Универсальный передаточный документ: применение компанией на упрощенке. Универсальные передаточные документы Правильное оформление универсального передаточного документа

Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
графу 6 «В том числе сумма акциза»;
графу 7 «Налоговая ставка»;
графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные реквизиты УПД

Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

снижение расходов на бумагу;
единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);

экономию времени на оформление документов;
сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной

Отныне необязательно выписывать на отгрузку товаров отдельно и счет-фактуру, и товарную накладную. Эти два документа теперь официально разрешено объединять в один. Называется он «универсальный передаточный документ» (УПД).

Форма нового бланка, а также рекомендации по составлению приведены вписьме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ . Оно согласовано с представителями Минфина и доведено до всех инспекторов страны.

Сразу отметим, что оформлять УПД - это всего лишь рекомендация налоговиков. Компании вправе, как и раньше, использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первички.

Универсальный передаточный документ рассчитан в первую очередь на компании, которые применяют общую систему. Тем не менее его могут использовать в качестве первички и компании на спецрежимах. Это не будет означать, что компания выставила счет-фактуру с налогом. А значит, тот факт, что упрощенщик или вмененщик выписал УПД, не обяжет его заплатить НДС в бюджет. При условии, что компания не выделит в УПД сумму налога (в графе 8). Иначе надо будет уплатить в бюджет выделенную сумму НДС. Налоговики специально подчеркнули это в своем письме.

Чтобы различать, в каком качестве компания использует УПД, налоговики ввели поле «Статус». Если УПД нужен одновременно как и первичка, в этом реквизите должно быть значение 1. А компаниям, которые используют УПД только как первичку, нужно поставить в этом поле 2. В этом случае можно не заполнять данные, обязательные только для счета-фактуры.

Когда можно оформлять УПД

1. При отгрузке товаров. Но авансовые счета-фактуры выставлять по-прежнему надо отдельно

2. Вместо акта приема-передачи услуг (работ). Но безопаснее приложить подробный отчет по ним

3. Вместо счета-фактуры и № ТОРГ-12. Но на перевозку по-прежнему нужно оформлять транспортную накладную

4. На общей системе, упрощенке и вмененке. Но на спецрежиме главное не писать НДС, чтобы не пришлось его платить

Обязательные реквизиты УПД

Ошибка в едином документе может привести к тому, что налоговики откажут покупателю как в вычете НДС, так и в учете расходов. Поэтому безопаснее сразу проверить поступивший документ по обязательным реквизитам.

Образец универсального передаточного документа приведен ниже. Основную его часть занимает счет-фактура - он отделен жирной чертой. Его строки обозначены в круглых скобках, например строка (1), а графы - обычными цифрами, например графа 3.

Красным цветом выделены реквизиты, обязательные одновременно для счета-фактуры и первичного документа. Зеленым цветом выделены реквизиты, обязательные только для счета-фактуры. Синим цветомвыделены реквизиты, обязательные только для первичного документа.

Слева от счета-фактуры и под ним - реквизиты, которые относятся только к первичке. Ее строки обозначены в квадратных скобках, например строка . Причем по сравнению с № ТОРГ-12 этих данных меньше. Например, нет банковских реквизитов, не выделены отдельно показатели массы брутто и нетто, сведения об упаковке. В то же время компания вправе добавлять в УПД новые строки, например для тех же реквизитов банковских счетов. А массу груза налоговики предлагают при необходимости указывать в строке .

Что касается нумерации УПД, то теперь она тоже единая. То есть номер накладной - это теперь номер счета-фактуры. Поэтому, чтобы избежать путаницы, можно продолжать использовать нумерацию, которую применяете для счетов-фактур.

С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например, по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Какие реквизиты УПД необходимо заполнить, чтобы использовать его в качестве первички, можно определить из таблиц, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96@. Некоторые показатели уже содержатся в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка . Этот показатель лучше не оставлять пустым. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы, - строки , . А также ответственных собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , . Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только Ф.И.О. и должность.

Наименование компаний, которые составили документ, - строки и . Налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или заказчика.

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних вопросов.

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строки , . В строке должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа в строке (1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке (1) и будут отличаться - например, если компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Хотя напомним: раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД зарегистрирует в книге продаж за I квартал.

