Различные расчеты между собой индивидуальные предприниматели за оплату услуг, работ и товаров производят согласно специальной документации. При проведении продаж заказчику обязательно выставляют счет на оплату. Если продается продукция или товары, покупателю выписывается счет фактура и товарная накладная, в том случае, когда продавец платит НДС. Очень часто ИП интересует вопрос: необходимо ли выписывать счет на оплату и является ли такой счет обязательным? Выставлять счет на оплату не прописано не в одном документе, но существуют случаи, когда это необходимо делать. Счет будет выступать документом, в котором индивидуальный предприниматель указывает цену на свои товары и общую стоимость, а покупатель принимает эти условия и причисляет деньги. Но помимо этого партнер может оплатить услуги с помощью договора и накладной. Если соглашением прописано в обязательном порядке, составлять счет, то его оформлять необходимо. Сегодняшняя статья будет посвящена вопросу: как ИП выставить счет на оплату?
Какая форма счета?
Формы, которая бы утверждала вид счета или хотя бы предполагала его образец не существует. Такой счет не является бухгалтерским документом. Но все же можно найти некоторые сведения о том, что обязательно должно содержаться счете на оплату. Обязательно потребуется для этого знать реквизиты ИП и покупателя.
Основные шаги по созданию счета на оплату:
Счет на оплату создается в обычной офисной стандартной программе Excel или Word. В ней необходимо создать шаблон, который будет отображать счет ИП. Когда предприниматель будет заключать сделку, все что необходимо будет ему выполнить, это внести данные в форму.
Если ИП не хочет возиться с созданием шаблона в офисной программе, можно воспользоваться специальной программой, которая занимается формированием счетов. Такая программа хороша тем, что в ней будет автоматически вестись учет всех свершившихся сделок. Благодаря такой программе видение бухгалтерской отчетности будет значительно упрощено. Помимо этого данная программа дает возможность отслеживать процесс оплаты счета, который исключает возможность появления различных ошибок, а также перечисление на другой счет денежных средств. Использование таких программ требует определенных денежных вложений на то, чтоб их приобрести и обслуживать. Примеры данных платных программ служат следующие: Радософт Документы 6, 24com, QuickBooks, WebMoney Keeper Classic. Кроме этого существуют еще и бесплатные программы, которые позволяют выставлять счета: Cashboard, Freshbooks, Zoho Invoice, WorkingPoint.
Выписывается и выставляется счет на оплату в двух видах, либо в электронном, либо в бумажном. Нужно указывать обязательно следующую информацию: обязательные реквизиты индивидуального предпринимателя или юридического лица (это идентификационный номер налогоплательщика, название компании, организационно-правовая форма, юридический адрес), банковские реквизиты (наименование банка, адрес банка, расчетный счет, корреспондентский счет, БИК) и коды (ОКПО, ОКОНХ).
Когда ИП укажет свои реквизиты и покупателя ему необходимо поставить номер счета и написать дату его формирования. Ежегодно начиная с нового года номер счета необходимо указывать заново, после чего необходимо указать наименование, количество, единицы измерения и цену за оплачиваемую продукцию, товар или услугу. И указать отсутствие или наличие НДС.
В конце данного документа ИП необходимо написать фамилию и инициалы и расписаться. Печать можно ставить, а можно и нет, она не является обязательной.
Часто к накладной или к договору прикладывается счет на оплату – очень специфический документ, который одновременно способен играть существенную роль в совершении сделки, но при этом не является документальным подтверждением расходов в целях бухгалтерского учета. Однако документ этот практически всегда присутствует в деловых отношениях, а потому требует правильного составления и своевременного исполнения.
Что это за документ
Основная цель этого документа в том, чтобы уведомить одну из сторон сделки о необходимости произвести перечисления средств в счет предстоящих работ, услуг или поставок активов и продукции, либо об оплате уже совершенной операции. Счет на оплату всегда выставляется продавцом покупателю и подлежит обязательной оплате. Обычно оплата по этому документу производится в безналичной форме, но это ничем не регламентировано. Поэтому счет может использоваться и для наличных расчетов.
