько писем курса можно .
Вы ежедневно несёте ответственность за совещания, встречи и рабочие проекты, а в награду получаете зарплату и свободу от страха последствий. Чтобы сохранить ответственность и не остаться без наград, научитесь планированию. Такой совет даёт Стив Макклетчи в книге «От срочного к важному».
Мозговой штурм
Единственная практика, которую он предлагает, - мозговой штурм. Прежде выделите пять минут и запишите цели. Подумайте о работе, семье, здоровье, финансах. Чем длиннее выйдет список, тем лучше. Затем выберите первую цель и разбейте на шаги. Рассчитать все шаги сразу не получится - они прояснятся уже в ходе выполнения цели. Поэтому начните с базовых.
Спросите себя:
- Что сделать сначала?
- Где и у кого узнать, как это делается?
- Какие ресурсы понадобятся?
Проштурмуйте остальные цели и приступайте к плану.
Три уровня планирования
Макклетчи советует составлять план на месяц, неделю и день.
- План на месяц.
- План на неделю.
- План на день.
Откройте следующий месяц в календаре и добавьте в него шаги, которые вывели из мозгового штурма. Впоследствии план на месяц покажет, как вы продвинулись.
Учтите, что командировка, отпуск или поход к врачу планируются заранее. Также заранее вносите в план загруженные сезоны на работе, когда требуются все свободные руки.
Каждую неделю определяйте, какие задачи на неё намечаются и когда их надо закончить. Так вы поймёте, выполнить задачу сразу или в течение недели, и понадобится ли вам помощь людей, к которым, опять же, стоит обратиться заранее.
Планируйте ежедневные дела вечером, утром или с приходом на работу. Главное - до проверки электронной почты. Иначе вы потратите своё время на то, что важно другим.
Что, если вы составите план на день, но после проверки почты обнаружите срочные дела? Или не срочные, но важнее, чем запланированные? В таких случаях план укажет лучшее решение - без него вы сравниваете сообщения ни с чем.
Польза плана
Планирование требует усилий и самодисциплины. Легче взяться за первое же дело, чем составить план. Но с ним день пройдёт с пользой.
- Вы ничего не забудете.
- Вы успеете больше за короткий срок.
- Вы станете действовать проактивно.
- Вы примете лучшее решение.
- Вы быстрее восстановитесь после прерывания.
Мозгу свойственно напоминать о забытых задачах. Но когда он напомнит - зачастую бывает уже поздно. К тому же за раз мозг удерживает одну-две мысли - как только добавляется новая задача, стирается старая.
С планом проще - достаточно помнить, что ему надо следовать. Так вы сосредоточитесь на одной задаче и не упустите детали.
Покупатель со списком продуктов выйдет из супермаркета быстрее, чем покупатель без списка. Потому что такой список или план задаёт направление. Благодаря плану вы не потеряете время на размышление, что делать дальше. Списки продуктов составляют потому, что идти в магазин каждый раз, когда чего-то не хватает, - растрата времени. Действовать так - значит действовать реактивно, быть заложником обстоятельств.
Заранее составлять план - активный способ действия
С его помощью вы сгруппируете схожие задачи и сэкономите время. И таким образом подчините обстоятельства.
Сидя на совещании, вы говорите «нет» другим делам, которыми могли заняться в это время: ответить на письмо, закончить проект или устроить выходной.
План даст понять, чего стоит время и как его использовать. Вы не научитесь говорить «нет», вы научитесь говорить «да» правильным делам. Если вы работаете по плану и вас отвлекли, достаточно свериться с планом и возобновить работу. Иначе на восстановление уйдёт больше времени, чем на само прерывание.
Выработайте привычку
Последний совет Макклетчи: превратите планирование в привычку. Так вы оградитесь от прокрастинации и станете записывать задачи в календарь без усилий.
генеральный директорПланы на год составляй весной, планы на день - утром
Китайская пословица
кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям
Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных
Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.
Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.
А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.
Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).
Ежедневный план и отчёт - непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.
Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).
Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.
Преимущества ежедневного плана для компании
- Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
- Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
- Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
- Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.
Преимущества ежедневного плана для сотрудника
- Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
- Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).
Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.
Повестка дня
В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых - статья в разработке.
- Требования к рабочим отчётам, методика их создания - статья в разработке.
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.
Личная эффективность руководителя
Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.
