Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений - насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром - журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в .
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
- наименование работодателя;
- даты начала и окончания ведения журнала;
- Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.
Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:
- 1 - номер регистрации трудового договора;
- 2 - дата заключения;
- 3 - номер договора;
- 4 - Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
- 5 - должность работника;
- 6 - название отдела (подразделения), где трудится работник;
- 7 - срок действия договора;
- 8 - характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
- 9 - допсоглашения к договору;
- 10 - примечания.
Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.
Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:
Как определяются сроки хранения журнала?
Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.
О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из .
Итоги
В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.
Трудовой договор один из важнейших документов на предприятии, регулирующий взаимоотношения работника и работодателя. Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и что это такое. Каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров, и каким образом вести учет и его хранение.
Из этой статьи вы узнаете:
- для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров и требует ли его законодательство;
- каким образом вести учет и хранение журнала регистрации трудовых договоров;
- каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров в 2017 году;
- как поступить в случае ошибочного ведения журнала регистрации.
Согласно законодательству, документы, участвующие в документообороте компании должны быть учтены и храниться, в зависимости от указанных в нормативных документах сроках. При этом личные данные относятся к частной собственности сотрудника, поэтому необходимо взять у него письменное разрешение на обработку и хранение информации о нем.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Пожалуй, самый важный документ при устройстве на работу - это трудовой договор. Его заключают между работодателем и работником с указанием всех условий работы сотрудника, его должностные обязанности и т. д. Подобные документы отмечаются в специальном журнале регистрации трудовых договоров и соглашений. Это нужно для удобства дальнейшего поиска и учета сроков хранения.
Журнал регистрации трудовых договоров: учет и хранение
Регистрация данных - это отметка в соответствующем документе о существовании договора или любой другой бумаги. Таким образом, подтверждается факт создания документа и его получения. После регистрации документа, он обретает дополнительную юридическую силу.
Внутренние документы регистрируются в тот же день. Отметка о наличии документов, как правило, происходит в журнале регистрации, где указывается регистрационный номер по порядку, личные данные работника, должность, профессия, название документа, его номер, дата создания, ответственное лицо, дата расторжения при необходимости.
Так как договор оформляется в двух экземплярах, то один подшивается в журнал регистрации, а другой отдается сотруднику под подпись.
Сам журнал, как правило, пломбируют номерной пломбой. Это позволяет обнаружить факт неправомерного доступа к журналу.
Перед самым началом работы с журналом, необходимо заполнить титульный лист и указать какой именно тип документов будет регистрироваться в журнале, в данном случае должно быть упомянуто о трудовых договорах. И должен быть указан номер пломбы.
Журнал помогает не только систематизировать доступ к трудовым договорам, но и иметь доступ в случае конфликта с уволенным сотрудником. И отсутствие записи о договоре в журнале регистрации, может быть перевесом на стороне работника.
Данный журнал позволяет в случае необходимости найти нужный договор и подтвердить факт работы того или иного сотрудника, если это потребуется работнику на новом месте. И по необходимости выдать справку. И только представьте как бы эта ситуация была усложнена, если бы нужно было найти договор среди огромного количества документов.
Вести журнал учета трудовых договоров нужно очень внимательно. В случае, если обнаружится факт неправильного ведения, то его можно досрочно закрыть и завести новый, указав при этом причину досрочного прекращения. Законодательно это не будет нарушением.
Журнал регистрации трудовых договоров: сроки хранения
Дело в том, что любой документ на предприятии имеет свой срок хранения в соответствии с установленным законодательством сроком. Все зависит от типа документа и важности его для организации.
Трудовой договор важный документ и относится к документам личного состава, поэтому они должны храниться в течение 75 лет, либо до момента ликвидации организации. Хотя, даже в таких случаях документы могут быть переданы в государственный архив на хранение. Однако, стоит отметить, что срок хранения может быть изменен еще и с помощью ведомственного нормативного акта.
Журнал может вестись как в бумажном варианте, так и электронном. В случае несоответствия, предпочтение отдается бумажному варианту.
Так как законодательно предусмотрено только ведение журнала по учету трудовых книжек, то журнал по учету трудовых договоров может вестись на усмотрение кадровиков организации в произвольной форме. Прошивать и пломбировать журнал необходимо перед самой сдачей в архив на хранение. Так как сами трудовые договоры должны храниться 75 лет, то и журнал, соответственно, тоже.
Оформление любой документации на предприятии носит очень важный характер и необходимо не забывать об этом. Правильный учет и хранение может обеспечить быстрый доступ и позволит избежать многих неловких ситуаций в случае конфликта с работником.
