Агентский отчет составляется на основании договора. Документ относится к учетной документации. При этом предполагается учет определенных требований к составлению отчета. В обязательном порядке нужно использовать образец, позволяющий понять важные нюансы оформления документации. Его можно скачать ниже.
Итак, в каких ситуациях требуется составление документа?
Предполагается, что отчет будет содержать подробное описание посредником направления используемых финансов, которые были выданы заказчиком. Кроме этого, могут отражаться расходы агента, обусловленные необходимостью выполнения рабочей задачи. В то же время суммы должны быть возмещены заказчиком.
Отчет должен включать в себя точное указание суммы вознаграждения. Данная сумма должна быть выплачена заказчиком агенту.
Если была оказана посредническая услуга, документ может потребоваться. В этом случае предполагается необходимость подтверждения правильных расчетов с агентом. При утверждении составленной документации рекомендуется включить в расходы агентское вознаграждение за выполненные рабочие обязанности.
Частота оформления отчета
В агентском договоре следует указать оптимальные сроки для предоставления отчетов агентом. Предполагается использование статьи 1008 Гражданского кодекса Российской Федерации. Вопрос решается только на основании договоренности двух сторон. Оптимальный срок - месяц или квартал.
Какие другие важные аспекты должны содержаться в документации, что будет подтверждать пример договора, который можно предварительно скачать:
- Система налогообложения используется каждым участником оформляемого договора. Если будет отсутствовать отчет, налоги и авансовые платежи не смогут быть оплачены в полном объеме.
- Частота проведения действий должна быть зафиксирована в договоре. Если в оформляемом договоре содержатся многочисленные операции, составление может потребоваться каждую неделю. В некоторых ситуациях расчеты должны проводиться в ежедневном формате, что подтверждает пример договора. Самое важное - это оформление соглашения с отчетом обеих сторон.
- Договор может не содержать определенных требований относительно срока сдачи отчета. В подобной ситуации следует основывать действия на статье 1008 Гражданского кодекса Российской Федерации. Предполагается обязательное оформление отчета после исполнения поручения, в том числе закупки товаров в виде партий, завершения контракта между взаимодействующими лицами.
Какая информация должна содержаться в отчете
После того, как удастся скачать образец документа, присутствует возможность понять, какая информация обязательно должна содержаться в нем.
Обязательная информация:
- дата составления документа;
- наименование и личные данные агента и принципала;
- вид выполняемых услуг и их стоимость;
- печати и подписи сторон.
В наши дни унифицированная форма не определена законодательством Российской Федерации. По данной причине следует в самостоятельном порядке разрабатывать бланк, предварительный формат которого можно скачать ниже. При необходимости можно получить согласование с контрагентом.
Желательно разработать формат отчета на момент оформления договора. Впоследствии можно будет приложить готовый бланк. Подобный подход позволит успешно избежать любых разногласий, которые могли бы появиться между двумя сторонами.
Агентский отчет представляет собой первичную документацию. По данной причине должны содержаться реквизиты. Такое требование определено действующим законодательством Российской Федерации. В конце документа требуется наличие подписей обеих сторон. Для исключения любых рисков предполагается обязательное наличие расшифровки подписей, которые будут поставлены участниками сделки.
В обязательном порядке нужно определить полномочия агента и установить размер вознаграждения за предоставляемые услуги. В то же время требуется наличие дополнительной информации, которая позволяет подтвердить выполнение полномочий. Например, в случае оказания услуг по грузоперевозкам рекомендуется сообщить дату оформления договора, а также сведения о товарной накладной.
Агентский отчет может включать в себя информацию другого характера. Данный аспект определяется особенностями осуществляемого сотрудничества, которые оказывают влияние на особенности взаимодействия двух сторон.
В обязательном порядке нужно позаботиться о правильном оформлении установленного пакета документов. Например, рекомендуется использовать не только отчет агента по агентскому договору, но и доказательство агентских расходов, предоставляемые в виде копий.
Возможные ошибки агентского отчета
Каждая из двух сторон, агент и принципал, должна позаботиться о том, чтобы правильно оформить документ и избежать любых разногласий в отношениях. Документ может быть недействительным, если будут обнаружены какие-либо ошибки или недочеты.
Статья раскроет основные моменты, связанные с отчетом агента принципалу. Что это за документ, как правильно его составить и заполнить – далее.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
После выполнения услуги, которую заказал принципал, агент должен составить заказчику отчет. Без него работу могут не оплатить. Как составить документ?