Форма данного документа, порядок его составления и содержание не регулируются законодательством, а сложились в процессе длительной практики его применения. Как правило, счет содержит в себе:
- полные банковские реквизиты поставщика или подрядчика;
- дату выставления и порядковый номер;
- информацию о предмете договора (т.е. об услуге, товаре, и т.д.) и о его стоимости.
Для составления платежного поручения этого достаточно. Однако это не вся информация, которую дает счет, в частности:
В каких случаях оформляется
Единственное назначение у этого счета – уведомление о предоплате, в котором находит свое отражение базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца (подрядчика).
Оформляется документ продавцом или исполнителем работ при совершении любых сделок – по приобретению активов или товаров, по аренде, на возмездное оказание услуг, по транспортировке грузов, и т.д. Выставляется он обычно, как уже было указано, на предоплату. При этом не имеет значения каким образом будет производиться эта предоплата – в безналичной или наличной форме.
Однако нередко счет на оплату сопровождает и те операции, по которым предварительный расчет не предусмотрен. В этом случае сам платеж по сделке осуществляется на основании накладных, актов или счетов-фактур, а счет используется для правильного перевода средств, поскольку в нем содержатся действующие банковские реквизиты поставщика.
Стороны могут обойтись и без счета, используя для этого иной документ, но обязательно предусмотренный в договоре. Но обычно используется именно счет.
Видео — пояснения о порядке выставления счета на оплату:
Как правильно оформить и выставить счет на оплату
Стоит отметить, что счет на оплату не является бухгалтерским документом, поскольку по нему нельзя принять актив, продукцию или услугу на учет; он не служит документальным подтверждением расходов. А это значит, что требования закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ в отношении первичных документов на счет на оплату не распространяются. Поэтому им можно в строгости не следовать.
Несмотря на то, что унифицированной формы у этого документа нет и нигде не прописано, как его составлять, в нем все-таки должны найти свое отражение следующие реквизиты:
- — продавца, включая ее правовую форму. Например, ООО «Квадрат»;
- если продавцом является предприниматель, то указывается его наименование в полном объеме, т.е. без сокращений, и обязательно дается ссылка на правовую форму бизнеса. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров Роман Сергеевич»;
- полный юридический адрес или адрес фактического осуществления деятельности;
- для предпринимателя – обязательно ИНН, и КПП;
- порядковый номер счета и дата его выставления. Как правило, в платежных документах ссылка делается именно на эти реквизиты. Кроме того, дата выставления счета важна для корректного определения срока действия данного документа и предложения продавца;
- предмет сделки – точное и полное наименование товара, актива, услуги;
- количество, если объект может быть выражен количественно. Например, услуга или работа не имеют единицы измерения;
- цена за единицу и (или) общая цена всей сделки;
- валюта, в которой производится расчет. Если сделка оценивается в иностранной валюте, то в бухгалтерии придется производить перерасчет операции, исходя из действующего на момент оплаты курса этой валюты, установленного Банком России;
- наименование покупателя или заказчика. Очень часто счет дополняется строкой «Плательщик», в которой указывается лицо, оплачивающее документ. Этим лицом может быть и не заказчик.
В обязательном порядке должна быть отражена сумма налога (если предприятие платит НДС). Как правило, цена и стоимость в счете уже выставляются, . Это называется «в том числе» и выглядит следующим образом:
Например, стоимость операции 200 000 рублей, НДС – 10 %.
Сумма налога составит = 200 тысяч х 10 / 110 – 18 181,82 руб.
Конечная стоимость по счету будет указана 200 тыс.рублей, поскольку налог включен в нее. Но, тем не менее, сам налог будет выделен отдельно.
А вот если цена и стоимость даны без учета налога и он начисляется сверху, то:
Стоимость сделки 200 тысяч рублей, НДС – 18 %.
Сумма НДС «сверху» = 200 000 х 18% = 36 000 рублей.
Конечная стоимость операции 236 000 рублей.