Вложенные файлы
- Журнал регистрации трудовых договоров (бланк).doc
- Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
Доступно только подписчикам
- Журнал регистрации трудовых договоров (образец).doc
- Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации.doc
Кадровой службе следует вести учет заключенных трудовых договоров. Это не обязательное требование трудового законодательства, однако, журнал учета трудовых договоров, может значительно облегчить кадровую работу. При этой целесообразно вести отдельные журналы регистрации трудовых договоров для иностранных работников или для совместителей. О том, как производить регистрацию трудовых договоров и порядке оформления учетных документов, читайте в статье.
Из статьи вы узнаете:
Оформление трудового договора при приеме на работу
Трудовой договор является обязательным документом, который надо оформить при приеме на работу нового сотрудника . В этом документе описываются все основные положения, на которых строятся трудовые отношения между работником и организацией.
Обращаем внимание! Заключение трудового договора – это не право, а обязанность работодателя. За неоформление документа устанавливается административная ответственность.
Так, частью 4 статьи 5.27 КоАП РФ за это правонарушение предусмотрены следующие штрафы. Должностное лицо, которое виновно в незаключении документа может быть оштрафовано на сумму от 10 000 до 20 000 рулей . Для организации размер штрафа составит уже от 50 000 до 100 000 рублей.
Отметим, что письменный трудовой договор надо заключить независимо от того, какой вид трудовых отношений будет иметь место. Так, трудовой договор заключается при оформлении трудовых отношений:
- на неопределенный срок;
- на конкретный период времени (срочный трудовой договор);
- на выполнение сезонных работ;
- на совместительство, как внешнее, так и внутреннее;
- на выполнение краткосрочных работ, на период до двух месяцев.
Иными словами, если между сторонами имеют место трудовые отношения заключить соглашение надо в обязательном порядке.
Отметим, что в отдельных случаях между сторонами заключается гражданско-правовой договор. В этом случае трудовые отношения между сторонами будут отсутствовать. Но надо четко понимать, какие именно отношения фактически имею место между сторонами. Дело в том, что действующее законодательство предусматривает специальную административную ответственность за оформление гражданско-правового договора вместо трудового.
Какая ответственность грозит при нарушении:
Это правонарушение также грозит должностному лицу штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рулей . Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 100 000 рублей . Поэтому следует внимательно относиться к оформлению отношений с лицом, которое будет выполнять определенную работу.
Между тем, если все же фактически имеют место гражданско-правовые отношения и заключен соответствующий договор, например, подряда или выполнения услуг, зарегистрировать его надо в отдельном специальном журнале. Для этих видов соглашений журнал регистрации трудовых договоров (образец приведен ниже) не подойдет. Для них используйте специальный журнал.
Отметим, что регистрация ГПД в журнале регистрации трудовых договоров будет одним из подтверждений того, что между сторонами фактически имеют место трудовые отношения. Поэтому настоятельно рекомендуем использовать для данного вида документов специальную форму.
В каких случаях заключатся дополнительное соглашение к трудовому договору
Трудовой договор содержит специальные обязательные и дополнительные условия, оговоренные сторонами при приеме на работу. Между тем в процессе трудовой деятельности эти условия могут претерпевать изменения. Например, может быть оформлен перевод сотрудника на другую должность. Или же в организации может быть произведено повышение окладов.
Любое изменение условий договор потребует заключения дополнительного соглашения. В этом соглашении надо отразить те условия, которые будут изменены. Соглашение также составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается на хранение в организации.
В том случае, если компания ведет специальный журнал по учету соглашений, в нем следует предусмотреть отдельную графу, где будет отражаться информация о дополнительных соглашениях. Это поможет структурировать данные и эффективно использовать рабочее время.
Скачайте документы по теме:
Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений
У работодателя нет прямой обязанности вести журнал регистрации трудовых договоров. Между тем такой журнал на практике ведут практически все кадровые службы организаций. Это облегчает кадровую работу и поиск информации о конкретном договоре. Кроме того, документу присваивается свой номер, который также отражается в журнале регистрации.
Отметим, что многие работодатели ведут также специальный журнал регистрации приемов на работу. Такая форма также очень удобна в практической работе, поскольку позволяет быстро определить дату приема на работу сотрудника и другую информацию. В том случае, если заключается срочный трудовой договор, в таком журнале также отражается дата его окончания.