Основные аспекты
Отчет агент составляет в том случае, если стороны заключили агентский договор. Отчет считается учетной документацией, поэтому составлять его необходимо строго по правилам.
Размер оплаты бывает таким:
- проценты от объема реализуемого товара;
- процент от стоимости приобретенной недвижимости;
- конкретная сумма – выплачивается 1 раз или в конкретный период;
- прочие варианты, согласованные сторонами.
Агентское соглашение не разрешено использовать в некоторых сферах деятельности – в торговле продуктами питания и в сфере газо- и энергоснабжения.
Отчет включает в себя 2 части:
Отчет является важным документом.
Определения
Назначение документа
Агентское соглашение применяют тогда, когда нужно передать полномочия третьим лицам, которые как посредники будут выполнять конкретные действия.
Отчет понадобится агенту для составления юридически правильно оформленного документа, который позволит избежать конфликтной ситуации.
Отчет не только доказывает выполнение агентом требуемых действий, но и позволяет возместить понесенные им расходы при выполнении заданий.
Правовое регулирование
Документ необходимо составлять правильно. Если буду выявлены недочеты, заказчик вправе не принять отчет.
Если в течение 1 месяца от заказчика не поступит возражений, то отчет считается принятым. Отчет обязательно заверяется подписью агента (либо его помощника) и печатью.
Каковы обязанности сторон
Принципал указывает агенту на его работу, а тот должен выполнить обязанности. То есть, обе стороны имеют права и обязанности. Они отличаются в зависимости от условий договора.
Права агента:
В обязанности исполнителя входит:
- точное выполнение работы, требуемой заказчиком, и выполнение его желаний, предусмотренных договором;
- предоставление отчетности по требованию принципала;
- дача отчетности о затратах.
Права принципала:
- требование отчетов от агента о проделанной работе;
- высказывание недовольств, касаемых отчета;
- отказ в выплате в случае невыполнения работы (либо некачественной работы).
Обязанности:
- выплата агенту и вознаграждения (если для этого имеются основания);
- выдача исполнителю , если он исполняет действия заказчика;
- выдача средств на возможные затраты и оплата понесенных расходов.
При совершении действий по соглашению права и обязанности возникают как у одной, так и у другой стороны.
В зависимости от того, от чьего имени выступает агент – если от своего, то обязанности возникают у него, и наоборот. Правонарушением для этих объектов считаются правила, которые прописаны в договоре.
Если агент действует самостоятельно, к его ошибкам и нарушениям применимы правила комиссии. Если он действует от имени заказчика, то значение имеют нормы .
Пример заполнения
Законодательство не устанавливает каких-либо требований к содержанию и форме документа. Но в обязательном порядке должны содержаться такие сведения:
- название документа и дата его составления;
- информация об агенте (фамилия, имя и отчество) и его сотруднике;
- данные о проделанной работе – какие действия совершил агент (купил, оплатил), сумма расходов и прочее.
Документ должен соответствовать нормам деловой документации. В документ также включают его номер, название организаций-партнеров, период, за который соглашение делается.
Основная часть представлена в форме таблицы. В нее включают – номер поп порядку, дату и суть операции, стоимость, сумму затрат.
В конце указывается, что вторая сторона имеет право выступить с возражениями на представленные сведения. Бланк договора можно посмотреть по . Образец отчета агента принципалу (товары) можно .
Сопроводительные документы
Агентский договор и документы-приложения к нему оформляют в письменном виде. К документу прилагают такие сопутствующие бумаги:
- отчет агента – все типы, кроме субагентского;
- отчет субагента (при наличии);
- (при необходимости);
- протокол согласования этих расхождений.
Оформляются документы в 2 экземплярах – для каждой стороны. В законе сказано, что отчет о проделанной работе агент должен будет подтвердить документами.
Даже если в соглашении такой пункт не предусмотрен, принципал имеет право потребовать от исполнителя эту документацию.
Расторжение договора
Действие агентского договора может быть прекращено в одностороннем порядке или по согласованию сторон.
В нет условий расторжения соглашения по желанию одной из сторон, поэтому руководствоваться следует общими положениями ГК.
Причина расторжения договора в одностороннем порядке – изменение обстоятельств. Если они возникли, необходимо обратиться в суд для прекращения действия документа.