И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.
Технология реализации и внедрения ежедневных планов
Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.
Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:
- Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
- Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, - молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
- Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.
Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
- Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
- Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.
- Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет
Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.
Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :
1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).
2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:
Требования к формату занесению задач в план
- Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
- Планируемые в рамках проектов;
- Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
- Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
- У каждой задачи необходимо указать:
- Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж).
- Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
- Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, - обратитесь к своему непосредственному руководителю.
- Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
- Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, - необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
- Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.
Ежедневный план работ
- План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
- План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
- Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
- для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов - плановые; 1 час - на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
- для внештатных специалистов - ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
- План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
- Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).
Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.
Переход к еженедельному планированию
После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.
Основные преимущества еженедельного планирования:
- больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
- экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя
Еженедельный план работ
- Как составлять план?
- Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
- Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
- Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
- План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
- Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
- Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
- Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
- ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
- если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.
Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .
Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.
Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.
Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.
Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.
Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание
Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.
Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.
Читавшие эту статью, также читали
Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»
Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка
Планирование дел на день
- чтобы скачать файл "план рабочего дня", кликните по картинке
Планирование дел на день для компьютера примеры - чтобы скачать шаблон образец план дел на день кликните по картинке с примером выше.
План на день - подготовка бланка списка плана дел на день.
Всё, ваш рабочий блокнот план дел на день готов.
Почему удобнее сделать самому: потому что, вы можете учесть все хотелки в вашем плане дел на день . Просто внесите нужные вам изменения в скаченный шаблон excel-файл бланка "план дня".
Перед тем, как делать блокнот для вашего списка дел на день, попробуйте удобно ли вам как в файле или что-то нужно подкорректировать - изменить.
Для этого просто распечатайте несколько листов "план дня" на принтере. И планируйте каждый свой рабочий день на распечатанном вами листе.
Через несколько дней такого планирования Вам будет понятно оставляете так как есть, или что-то измените (например: изменить начало рабочего дня, или вам захочется вместо надписи "Лягушка", добавить картинку лягушки). После этого можно будет уже покупать блокнот и делать как описано выше, а полоска-закладка в сделанном блокноте задач на день будет вам просто напоминать, куда и что в этом блокноте записывать.
План на день - как пользоваться этим блокнотом со списком дел на день.
- Лист прошедшего дня - в карман
.
Вечером перед уходом с работы лист сегодняшнего дня из блокнота вырываете и кладете в карман. - Вечером выпишите на новый лист план дня на завтра
.
Из файл ехсель планировщик задач планирования работы на неделю и месяц (файла excel на вашем ПК) выписываете на новый лист блокнота план дня на завтра. Линейка с датой, главными результатами дня и шкалой времени сделанной вами линейки-планировщика на блокноте будут для вас ориентирами что и куда на листе блокнота записывать. (Три главных наилучших результата дня это то, чего вы завтра хотите достичь-сделать, т.е. самые важные завтра дела для вас). - Закройте рабочий день в своей голове
.
Когда пришли домой, достаете из кармана вырванный лист сегодняшнего дня, подумаете над главным событием вашего дня , над тем, достигли ли Вы запланированных результатов дня, отпразднуете победу дня и с удовольствием выкидываете лист - день закрыт, завтра будет новый день, план дня на завтра у вас уже готов см. выше.
P.S. Эти странные на первый взгляд ритуалы вечером с вырванным листом помогают закрыть день в вашей голове, т.е. до завтрашнего дня можно обо всём забыть и расслабится. Каждый день как пятница.
P.P.S. Перед сном лучше почитать книгу и сделать упражнения для снятия напряжения это успокоит психику. Забудьте вечером про телевизор, FaceBook и VK (владельцы соц. сетей вряд ли вам доплачивают за наполнение соц сетей новым контентом).
P.P.P.S. Если вам лень делать блокнот - план дня, то можно просто каждый день распечатывать по новому листу этого шаблона бланка из скаченного файла и записывать план дел на завтрашний день прям на этом листе.
P.P.P.P.S. Основные принципы планирования своего времени рабочего и не только рабочего на странице
Пытаясь разобраться в вашей жизни, вы столкнулись с проблемой. А может, вы просто хотите упорядочить ваш день. И это всего лишь пара примеров, когда вам нужен план. На самом деле причин может быть бесконечное множество. На первый взгляд, составление плана может показаться очень сложной задачей. Но немного трудолюбия, небольшое количество творчества, и вы сможете составить хороший план для достижения своих целей.
