Здесь мы предлагаем вашему вниманию пошаговое руководство по восстановлению или организации работы архива предприятия с нуля в тех случаях, если данная деятельность осуществлялась ненадлежащим образом или же не осуществлялась вовсе. Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.
Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архива
Регламентирующих ведение архивного дела, обойтись не удастся. Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников. Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.
Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.
Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.
Работу проводят на основании . Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.
Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности.
Архивные документы организации, как правило, хранятся в специально приспособленных для этого помещениях, оборудованных в соответствии с нормативными требованиями. Небольшие организации, в которых в течение года образуется лишь небольшое количество дел, архивные документы могут храниться в том же помещении, где располагается служба делопроизводства, однако в металлическом шкафу, который не только запирается, но и может быть опечатан.
Учетные документы архива предприятия
Если вы создаете архив не с нуля, то необходимо проверить наличие в вашем архиве уже составленных учетных документов. Независимо от конкретной ситуации вам следует понимать, какие установленные формы нужно вести в соответствии с актуальными нормативными требованиями. На нашем сайте вы найдете полезную статью по этой тематике.
Если вы нашли в архиве дело фонда, а также описи дел, это очень хорошо. Их изучение поможет вам разобраться с составом и количеством архивной документации. Для ведения ведомственного архива также необходимо наличие за последние годы.
Состав документов архива предприятия
На основании соответствующего положения в архив предприятия поступает следующая документация, завершенная отделом делопроизводства:
- Документы постоянного хранения, которые обычно формируются только у тех организаций, которые передают документацию на государственное хранение. Прочие же компании могут не иметь таких документов, так как вправе устанавливать десятилетние сроки хранения и более. Зачастую вместо постоянного хранения в компаниях применяют вариант хранения «до ликвидации организации».
- Документы по личному составу.
- Документы временного хранения со сроком более 10 лет, если они имеются в организации.
- Документы временного хранения со сроком менее10 лет достаточно редко передаются в архив, это может проводиться лишь по решению руководителя фирмы, например, из-за того, что недостает места для хранения этих документов в структурных подразделениях компании.
Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия
Если вам необходимо принять дела от другого сотрудника, . Это осуществляется в ситуации смены ответственного за архив, в котором проводят прием-передачу архивных документов, а также при изменении справочного аппарата, помещения или оборудования архива.
Если у вас на руках не тот ведомственный архив, который создается с нуля, и в нем уже находятся те или иные документы, вам понадобится проведение проверки наличия и состояния имеющихся в нем дел. Эта процедура проводится для того, чтобы установить соответствие их состава и количества по факту и по учетным формам. Другими словами, проводится сравнение описания, стоящего на обложке дела, с описанием, имеющимся в архивных описях. Если все совпадает - прекрасно, если же будут выявлены различия, их необходимо будет устранить. В процессе такой проверки следует оформить акт установленной формы. Готовые акты необходимо будет разместить в деле фонда.
План работы архива организации
Когда наступит момент составления плана работы ведомственного архива, необходимо будет рассмотреть, что в этот план включается.
Если это необходимо, вы можете запланировать восстановление учетных документов. Особое внимание необходимо уделить описям дел. В случае отсутствия этих документов, их следует завести. Описи дел тех документов, которые будут передаваться на государственное хранение, будут находиться в госархиве, а потому вы можете сделать копию и для своей организации.
Необходимо будет установить, каким документам необходима обработка и упорядочения, а какие - подлежат уничтожению в связи с истечением срока их хранения. Чтобы разобраться с этим, вам следует изучить номенклатуру дел предприятия.
Существующие нормы предполагают, что документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также те, которые имеют срок хранения более 10 лет, не позднее, чем через три года после того как будет завершено делопроизводство, должны подвергнуться полному оформлению, то есть быть подшиты в твердую обложку. Обработка документов с научно-технической точки зрения весьма трудоемкая, и для нее необходимы специальные навыки. Именно поэтому ее могут проводить не только сотрудники предприятия, но также и сторонние специалисты, с которыми заключаются соответствующие договора на оказание услуг.
Следует составить график предприятия от каждого структурного подразделения, который должен быть согласован с руководителями данных структурных подразделений.