Судья не всегда одобряет просьбу. Чтобы было принято положительное решение, необходимо соблюсти такие условия:
- заключая договор, стороны не могли предположить, что ситуация может измениться;
- смена обстоятельств произошла по причинам, которые не зависят ни от заказчика, ни от исполнителя;
- условия договора не допускают, что возможны убытки при смене обстоятельств;
- продолжение условий соглашения невыгодно для сторон.
Контрагенту обязательно необходимо направить уведомление о желании прекратить действие соглашения.
Сроки обращения могут указываться в договоре. Если срок не прописан, то он приравнивается 30 дням с момента получения оповещения.
Видео: приобретение товаров через посредников - учет у агента комиссионера
Это называется досудебным урегулированием вопроса. Без направления оповещения обращение в суд будет провальным.
Рассмотрено не будет. В суд следует обращаться в том случае, если ответа на уведомление не было.
Принципал имеет право расторгнуть договор, если он не имеет срока. При этом стоит учесть следующее:
Алгоритм действий:
То есть, у сторон нет претензий друг к другу. В таком случае составляется документ, который засвидетельствует прекращение правовых отношений.
Сутью агентского договора является возмездное выполнение агентом определенных поручений. К таким поручениям относятся любые юридически значимые и иные действия, выполняемые за счет принципала.
В зависимости от условий договора, выполнение поручений может производиться от имени агента или принципала, однако все расходы при совершении действий в любом случае осуществляются за счет принципала. Данный принцип обуславливает обязанность агента предоставлять отчеты о произведенных расходах, которые могут носить разовый или систематический характер.
Отчет агента по агентскому договору является основным документом, свидетельствующим о надлежащем выполнении агентом данных ему поручений, а также о принятии принципалом итога работы.
Статья 1008 ГК РФ устанавливает обязанность агента представлять отчеты о выполнении поручений. Стороны не имеют право исключить эту обязанность из условий договора, а если подобная норма отсутствует в соглашении – применяются прямые нормы законодательства.
Тем не менее, агент и принципал вправе самостоятельно определить следующие условия отчетности:
- Порядок представления отчетов, их форма (письменная или электронная), порядок уведомления о получении и принятии отчета принципалом;
- Сроки представления отчетности, их регулярность в процессе выполнения поручений.
Важно! Если контрагенты не пришли к соглашению по данным вопросам или не указали их в тексте контракта, применяется следующее правило: отчеты направляются агентом по его усмотрению (по мере исполнения поручений или после окончания срока договорных отношений).
Помимо этого, стороны должны предусмотреть порядок и срок принятия (одобрения) представленных отчетов принципалом, а также порядок направления возражений на отчет. Если данные факты не отражены в контракте, у принципала будет в распоряжении один месяц на проверку и принятие отчетности, либо на подачу возражений относительно понесенных расходов на исполнение поручений агентом.
Если принципал в течение месяца не направил возражения на представленную отчетность в адрес агента, отчет будет считаться принятым на изложенных в нем условиях. Месячный срок на принятие или отклонение отчета может быть изменен по соглашению контрагентов.
Заполнение формы и образец
Образец отчета агента по агентскому договору Гражданским законодательством агентский договор отнесен к сделкам, которые подлежат оформлению в простой письменной форме. Аналогичные требования предъявляются к форме отчета об исполнении поручений по данному договору.
Важно! Так как нормативные правовые акты не содержат утвержденной формы отчета, его содержание может быть установлено по соглашению сторон.
На практике, отчет агента предусматривает следующие элементы содержания:
- Ссылка на реквизиты агентского договора (дата, номер, реквизиты сторон);
- Содержание поручений, переданных на исполнение агенту;
- Подробное описание выполненных поручений или отдельных этапов работы агента;
- Подробное описание произведенных расходов в ходе выполнения поручений;
- Отметка принципала о полном или частичном принятии отчета, а также о наличии или отсутствии возражений.
Так как агентский договор отличается по предмету правоотношения от схожего договора подряда, в контракте и отчете необходимо досконально расшифровать суть поручений агенту. Так как итог выполнения поручения не может носить вещественный характер, в отчете должно содержаться не описание какого-либо имущественного объекта, а определенная последовательность выполненных действий и достигнутый в ходе них результат.
Результат выполнения поручений должен быть разумно обоснован и не выходить за рамки полномочий, предусмотренных договором. Если агент превысил полномочия и вышел за рамки оговоренного поручения, принципал имеет право не принимать итог выполненных действий, даже если он повлек положительные последствия.