В этом случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Но по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке (1). Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке - строка . В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Печать . Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички необязателен.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять УПД печатью. К тому же если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели. В таблице слева можно для удобства ставить порядковый номер наименования товара (графа А). И указывать артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам (графа Б). Коды могут быть полезны, например, чтобы подтвердить, что компания обоснованно применяет льготу.

Какие реквизиты можно не заполнять, если вы оформляете УПД только как первичку

1.«К платежно-расчетному документу» (строка (5)).

2.«В том числе сумма акциза» (графа 6).

3.Налоговая ставка (графа 7). Если компания применяет упрощенку или ЕНВД, также не нужно заполнять графу 8.

4.Код и краткое наименование страны происхождения товаров (графы 10, 10а).

5.Номер таможенной декларации (графа 11).

Еще в УПД возможно указать дополнительные сведения об отгрузке - дать ссылки на сертификаты соответствия, другие документы, которые являются приложениями к УПД (строка ).

А покупатель в строке может зафиксировать, что принял товары без претензий. Либо указать, что выявил некачественную продукцию, и сослаться на акт о расхождении по количеству и качеству товаров.

Федеральная налоговая служба разработала новую форму – универсальный передаточный документ. Он совместит в себе функции счета-фактуры и бухгалтерской первички, позволит существенно сократить документооборот. О том, как использовать новую форму на практике, мы расскажем в этой статье. Пользователи 1С:ИТС ПРОФ могут также ознакомиться с видеозаписью 1С:Лектория от 31.10.2013.

Для чего был разработан универсальный передаточный документ

Статья актуализирована 14.06.2018г.

Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.

Вслед за ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для обсуждения проект такого документа (ранее он назывался единый отгрузочный документ).

При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы "1С".

В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г. – приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД), приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.

Зачем нужен УПД

На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.

Приведем для примера отдельные положения, которые определяет налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:

Счет-фактура - это основание для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, либо фактически уплаченные ими при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

А вот какая роль отводится первичным документам при исчислении налога на прибыль:

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами , оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (ст. 252 НК РФ).
Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).

Напомним, что требования к первичным учетным документам изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 этой статьи сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 перечислены обязательные реквизиты:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации или фамилия предпринимателя, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
подписи лиц вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или при использовании ЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9).

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться - отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
передача результатов выполненных работ;
оказание услуг;
передача имущественных прав;
отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.

Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Что включает в себя УПД

Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ (УПД).

Видно, что форма счета-фактуры, утвержденная постановлением №1137, «встроена» в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений. Помимо показателей счета-фактуры в документе также содержатся семь обязательных реквизитов первички, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ:

наименование документа: «Универсальный передаточный документ»;
дата составления документа совпадает с датой счета-фактуры;
наименование экономического субъекта, составившего документ, указывается в полях 14 и 19;
содержание факта хозяйственной жизни отражается как в составе показателей счета-фактуры, так и в полях 8-9, 11-12, 16-17;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения отражается в графах счета-фактуры «2»-«6» , «9»;
наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления сделки или свершившегося события, указывается в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя;
подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки (события), с указанием их фамилий и инициалов указываются в полях 10 или 13 для продавца, 15 или 18 - для покупателя.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус . Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

«К платежно-расчетному документу» (строка 7);
«В том числе сумма акциза» (графа 6);
«Налоговая ставка» (графа 7);
«Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
«Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
«Номер таможенной декларации» (графа 11).

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса.

Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Как заполнить дату УПД

строка (1) - дата составления документа;
строка - дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
строка - дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности - непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ - в строке 16.

УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

2. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16.

Может сложиться ситуация, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности, и УПД был составлен непосредственно после его окончания (в предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаях), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

2. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16. Что касается покупателя, то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты приемки работ, указанной в строке 16.

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».

Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».

Наименование экономического субъекта и печать

Строка 14 УПД - показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (исполнителя). Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные в его интересах.

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно

В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:

Графа «А» - порядковый номер записи в таблице - может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
Графа «Б» - артикул (для товаров), код вида деятельности для работ (услуг) и т.п. Эту графу рекомендуется заполнять, например, для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов.
В строке 8 указывается информация, идентифицирующая отношения сторон (реквизиты договоров, соглашений, счетов и т.д.) Этот показатель позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе. В некоторых случаях может косвенно подтверждать содержание сделки и ее условия, что может явиться существенным условием для целей определения налога на прибыль.

