1. Сервис "Выставить счет" предусматривает настраиваемую автонумерацию Договоров, Счетов, Товарных накладных ТОРГ-12, Счетов-фактур и Актов.
2. Согласно законодательству РФ строгая нумерация не предусмотрена для счетов, актов, товарных накладных и счетов-фактур (в том числе авансовых). Это означает, что выбор типа нумерации данных документов остается за организацией.
3. Вы можете закодировать в номере счета, например, число, месяц, год, номер подразделения, порядковый номер документа за день, за год или другую информацию, необходимую для учета в вашей организации.
4. Для того, чтобы снять все возможные вопросы от налоговиков, принцип нумерации документов должен быть отражен в учетной политике организации.

Автонумерация документов

По умолчанию в системе используется сквозной порядок нумерации:

• Договор — %ny%
• Счет — %ny% , порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Товарная накладная — %ey%
• Акт — %ey% , единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Счет-фактура — %ey% , единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Авансовый Счет-фактура — А%ey% , единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: А000001, А002340, А1000001;
• Платежное поручение — %nyi% (мин. длина 1 цифра), порядковый номер за год, примеры: 1, 2340, 1000001.

Пример нумерации документов

Один из вариантов нумерации документов:

• Счет — 1-%m%%d%-%nd% ;
• Акт — 2-%m%%d%-%nd% ;
• Товарная накладная — 3-%m%%d%-%nd% ;
• Счет-фактура — %z%-%ed% ;
• Авансовый Счет-фактура — A%z%-%ed% .

Ручная нумерация документов

Возможна ручная нумерация документов, при этом способе сохранение необходимой последовательности лежит на пользователе.

Дублирующие (одинаковые) номера

Разрешить или запретить задвоенные номера документов можно в общих Настройках базы .

Нумерация для нескольких Организаций (продавцов) в одной базе

Для каждого продавца можно использовать свой индивидуальный формат автонумерации. По каждому продавцу ведется раздельная нумерация.

Минимальная длина номера

Чтобы указать минимальную длину порядкового номер за день или за год, перейдите в общие Настройки базы .

Нумерация с произвольного номера

Чтобы начать нумерацию документов с нужного вам номера, достаточно в первом документе изменить номер вручную. Все последующие документы будут нумероваться от него.

Формат нумерации

Установить собственный формат нумерации можно по умолчанию в карточке организации .

Обязательна ли "сквозная" порядковая нумерация учетных документов, в том числе универсальных передаточных документов? Какие риски возникают у организации за несоблюдение порядковой нумерации? Покупатель сделал заказ, мы выписали документы на отгрузку, но в этот день он не смог приехать за товаром, а через день он позвонил и сообщил, что отказывается от заказа. Соответственно, номер счет-фактуры и накладной остался свободным.

За нарушение последовательности номеров в «первичке» ответственности нет. Номер документа не относится к обязательным реквизитам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). А значит, компания вправе присваивать номера в любом удобном для нее порядке. Нумерация с пропусками не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов, ответственность за которое предусмотрена в статье 120 НК РФ. Под грубым нарушением понимается отсутствие самой «первички», а не номеров.

Что касается счет-фактуры, штрафа за неверную нумерацию закон также не устанавливает. В статье 120 Налогового кодекса РФ установлен штраф только за отсутствие счетов-фактур. Но если в номерах будут пропуски, налоговики наверняка заподозрят, что компания не полностью учитывает выручку. В таком случае, возможно, придется спорить с налоговиками в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 января 2013 г. по делу № А21-3191/2012).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья: Можно ли нумеровать «первичку» не по порядку?

«…Приходные ордера у нас часто пронумерованы не по порядку. Например, после № 1 следует сразу № 3. Пропуски получаются из-за того, что некоторые документы приходится удалять из базы, а программа нумерует все по порядку. Не оштрафуют ли нас за пропуски в нумерации?..»

Из письма главного бухгалтера Елены Першиковой, г. Москва

Елена, за нарушение последовательности номеров в «первичке» ответственности нет. Номер документа не относится к обязательным реквизитам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). А значит, компания вправе присваивать номера в любом удобном для нее порядке. Нумерация с пропусками не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов, ответственность за которое предусмотрена встатье 120 НК РФ. Под грубым нарушением понимается отсутствие самой «первички», а не номеров.

