Составление акта приема-передачи происходит тогда, когда имущество, причисляемое к основным средствам переходит из пользования одной компании к другой.
ФАЙЛЫ
Основные средства – что это такое
К основным средствам предприятий и организаций относится любое имущество, при помощи которого фирма осуществляет свою деятельность: оборудование, техника, инвентарь, материалы, транспорт, приборы и т.д. Здания и сооружения также являются основными средствами, ровно как разводимый скот и некоторые виды растений.
А вот те предметы или продукция, которые находятся в складских помещениях и планируются для дальнейшего сбыта, а также те, которые находятся в стадии транспортировки, основными средствами не считаются.
Задача акта по форме ОС-1
Акт составляется при передаче объекта основных средств (одного или нескольких) от организации к другому предприятию, в целях реализации условий какого-либо договора.
При этом не имеет значение, кто является сторонами сделки: юридические лица или индивидуальные предприниматели — акт должен быть сформирован вне зависимости от этого.
Создание акта в основном преследует одну цель: зафиксировать факт передачи основных средств.
Кроме того, на основе этого документа в организациях происходит постановка передаваемых товарно-материальных ценностей на бухгалтерский учет и ввод имущества в эксплуатацию.
Акт приемки-передачи основных средств является приложением к договору и в дальнейшем в случае возникновения каких-либо разногласий, может стать доказательством в суде как с одной, так и с другой стороны.
Обязательно ли создавать комиссию
В приеме-передаче основных средств, как уже говорилось выше, всегда участвуют две организации. При этом в некоторых случаях, для проведения процедуры и оформления акта создается целая комиссия.
Обычно это бывает нужно, когда имущество (например, оборудование или приборы) имеет сложные технические характеристики . Для удостоверения того, что оно передается в надлежащем качестве, работающем состоянии и без каких бы то ни было поломок, дефектов и изъянов, в комиссию иногда включают и сторонних экспертов.
Основные моменты при заполнении формы ОС-1
Акт относится к первичной документации, к которой с 2013 года отменены строгие требования. Поэтому на сегодняшний день предприятий и организации имеют полное право составлять документ в произвольном виде, использовать шаблон, утвержденный внутри фирмы или заполнять ранее обязательную к применению стандартную унифицированную форму. Последний вариант удобен тем, что он включает в себя все нужные сведения, не требуется ломать голову над структурой и содержанием документа.
К необходимой информации в акте относят:
- дату и номер создания;
- реквизиты предприятий;
- наименование основного средства, а также все, что касается его качества и количества.
Если получатель имущества не имеет претензий к поставщику, это нужно обязательно отметить, если же таковые претензии существуют, их необходимо описать во всех подробностях.
На что обратить внимание при оформлении акта
Сведения в документ можно вносить как на компьютере (при наличии электронной формы), так и от руки (шариковой ручкой, но не карандашом).
Важное требование , которое надо соблюсти обязательно: наличие подписей руководителей организаций или представителей, действующих от их имени (использование факсимильных подписей при этом недопустимо).
Заверять бланк при помощи штемпельных изделий нет строгой необходимости, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право применять печати и штампы в своей работе только при том условии, что эта норма закреплена в их внутренних нормативно-правовых актах.
Документ создается как минимум в двух экземплярах (по одной для каждой из сторон сделки), но при надобности можно сделать и дополнительные копии.
Как и сколько времени хранить акт
По всем правилам сформированный и завизированный документ необходимо хранить вместе с договором. После того, как актуальность его истечет, его можно передать в архив предприятия, где он должен находиться период, установленный законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы.
Образец оформления акта приема-передачи основных средств
Заполнение первой страницы акта
- Вначале документа отводится место для его утверждения руководителями предприятий, между которыми происходит прием-передача основных средств, с указанием их должностей и даты визирования.
- Далее вносятся данные об организации-получателе: ее полное наименование, адрес, сведения о расчетном счете и банке, в котором он открыт. Аналогичным образом в бланк вписывается информация о компании, которая передает имущество.
- В строке «Основание для составления акта» дается ссылка на договор – его номер и дату создания.
- После этого в акт вносятся еще две даты: принятия основного средства на бухгалтерский учет и его списания. Сюда же включается номер счета, по которому происходят все действия с данным имуществом и его инвентарный, заводской, амортизационный номера.
- В завершение оформления этой части акту присваивается номер, ставится дата его составления, пишется наименование передаваемого имущества, место его фактического нахождения на момент приема-передачи, и организация-изготовитель.
Все остальные сведения вносятся по мере необходимости.
Заполнение второй страницы акта
Вторая страница акта включает в себя три таблицы:
- В первую вписывается информация о состоянии объекта основных средств на момент приема-передачи: дата выпуска, ввода в эксплуатацию, ремонта, фактическое время использования, сумма износа, остаточная стоимость и стоимость приобретения по договору.
- Во вторую таблицу включаются сведения об объекте на дату принятия к бухучету: стоимость, оставшийся срок использования и метод высчитывания амортизации.
- Третья таблица касается некоторых особенностей имущества, в том числе наличия в нем драгметаллов.