В строке 9 при необходимости указываются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручения экспедитору, складских расписок и т.д.; базис поставки; сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.

Строка 12 может включать дополнительные сведения о грузе (данные о сертификатах, паспортах), а также здесь могут указываться иные сведения, являющиеся неотъемлемыми приложениям УПД. Эта строка может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.

В строке 17 указываются дополнительные сведения о наличии/отсутствии претензий, данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком при получении товаров (работ. услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями УПД.

«1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия 7.7» .

В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.

Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ . Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.

Как исправить УПД в "1С:Бухгалтерии 8"

Если в универсальном передаточном документе обнаружена ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах . Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру, либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.

Корректировка реализации и УПД

В настоящее время форма корректировочного УПД отсутствует. Но ФНС России сообщила, что занимается разработкой такого документа. Поэтому для корректировки нужно использовать счет-фактуру в соответствии с Постановлением Правительства №1137. После проведения документа Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон необходимо выписать корректировочный счет-фактуру и распечатать его. Что касается первичного документа, то основанием корректировки должен служить специальный документ - дополнительное соглашение к договору, протокол изменения цены и т.п.В программу «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 встроена печатная форма Соглашение об изменении цены, которую при желании можно использовать в качестве такого специального первичного документа.

Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:

существенно сократить количество документов;
сблизить бухгалтерский и налоговый учет;
оптимизировать процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи и, возможно, ускорить процесс внедрения электронного документооборота в нашей стране.

Вопрос: первый обязательна ли печать Продавца (юридическое лицо) в УПД. Второй: наш поставщик предоставил УПД, которое по моему мнению заполнено неверно. В строке 2 Продавец указан наш поставщик товара.В строке 3 Грузоотправитель указано другое юр. лицо (пример ООО Снаб). В строке 14 Наименование экономического субъекта указан наш Поставщик.А печать стоит грузоотправителя (ООО Снаб). Верно ли такое заполнение УПД?Если организация имеет печать (в нашем случае Продавец),то она обязана поставить свою печать, а не печать грузоотправителя

Ответ: Да, УПД оформлен не верно.

Печать продавца на УПД не обязательна. Это следует и разъяснений по заполнению документа (Приложение 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@).

В то же время, форма УПД содержит такой реквизит. Поэтому для покупателя безопаснее, чтобы в документе присутствовала печать. Чья печать должна быть в УПД поставщика или грузоотправителя разъяснений нет. Печать необходима для заверения подписи лица, совершившего отпуск груза.

Так как УПД в Вашем случае составляет поставщик (это следует из того, что в графе 14 указаны его реквизиты), подпись лица, совершившего отгрузку, должна быть заверена печатью поставщика.

Учтите, что УПД можно использовать не всегда. Когда использовать УПД и как его заполнить, чтобы покупатель не потерял право на вычет, читайте в рекомендации.

Обоснование

Как заполнить УПД

Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов () и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ).

Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

строку 7 «К платежно-расчетному документу»;
графу 6 «В том числе сумма акциза»;
графу 7 «Налоговая ставка»;
графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;
графу 11 «Номер таможенной декларации».

Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур . То есть в соответствии с требованиями пунктов и статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов .

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль.В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - строку 19 «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в приложениях и к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 .