Метод первый. Создайте план на день
1. Сядьте с листом бумаги
Это может быть блокнот, тетрадь или . Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?
2. Составьте себе расписание
Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:
- 09:00– 10:00 - добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
- 10:00– 11:30 - встреча с Максом и Катей.
- 11:30– 12:30 - проект № 1.
- 12:30– 13:15 - обед (здоровая пища!).
- 13:15– 14:30 - анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
- 14:30– 16:00 - проект № 2.
- 16:00– 17:00 - начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
- 17:00– 18:30 - уйти из офиса, зайти в спортзал.
- 18:30– 19:00 - зайти за продуктами.
- 19:00– 20:30 - приготовить ужин, отдых.
- 20:30– … - в кино с Машей.
3. Переориентируйте себя каждый час
Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.
4. Проанализируйте ваш день
Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?
Метод второй. Создайте план на жизнь
1. Создайте общие цели, которые вы хотите достичь в вашей жизни
Как вы хотите развиваться? Чего вы хотите добиться в своей жизни? Думайте об этом, как о «списке жизни». Помните фильм «Достучаться до небес»? Вот именно это и есть список жизни. Это должны быть именно те цели, которые вы действительно хотите достичь, а не те, которые вы считаете нужными. Иногда бывает полезным разбить цели на категории для лучшей визуализации. Категории могут быть, например, такими:
- карьера;
- путешествия;
- семья/друзья;
- здоровье;
- финансы;
- знание;
- духовность.
Цели могут быть, например, такими:
- Написать и издать книгу.
- Побывать на каждом континенте.
- Создать семью.
- Похудеть на 10 килограмм.
- Накопить денег на образование моих детей.
- Закончить институт.
- Узнать больше о буддизме.
2. Создайте некоторые конкретные цели с определённой датой выполнения
Теперь, когда у вас есть общие цели, которые вы хотите достичь в своей жизни, пора создать некоторые определённые цели. И обязательно назначить дату выполнения цели. Пара примеров:
- Отправить книгу 30 изданиям до июня 2016 года.
- Отправиться в путешествие в Южную Америку в 2015 году, а в Азию - в 2016-м.
- Иметь вес 70 килограмм в январе 2015 года.
3. Оцените вашу реальность и где вы находитесь прямо сейчас
Будьте честны сами с собой и реально оцените вашу нынешнюю жизнь. С помощью целей, список которых вы составили, оцените точку, в которой вы находитесь прямо сейчас. Например, ваша цель - издать книгу, а конкретно - отправить её издателям в июне 2016 года. А сейчас у вас есть только половина рукописи, и вы не уверены, что вам нравится первая половина.
4. Определитесь с тем, как вы будете достигать своих целей
Какие шаги вы предпримете, чтобы быть в состоянии достичь своих целей? Определите шаги, которые вам нужно сделать, и запишите их. Например, для нашей книги с сегодняшнего дня и до ноября 2014 года нам нужно:
- повторно прочитать первую половину книги;
- закончить писать свою книгу;
- переработать аспекты книги, которые мне не нравятся;
- правка грамматики, пунктуации, орфографии и т. д.;
- дать почитать привередливым друзьям;
- найти издателей, которые рассмотрят мою книгу;
- отослать рукопись издателям.
5. Запишите шаги для достижения ваших целей
Вы можете сделать это в любом формате, который вам больше нравится, - написать от руки, на компьютере или нарисовать. Поздравляю! Вы только что создали свой жизненный план.
6. Пересматривайте свой план и корректируйте его
Как и всё в этом мире, ваша жизнь изменится, и ваши цели тоже могут измениться. То, что было важно для вас в 12 лет, может быть не так важно, когда вам 22 или 42 года. И это нормально - менять ваш жизненный план, потому что это показывает, что вы в курсе изменений, которые происходят в вашей жизни.
docstockmedia/Shutterstock.com
Метод третий. Решайте проблемы с помощью плана
Часть первая: определение проблемы
1. Осознайте проблему, с которой вы столкнулись
Иногда самой сложной частью создания плана является то, что вы не знаете, в чём проблема. Часто проблема, с которой мы столкнулись, создаёт ещё несколько проблем. Беда, как говорится, не приходит одна. То, что вам нужно сделать, - найти источник проблемы. И это именно то, с чем вам нужно разобраться.