Какие еще документы нужны вместе с отчетом
Отчет необходим для подтверждения результата деятельности агента, а также понесенных расходов в ходе исполнения поручений. Итоги деятельности в рамках исполнения поручений могут подтверждаться различными документами, фиксирующими права, обязанности, обязательства и т.д.
Исполнение поручений должно быть признано обоснованным и целесообразным, от этих обстоятельств зависит факт получения агентом положенного вознаграждения. Так как по условиям агентского договора в ходе его исполнения могут возникать права, как у агента, так и у принципала, в отчете необходимо четко разграничить данные факты.
Условиями контракта могут предусматриваться различные варианты несения расходов: с предварительным выделением средств принципалом, с последующей оплатой всех расходов, минимальные и максимальные пределы расходов по отдельным видам поручений и т.д.
Обратите внимание! Если агент получил денежные средства от принципала на осуществление текущих расходов по агентскому договору до момента фактического исполнения оговоренных поручений, правоотношения сторон будут квалифицированы как коммерческий кредит. Именно такой правовой позиции придерживается судебная практика Высшего Арбитражного суда РФ.
Информация о произведенных расходах, указанная в отчете агента, должна полностью соответствовать указанным условиям договора. Каждая строка отчета по конкретному виду расходования должна быть обоснована и подтверждена документально счетами-фактурами и другими документами.
В случае, если агент не сможет доказать обоснованность произведенных расходов, или будет установлено нецелевое расходование выделенных принципалом средств, все убытки будут взысканы за счет агента.
От принятия поэтапной или итоговой отчетности будет зависеть момент выплаты вознаграждения, поэтому в интересах агента соблюсти все требования договора и нормативных правовых актов при формировании отчетности о произведенных расходах.
Отношения между сторонами по агентскому договору, как и в случаях с любыми доверительными отношениями, оформленными документально, построены на принципе доверия сторон друг к другу.
Без установления хороших отношений между сторонами агентского договора, нормальная работа ни одной, ни другой стороны невозможна. Но действия агента, всё же, необходимо контролировать.
Контроль за действиями агента
Методы и формы контроля агента доверителем должны быть прописаны в тексте соглашения.
С нашей точки зрения, наиболее удобной формой периодического контроля действий агента будет отчёт агента по агентскому договору в примерно таком виде и порядке.
При установлении долгосрочных и интенсивных деловых отношений между сторонами агентского соглашения целесообразно будет разбить отчёт агента на несколько этапов. Начнём с планирования действий. Например, в начале дня агент связывается с доверителем и согласовывает план действий на текущий день. Временной период можно выбирать произвольно, в зависимости от характера и количества совершаемых агентом действий.
В течение дня агент совершает сделки, встречи и представления, о важнейших из которых уведомляет клиента. Таким образом, наиболее ключевые моменты деятельности агента будет несложно держать под контролем, как и всю ситуацию в целом.
В конце дня при личной встрече или посредством различных видов связи, агент даёт развёрнутый отчёт о выполненной за день работе, даёт характеристику результатов, по возможности, прогнозирует дальнейшее развитие событий.
Необходимость отчета агента по агентскому договору
В работе агента зачастую имеют место траты и расходы, возникает необходимость ознакомить клиента лично с содержанием каких-либо бумаг. Об этом необходимо помнить, предусматривая описание формы отчёта агента в тексте агентского договора.
Необходимо установить порядок и сроки, в которые агент обязан отчитаться такие траты или сообщить о необходимости рассмотрения определённой бумаги или личного присутствия где-либо.
Финансовая сторона вопроса также не должна оставаться в стороне при составлении агентского соглашения, а именно, отчёт о тратах агента и правила предоставления документов или доказательств обоснованности таких трат.
Зачастую агент совершает все свои действия за счёт доверителя и получает за свою работу определённую плату. Дабы у доверенного лица не возникло соблазна неправомерно заработать на доверителе, необходимо финансовый отчёт и правила его составления агентом, обязательно включить в текст агентского договора.
Ниже расположен типовой бланк и образец отчета агента по агентскому договору, вариант которого можно скачать бесплатно.
Составление отчета агента происходит только в тех случаях, когда между сторонами заключен агентский договор. Отчет относится к учетной документации и должен составляться в строго определенном порядке.
ФАЙЛЫ
Что такое агентский договор
Агентский договор – это вид соглашения, по которому одна сторона правовых отношений поручает второй стороне, выступающей в роли посредника, оказание каких-либо услуг или продажу товаров за определенное вознаграждение.
Таким образом, в процессе, например, купли-продажи участвуют не как обычно, две стороны, а три.