Из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры


N, N Строки, графы	Реквизит УПД	Возможные значения и рекомендации и пояснения
б/н	статус	"1", "2" Выбирается налогоплательщиком в зависимости от цели использования универсального передаточного документа (УПД)
строки (1)-(7) графы 1-11	-	Для УПД со статусом "1" заполняются в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 . В случае, если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного лица, подписавшего конкретный счет-фактуру. Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом "2" возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п.1 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни могут также быть отражены в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
Письмо Минфина России от 23.04.2012 № 03-07-09/39 .
Графа А	№ п/п	Порядковый номер записи в таблице Может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
Графа Б	Код товара/ работ, услуг	Артикул (иное) - в отношении товаров; код видов деятельности, в рамках которых выполняются работы, услуги (ОКВЭД, ОКУН). Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Может заполняться с использованием ОКВЭД (ОКУН) для однозначной идентификации работ/услуг в целях обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налогов), пониженных тарифов страховых взносов и пр. (при договоренности с контрагентом; наличие/отсутствие показателя само по себе налоговых последствий не несет).
строка	Основание передачи (сдачи)/ получения (приемки)	Информация, идентифицирующая возникающие отношения сторон (виды отношений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и т.д.) Показатель, который позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе.
строка	Данные о транспорти- ровке и грузе	Реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и пр. уточняющая информация о перевозке. Например, в качестве информации, более полно характеризующей операцию, может быть указан базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и пр. с возможным использованием ИНКОТЕРМС 2000) или наименование организации, несущей транспортные расходы или др. Также строка может содержать сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом и силами сторонних организаций; при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д.
строка	Товар (груз) передал/ услуги, результаты работ, права сдал	Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ . Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Строка	Дата отгрузки, передачи (сдачи)	Дата совершения факта хозяйственной жизни (дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав). Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако, показатель определяет такое существенное обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальную дату отгрузки товара (груза), имущественных прав / реальную дату предъявления заказчику выполненных работ, предъявления документа о выполненных услугах. Например: документ может быть оформлен 11 июня 2013 года (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка может состояться только на следующий день. В таком случае в строке указывается дата "12.06.2013". Показатель рекомендуется заполнять и при совпадении даты составления документа (строка 1) и даты совершения (оформления) факта хозяйственной жизни. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений. В общем случае* значение показателя будет равно или позднее даты составления УПД (строка 1).
* Кроме предусмотренных п.3 ст.9 Закона № 402-ФЗ случаев, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности и документ был составлен непосредственно после его окончания.
Строка	Иные сведения об отгрузке, передаче	Могут быть приведены ссылки на иную сопутствующую передаче / сдаче информацию, например, данные о паспортах, сертификатах и пр., а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.
Строка	Ответствен- ный за правильное оформле- ние сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку и (или) лицо уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то при наличии подписи в строке в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке также могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Строка	Наимено- вание экономи- ческого субъекта - составителя документа (в т.ч. комисси- онера (агента)	Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца. Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны продавца. В данной строке могут указываться сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора. Также это могут сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени. В строке в этом случае указываются реквизиты договора между комитентом (принципалам) и посредником. Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ.
Строка	Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял	Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ . Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Строка	Дата получения (приемки)	Дата получения товара (груза), принятия результатов выполненных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако, показатель определяет такое обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальная дата получения покупателем (представителем покупателя) товара (груза), имущественных прав / реальная дата принятия услуг, результатов работ. Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка (1)), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день (в строке - дата "12.06.2013"). При этом покупатель получил товар 18.06.2013 (в строке - дата "18.06.2013") Рекомендуется к заполнению в любом случае. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений. Не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке . Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка 1), отгрузка для транспортировки состоялась в этот же день (в строке - дата "11.06.2013"). При этом и покупатель получил от перевозчика товар в этот же день (в строке - дата "11.06.2013")
Строка	Иные сведения о получении, приемке	Сведения о наличии/отсутствии претензий; данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав) являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Может заполняться в случае наличия у покупателя существенной дополнительной информации об исполнении сделки. В частности, может заполняться покупателем (заказчиком) для подтверждения факта приемки без претензии. При наличии претензий могут указываться сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров (работ, услуг, имущественных прав).
Строка	Ответст- венный за правильное оформле- ние сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Строка	Наимено- вание экономи- ческого субъекта - составителя документа	Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции). Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны покупателя. В данной строке могут указываться сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основании договора. Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двустороннего документа.
	М.П.	Печати экономических субъектов-составителей документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Приложение 4

Приложение 4. Определение в форме УПД показателей, установленных законодательством в качестве обязательных

При использовании организацией документа со статусом "1" в качестве основания для применения права на вычет по НДС , необходимо убедиться в том, что заполнение показателей строк (1)-(7), граф (1)-(11) и подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица) и главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица) соответствуют требованиям пунктов 5 и 6 статьи 169 НК РФ с учетом положения абзаца 2 пункта 2 данной статьи.

При использовании УПД индивидуальным предпринимателем учитываются требования к содержанию информации о подписанте, установленные пунктом 6 статьи 169 НК РФ для этой категории субъектов хозяйственной деятельности.
При использовании организацией или индивидуальным предпринимателем универсального передаточного (отгрузочного) документа со статусом "1" и "2" в качестве первичного учетного документа необходимо убедиться в том, что внесенная в него информация в полной мере определяет показатели, установленные как обязательные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (см. таблицу ниже).