Заполнение решения комиссии и подписи сторон
В следующую часть документа вписываются дата, а также результаты проведения испытаний передаваемого имущества и заключение комиссии, присутствовавшей при приеме-передаче.
Если к документу есть какие-то приложения (например, заключение эксперта), это необходимо отметить в отдельном пункте.
В завершение акт подписывают все члены приёмо-сдаточной комиссии, а также руководители и главные бухгалтера предприятий.
Для оформления и учета операций приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями используются следующие унифицированные формы: № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений); № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»; № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)». Они применяются в следующих случаях:
1) включение объектов в состав основных средств и учет их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др. или путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;
2) выбытие из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации. Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.
Документы, которыми оформляется прием-передача, угверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному объекту (фуппе объектов).
Реквизит «Государственная регистрация прав» заполняют на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним. В формах № ОС-1 и № ОС-1а раздел 1 заполняют на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер, для объектов основных средств, которые были в эксплуатации. Раздел 1 не заполняют в случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд.
Раздел 2 заполняет организация-получатель только в своем экземпляре. Данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записывают соразмерно доле организации в праве общей собственности.
Для ввода основного средства в эксплуатацию на основании распоряжения руководителя организации создаётся комиссия, которая производит осмотр принимаемого в эксплуатацию основного средства, проверку его на соответствие техническим характеристикам.
После этого составляется акт приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) в двух экземплярах по форме № ОС-1.
После передачи объекта основного средства в эксплуатацию, назначается ответственное лицо за ее сохранность.
Порядок заполнения строк и граф, которые могут вызвать вопросы.
Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) утверждается руководителем организации-сдатчика и руководителем организации-получателя. Утверждение акта обоими руководителями производится в момент передачи объекта ОС от сдатчика к получателю при одновременном вводе его в эксплуатацию.
Если после приобретения основное средство передаётся в запас на склад организации-получателя, а не в эксплуатацию, и лишь через несколько дней передаётся в производство, то акт о приеме-передаче формы № ОС-1 утверждается одним руководителем и от лица сдатчика, и от лица получателя.
Аналогично заполняются строки "Организация-получатель" и "Организация-сдатчик".
В графе "Дата принятия к бухгалтерскому учету" проставляется дата включения поступившего оборудования в состав собственных основных средств организации-получателя, которая должна совпадать с датой составления акта о приеме (поступлении) объекта основных средств (кроме зданий, сооружений).
В графе "Дата списания с бухгалтерского учета" указывается дата выбытия основного средства.
В графе "по ОКОФ" записывается код, соответствующий данному виду объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов).
В графе "Инвентарный номер" указывается инвентарный номер объекта основных средств, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило не изменяется. О всех случаях изменения инвентарного номера должны быть сделаны отметки в инвентарной карточке.
Объект основных средств, поступивший в организацию по договору аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.
В графе "Заводской номер" проставляется заводской номер. Этот номер можно посмотреть:
- на самом основном средстве;
- в техническом паспорте оборудования;
- в акте приемки-передачи (например, при передаче в аренду от другой организации);
- в инвентарной карточке учета основного средства, если перемещение основного средства происходит внутри предприятия.
Графа "Государственная регистрация прав на недвижимость" заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.
Согласно Федеральному закону от 21.07.1997 г. №122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", недвижимым имуществом (недвижимостью), права на которое подлежат государственной регистрации в соответствии с названным Законом, признаются земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты и все объекты, которые связаны с землей так, что их перемещение без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, жилые и нежилые помещения, леса и многолетние насаждения, кондоминиумы, предприятия как имущественные комплексы.
При этом датой государственной регистрации прав является день внесения соответствующих записей о правах в Единый государственный реестр прав (подтверждается выдаваемым актом о регистрации прав).
В строке "Место нахождения объекта в момент передачи" указывается организация, структурное подразделение организации, где находится основное средство в момент составления акта о приеме (поступлении).
Форма № ОС-1 учитывает ситуацию, когда основное средство принадлежит нескольким фирмам. В справочном разделе нужно указать участников долевой собственности и их доли. При этом цифры в самом акте приема-передачи фирма указываются соразмерно ее доле в общей собственности.
Если стоимость основных средств выражена в иностранной валюте, то в этом случае в справочном разделе акта по строке "Иностранная валюта" надо указать вид валюты и ее сумму по курсу Банка России. Его нужно брать на дату принятия основного средства к учету (п.16 ПБУ 6/01).
Раздел 1 "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи" заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. Если организация-получатель купила основное средство в розницу или создала его самостоятельно и для собственных нужд, ей заполнять этот раздел не надо.
В графе "Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)" обозначается общий срок фактического использования приобретенного основного средства у всех его бывших владельцев с момента первого ввода объекта ОС в эксплуатацию.
В графе "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации основного средства.
При заполнении графы "Срок полезного использования" проставляется срок полезного использования ОС, определенного при первичном принятии объекта основных средств к учету.
В графе "Сумма начисленной амортизации (износа), руб." указывается сумма начисленных амортизационных отчислений за все время, которое основное средство находилось в эксплуатации.