Верховный Суд РФ указал, что местом работы следует считать расположенную в определенной местности организацию, ее представительство, филиал , иное обособленное структурное подразделение
Кадровику важно знать дату окончания срочного трудового договора. Объясняется это тем, что работодатель в обязательном порядке должен письменно предупредить работника за три календарных дня о том, что он вскоре будет уволен. Это правило установлено частью 1 статьи 79 ТК РФ .
Исключение сделано только в отношении ситуаций, когда срочный трудовой договор заключается на время выполнения обязанностей отсутствующего работника. В таком случае трудовые отношения прекращаются в день выхода на работу основного сотрудника.
В этой связи, для того, чтобы исполнить требования трудового законодательства, кадровик должен отслеживать даты окончания срочных отношений. И в этом ему поможет специальный журнал, в котором будет указана дата приема на работу и дата окончания договора (для срочных отношений).
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Итак, работодатель самостоятельно определяет будет ли он вести специальный журнал регистрации трудовых договоров или нет. Ведение таких журналов носит рекомендательный характер, а не обязательный.
Обращаем внимание, что унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому каждая организация может разработать такой документ с учетом практической необходимости.
Рекомендуем также помимо журнала, в котором будут регистрироваться непосредственно трудовые договоры вести отдельную регистрационную форму для учета договоров о материальной ответственности работников. Напомним, что для того, чтобы возложить на работника полную материальную ответственность с ним должен быть заключен отдельный договор.
И для того, чтобы вести надлежащий учет таких договоров и понадобится специальная форма. В практической работе предлагаем воспользоваться разработанным нами документом.
Журнал регистрации трудовых договоров: срок хранения
Как мы уже отменили журнал учета трудовых договоров (образец приведен ниже) носит рекомендательный характер. Работодатель на свое усмотрение принимает решение о необходимости ведения такого документа. Между тем, если такой журнал ведется в организации, необходимо соблюдать срок его хранения.
Такой срок установлен пунктом 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – это книга строгой отчетности и установленного образца, в которой отображаются все контракты и дополнения к ним, которые были подписаны между юридическим лицом и служащими. Это один из способов систематизации кадровых документов, который позволяет содержать бланки контрактов в порядке. Относительная универсальность книги регистрации позволяет кадровым работникам разных уровней с легкостью ориентироваться в документах, в случаях смены предприятия работы.
Что говорит закон
Сотрудники кадровых аппаратов при поступлении на работу задаются вопросом, является ли регистрация трудовых договоров обязательной? Согласно трудовому законодательству установлено, что книга учета трудовых контрактов и дополнительных соглашений к трудовым договорам не является обязательной . То есть факт ее ведения зависит от желания самих кадровых работников. Также, правила заполнения журнала регистрации трудовых договоров нигде не фиксируются. Учет ведется в свободной и удобной форме, образец которой скачать возможно бесплатно и без каких-либо трудностей.
Вместе с тем, на некоторых предприятиях руководство требует строгого контроля всех рабочих контрактов. Вышестоящее руководство во время плановых и внеплановых проверок может указывать на отсутствие данного способа систематизации, как на недостаток, с последующим применением мер дисциплинарного взыскания. И такие наказания будут правомерными, если правилами внутреннего распорядка предприятия предусмотрена обязательная регистрация трудового договора каждого работника в журнал учета.
Значение
- экономия пространства, которое было бы затрачено на хранение под рукой всех экземпляров соглашений;
- возможность скорого нахождения нужной информации, которая указана в графах книги;
- быстрый доступ к данным для составления статистики касательно оборота работников на предприятии;
- позволяет выдавать увольняющимся работникам справки с места работы, а также вносить информацию в трудовые книжки без длительных поисков контрактов в архиве фирмы;
- при возникновении всякого рода трудовых споров, рассмотрение которых проводится судебными органами, реестр трудовых договоров в организации является дополнительным доказательством в пользу работодателя.
Ответственный субъект
Обязанность регистрации дополнительных соглашений и основных договоров ложится на плечи кадровых работников предприятия и, необходимость осуществления контроля над заведенным учетом отображается в должностных обязанностях служащего. Именно в отношении ответственного лица могут применяться меры дисциплинарного взыскания при отсутствии на фирме такой системы.
При заведении отчета, в нем отображается лицо, которое и будет вести учет контрактов и будет ответственен за сохранность документов. Этим субъектов может быть любой из работников кадрового аппарата, на усмотрение руководителя предприятия.
Требования
Поскольку данный журнал не является обязательным, то и единой формы его оформления не предусмотрено. Как правило, кадровик регистрирует все данные в обычной школьной тетради. Некоторые кадровики заказывают офисный журнал в местном отделении типографии с уже оговоренными графами и их размерами.