Если в организации документы также передаются на государственное хранение, желательно проконсультироваться по вопросам сроков, порядка передачи и т.д. с куратором госархива.
Организация использования документов ведомственного архива
Необходимо будет провести организацию использования документов архива фирмы, если наступит практическая необходимость. На основании своей заявки сотрудник организации может получить нужное дело на срок до 30 дней, но при необходимости этот срок можно продлить еще на 30 дней. В особой форме под названием , ставятся отметки о получении, а затем о возвращении каждого конкретного дела. На место выданного архивного дела должна вкладываться . Хотя на практике в организациях с небольшим объемом использования архивных документов последнее требования чаще всего не применяется.
Мы рекомендуем проводить оформление выдачи дел из архива только при помощи книги выдачи дел из хранилища с условием росписи получателя за получение конкретного дела. Посторонние лица не должны быть допущены к делам архива, так как всегда следует помнить о том, что на вас лежит персональная ответственность за сохранность документов.
Какие непредвиденные ситуации могут возникнуть? Нет ничего страшного в том, если вас попросили быстро просмотреть дело, причем оно не было вынесено из помещения архива, и в данном случае можно пренебречь бюрократическими процедурами. Однако, если дело выносят из архива, пусть даже на небольшой срок, например, чтобы сделать ксерокопию, всегда могут возникнуть непредвиденные ситуации, и в результате дело исчезнет, и со временем вы даже не сможете вспомнить, у кого его нужно искать.
И напоследок
У сотрудника архива должна быть соответствующая квалификация, чтобы проводить следующие работы:
- Проверка формирования и оформления дел в структурных подразделениях, которая также включает осмотр состояния хранения документов, в ходе которого составляется соответствующая справка или докладная записка на имя руководителя.
- Оказание помощи сотрудникам структурных подразделений компании при работе с документами.
- Участие в создании номенклатуры дел предприятия, а при необходимости также и в разработке нормативно-методической базы архивного дела и делопроизводства фирмы.
Мы надеемся, что данная статья была вам полезна, и вы успехом будете применять полученные знания в работе!
Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия
Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.
Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:
для государственного архива:
· положение об архиве;
· положение о структурном подразделении архива;
· структура и штатное расписание архива;
· смета расходов архива на год;
для ведомственного архива:
· положение об архиве;
· инструкция о службе документационного обеспечения управления;
· должностные инструкции сотрудников.
Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
К ним относятся:
для государственного архива:
· план работы архива на год;
· план научно-исследовательской работы архива на год;
· план научно-издательской работы архива на год;
· план работы структурного подразделения архива на год;
· индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;
· отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении плана работы сотрудника;
· табель учета рабочего времени работников архива.
для ведомственного архива:
· план работы архива на год;
· планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
· планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
· отчет о выполнении годового плана;
· дневник учета труда работников архива;
· табель учета рабочего времени работника архива.
План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия
Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.
Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.
Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
План работы архива состоит:
· из введения;
· текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
· расчетной части;
· предложений.
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.
Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.
Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
С.В. Тиханович , начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации
Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?
В первую очередь вспомним основные функции архива - их всего пять:
- хранение документов;
- учет документов;
- комплектование архива;
- обеспечение сохранности документов;
- использование документов.
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Хранение документов
Хранение документов - это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.
Архив и склад - это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.
Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.
Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам
Учет документов - это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт) , где будут указаны:
- количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
- количество листов каждого дела.
Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.
Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах . Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.
Наш совет
Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию - отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).
Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.
Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.
Выполнение работ - в течение года.
Комплектование архива
Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.
Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.
При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел . Для сотрудника архива номенклатура дел - это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.
Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:
- документы должны быть сброшюрованы;
- листы в деле должны быть пронумерованы;
- должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации - создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.
Выполнение работ - в течение года.
Обеспечение сохранности документов
В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность - к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.
При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.
Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.
Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.
Выполнение работ:
- санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива - один раз в год, санитарный день - один раз в месяц;
- снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы - не реже двух раз в неделю;
- контроль сохранности информации на электронных носителях - не реже одного раза в три года.
Использование документов
Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.
Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).
Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.
Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:
- для сотрудников организации - руководителем (заведующим) архива;
- для сотрудников сторонних организаций - разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.
Выполнение работы - в течение года.
Приведем пример плана работы архива на год.
План работы архива на год
Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:
1. Плановый прием документов в архив.
2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.
3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.
4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель
5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).
6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. - для технических архивов.
1 раз в месяц - санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).
|
Месяц |
Дополнительные виды работ |
|
|
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов |
|
|
Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)) |
|
|
Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях |
|
|
|
|
|
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях |
|
|
Сентябрь |
|
|
|
|
|
|
Подробнее см.: Журавлева М.В. Что такое научно-справочный аппарат к документам? // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 54-57.
Примечание . *Структурные подразделения могут не передавать документацию постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение 3 лет, если данная документация необходима им для оперативной работы. Традиционно в архив не поступает документация временного (менее 10 лет) хранения. Данная документация хранится в структурных подразделениях.
*При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы.
**Если к приему планируется большой объем документации, можно составить план-график для структурных подразделений, где указать, в каком квартале (месяце) архив будет готов принять документацию от данного структурного подразделения.
***Формы актов, в зависимости от вида документов, приведены в Приложении 9 к Основным правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденным приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, и в Приложении 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
****Традиционно номенклатура разрабатывается один раз в 3-5 лет. Эта работа может выполняться как сотрудником секретариата, делопроизводственного отдела, так и сотрудником архива.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ТОМСКИЙ ЭКОНОМИКО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»
Кафедра Управления и права
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
Курсовая работа
по МДК 02.02. Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций
ПМ 02. Организация архивной и информационно-справочной работы по документам организации
Выполнил: Студент группы 1521с Корбут Э.В.
Проверил: Преподаватель ТЭПК Ковалева Н.А.
1. Организация работы архива организации
1.1 Общие вопросы организации работы архива организации
Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.
Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.
Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия:
· центральные архивы федеральных органов власти;
· центральные отраслевые архивы;
· совместные архивы.
Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.
Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия.
|
Вид архивного учреждения |
Вид дел условия их приема на временное хранение. |
|
|
Центральный архив федерального округа государственной власти |
1. Документы аппарата управления органа государственной власти. 2. Документы организаций непосредственного подчинения. 3. Документы других организаций, включенных в список источников комплектования данного архива. |
|
|
Центральный отраслевой архив |
Документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения. |
|
|
Объединенный архив |
Документы нескольких организаций, связанных системой соподчиненности или видом деятельности. |
1.2 Место архива в организационной структуре организации, ее особенности
Архив предприятия может функционировать на правах:
· Самостоятельного структурного подразделения . Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.
· Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия . Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.
Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:
Отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;
Отдел хранения научно-технической документации;
Отдел хранения документации на электронных носителях;
Отдел комплектования;
Отдел учета;
Отдел организационно-методического обеспечения;
Администрация архива.
К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:
· комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
· учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
· создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
· подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.
При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.
1.3 Управление направления работы архива организации
Управление повседневной деятельностью архива предприятия предполагает оперативное информирование его работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.
К организационно-распорядительным документам относятся положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива.
1.4 Основные направления работы архива организации
К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия привлекаются начальники структурных подразделений, а руководит ею заведующий архивом.
Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.
Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.
Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.
Прием-передача дел архива организации производятся при смене руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.
При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия.
Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа.
1.5 Организация ее род деятельности, время организации, форма собственности, численность работников, задачи
Полиция в РФ - система государственных органов исполнительной власти, призванных защищать жизнь, здоровье, права и свободы граждан, собственность, интересы общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств. Полиция входит в систему Министерства внутренних дел РФ.
Задачами полиции являются: обеспечение безопасности и личности; предупреждение и пересечение преступлений и административных правонарушений; выявление и раскрытие преступлений; охрана общественного порядка и обеспечение общественной безопасности; защита частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности; оказание помощи физическим и юридическим лицам в защите их прав и законных интересов.