Ваша мама не позволяет вам провести четыре недели у друга в горной хижине. Это проблема, но где же источник этой проблемы? Вы получили двойку по алгебре. И именно это является причиной, почему ваша мама не отпускает вас к другу на каникулы. И эта двойка - именно та проблема, которую вам нужно решить.
2. Определите, какого результата вы надеетесь добиться, решив вашу проблему
Какой цели вы надеетесь достичь, решая проблему? Сосредоточьтесь на достижении вашей цели. Остальное придёт само собой.
Вашей целью является улучшение вашей оценки по математике хотя бы до четвёрки. Параллельно с этим, улучшив свои познания в математике, вы надеетесь, что ваша мама отпустит вас к другу на каникулы.
3. Выясните, почему возникает эта проблема
Какие из ваших привычек поспособствовали возникновению проблемы? Выделите немного времени, чтобы проанализировать причины возникновения проблемы.
Ваша проблема состоит в том, что вы получили тройку по математике. Подумайте, что могло привести к этому: может, вы много разговаривали с другом на уроке. Или же не делали домашнее задание по вечерам из-за тренировок по футболу, например.
4. Рассмотрите внешние факторы, способствующие возникновению проблемы
Многие проблемы возникают из-за каких-либо ваших действий. Но не стоит забывать и о внешних факторах, работающих против вас. Рассмотрим пример. Вы получили по математике плохую оценку, которую необходимо исправить. Причиной тому может быть непонимание объяснений преподавателя по этой теме, а не то, что вы говорили с другом.
Часть вторая: найдите решение и создайте план
1. Найдите несколько возможных решений вашей проблемы
Вы можете просто записать все возможные варианты на клочке бумаги или воспользоваться одним из методов мозгового штурма. Таким, например, как ментальная карта. Какой бы способ вы ни выбрали, вы должны учесть обе возможности возникновения проблемы: ваша вина и факторы, не зависящие от вас.
Решение проблемы общения с другом на уроке:
- Сидите на уроках как можно дальше от ваших друзей.
- Объясните вашим друзьям, что вы не усваиваете информацию на уроке и получаете плохие оценки. Так что вам нужно сосредоточиться на уроке.
- Если вы сидите на закреплённом за вами месте, попросите учителя пересадить вас, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.
Решение проблемы невыполненного домашнего задания из-за тренировки по футболу:
- Сделайте часть домашнего задания во время обеда или во время перерыва. Так вам останется меньше работы на вечер.
- Придерживайтесь распорядка. После тренировки вы должны поужинать и сделать домашнее задание. Поощрите себя просмотром телевизора после того, как сделаете уроки.
Решение проблемы непонимания алгебры:
- Пусть вам поможет одноклассник, который может прояснить все непонятные для вас моменты.
- Попросите помощи у учителя. Объясните, что вы не понимаете материал и нуждаетесь в дополнительном объяснении.
- Займитесь математикой с репетитором.
2. Создайте план
Итак, вы провели мозговой штурм и поняли, в чём ваша проблема. Теперь выберите наиболее действенные, по вашему мнению, решения проблемы и запишите план для себя. Повесьте план где-нибудь, где он чаще всего будет попадаться вам на глаза. Ваш план улучшения вашего уровня по математике должен выглядеть так:
План по улучшению в течение четырёх недель
- Сказать Кате, что на уроках я не могу с ней говорить. Если это не поможет, то пересесть от неё.
- Каждые вторник и четверг делать уроки во время обеда. Так у меня останется меньше заданий, которые нужно сделать после тренировки.
- Каждые понедельник и среду посещать факультатив по математике. Цель: через четыре недели улучшить свой уровень с тройки минимум до четвёрки.
3. Проанализируйте первую неделю
Сделали ли вы всё, что планировали? Добились ли вы успеха? Какие ошибки вы допустили? Сделав хороший анализ, вы сможете избежать ошибок в дальнейшем.
4. Не теряйте мотивацию
Придерживайтесь своего плана до тех пор, пока не достигнете цели. Не стоит останавливаться на полпути. Если один день вы не придерживались плана, проследите, чтобы это не повторилось снова. Если же вы видите, что этот план не работает, подумайте, что же с ним не так, и напишите новый план.
Загрузка...