Если журнал регистрации трудовых договоров заводится впервые, то его образец можно посмотреть ниже в статье. Данный образец журнала регистрации трудовых договоров является наиболее удобным и детальным, но при желании, возможно внесение в него других граф или удаление предложенных. Также, допускается изменение местами полей.
Традиционно титульный лист используется для отображения информации о накопительном деле. Так, здесь должны содержаться записи, касательно полного наименования фирмы, названия журнала, а также дата его начала. Для указания дня окончания ведения книги оставляются пустые графы. Данная информация дублируется на первом листе внутри тетради, на случай, если обложка за время эксплуатации повредится.
После указанного все внутренние листы нумеруются. Затем необходимо прошить журнал и скрепить края нити печатью организации. Прошиваются все пронумерованные листы. И, на последнем этапе книга учёта регистрируется в канцелярии фирмы.
Бланк также должен содержать информацию об ответственных лицах, которая отображается на втором листе. По правилам русской деловой речи требуется указание указываются: должность и фамилия сотрудника, а также период ведения ним регистрации. После этого, можно переходить к формированию граф.
Образец заполнения журнала может включать столько граф, сколько работник пожелает нужным отображать, но примеры таких книг, открытие в 2019 году, предлагают следующий перечень разделов:
- номер по порядку;
- указание, что это основной договор или дополнение к контракту;
- номер документа;
- персональные данные работника, привлеченного для выполнения труда;
- подразделение работы;
- занимаемая должность;
- сроки действия соглашения;
- основания и даты продления;
- форма трудоустройства (является ли работа основной, удаленной, надомной или речь идет о трудоустройстве по совместительству);
- примечания, где может быть указана информация о перемещении копий и оригиналов контрактов.
Важно! Если уже книга булла заведена, то ее хранение после завершения ведения является обязательным и на протяжении ближайших 75 лет журнал должен пылиться в архиве учреждения.
В эпоху цифровых технологий журнал регистрации трудовых договоров возможно скачать и в электронном виде для офисных программ. Оперировать посредством компьютерных технологий куда проще и не возникнет сложностей с внесением поправок и изменений в сделанные записи. Если же существенные нарушения или ошибки были допущены работником при оформлении и ведении бумажного носителя, то кадровая практика требует немедленного прекращения его использования. Книга закрывается и передается в архив, а вместо нее оформляется новый бланк учета, в который переносится вся информация о работниках. Если же изменения касаются перемещения по службе работника, то отметка об этом отображается в графе «примечание» и замены самого журнала не требует.
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:
На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.
Что это такое
Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации. ГОСТом Р 51141-98 установлено, что регистрация проводится по специальным правилам. Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги.
Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.
Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2019 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.
Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:
- если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
- если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.
Когда требуется и обязательно ли
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.
Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.
Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.
Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.
Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.
Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.
Кто занимается ведением
Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.
Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя.
В приказе требуется указать:
- сотрудник, который ответственен за журнал;
- способ заполнения журнала, выбранный вариант;
- форму регистрации внутренней документации.
Основой для ведения журнала становится бланк. Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме.
Главными требованиями являются:
- жесткая, долговечная обложка любого цвета;
- использование офисной бумаги с плотностью от 60 граммов на квадратный метр;
- на главном листе проставляется название организации полностью. Прописываются даты действия документа;
- все страницы нумеруются;
- первая оставляется пустой или используется в качестве образца для заполнения;
- на второй странице проставляются данные специалиста, который отвечает за ведение журнала. Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;
- каждый разворот остается для данных. Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;
- в конце журнала указывается дата закрытия документа. Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе. Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.
Форма бланка
При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.
- в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
- в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.
Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.
Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.
Как правильно заполнять журнал и его образец
Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.
Образец заполнения можно:
На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.
Формат можно изменять как угодно, главное, чтобы остались следующие данные:
- порядковый номер;
- ФИО полностью;
- должность;
- время действия документа;
- приказ или уведомление о выпуске журнала;
- подпись ответственного сотрудника.
Основные ошибки
Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.
В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.
Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.
Срок хранения
Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку.
ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Федеральным законом №125 установлен срок хранения 75 лет.
Как внести изменения
Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.
На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.
Можно внести дополнительные сведения, например:
- изменения условий трудоустройства;
- увольнение;
- перевод человека в другой отдел или на другую должность.
Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.
В электронном виде
Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.
Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:
- контроль документов;
- конфиденциальность;
- срочный поиск и формирование копий документов и справок;
- быстрое распечатывание прошлой документации.
Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.
Загрузка...