Графа "Остаточная стоимость" предназначена для указания остаточной стоимости основного средства, которая при принятии к учету основного средства последней организацией-получателем будет принята за первоначальную. При этом под остаточной стоимостью подразумевается разница между первоначальной стоимостью основного средства и суммой ранее начисленной амортизации.
Графа "Стоимость приобретения (договорная стоимость), руб." заполняется передающей основное средство организацией в случае, если стоимость основного средства по договору купли-продажи отличается от остаточной стоимости. Тогда организация-получатель при принятии объекта ОС к учету за первоначальную стоимость примет договорную.
Раздел 2 "Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету" заполняет только получатель основного средства в своем экземпляре.
В графе "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб." указывается:
- остаточная или договорная стоимость в случае, если основное средство ранее эксплуатировалось;
- стоимость по договору купли-продажи или стоимость приобретения в случае, если приобретается новое основное средство.
В графе "Срок полезного использования" указывается период использования объекта основных средств, в течение которого использование данного объекта приносит экономические выгоды (доход) организации. Срок полезного использования определяется организацией, приобретающей основное средство, самостоятельно и в соответствии с Постановлением Правительства РФ 01.01.2002 г. № 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" по объектам основных средств, принятым к бухгалтерскому учету начиная с 1 января 2002 г.
Следует отметить, что организации, приобретающие объекты основных средств, бывшие в употреблении, вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество месяцев эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками.
При этом, если количество месяцев нахождения приобретенного объекта основных средств в эксплуатации у предыдущих собственников больше или равно сроку полезного использования данного объекта, определенному предыдущим собственником, амортизация в дальнейшем не начисляется.
При заполнении графы 9 "Срок полезного использования" проставляется срок полезного использования ОС, определенного организацией при принятии объекта основных средств к учету.
В графе "Способ начисления амортизации" нужно помимо нормы начисления амортизации указать и способ ее начисления.
Напомним, что в бухучете применяются четыре способа:
- линейный;
- уменьшаемого остатка;
- способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;
- способ списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции.
В разделе 3 "Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств":
- указываются наименование приобретенных основных средств;
- их количество;
- при содержании драгоценных материалов в основном средств - их наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса.
На третьей странице формы № ОС-1 записываются выводы комиссии, которые были сделаны в результате осмотра.
В акт также заносятся результаты испытаний объекта, если испытание объекта необходимо (смотри текст примера).
В строке «Заключение комиссии» указываются заключительные выводы комиссии о соответствии основного средства техническим требованиям.
В строке «Приложение. Перечень технической документации» необходимо указать прилагаемую документацию.
Акт обязательно заверяется подписями председателя и членов комиссии. Обязательно проставлять не только подписи, но и расшифровки, а также должности членов комиссии.
Свои подписи на документе ставят обязательно материально ответственные лица: сдающий и принимающий основное средство (с указанием своих табельных номеров и датой передачи).
Подписи материально ответственных лиц могут заверяться штампом подразделения.
В случае, если до передачи объекта основных средств (при оформлении покупки) материально-ответственному лицу данное основное средство приняло другое должностное лицо, то следует указать в том числе номер и дату доверенности, на основании которой доверенное лицо от лица организации-покупателя получило ОС от продавца.
Данные из акта о приеме-передаче (поступлении) объекта основных средств переносятся в форму № ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств". В акте о приеме-передаче формы № ОС-1 при этом делается пометка об открытии инвентарной карточки и проставляется номер и дата карточки. Данная надпись заверяется подписью главного бухгалтера.
При выбытии основного средства из эксплуатации в акте бухгалтерией также делается пометка, заверенная главным бухгалтером.
Раньше форма акта приема-передачи основных средств была одна. Начиная с 1 января 2003 года, в соответствии с Постановлением от 21.01.2003 г. № 7 следует применять три унифицированные формы акта о приеме-передаче.
Теперь отдельно выделены акты о приеме-передаче (поступлении) зданий, сооружений (№ ОС-1а) и групп объектов (№ ОС-1б).
Заполнение форм №№ ОС-1а, ОС-1б аналогично заполнению формы № ОС-1, описанному выше. Существует, однако, ряд существенных отличий.
В акте формы № ОС-1а в разделе 3 "Краткая индивидуальная характеристика объекта" приведена дополнительная таблица, в которой по зданиям, сооружениям, вводимым в эксплуатацию организацией-собственником, раскрываются специфические сведения об общей площади здания, сооружения (в кв. м), количестве этажей, общем строительном объеме (в куб. м), в том числе подземной части (например, в гаражах), количественные и качественные характеристики основного объекта и пристроенных к нему помещениях (если здание, сооружение состоит из нескольких частей, помещений).
При государственной регистрации прав на недвижимость обязательно заполняется графа "Государственная регистрация прав".
Под определением «акт приема-передачи основных средств» подразумевается документ, который формируется в процессе принятия на учет объектов ОС, включая возможное их снятие с целью дальнейшей передачи иным лицам.
Типовая форма ОС-1 применяется для всех объектов . Исключением при этом являются различные здания, сооружения и группы однородных объектов.
Для построек обязательно используется бланк по форме ОС-1а , а что касается групп ОС, то необходимо применять ОС-1б .