Обязанности полиции:
· предотвращать и пересекать преступления и административные правонарушения;
· оказывать помощь гражданам, пострадавшим от преступлений, административных правонарушений и несчастных случаев;
· принимать и регистрировать заявления, сообщения и иную поступающую информацию о преступлениях, административных правонарушениях и событиях, угрожающих личной или общественной безопасности, своевременно принимать меры, предусмотренные законодательством;
· выявлять и раскрывать преступления;
· возбуждать уголовные дела, производить дознание и осуществлять неотложные следственные действия;
· обеспечивать правопорядок на улицах, площадях, в парках, на транспортных магистралях, вокзалах, в аэропортах и других общественных местах.
1.6 Структура организации, функции структурных подразделений организации
Полиция в РФ подразделяется на криминальную полицию и милицию общественной безопасности (ПОБ).
Криминальная милиция.
Основными задачами криминальной милиции являются выявление, предупреждение, пересечение и раскрытие преступлений, по делам о которых производство предварительного следствия обязательно, организация и осуществление розыска лиц, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда. Криминальная полиция оказывает содействие МОБ в исполнении возложенных на нее обязанностей. Криминальная милиция является органом дознания.
По ли ция общественной безопасности (П ОБ).
Основными задачами ПОБ являются обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана собственности, общественного порядка, розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых отнесено к компетенции полиции общественной безопасности.
ПОБ оказывает содействие криминальной милиции в исполнении возложенных на нее обязанностей. ПОБ является органом дознания.
ОВД по Кировскому району г. Кемерово подразделяется:
1 КРИМИНАЛЬНАЯ ПОЛИЦИЯ:
1.1 Отел уголовного розыска
2 ПОЛИЦИЯ ОБЩЕСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ:
2.1 отдельный батальон патрульно-постовой службы
2.2 отделение по борьбе с преступлениями на потребительском рынке
2.3 отдел дознания
2.4 отдел участковых уполномоченных полиции
2.5 отделение по делам несовершеннолетних
2.6 отделение охраны общественного порядка
2.7 группа по исполнению административного законодательства
2.8 отделение государственной инспекции по безопасности дорожного движения
3.1 дежурная часть
4 ОТДЕЛЕНИЕ КАДРОВ
5 ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО ТЫЛОВОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
5. 1 отделение охраны обеспечения и обслуживания (ООО и О)
5.2 бухгалтерия
5.4 группа делопроизводства и режима
6 СЛЕДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ при ОВД по Кировскому району
1.7 Положение об архиве организации
Положение об архиве организации разрабатывается на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В положении определяются задачи и функции архива, его права и ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем документов. Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Росархива, после чего утверждается руководителем предприятия.
Положения о структурных подразделениях архива предприятия разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия определяются задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности. После согласования с заинтересованными сторонами положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.
ПРИМЕР: Положение об архиве.
Открытое Акционерное Общество УТВЕРЖДАЮ
«София» Директор ООО «София»
А.А.Иванов
10.01.2000 № 3
г. Кемерово
Об архиве
1.8 Организация работы архива организации, его краткая характеристика
Распорядок работы архива.
Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.
Положение о архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.
Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.
Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.
На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.
Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.
Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.
Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.
1.9 Должностные инструкции работников архива, условия труда, организация рабочих мест, использование работниками архива офисной и вычислительной техники в работе с документами
архив хранение организационный инструкция
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы). Рассмотрим подробнее общее положение для главного специалиста:
· главный специалист отдела подчиняется непосредственно заведующему отделом;
К должности главного специалиста предъявляются следующие квалификационные требования:
· образование - высшее профессиональное;
· минимальный стаж работы на данных должностях не менее 1 года или
· стаж по специальности не менее 2-х лет.
Главный специалист отдела обязан знать:
· основы делопроизводства;
· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
· правила пользования на компьютерной, вычислительной, множитель
· ной техникой.
2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. Перечислю функции главного специалиста, которые, на мой взгляд самые важные:
· учёт, создание и усовершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам отдела;
· комплектование отдела документами;
· обеспечение сохранности документов архивного фонда города, хранящихся в отделе;
· работа с организациями-источниками комплектования.
3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: руководит, подготавливает, утверждает, рассматривает, выполняет.