Обязательный показатель первичного учетного документа/ (норма законодательства)	Оценка наличия обязательных реквизитов в передаточном (отгрузочном) документе (или где можно найти значение показателя)
Наименование документа (подп.1 п.2 ст.9 Закона № 402-ФЗ)	Принимает значение "передаточный (отгрузочный) документ" - показатель расположен в левом верхнем углу формы с указанным статусом "1" или "2"
Дата составления документа (подп.2 п.2 ст.9 Закона № 402-ФЗ)	Показатель строки (1)
Наименование экономического субъекта, составившего документ (подп.3 п.2 ст.9 Закона № 402-ФЗ)	Показатели строк и или информация, содержащаяся в печатях, заверяющих подписи ответственных за правильность оформления документа
Содержание факта хозяйственной жизни (подп.4 п.2 ст.9 Закона № 402-ФЗ)	Показатели: - строк (2), (2а), (2б) - одна сторона сделки; - строк (6), (6а), (6б) - вторая сторона сделки; - граф 1, Б - предмет сделки; - строки - основание возникновения конкретных правоотношений; - строк , , - дополнительная существенная информация об условиях и обстоятельствах сделки (операции, событии) - если есть; - строк , - уточняющие данные о датах действий сторон во исполнение сделки (операции) - если есть
Величина натурального и (или) денежного изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (подп.5 п.2 ст.9 Закона № 402-ФЗ)	Показатели: - граф 2, 2а, 3 - натуральное измерение; - графы 9, строки (5) - денежное измерение; - графы 4, 5, 6 - промежуточные значения
Наименование должностей лиц: - совершивших сделку, операцию и ответственных* за правильность ее оформления; ИЛИ - ответственных* за правильность оформления свершившегося события (подп.6 п.2 ст.9 Закона № 402-ФЗ)	Информация о должности: - в строке - для продавца; - в строке - для покупателя ИЛИ - в строке - для продавца - в строке - для покупателя
* Согласно соответствующим распорядительным документам.
Подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (подп.7 п.2 ст.9 Закона № 402-ФЗ)	Подписи: - продавца - в строке , если передающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки) или в строке , если физическое лицо, указанное в строке не является ответственным за правильность оформления операции (сделки), а при отсутствии подписей в строках или - подпись в строке ФИО руководителя организации или иного лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, если это же лицо одновременно уполномочено и на оформление первичных документов; - покупателя - в строке , если получающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки) или в строке , если физическое лицо, указанное в строке , не является ответственным за правильность оформления операции (сделки)

Если информация, содержащаяся в перечисленных выше рекомендованных строках УПД, не позволяет достоверно и полно определить значения обязательных показателей первичного учетного документа, то вывод о несоответствии документа требованиям законодательства необходимо делать с учетом возможного наличия в документе дополнительной информации в полях, введенных налогоплательщиком самостоятельно.»

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

После отгрузки стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) может измениться. Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов. В этих случаях продавцы вместо корректировочного счета-фактуры могут составлять универсальный корректировочный документ (УКД).

Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Аналогичные разъяснения в отношении УКД содержатся в письме ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Оба письма размещены на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами».

Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно вносить дополнительную информацию. Например, в форму можно включать показатели, необходимые для отражения специальных условий сделок. Для этого бланк, предложенный налоговой службой, разрешается дополнять новыми графами или строками. Но вписывать новые реквизиты можно только за пределами черной рамки, которой ограничена включенная в УПД типовая форма счета-фактуры. Менять саму форму счета-фактуры нельзя. Любые дополнения внутри черной рамки приведут к тому, что УПД утратит статус счета-фактуры и покупатель не сможет принять к вычету предъявленный ему НДС.

Это следует из писем ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619 и от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121.

Аналогичные выводы можно сделать и в отношении УКД.

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155. Этот формат можно использовать и при отправке УПД контрагентам, и при передаче таких документов в налоговые инспекции (абз. 3 п. 2 ст. 93, абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ, Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@).