В том случае, если объект требует перед своим использованием предварительно монтажные и сборочные работы, то по рассматриваемому акту необходимо его принимать только по завершению всех предусмотренных работ. Иными словами, перед принятием объект должен быть в полной готовности к использованию.
По рассматриваемому документу могут быть приняты те объекты, которые были получены в результате сделки купли-продажи, дарения, обмена либо же производства своими силами.
По установленному акту ОС-1 должны подлежат выбыванию исключительно те объекты, которые реализованы, переданы либо же подарены иным лицам.
В том случае, если объект выбывает исключительно по причине морального либо же физического износа, поломки, возникает необходимость в формировании по форме , для транспортных средств – ОС-4а .
Назначение
Рассматриваемый документ применяется исключительно для осуществления различных хозяйственных операций с дорогостоящей собственностью непосредственно между физическими и юридическими лицами .
Основной целью использования рассматриваемого акта считается юридическое оформление таких действий , как:
- причисление к категории ОС;
- факт безвозмездной передачи в пользу иных лиц;
- ввод в эксплуатацию различного , которое было произведено своими силами;
- покупка по специальному соглашению об аренде либо с обязательным формированием накладной;
- осуществление обмена с иными лицами;
- возможное исключение из списка ОС с целью будущей передачи иному объекту хозяйствования.
При наличии рассматриваемого акта, бывший владелец осуществляет списание реализованных объектов. Одновременно с этим, новый собственник формирует прием ценностей и будущую их постановку на баланс компании.
Все сведения, которые отображены в акте приема-передачи, используются для осуществления налогового учета в компании. Благодаря этому можно без особых усилий произвести приобретенного различного имущества, НДС и иного налога на собственность.
Применение
Рассматриваемый акт по форме ОС-1 используется для формирования :
- факта включения объектов в перечень ОС, а также учета их ввода в непосредственную эксплуатацию;
- выбытия ОС в процессе передаче сторонним компаниям.
Одновременно с этим необходимо помнить, что исключением по праву считаются ситуации, когда прием либо же передача объектов, включая непосредственный , обязательно формируется в четком соответствии с законодательством РФ.
Порядок заполнения и образец
Акт по форме ОС-1 формируется на трех страницах
.
Изначально следует обращать внимание на то, что данную документацию необходимо использовать исключительно с целью постановки на учет нового ОС.
В процессе реализации ОС при формировании рассматриваемого акта по форме ОС-1 принимающая сторона в обязательном порядке должна будет переписать сведения относительно заключения приемной комиссии в соответствующем поле.
Основная особенность в процессе формирования лизингополучателем заключается в том, что в документе необходимо обязательно сделать отметку относительно того, что принятый объект будет введен в эксплуатацию на основании лизингового соглашения.
В данном соглашении обязательно должно быть отображено условие, на основании которого ОС будет передано на баланс лизингополучателя.
По причине того, что после вступления в юридическую силу Федерального закона №402 , начиная с 2013 года использование унифицированных бланков не обязательно, поскольку каждый представитель бухгалтерии имеет право отредактировать подобного рода документацию. В процессе видоизменения акта приема-передачи необходимо всегда помнить о том, что именно и в каких полях нужно указывать.
Первая страница
На первой странице отображаются грифы по вопросу утверждения акта . В процессе приобретения/формирования ОС гриф утверждения документа компанией-сдатчиком не обязателен к проставлению;
Грифы по форме ОС-1 включают в себя идентичные реквизиты, как и место для печати. Однако печать не относится к числу обязательных реквизитов первичной документации (на основании части 2 статьи 9 Федерального закона №402).
По этой причине, при возникновении ситуации, когда компания (имеется в виду приемщик либо же сдатчик ОС) на официальном уровне отказалась от применения печати (на основании Федерального закона №82), она не обязана проставлять соответствующий оттиск. Это четко предусмотрено Письмом Министерства финансов РФ от августа 2015 года.
Также на данной странице указывают:
- Все необходимые сведения относительно компании, которая выступает приемной стороной ОС.
- Все необходимые сведения относительно компании, которая выступает сдатчиком ОС. Данный реквизит подлежит обязательному заполнению в том случае, если же объект будет передан как ОС. Если речь идет о новых либо же произведенных своими силами ОС, то ничего указывать не нужно.
- Бухгалтерские сведения, включая и счет учета объекта, время получения/списания объекта с непосредственного учета.
- Всю необходимую информацию относительно самого ОС, а именно: название, предназначение, модель, марка, где именно расположен, о производителе, инвентарный и заводской номер и так далее.
Вторая страница
Вторая страница рассматриваемого акта включает в себя несколько разделов .
Первый раздел в обязательном порядке подлежит заполнению исключительно по тем объектам, которые уже были до этого времени в эксплуатации в качестве ОС на базе полученных сведений от компании-сдатчика. В нем должна быть отображена информация относительно объектов ОС на момент передачи, включая и период выпуска, капитального ремонта, включая и те сведения, которые напрямую относятся к начисленной предыдущим владельцем амортизации и остаточной себестоимости ОС.
Второй раздел
подлежит заполнению исключительно той компанией, которая выступает получателем.