Кто может выступать в качестве агента
Агентом может быть любое лицо как физическое (индивидуальный предприниматель или просто гражданин РФ), так и юридическое: предприятие или организация.
Объектами агентского договора могут быть сделки по продажам, услугам, выполнению работ и т.д.
Основные моменты агентского договора
Обычно в соответствии с такого рода договорами, агент действует от своего имени, являясь как бы официальным представителем компании-доверителя. При этом круг его прав и полномочий имеет определенные ограничения, нарушать которые чревато расторжением договорных отношений.
Если объектом агентского договора являются какие-то товарно-материальные ценности, то они не становятся собственностью агента ни на каком этапе сделки, а переходят от продавца к покупателю без учета на счетах агента.
В зависимости от объемов выполненных работ или сделанных продаж вознаграждение по агентскому договору может быть:
- фиксированным;
- «плавающим».
Договор может заключаться:
- для осуществления какой-то одной сделки;
- для предоставления комплекса услуг;
- на определенный промежуток времени;
- бессрочно.
Все пункты агентского договора, в том числе предоставление отчета о деятельности агента, должны быть прописаны тщательно и скрупулезно, поскольку то, так составлен основной документ, может влиять на выполнение обязательств по нему.
Нужно помнить и о том, что если вдруг между компанией-доверителем агента и самим агентом возникнут какие-то трения и конфликты, документ может обрести статус доказательства (особенно актуально при решении споров в судебной инстанции).
Суть отчета агента
По результатам своей работы агент должен предоставить своему партнеру отчет. В нем прописываются все сведения о проведенных в рамках договора услугах или продажах, а также средствах по этим сделкам.
Цель отчета – показать полную картину деятельности агента за определенный промежуток времени и дать возможность его доверителю удостовериться в том, что условия агентского договора выполняются в полной мере.
Как составить отчет агента
На сегодняшний день унифицированного образца отчета агента нет, так что предприятия и организации имеют право писать документ в произвольной форме или по внутреннему шаблону, утвержденному в учетной политике компании.
Следить нужно только за тем, чтобы документ соответствовал некоторым стандартам деловой документации и нормам делопроизводства, кроме того, в нем должны присутствовать определенные сведения. Например, в отчете обязательно должны быть указаны:
- дата и номер его составления;
- наименования предприятий-партнеров;
- номер и дата агентского договора, в рамках исполнения которого формируется данный документ;
- период, за который делается договор.
- порядковый номер;
- дата и содержание операции;
- стоимость операции;
- сумма расходов по проведению операции.
Таблица может быть дополнена какими-то другими столбцами (в зависимости от тех условий, которые прописаны в агентском договоре), к примеру, сведениях о подрядчиках, понесенных агентом расходах, о документах, сопровождающих ту или иную сделку и т.п.
В заключение указывается то, что вторая сторона может возразить на предоставленную информацию в определенный промежуток времени (или к какой-то конкретной дате).
Нюансы при оформлении отчета
Отчет агента можно оформлять как в печатном виде, так и в рукописном, на фирменном бланке или на обычном листе А4 формата.
Главное условие здесь заключается в том, чтобы он содержал «живую» подпись представителя предприятия-агента (после получения своего экземпляра вторая сторона также должна завизировать документ).
Удостоверять бланки отчета при помощи печатей не обязательно, т.к. с 2016 года коммерческие компании (предприятия и организации) могут использовать в своей деятельности различного рода штампы только тогда, когда эта норма закреплена в их локальных нормативно-правовых актах.
Данный отчет всегда формируется в двух экземплярах , один из которых остается у агента, второй передается партнерской организации.
Сколько времени и как хранить бланк
Заполненный и подписанный обеими сторонами отчет должен находиться в отдельной папке вместе с договором, к которому он прилагается. Срок хранения определяется законодательством РФ (не менее трех лет) или внутренними нормативными документами организации, после чего его можно уничтожить.
Как передать отчет
Отправить документ можно несколькими способами:
- через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- лично в руки представителю контрагента;
- через курьерскую службу.
Эти варианты различаются по срокам доставки, но гарантируют получение агентского отчета адресатом.
С некоторых пор распространение получил еще один способ: отправление официальной документации, в том числе и отчетов, через электронные средства связи. Однако, в этом случае важно, чтобы компания-отправитель имела электронную цифровую подпись (официально зарегистрированную), правда, даже это не может дать уверенность в том, что отчет не попадет в папку «спам» и дойдет до получателя.
Загрузка...