Компании и предприниматели, которые находятся на налоговых спецрежимах и освобождены от НДС, в счете на оплату не должны выделять налог. Они просто делают следующую запись: «Без НДС».
Как только документ полностью оформлен, его подписывают:
— обязательно руководитель компании и главный бухгалтер. Вместо них могут поставить свои подписи те, кто уполномочен на это. В таком случае рядом должны быть указаны реквизиты документа, дающего право подписи, а также расшифровка подписей – Ф.И.О. и должность. Например: «Менеджер Иванов В.В., по доверенности №1 от 17.04.16»;
— дополнительно — лицо, ответственное за совершение сделки, подлежащей оплате. Подпись данного лица не обязательна. Все зависит от величины компании и от уровня контроля сделки.
В случае выставления счета предпринимателем, он ставит свою подпись вместо руководителя и главного бухгалтера. Если, конечно, он выполняет функции указанных лиц.
И еще один важный момент в оформлении документа: организация обязательно должна поставить печать, а вот у предпринимателя ее может и не быть. Кроме того, подписи на счете могут быть и факсимильные, если это предусмотрено договором.
Как направить контрагенту
Для ускорения процесса оплаты счет может быть направлен и по электронной почте в виде отсканированного документа, и по факсу. Для целей оплаты подойдет и копия. Тем более документ в электронной форме (в случае передачи его по электронной почте) признается законом равным по юридической силе оригиналу. В этом случае такой документ считается подписанным электронной подписью, т.е. логином и паролем от почты передающей стороны.
Но можно и подстраховаться, если речь идет о самом начале сотрудничества, затребовав сразу оригинал. Оригинальный счет на оплату может быть направлен непосредственно заказчику через курьера, по почте или выставлен при подписании договора.
Срок оплаты
Оплачивается счет обязательно в тот срок, который предусмотрен либо договором, либо самим документом. Соблюдение этого срока важно для сделки: в течение него поставщик или подрядчик не вправе изменить условия договоренности или расторгнуть их. В случае если при оплате счета в безналичной форме обнаружились неверные банковские реквизиты, следует немедленно и письменно уведомить об этом поставщика. Это продлит срок действия счета!
Выводы
Счет на оплату не имеет унифицированной формы и его содержание не регулируется никаким законом. Однако у этого документа есть свой перечень обязательных реквизитов, которые помогают заказчику быстрее и без труда оплачивать сделку. Выставляется счет, как правило, для внесения предоплаты и действует в течение срока, оговоренного в договоре. Поэтому очень важно оплачивать его вовремя. Именно в этот период поставщик не вправе отказаться от сделки!
Видео — как выставить счет на оплату в 1С:
Счет на оплату – это документ, который выставляется продавцом или исполнителем для оплаты его услуги или приобретенного у него товара, обычно за безналичный расчет. Образец счета содержит всю основную информацию по заключенной сделке (наименование товара, количество, стоимость), а также подробные реквизиты, по которым необходимо перечислить оплату. Счет выполняет несколько важных функций: является сообщением покупателю о том, что вы ожидаете оплату за товары, а в некоторых случаях является сообщением покупателю необходимых для оплаты реквизитов.
Мнения о том, нужно ли выставлять счет на оплату (образец скачать вы сможете в конце статьи) разнятся. Является ли счет обязательным документом? В целом, нет. Однако есть определенные случаи, в которых счет выставить точно необходимо: например, когда сумма к оплате не определена договором, или договор между покупателем и продавцом не заключен, а также, когда обязанность продавца выставить счет прямо закреплена в договоре.
Как правильно заполнить счет на оплату
Унифицированной формы счета не утверждено, поэтому этот документ может различаться у разных компаний. Чтобы счет на оплату не вызвал возражений со стороны вашего контрагента и был своевременно оплачен, можно скачать образец счета, который приведен в конце статьи, и используя его в качестве образца, составить свой документ.
Готовый документ может быть оформлен на фирменном бланке вашей компании или на обычном листе А4, этот момент в оформлении не является принципиальным. Целесообразно утвердить единый образец счета на оплату, это значительно ускорит его составление и поможет избежать ошибок при дальнейшей работе.