2.Статья: 1.7. Как нумеровать счета-фактуры

Присваивать номера счетам-фактурам нужно в хронологическом порядке (подп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). При этом возобновлять нумерацию счетов-фактур каждый день нельзя. Чиновники разъяснили это в письме Минфина России от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466 . Однако с какого периода оптимально начинать нумерацию, ревизоры не пояснили.

На практике компании нумеруют счета-фактуры по-разному. Приведем достаточно распространенные способы.

1. В хронологическом порядке с начала года (квартала, месяца).

2. По дате, когда компания составляет счет-фактуру. Например, первые цифры номера формируются исходя из даты, затем следует порядковый номер счета-фактуры. Например, 1611-05.

3. Отдельная нумерация по каждому договору.

4. Отдельная нумерация для разных контрагентов.

Наиболее безопасным является первый метод. Причем возобновлять нумерацию лучше с начала года или квартала. Иначе счета-фактуры одного поставщика с одинаковыми номерами могут вызвать лишние вопросы налоговиков при проверке вычетов у покупателей.

Хотя из-за ошибки в номере налоговики не должны отказывать покупателю в вычете НДС. Это подтвердили сами чиновники в указанном письме. Однако на практике претензии контролеров к номерам счетов-фактур встречаются. Так, если компания нумерует счета-фактуры не в хронологическом порядке, налоговики иногда используют это как аргумент в пользу отсутствия реальных сделок между поставщиком и покупателем (

Тамара Котлярова (Сидоренко)

Добрый вечер, коллеги! Кто как считает, нумерация накладных и счетов-фактур (да и других документов) обязательно должна быть в хронологическом порядке? Лично я считаю, что можно и не в хронологическом, лишь бы номер был уникальным. Кто что думает по этому поводу? А может есть какие-то официальные сведения на эту тему?

Все ответы

Мария Хромова (Масленникова)

Добрый вечер, Тамара. Не знаю, как насчет накладных, а насчет с/ф прописано в НК - нумерация должна быть сквозная строго в хронологическом порядке. Правд, насчет санкций за нарушение ничего не прописано.

Тамара Котлярова (Сидоренко)

Наверное в законе о бух..учете это есть..завтра почитаю

Все чего не прописанно в нормативно правовой док-ции..прописывается в учетной политике организации..хотите уникальную нумерацию...пропишите у себя в учетной политике..это знаю точно

Наталья Михайловна

Согласна. Нумерация должна быть, но можно свою прописать в учетной. Тогда ни одна ревизия не докопается.

Елена Коноплева

Я думаю, что "ноги растут" из прошлого - журналов регистрации. Раньше ведь все документы по всем участкам в журналы регистрировались. А они велись в хронологическом порядке. За нарушение сквозной нумерации сч.ф. точно оштрафуют, т.к. это явное нарушение Инструкции. А в остальном - сейчас практически все работают в программах. А там, если своими ручками не сбить автоматическую нумерацию, все документы получают номера в хронологической последовательности.

Тамара Котлярова (Сидоренко)

Ну а как насчет платежных поручений? Бывает заготовлю платежку заранее, а обстоятельства меняются и чтобы платежка зря не пропадала использую ее... Тоже не правильно, да?

по логике получается что нумерация должна быть сквозной...ну это как за январем следует февраль, за первым кварталом второй...и не нужно изобретать велосипед!...с платежными поручениями ситуация несколько отличается...там допустимо ставить пропущенную нумерацию...платежные поручения идентифицируют не только по дате. А так пожалуйста хотите изобретайте для себя оригинальную нумерацию..прописывайте в учетной политике и работайте..лишь бы это не противоречило здравому смыслу и логике..которую Вы сможете мотивировать при проверках.

хотела сказать идентифицируют не только по номеру..а сказала по дате

В повседневной работе в организации может скапливаться множество документов, как первичного, так и вторичного учета. Не мудрено допустить ошибку при их оформлении. К одной из таких ошибок относится нарушенная хронология в нумерации счетов-фактур. Рассмотрим какие штрафы, что делать если нумерация счетов-фактур не по порядку в 2018 году.

Требования к нумерации счетов-фактур

Счет-фактура – это первичный документ налогового учета, который является основанием для вычета по НДС. Здесь содержится информация о факте и сумме поставки товаров или оказания услуг.