В нем обязательно следует отобразить сведения относительно порядка амортизации объекта: его конкретная первоначальная себестоимость, какой период полезного применении был установлен новоиспеченным собственником, включая период и норму амортизации.
Третий раздел страницы включает в себя небольшую персональную характеристику объекта ОС. В разделе необходимо отображать сведения относительно принадлежности объекта, наличия либо отсутствия драгоценных металлов, иных технических параметров.
Третья страница
Третья страница рассматриваемого документа отображает:
- Сведения относительно приема ОС специально сформированной комиссией. Иными словами, здесь указывается информация относительно соответствия объекта техническим характеристикам в полном либо частичном объеме, необходимо ли доработать соглашение и так далее.
- Проставленные подписи всех без исключения представителей компании (подразумеваются подписи всех членов комиссии и тех лиц, в чьи обязанности входит сдача либо же принятие объекта).
В конце акта должны быть проставлены соответствующие отметки представителя бухгалтерии, а именно:
- со стороны передающей компании должна быть проставлена отметка, что факт выбытия объекта отображен в соответствующей инвентарной карточке (подлежит простановке только в том случае, если передача ОС осуществляется между собственниками);
- принимающей стороной отметка ставится при формировании инвентарной карточки на ОС либо же в процессе занесения необходимых записей в инвентарную книгу.
Количество экземпляров
В том случае, если осуществляется прием либо же передача основного средства непосредственно между бывшим владельцем и новым, рассматриваемый документ должен быть составлен в нескольких экземплярах:
- один экземпляр – для передающей стороны;
- второй – для принимающей стороны.
Формированием документа должна заниматься компания, которая выступает сдатчиком.
Дополнительно необходимо обращать внимание на тот факт, что сформированные оба экземпляра должны быть утверждены непосредственным руководством принимающей компании и сдающей.
К акту обязательно должна быть приложена техническая документация, которая напрямую относится к субъекту ОС.
В процессе приобретения нового ОС, которое для реализатора является продукцией, либо же в процессе ввода объекта, который компания изготовила своими силами, должен быть сформирован акт в единственном экземпляре .
О таких небольших нюансах необходимо всегда помнить для избегания спорных ситуаций.
Передача основных средств в аренду в 1С Бухгалтерия 8 — в данной инструкции.
В любой крупной коммерческой структуре обязательно есть в собственности и, следовательно, в бухгалтерском балансе, активно используемые, основные средства. В балансе коммерческой организации они отражены в стоимостном эквиваленте, то есть в рублях.
Немного теории
Основные средства являются активами коммерческой структуры, которые необходимы для получения максимальной выгоды в деятельности.
Примером может служить токарный станок в фирме по производству запчастей. Если предприятие не ведет производственную деятельность, то можно сказать, что основные средства здесь - это материальные активы, способствующие осуществлению коммерческой деятельности.
Срок оптимальной эксплуатации, так называемый срок полезного использования, данного материального должен составлять не меньше, чем один календарный год. Из этих цифр складываются амортизационные группы, такие важные в учете для правильного ведения расчетов по ОС. В процессе эксплуатации ОС, выполняется начисление амортизации, то есть уменьшение начальной суммы стоимости. Наиболее распространенным способом применяемой амортизации является линейная.
Когда использовать факт формы ОС- 1?
Акт приема-передачи ОС-1 является формой, утвержденной приказом Госкомстата РФ от 2003 года. Полное название – «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений)». Как становится ясно из наименования, указанная форма не применяется для работы со зданиями и сооружениями.
Утвержденный документ применяется при работе только с одним активом. Использование осуществляется в следующие моменты:
- Организация создала материальный актив, который предполагается использовать как ОС для нужд фирмы, и соответственно, с вводом в эксплуатацию;
- Когда нужно передать сторонней организации, имеющееся в собственности ОС, а также по окончанию срок использования.
Форма не используется в отдельных случаях, когда Законодательством РФ предусмотрены другие документы. В случае если возникает необходимость работы со зданиями и сооружениями, то необходимо использовать ОС-1а. Документ с названием ОС-1Б используют для оформления сделки при передаче группы объектов, если туда не входят отдельные виды ОС.
При поступлении, никогда ранее не использовавшееся в деятельности, а также приобретенное за плату, то заводится новый бланк ОС-1, куда вносятся необходимые данные. В случае, если материальный актив был передан от стороннего юридического лица, а также который использовался ранее, то при передаче уже есть готовый акт. Этот документ требует внесения оставшихся данных организацией-получателем.
Главная задача - документально утвердить, закрепить факт передачи, получения или принятия к учету материального актива. Стоит отдельно выделить, что фирма вправе самостоятельно утвердить новый бланк для своей работы.
По окончании сделки продажи ОС, а также оформления подписями и печатями акта – материальный актив переходит в собственность приобретателю. В этот момент оно одновременно списывается с баланса фирмы продавца, и принимается на балансовый учет нового собственника.
Основное средство может быть получено предприятием следующим образом:
- при совершении таких операций, как купля-продажа или обмен;
- путем безвозмездной передачи для использования;
- путем приобретения по окончанию договора лизинга;
- за плату – как наличного, так и безналичного характера;
- в случае самостоятельного создания на производстве, возможностями своего предприятия.