Обязательно стоит указать наименование документа: «счет на оплату». Кроме наименования указывается уникальный порядковый номер счета (номера не должны повторяться) и дата, когда счет был заполнен. Обратите внимание, проставляется именно дата составления документа, а не дата, например, желаемой оплаты счета.
Как заполнить счет на оплату?
Необходимо указать подробные реквизиты продавца (поставщика):
- Полное наименование компании. Например, общество с ограниченной ответственностью «Людмила». Если счет выставляет предприниматель, то указывается ФИО предпринимателя.
- Полный адрес компании;
- ИНН компании-продавца;
- КПП компании-продавца;
- Номер расчетного счета получателя денежных средств;
- Номер кор.счета;
- Можно указать контактные данные для связи: номер телефона, факс, адрес электронной почты.
Только данных поставщика недостаточно. Пример счета на оплату также должен содержать реквизиты самого покупателя:
- для организаций: название, адрес регистрации, ИНН, может быть КПП и банковские реквизиты;
- для индивидуальных предпринимателей: полное ФИО, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП; обязательно – указание, что физлицо – индивидуальный предприниматель;
- для клиентов – физлиц: полное ФИО, адрес регистрации.
Правила заполнения счета на оплату не устанавливают, как должны быть оформлены реквизиты поставщика и покупателя. Они могут быть оформлены таблицей, оформлены столбцами в шапке документа, разделятся названием документа – это не имеет значения. Главное, чтобы реквизиты были заполнены корректно и в полном объеме.
Образец счета на оплату обязательно содержит основную информацию по заключенной сделке (наименование товара, количество товара, стоимость), за которую поставщик предполагает получить оплату. Целесообразно оформить эту информацию в виде таблицы:
- Номер по порядку;
- Подробное указание, за что предполагается получить оплату - характеристика товара, описание услуг, которые были оказаны;
- Единица измерения (если счет выставляется за услуги, единицу измерения указать нельзя - можно поставить прочерк);
- Количество единиц товара;
- Цена за одну единицу;
- Общая стоимость данной категории товара.
Заполнение счета на оплату (основная часть) не должен вызывать вопросов у заказчика, поэтому не нужно суммировать услуги в бланке счета, объединяя строки, или суммировать похожий товар. Покупатель должен понимать, за какие услуги выставлен счет. Некорректное указание информации в данном разделе может привести к замедлению оплаты со стороны покупателя.
Под таблицей подводится итоговая стоимость по счету. Сумма к оплате указывается отдельно как итог суммы цен всех указанных выше в счете товаров или услуг. Если необходимо, отдельно указывается сумма НДС с указанием ставки. Если НДС отсутствует, то в счете на оплату отражается «без НДС».
Можно указать отдельно сумму к оплате прописью, но это необязательно. Указание суммы прописью не удостоверяет дополнительно сумму, подлежащую уплате, но очень часто применяется на практике аналогично официальным формам платежных документов.
Пример счета на оплату должен содержать должности лиц, ответственных за осуществление данной операции (руководитель компании, главный бухгалтер), проставляются их подписи, указывается расшифровка подписи (фамилия, инициалы). Если счета на оплату отправляются по электронной почте или по факсу, то в этом случае проставляются факсимильные подписи.
Образец заполнения счета на оплату
Под подписями желательно поставить печать, но это условие не является строго обязательным.
Счет может быть выставлен на основании договора, а также как самостоятельный документ. Оформляется он в двух экземплярах, один из которых направляется контрагенту по электронной почте или вручается лично, а второй остается у выписавшего его предпринимателя. Счет может служить основанием как для наличного, так и для безналичного расчетов. Однако в практике для наличного расчета такой документ, как счет, практически не используется.
Образец заполнения счета приведен ниже. Внимательно внесите все реквизиты, чтобы у покупателя не возникло проблем с перечислением денег – все-таки основной функцией счета является получение денег за проданный товар.
Загрузка...