Электронный формат УКД пока не утвержден. Поэтому в отношениях с контрагентами используйте согласованный с ними формат, который вы разработали самостоятельно. Для передачи УКД в налоговую инспекцию такой формат не подойдет. Поэтому, если требуется представить в инспекцию УКД, составленный в электронном виде, его надо распечатать на бумаге и заверить отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Разъяснения об этом есть в письмах Минфина России от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521 и от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190.

Что заменяют собой универсальные документы

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

товарного раздела товарно-транспортной накладной ;

накладной на отпуск материалов на сторону ;

акта о приеме-передаче объекта основных средств .

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12 , № М-15 , № ОС-1 и № 1-Т , и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Следует отметить, что использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора. Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии - УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963.

Ситуация: нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД ?

Законодательно такая обязанность не предусмотрена.

Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.

Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.

Назначение универсальных документов

Назначение универсальных документов зависит от присвоенных им статусов: 1 или 2. Документы составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и соответствующий статус.

Статус 1 означает, что УПД (УКД) можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для изменения налоговой базы или вычета по НДС, то есть как счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру).

Статус 2 означает, что УПД (УКД) применяется только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Например, как накладная или как соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. В этих случаях продавцу придется составить отдельный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус 1 или 2 носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в универсальных документах заполнены. Если, к примеру, в них пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет предъявить к вычету НДС по такому УПД (УКД). Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом и первичного, и корректировочного счета-фактуры (п. 5, 5.2 ст. 169 НК РФ). Без него счета-фактуры считаются заполненными неправильно, и возмещать НДС на основании таких универсальных документов нельзя.

Если же все обязательные реквизиты счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в универсальном документе заполнены правильно, сумму НДС, предъявленную продавцом, покупатель вправе принять к вычету. То, что формы универсальных документов не упоминаются ни в Налоговом кодексе РФ, ни в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, для вычета значения не имеет (письмо Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

Кто может использовать универсальные документы

Формы УПД и УКД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по статье 145 Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:

графу 7 «Налоговая ставка»;

графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Для каких операций можно применять УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:

строку 2 «Продавец»;

строку 2а «Адрес»;

строку 2б «ИНН/КПП продавца»;

строку 6 «Покупатель»;

строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;

строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

Ситуация: можно ли применять универсальный передаточный документ при отгрузке товаров на экспорт

Да, можно.

Сфера применения универсального передаточного документа законодательно не ограничена. Поэтому его можно использовать и для оформления экспортной операции.

Ведь отгрузка товаров на экспорт, как и любой факт хозяйственной жизни, должна быть оформлена первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В том числе это может быть и УПД. Главное, чтобы в нем были все обязательные для первички реквизиты, они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Несмотря на то что товары поставляются за границу, экспортеры обязаны выставлять по таким операциям счета-фактуры. Учитывая, что УПД со статусом 1 является полноценной заменой счета-фактуры, при поставке товаров на экспорт в течение пяти календарных дней со дня отгрузки продавец должен составить этот документ и зарегистрировать его в части 1 журнала учета счетов-фактур (п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 3 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). На дату составления УПД в нем нужно указать стоимость товаров без НДС и нулевую налоговую ставку. Это следует из положений пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса РФ. О регистрации УПД в книге продаж см. Нужно ли выставлять счета-фактуры при реализации товаров на экспорт.

Учитывайте, что УПД не является документом, подтверждающим вывоз товаров за пределы России. То есть его нельзя использовать в качестве транспортного и товаросопроводительного документа. А вот сведения, содержащиеся в Заявлении о ввозе товаров, УПД со статусом 1 подтверждает. Такие разъяснения есть в письме ФНС России от 4 апреля 2016 г. № ЕД-4-15/5702.

Важно! Иногда налоговые органы государств - членов ЕАЭС, куда поставляются товары из России, не принимают от импортеров УПД, выставленные российскими экспортерами. Причина - формальное толкование положений подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе, в котором упоминаются только счета-фактуры. В таких случаях иностранным контрагентам следует пояснить, что УПД - это тот же самый счет-фактура, только с некоторыми дополнительными реквизитами.

Дополнение счетов-фактур какой-либо информацией не противоречит статье 169 Налогового кодекса РФ. Более того, это прямо предусмотрено пунктом 9 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Таким образом, форма УПД, рекомендованная к применению письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, полностью соответствует нормам национального налогового законодательства, а следовательно, и требованиям подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе. Правильность такого вывода подтверждается письмами Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664 и ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Когда можно применять УКД

УКД можно оформить в двух случаях:

если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);

если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

УКД не применяется:

для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Порядок исправления ошибок в УПД приведен в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86;

при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).