Правила и порядок заполнения и выставления счетов-фактур строго регламентированы Налоговым кодексом РФ, а также письмами Минфина РФ. Номер и дата составления счета-фактуры относятся к обязательным реквизитам счета-фактуры. Относительно нумерации счетов-фактур законодательство предъявляет следующие требований:

1. все счета-фактуры обязательно должны быть пронумерованы;
2. нумерация счетов-фактур должна быть в хронологическом порядке;
3. нумерация счетов-фактур должна быть непрерывна на протяжении периода, зафиксированного в учетной политике организации;
4. начинать нумерацию заново можно раз в месяц, квартал или год;
5. через знак слеш «/» в номере счета-фактуры указывается код подразделения, филиала, который выставил этот документ, или другая информация по сделке в виде кода.

Структура номера счета-фактуры, период начала нумерации, порядок оформления и учета счетов-фактур необходимо закрепить в учетной политике организации.

Последствия нарушения хронологии в нумерации счетов-фактур. Судебная практика

Конечно, в повседневном документообороте не мудрено допустить ошибку. Опять же в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011г. № 1137 и др. документах прописан порядок устранения ошибок при составлении счетов-фактур. В случае возникновения необходимости внесения исправлений в уже составленный счет-фактуру, необходимо составить корректировочный счет-фактуру. Однако, это очень трудоемкий процесс. Поэтому законодатель допускает вариант, когда ошибки, допущенные при выставлении счетов-фактур (в том числе и корректировочных) можно не исправлять. Это возможно в случае, если такие ошибки не помешают ИФНС идентифицировать:

• продавца (поставщика);
• покупателя;
• наименование и стоимость товаров, работ, услуг, имущественных прав, которые являются предметом сделки;
• налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю.

Подскажите, пожалуйста, как в настоящее время необходимо нумеровать накладные, счет-фактуры и ттн. Обязательна ли сплошная нумерация данных документов?

Порядок нумерации накладных, ТТН и других первичных документов компания вправе определить самостоятельно. Компания вправе присваивать номера в любом удобном для нее порядке.

А вот нумеровать счета-фактуры (включая счета-фактуры на полученные авансы) нужно в хронологическом порядке по мере их составления.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух VIP - версия и для коммерческих организаций

1. Статья: Можно ли нумеровать « первичку » не по порядку

«…Приходные ордера у нас часто пронумерованы не по порядку. Например, после № 1 следует сразу № 3. Пропуски получаются из-за того, что некоторые документы приходится удалять из базы, а программа нумерует все по порядку. Не оштрафуют ли нас за пропуски в нумерации?..»

- Из письма главного бухгалтера Елены Першиковой, г. Москва

Елена, за нарушение последовательности номеров в «первичке» ответственности нет. Номер документа не относится к обязательным реквизитам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). А значит, компания вправе присваивать номера в любом удобном для нее порядке. Нумерация с пропусками не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов, ответственность за которое предусмотрена в статье 120 НК РФ. Под грубым нарушением понимается отсутствие самой «первички», а не номеров.*

Анна Алексашина, эксперт «УНП»

2. Статья: Еще шесть ответов на каверзные вопросы о новой транспортной накладной

Можно ли нумеровать транспортные накладные?

Да, компании вправе дополнять накладную любыми реквизитами, в том числе порядковым номером. Никаких запретов на этот счет Правила № 272 не содержат. Порядок нумерации транспортных накладных компания вправе определить самостоятельно. Он обычно зависит от объема документооборота, вида товаров и т. д. Структуру номера компания также разрабатывает и утверждает сама.* Доработанную форму накладной, а также порядок нумерации безопаснее утвердить в приложении к учетной политике.

Общий порядок оформления

Порядок оформления счетов-фактур зависит от того, когда продавец (исполнитель) их составляет:

• при получении аванса (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав. Подробнее об этом см. Как составить счет-фактуру при получении аванса, зарегистрировать его в книге продаж и книге покупок ;
• при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать счет-фактура, выставляемый при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав), указаны в пункте 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Порядок отражения этих реквизитов в счете-фактуре определен в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 . Продавец (исполнитель) вправе добавлять в установленную форму счета-фактуры дополнительные реквизиты (например, графы). Об этом говорится в письме ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915 .

Заполнение счета-фактуры начинайте с указания порядкового номера и даты составления документа. Нумеровать счета-фактуры (включая счета-фактуры на полученные авансы) нужно в хронологическом порядке по мере их составления (