Утвержденная форма OC-1 – образец заполнения
Документ поделен на три раздела, на которых указываются все необходимые данные. В случае если принимается на учет новое ОС, то есть следующий регламент по заполнению.
В первом разделе заполняются данные о покупателе и продавце. Если материальный актив куплен в рознице, то не всегда есть полные сведения о фирме, где был приобретен товар. В связи с этим, в поле «Организация-сдатчик» ставится «—-». С полем «Организация-получатель» проблем не будет – это данные организации. «Основание для составления акта» — это, например договор по проведению сделки купли или продажи.
Во второй раздел вносятся данные по ОС. Наименование, амортизационная группа, счет постановки на учет и прочие коды. С этим вопросов у бухгалтера не будет. Также здесь отражаются данные по стоимости и сведения об эксплуатации в момент совершения передачи объекта. Второй лист состоит из трех разделов.
Раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи». Его необходимо заполнять только в случае, если объект материального актива ранее использовался по назначению. В графе о фактическом сроке использования – указывают период полезного срока использования ОС. При этом следует учесть, что амортизация также должна была быть начислена за весь период использования. В графу
«Сумма начисленной амортизации» и указываются эти цифры. Графа «остаточная стоимость» представляет собой разницу между столбцами «Стоимость приобретения» и «Начисленной амортизацией».
Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату» заполняется в случае поступления основного средства в организацию. «Первоначальная стоимость» — это покупная стоимость за вычетом НДС, но включая все дополнительные расходы, например, транспортные, или расходы, связанные с постановкой на учет в ГАИ. «Срок полезного использования» — определяется как разница между общим сроком и временем нахождения в эксплуатации.
Раздел 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» — это раздел для указания особенностей объекта.
Третья страница содержит данные о заключении комиссии и подписи передающей и принимающей стороны. Обязательны печати организаций.
Грамотному бухгалтеру не составит труда произвести заполнение данного документа. В случае, если не будет хватать какой-то информации, Налоговая организация при проверке не будет наказывать за это. Основным требованием является – оформление акта приема-передачи по форме установленного образца.
Нюансы заполнения формы ОС-1
На третьей страницы формы необходимо проставлять со стороны организации-сдатчика данные, что выбытие отражено в записях инвентарной карточки объекта. Со своей стороны принимающая сторона ставит отметку о том, что на объект открыта инвентарная карта.
На второй странице в характеристиках необходимо указывать наличие в составе драгоценных металлов, при условии, что они присутствуют.
Если организация при работе с данным объектом является лизингополучателем, то обязательно нужно указать, что ввод объекта в эксплуатацию осуществляется на основании договора лизинга.
В случае проведения сделки между сторонами, расчеты которой осуществляются в иностранной валюте, то обязательным требованием является указание курса Центрального банка на момент совершения сделки. Расчет стоимости приобретения ведется исходя из указанного курса.
Сколько экземпляров акта необходимо делать?
При условии передачи основного средства от одного юридического лица другому следует составлять документ в двух экземплярах. Чтобы каждая сторона имела на руках необходимую первичную документацию. Ведь именно на основании подписанных данных актов будет производиться списание с баланса одной фирмы и постановка на балансовый учет второй организацией.
В ситуации, если фирмой покупается объект, который для продавца выступает как товаром, то используется только один экземпляр данного документа. Требуется приложить всю документацию на технические данные, которая шла в комплекте с приобретенным товаром.
Если организация самостоятельно своими силами и мощностями создала объект основных средств, то также составляется один экземпляр акт на момент создания ОС.
Графа об утверждении акта не заполняется в том случае, если производится покупка или создание объекта материального актива.
Дополнения
К срокам по составлению документации относится при покупке, передачи объекта – момент по совершению сделки. В случае если ОС требует дополнительных манипуляций, например, монтажа, испытаний – сроком является момент ввода в эксплуатацию.
Налоговые инспекции могут выставить штраф только в случае, если данный акт отсутствует на предприятии. За неверное или неточное его заполнение штрафом никто не выставит. Данные недочеты не являются грубыми нарушениями.
Тщательно изучив данный материал, бухгалтер без проблем справится с задачей по оформлению акта-приема передачи основных средств.
Имущество, которое любая организация приобретает, получает, длительно арендует, вводит в эксплуатацию и др., чтобы использовать для собственных нужд, необходимо принять и поставить на баланс. К одному из документов по учету основных средств относится передаточный акт, оформляемый на унифицированном бланке, утвержденном законодателем.
К основным средствам (ОС), которые субъекты хозяйственной деятельности могут использовать в процессе работы более 1 года, относятся строительные объекты, земельные участки, оборудование, в том числе и вычислительная техника, различные приборы, инвентарь, транспортные средства, скот и зеленые насаждения, другое.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Строительные объекты можно относить к ОС только после ввода в эксплуатацию по результатам завершения строительных работ или покупки готового сооружения. Бланк представляет собой форму ОС-1 и называется актом приема-передачи ОС.
Документ используют для ведения бухучета, информация об основном средстве там отображается полностью. Если, например, происходит покупка материальных ценностей, которые требуется поставить на баланс, как основные средства, то на основании передаточного акта продавец может провести списание, а покупатель оформить приобретение.
Акт приема-передачи основных средств оформляется в качестве приложения к соглашению между участниками сделки и подтверждает факт передачи имущества одного лица другому. В другом случае, например, предприятие строит здание и на основании акта ввода в эксплуатацию оформляет .
Кроме договоров дарения, купли-продажи, наследования, долгосрочной аренды и других, сопровождающей документацией к акту является техническая – на оборудование, землю, здания и другие материальные ценности.
Оформляется акт по числу участников сделки, если это продавец и покупатель, то необходимо заполнить 2 бланка, когда, например, к участию присоединяется инвестор, то 3. В других случаях, когда, например, объект приобретается в разобранном виде, то сначала его оформляют по акту приема оборудования для хранения на складе по ф. ОС-14, затем передают для монтажа по акту ОС-15, а только потом принимают, как ОС по акту ОС-1.
По типовой форме ОС-1, которую можно скачать в интернете, происходит не только принятие, но и списание ОС в адрес других юр. лиц, подразделений или филиалов предприятия, которые находятся на выделенном балансе. Когда списание происходит по причине износа ОС, например, оборудования, то следует оформлять акт по ф. ОС-4.
Для чего применяется
Передаточный акт служит документом, где отображается информация об имуществе, перемещаемом в пределах предприятия, или между ним и сторонним СХД.
Акт используют, когда группа однородных объектов или один:
| Вводится в список ОС | После:
|
| Выводится из ОС | По причине:
|
Назначение передаточного акта – это оформление юридических действий при осуществлении хозяйственных операций с дорогостоящим имуществом (не товаром). С помощью акта ведется не только бухгалтерский учет имущества предприятия, но и налоговый при исчислении , и на .
Бланк акта приема-передачи основных средств:
Особенности и юридическая поддержка
Бюджетные учреждения обязаны для организации первичного документооборота руководствоваться формами, утвержденными законодателем, что говорится в ФЗ № 402 (06.12.11 г.), в ст. 9.
К нормативным актам об утверждении бухгалтерских форм относятся Приказы Министерства Финансов:
- № 162н (06.12.10 г.);
- № 174н (16.12.10 г.).
Так, поставить ОС на учет в государственном предприятии можно с помощью акта по ф. ОС-1 или 0306001. Если имущество было приобретено с целью последующей продажи, а не эксплуатации, что не может сделать бюджетная организация, то его следует считать товаром.
В этом случае акт оформляет только продавец ОС, а для покупателя имущество становится товаром и учитывается на другом счете. Руководитель коммерческой организации может самостоятельно решить, какими первичными документами оформлять сделку по получению (приобретению) товара, руководствуясь тем же ФЗ № 402.
Постановлением Госкомстата № 7 (21.01.03 г.) утверждена унифицированная форма по учету ОС, которую следует относить к первичной документации.
Так, для учета ОС следует использовать акт по форме:
В Налоговый кодекс законодатель не вкладывает понятие «первичных документов», они требуются для бухгалтерского учета. Причем принять к учету можно, только документы, заполненные соответствующим образом, куда будут внесены необходимые сведения об ОС, реквизиты предприятий и другие данные.
Так, хозяйственная операция:
- Приема-передачи ценностей сопровождается оформлением акта по ф. ОС-1 или, в других случаях, ОС-1а, ОС-1б. Если участников купли-продажи двое, то каждому заполняется по 1 экземпляру. Для оформления акта используется техническая документация. Хозяйственная операция контролируется специальной комиссией, если имущество приобретается в качестве товара, то форма ОС-1 оформляется только продавцом, списывающим ОС. Алгоритм действий ничем не отличается при получении (покупке) имущества от физ. лица. Каждый материальный объект, оформленный как ОС или товар, должен быть принят по передаточному акту или товарной накладной, к которым прилагается техническая документация. Иногда товарную накладную можно использовать вместо акта, если имущество, приобретаемое в качестве ОС, нуждается в последующем монтаже, но ее должна подписать специальная комиссия. Дополнительно составляется акт по ф. ОС-14, затем, после монтажа будет составлен акт по ф. ОС-1.
- Ввода в эксплуатацию будет сопровождаться оформлением дополнительного акта после или до того, как оформится ОС-1. Также необходимо будет оформить инвентаризационную карту по форме ОС-6 или ОС-6б, куда следует занести сведения из акта ввода в эксплуатацию. Когда акт ввода в эксплуатацию будет подписан, на ОС можно начислять амортизацию.
Требования к содержанию
Когда ОС продается или передается после определенной эксплуатации, то бланк акта обе стороны заполняют совместно. Так, продавцу необходимо заполнить 2 экземпляра акта, оставив незаполненным II раздел, его заполнит покупатель сведениями об объекте, актуальными на момент поступления имущества на бухгалтерский учет. Для учета покупателю важна дата, когда средства поступят на учет и инвентарный номер, который будет присвоен объекту.
Акт для заполнения состоит из 2 частей:
| «Шапка» документа | Там необходимо представить информацию о:
|
| Таблица | Здесь необходимо указать сведения о:
|
Важно, чтобы акт содержал сведения, как покупатель собирается использовать приобретаемое имущество и кто его изготовил. Акт также должен содержать сведения о членах специальной комиссии, которая получила право принять ОС для нужд предприятия.
В своем заключении комиссия указывает период, в течение которого предполагается эксплуатировать ОС на предприятии. Комиссия может состоять минимально из 2 человек, кандидатуры утверждаются руководителем предприятия специальным приказом.
Памятка для акта приема-передачи основных средств
Каждому бухгалтеру немаловажно иметь памятку о том, как заполняется акт приема-передачи основных средств:
| Графы и разделы | Как заполнять |
| Дата постановки на бухучет | Проставляется дата, когда имущество включается с состав ОС. Для получателя – это дата, когда оформляется акт. |
| Дата вывода ОС (списания) с бухучета | Продавец проставляет дату оформления акта, а покупатель ставит прочерк. |
| Номер инвентарный | Присваивается комиссией, когда объект поступает на предприятие. Если имущество поступило на основании договора аренды, то можно использовать номер, который ранее присвоил арендодатель. |
| Номер заводской | Способ узнать заводской номер довольно простой, его следует выписать из:
В другом случае номер может быть промаркирован на самом объекте. |
| Расположение объекта на момент получения (приобретения) | Название организации, у которой на балансе числится ОС к моменту оформления акта. |
| Собственники, владеющие долями имущества | Раздел заполняется при наличии у объекта долевых собственников, причем указываются данные о них и сведения о размерах долей. |
| Валюта | Раздел заполняется, если стоимость ОС выражается в иностранной валюте, необходимо указать ее вид и сумму по курсу БР. Курс для расчета суммы необходимо взять на день поступления имущества на учет к покупателю. |
| Раздел I: | Заполняется продающей стороной, если объект ранее использовало другое юрлицо. Когда ОС приобретается у физлица или через торговую сеть, то заполнять раздел не нужно. |
| 1. Срок эксплуатации. | Его необходимо выразить в годах и месяцах. Необходимо указать период, в течение которого объект фактически использовали все собственники с момента, как он был впервые введен в эксплуатацию. |
| 2. Стоимость остаточная. | Она является первоначальной для получателя. |
| 3. Стоимость договорная или приобретения. | Графу заполняет продающая сторона, если стоимость ОС отличается от указанной в договоре. В этом случае получатель в качестве первоначальной принимает договорную. |
| Раздел II: | Заполняется принимающей стороной на дату постановки ОС на учет. |
| 1. Первоначальная стоимость. | Если объект, например, здание под офис ранее было в эксплуатации, то указывается его договорная стоимость или остаточная. При покупке нового ОС, например, оборудования, оформляется акт по ф. ОС-1б и указывается в нем стоимость по договору, т. е. приобретения, но вычесть из нее необходимо расходы на доставку и монтаж. |
| 2. Период полезного использования (ППИ). | Существует 3 варианта:
|
К акту следует приложить техническую документацию, главный из документов – это техпаспорт, дополнительные – план сооружения, когда передается строительный объект, инструкция по эксплуатации, другие.
Если субъектом, которое принимает или передает ОС является бюджетная организация, то акт следует составить в 3 экземплярах, 2 из них должны получить стороны сделки, а третий – государственная инстанция Росимущество.
Визируется акт в этом случае не только специальной комиссией, но и руководителями госпредприятий. Графа о госрегистрации прав должна заполняться только при передаче недвижимости.
Образец заполнения акта приема-передачи основных средств:
Пример заполнения формы ОС-1
На основании передаточного акта может приниматься и передаваться новый объект или ранее использованный, поэтому заполнение формы будет отличаться. Так, когда передается не новое ОС, то I раздел формы заполняет передающая сторона, внося сведения о состоянии объекта к моменту передачи. Если передается новый объект, то I раздел заполнять не следует.
Верхняя часть или «шапка» предназначена для внесения сведений об участниках сделки. Поле о госрегистрации прав на недвижимое имущество заполняется только в отношении объектов, которые подлежат обязательной госрегистрации со стороны нового собственника. Если передается недвижимое имущество, то поле о госрегистрации заполнять не нужно.
Раздел II заполняется получающей стороной на своем экземпляре. В него следует внести сведения в отношении ОС на дату принятия на учет. Если принимается не новое ОС, то в графе «период полезного использования» указывается тот, на протяжении которого объект еще можно эксплуатировать.
Раздел III предназначен для внесения различных характеристик объекта. Комиссия, которая подписывает передаточный акт, обязана осмотреть ОС, дать ему оценку, установить его характеристики предъявляемым требованиям.
Если для оформления акта используется не типографский бланк, а распечатанный в формате word с компьютера, он может быть заполнен не вручную, а помощью программного обеспечения. Но свое заключение комиссия должна оформить только собственноручно.
Если при проверке будут выявлены дефекты, их обязательно следует указать в акте. Свое заключение комиссия оформляет на последнем листе передаточного акта. После заключения комиссии следует оформить список приложений, который должен состоять из технических документов, прилагаемых к акту.
Загрузка...