Об этом сказано в приложении 2 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86.

Заполнение универсальных документов

УПД

Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ).

строку 7 «К платежно-расчетному документу»;

графу 6 «В том числе сумма акциза»;

графу 7 «Налоговая ставка»;

графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;

графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;

графу 11 «Номер таможенной декларации».

Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур . То есть в соответствии с требованиями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов .

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - строку 19 «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

УПД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УПД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УПД ставят свои подписи:

сотрудники, ответственные за передачу (приемку) товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав;

УПД обособленных подразделений

Если товары (работы, услуги) реализует или приобретает обособленное подразделение организации, УПД заполняйте по общим правилам. Никаких специальных требований для таких ситуаций письма ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 и от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 не содержат.

Единственное, что нужно учитывать, - это особенности заполнения:

сведений о продавце , если обособленное подразделение составляет УПД;

сведений о покупателе , если обособленное подразделение получает УПД.

Пример оформления УПД при реализации товара обособленным подразделением

ООО «Торговая фирма "Гермес"» находится в г. Москве и имеет обособленное подразделение, зарегистрированное по адресу: 650023, г. Кемерово, пр-т Ленина, д. 120.

У обособленного подразделения:

КПП - 420201001;
цифровой индекс - П1.

В учетной политике «Гермеса» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).

Между обособленным подразделением «Гермеса» и ООО «Альфа» заключен договор от 15 февраля 2016 г. № 72 на поставку партии печенья (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС - 180 000 руб.).

23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада обособленного подразделения. В этот же день бухгалтер обособленного подразделения «Гермеса» выставил в адрес «Альфы» УПД № 15 .

Пример оформления УПД при реализации товара обособленному подразделению

По договору от 15 февраля 2016 г. № 72 ООО «Альфа» реализует обособленному подразделению ООО «Торговая фирма "Гермес"» печенье (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС - 180 000 руб.).

Обособленное подразделение зарегистрировано по адресу: 650023, г. Кемерово, пр-т Ленина, д. 120. КПП - 420201001.

В учетной политике «Альфы» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).

23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада обособленного подразделения. В этот же день бухгалтер «Альфы» выставил в адрес обособленного подразделения «Гермеса» УПД № 15 .

УКД

В зависимости от цели использования УКД . Если организация собирается заменить универсальным корректировочным документом и корректировочный счет-фактуру, и первичный учетный документ, то УКД нужно присвоить статус 1 и заполнить все реквизиты, обязательные для корректировочного счета-фактуры .

Помимо этого должны быть заполнены строки 8 «Предлагаю изменить стоимость» или 9 «Уведомляю об изменении стоимости», а также строка 12 «С изменением стоимости согласен».

В УКД со статусом 2 тоже должны быть заполнены строки 8 (или 9) и строка 12. При этом в той части, которая дублирует корректировочный счет-фактуру, достаточно заполнить только те реквизиты, где отражаются изменения стоимостных или количественных показателей.

Какую строку заполнять - 8 или 9 - зависит от того, как составлен договор. Если с самого начала в нем не было условия об изменении стоимости, продавец заполняет строку 8 «Предлагаю изменить стоимость». Если же в договоре уже было условие о возможности изменить стоимость поставки, то продавец заполняет строку 9 «Уведомляю об изменении стоимости».

В первом случае (продавец заполнил строку 8) свое согласие на изменение стоимости покупатель отражает в строке 12 «С изменением стоимости согласен». Кроме того, покупатель обязательно должен заполнить строки 14 и 15.

Во втором случае (продавец заполнил строку 9) строки 14 и 15 заполнять не обязательно. Но если покупатель их заполнит, то он сможет рассматривать поступивший УКД в качестве своего внутреннего учетного документа (аналога справки бухгалтера), который подтвердит изменение стоимости полученных ранее товаров (работ, услуг).

Строку 13 «Дата» тоже стоит заполнить - это позволит исключить споры о моменте изменения стоимости, если в своем экземпляре продавец укажет произвольную дату.

УКД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УКД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УКД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УКД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УКД ставят свои подписи:

сотрудники, ответственные за принятие решения об уменьшении стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя);

сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя).