В ЗУП 3.1 усовершенствован принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации. Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.
Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.
В ЗУП 3.1 при вводе остатков отпусков в документе "Начальная штатная расстановка" появилась возможность указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.
Начальные остатки отпусков
Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают случаи, когда на момент начала учета сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. В таком случае нужно ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ Ввод остатков отпусков.
Внимание! По умолчанию этот документ не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела "Главное").
Отчеты по остаткам отпусков в 1С ЗУП 3.1
Остатки отпусков всех сотрудников можно вывести в отчетах в разделе кадровых отчетов.
Печать (Ctrl+P)
Ввод начальных остатков отпусков
До версии ЗУП 3.0.23 предполагалось, что при начале эксплуатации программы на уже действующем предприятии остатки отпусков вводятся своевременно перед началом ведения учета в ней с помощью документа «Данные на начало эксплуатации».
Ввод отдельного документа «Ввод начальных остатков отпусков» предполагался в том случае, если при начале эксплуатации сотрудники регистрировались документом «Прием на работу», и при этом все фактические отпуска со дня приема сотрудника в программе не регистрировались. Программа не давала записать начальные остатки отпусков, если на их дату уже были зарегистрированы фактические отпуска.
Однако практика показала, что зачастую учет остатков отпусков в программе «налаживают» уже после начала ее эксплуатации. В связи с этим в версии 3.0.23 изменено поведение документа «Ввод начальных остатков отпусков». Теперь он служит отправной точкой при расчете заработанных прав на отпуска. Ранее существовавшее ограничение на запись начальных остатков, если на их дату в программе уже были зарегистрированы фактические отпуска, убрано.
Теперь есть возможность ввести остатки уже после начала эксплуатации программы. В документе выдается предупреждение, что все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете остатков не будут (при этом в карточку Т-2 они по-прежнему выводятся).
Документ доступен только через режим “Все функции”!?(см. рис 1). Разработчики включили в разделе кадры основного интерфейса, однако не входит в составе подсистем этого раздела!? . Эту статью пишу на базе редакции Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.2.316), однако в интерфейсе последней версии –3.1.3.184 на дату написания этой статьи, тоже я не нашел этот документ
Рис 1 Форма “Все функции”
Документ предназначен для ввода неиспользованных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.
Рис 2. Документ Ввод остатков отпусков
Если же при начале эксплуатации программы начальная расстановка сотрудников регистрируется документом , то сведения о неиспользованных днях отпуска, на которые сотрудник имеет право, можно ввести непосредственно в этом же документе.
В редакции 3.1.1. по просьбам пользователей разработчики усовершенствовали принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации (как программы в целом – документом “Начальная штатная расстановка”, так и отдельно подсистемы учета остатков отпусков – документом “Ввод начальных остатков отпусков”).
Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.
Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.
Теперь при вводе остатков отпусков в документе “Начальная штатная расстановка” появилась возможность явно указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.
Данные на начало эксплуатации
Как правило на практике программу начинают использовать не с начала деятельности организации. Таким образом, к моменту перехода на учет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 уже имеются определенные исторические данные, которые необходимо ввести в программу. В программе имеются специализированные документы для ввода начальных данных:
- Начальная штатная расстановка сотрудников – С помощью документа вводятся кадровые данные сотрудников по состоянию на дату начала эксплуатации программы
- Начальная задолженность по зарплате – В этом же документе, но со знаком «минус» фиксируется задолженность работников перед организацией, которую нужно учесть при очередной выплате заработной платы. Выплаченные суммы в программе учитываются по месяцу начисления, поэтому если зарплата за предшествующий месяц была полностью выплачена, то документ вводить не нужно
- Периоды, оплаченные до начала эксплуатации – Документ предназначен для отражения таких ситуаций, когда на дату начала эксплуатации сотрудники отсутствуют (находятся в отпуске). За зарегистрированные в нем периоды в программе не будет производиться начисление зарплаты. В табеле и других отчетах периоды будут обозначаться согласно указанному виду периода (состоянию).
Эти документы объединяются в журнал Данные на начало эксплуатации (Главное → См. также → Данные на начало эксплуатации ).
Остатки отпуска в 1С Зарплата и Управление Персоналом 3
В 1С «Зарплата и управление персоналом» версии 3.1 очень удобный функционал учета отпусков. По умолчанию всем сотрудникам полагается основной отпуск, являющийся ежегодным и согласно законодательства, продолжающийся 28 календарных дней.
В зависимости от местонахождения организации и условий труда сотрудникам возможно назначать ежегодные отпуска дополнительно к основному. К таким отпускам относятся: северный, дополнительный отпуск за вредность, дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС и др. Данные виды отпусков становятся доступными для назначения после необходимых настроек информационной базы.
Так, например, для дополнительного отпуска согласно территориальным условиям, в настройках организации на вкладке «Основные сведения» установим соответствующие флажки, как на рисунке:
А чтобы назначить дополнительный отпуск за вредные условия труда, в настройках состава начислений и удержаний (раздел Настройка – Расчет зарплаты) укажем, что начисляем надбавку за вредные условия труда:
В справочнике Виды отпусков (Настройки – Предприятие) можно просмотреть доступные для назначения отпуска. При необходимости можно создать новый отпуск, отвечающий требованиям условий труда, действующим на предприятии. Во вновь создаваемом виде отпуска указываем его наименование, периодичность и продолжительность.
Также в ЗУП 3.1 предусмотрена возможность назначения дополнительных отпусков для отдельных категорий работников в штатном расписании. Впоследствии, при приеме на работу в должность с дополнительным отпуском данные автоматически заполняются в карточке сотрудника.
При внесении изменений в штатное расписание необходимо учесть следующее: если мы изменяем отпуска в должностях, на которых уже приняты сотрудники, то автоматически сведения у этих сотрудников не обновятся. Чтобы актуализировать данные, необходимо создать документ «Кадровый перевод» и в нем указать изменение дополнительного отпуска.
В случае ухода сотрудника в отпуск, в информационной базе создается документ «Отпуск», который делает записи об использовании отпусков в регистре накопления «Фактические отпуска»:
Из документа «Отпуск» можно сформировать справку об остатках отпусков. Также данную информацию можно просмотреть, сформировав в разделе Кадры отчет «Справка об остатках отпусков».
Также в конфигурации предусмотрена возможность ввода остатков отпусков сотрудников. Если до этого учет велся в другом программном обеспечении или сотрудники были приняты до начала эксплуатации программы, такой функционал решает проблему автоматизации кадрового учета, потому что не нужно вводить документ «Прием на работу» для каждого сотрудника. Начальная штатная расстановка создается в подразделе «Данные на начало эксплуатации» (раздел Главное – См. также).
В табличной части мы заполняем данные сотрудника, дату приема, должность, оклад, количество занимаемых ставок и способ расчета аванса. По умолчанию в графу отпуска подтягивается основной отпуск, внести изменения мы можем, нажав гиперссылку с количеством дней отпуска и внести информацию по дополнительным отпускам, а также указать остатки отпусков за трудовые периоды.
В том случае, если данные о сотрудниках уже внесены и требуется только корректировка количества дней отпуска, нам поможет документ «Ввод остатков отпусков». По умолчанию документ в конфигурации скрыт, но его можно открыть через меню «Все функции» (в левом верхнем углу окна) – Документы – Ввод остатков отпусков, либо в разделе Главное добавить видимость документа настройкой навигации.
При увольнении сотрудника данные об использованных днях отпуска покажут бухгалтеру – компенсировать неиспользованные дни либо же удерживать из начислений сумму за предоставленный авансом отпуск.
Если у Вас остались вопросы по остаткам отпусков в 1С ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.
Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.
На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.
В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.
Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».
Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».
В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.
Отражение отпусков в программе
Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».
При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».
Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.
Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска
В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.
Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.
В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.
Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.
Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.
В ТК РФ за каждым работником закреплено право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Некоторым категориям работникам положены также дополнительные ежегодные отпуска. Расчет остатков положенных работникам ежегодных отпусков в программе ЗУП 3.1 ведется автоматически.
В этой статье разберем, как посмотреть остатки отпусков в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1, как ввести начальные остатки отпусков, а также рассмотрим, почему может появляться ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков», и как ее устранить.
Где посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1
Остаток дней отпуска в ЗУП 3.1 можно посмотреть:
- В карточке сотрудника.
- В кадровых отчетах по остаткам отпусков.
- В документах Отпуск , Увольнение .
Как посмотреть остатки отпусков из карточки сотрудника
Узнать текущие остатки отпуска из карточки сотрудника можно двумя способами.
Отчеты по остаткам отпусков
В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствуют несколько отчетов, которые позволяют получить остатки отпусков на любую заданную дату.
Ссылка Как сотрудник использовал отпуск
Информацию об остатках дней отпуска для сотрудника можно быстро запросить при вводе приказа на отпуск непосредственно из документа Отпуск . Для этого используется ссылка Как сотрудник использовал отпуск . По щелчку на нее выводится Справка об остатках отпусков сотрудника на дату начала отпуска:
Как быстро посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП 3.1 смотрите в нашем видео:
Как внести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП
Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП могут вводиться двумя документами: Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков .
Ввод начальных остатков отпусков документом Начальная штатная расстановка
Если работа в 1С ЗУП 3 начата после перехода из прошлых версий и при этом для перехода использовался рекомендованный вариант переноса данных, то при переходе в программе сформировался документ . Этим документом зарегистрировались и начальные остатки отпусков.
Информация об остатках отпуска содержится в графе Отпуска :
В табличной части Права на отпуск должны быть отражены все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков и указано количество дней в год для каждого вида отпуска.
В табличной части вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Количество дней должно быть рассчитано на дату начала эксплуатации.
Правила расчета и ввода начальных остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП разобраны далее в статье.
Документ Ввод остатков отпусков
Документ Ввод остатков отпусков может служить для ввода начального остатка отпуска на произвольную дату.
Список документов Ввод остатков отпусков открывается из раздела Главное — Остатки отпусков . Чтобы ссылка отображалась в интерфейсе, необходимо выполнить Настройку навигации для этого раздела:
Также создать новый документ можно из карточки сотрудника по ссылке Оформить документ – Отсутствия – Ввод остатков отпусков :
Структура документа и правила его заполнения аналогичны описанным выше для формы ввода остатков отпусков в документе Начальная штатная расстановка :
- в табличной части Права на отпуск – указываются все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков с указанием годового количества дней отпуска;
- в табличной части Остатки отпусков по рабочим годам — вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Остатки следует вводить по состоянию на Дату остатков , указанную в шапке документа.
Правила ввода остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1
1. Остатки вводятся на указанную дату, при этом достаточно ввести остатки только за те прошедшие рабочие годы, по которым имеются ненулевые остатки и обязательно ввести остаток за текущий рабочий год.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – остаток 6 дней;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – накопленный на 01.01.2019 остаток 9,33 дня (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33).
Рабочий год с 15.09.2016 по 14.09.2017 в таблице указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год, по которому не имеется остатка отпуска.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- Рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год и остатка отпуска по нему нет;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – укажем остаток 2,33 (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33. 7 дней использовано. 9,33-7=2,33).
В итоге сформированный документ будет выглядеть так:
2. Если сотрудник использовал отпуск авансом, то количество дней остатка нужно указывать с минусом.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
3. Если на дату ввода остатков остаток отпуска за текущий рабочий год нулевой, то нужно ввести рабочий год, а количество дней отпуска не указывать.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- За рабочий год с 26.12.2016 по 25.12.2017 – ничего указывать не нужно;
- За рабочий год с 26.12.2017 по 25.12.2018 – укажем остаток 7 дней;
- За рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019 – укажем рабочий год, а остаток оставим нулевым (с 26.12.2018 по 01.01.2019 менее 15 дней, право на отпуск еще не заработано.)
Почему возникает ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков» и как ее исправить
Зачастую, при вводе остатков отпуска пользователи сталкиваются с ошибкой:
Последний период остатков отпуска «Основной» должен захватывать дату остатков:
Дело в том, что последний рабочий год, за который вводятся остатки отпуска, должен быть согласован с датой ввода остатков: дата ввода остатков должна принадлежать именно этому году.
Например, такая ошибка будет возникать, если в условиях примера 4, рассмотренного выше, не ввести нулевой остаток отпуска за рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019:
Для исправления ошибки надо скорректировать документ таким образом, чтобы последний введенный рабочий год содержал дату ввода остатков.
В рассматриваемом примере в таблицу Остатки отпусков по рабочим годам
необходимо добавить строку с рабочим годом, включающим дату ввода остатков. Количество дней отпуска следует оставить пустым, поскольку на дату остатков за этот рабочий год еще не накоплено ни одного дня отпуска:
Загрузка...