Рассмотрим, что обязан делать главный специалист:
· поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения
· своих должностных обязанностей;
· вести делопроизводство в отделе;
· готовить описи дел, исторические справки, предисловия организаций-источников комплектования для утверждения на ЭПК архивного управления Кемеровской области;
· соблюдать установленные в администрации города правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;
· соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой;
· работать с организациями-источниками комплектования;
· составлять еженедельный, ежемесячный отчёт о проделанной работе отдела;
· заполнять книги: «Список фондов», «Список описей», «Учёт поступления и выбытия документов», «Реестр описей», «Список фондов, содержащих особо ценные документы»;
· оформлять «Описи», «Дела фондов», «Наблюдательные дела»;
· составлять годовую отчётную документацию о работе отдела.
4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей. Ниже приведены права главного специалиста:
· принимать решения в пределах своей компетенции;
· вносить предложения по улучшению деятельности отдела;
запрашивать необходимую информацию от других организаций, муниципальных служб, необходимых для выполнения функциональных обязанностей;
· повышать свою квалификацию;
· проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования отдела.
Важным фактором обеспечения качественной работы специалиста являются санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим нормам относятся: освещение, устранение шумов, окраска рабочего кабинета.
Режим работы архива должен предусматривать чередование периодов труда и отдыха. Например, время работы за компьютером 45 минут, время отдыха -15 минут. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации.
Большое значение имеет организация рабочих мест сотрудников. Расчёт площади на одного сотрудника, работающего за компьютером, ведётся от нормы 6 м2 на человека. Помещение время от времени проветривается.
Правильное освещение рабочих мест также играет свою роль. Свет падает спереди и слева. Имеется искусственное (светильники расположены на потолке) освещение.
1.10 Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве
Подготовка и порядок передачи документов в ведомственный архив.
В ведомственный архив сдаются дела, оконченный производством, на срок хранения более 10 лет, а так же дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи составляемой в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо проверить:
· правильность формирования и оформления дел;
· соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.
Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принцип формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны в структурном подразделении проходить полное оформление. Полное оформление - это когда каждое дело переплетено и подшито, листы пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т. е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а так же другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов, на которых находится документ.
Подготовка и порядок передачи документов в государственный архив.
Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, а так же по актам приема-передачи.
Передача документов из учреждения в государственный архив, осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет, в зависимости от объема документов. Основным документом на основании которого производится прием документов является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указываются учреждение, передающие документы, и архив, в который они поступают, причина передачи, количество документов. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.
Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи. Один - ведомственному архиву, на трех остальных делается отметка о передачи документов.
Работник архива часто пользуется некоторыми методами:
· беседует с фондообразователями о важности сохранения документов;
· выявление источников комплектования;
· сбор документов отражающих общественное мнение;
· сбор вспомогательной информации;
· запись устных воспоминаний.
Учет документов в архиве организации - это определение количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному классу и общего их количества в учетных документах.
По учетным документам понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, так же страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.
Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся а архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции описи, единицы хранения.
Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.
Единица хранения - физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку.
Основными единицами учета документов независимо от носителя, способа и техники закрепления информации являются:
· архивный фонд, архивная коллекция;
· единица хранения.
Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.
Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда РФ.
Основными учетными документами в архиве организации являются:
· книга учета поступления выбытия документов;
· список фондов;
· лист фонда;
· опись дел;
· реестр описей;
· паспорт архивохранилища;
· опись особо ценных документов;
· книга поступления и выбытия страхового фонда пользования;
· опись страхового фонда;
· дело фонда;
· лист заверитель дела.
1.11 Обеспечение сохранности документов архива: режим хранения, световой режим, температурно-влажный режим, охранный режим, оборудование, топография, архивохранилище
Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением, физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда пользования, восстановление первоначальных или близкий к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществятся:
· Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов(здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.);
· Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передачи документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
Режимы хранения .
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
Световой режим.
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным
Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробах, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.
Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускаются применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектора типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Уровень освещенности в диапазоне видимого сектора не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
Температурно-влажный режим
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19?С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15?С и 40-55%) и цветных (2-5?С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20?С и 50-65%.
Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При дополнительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулятора измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Охранный режим .
Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализацией, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. Не доступные извне окна устанавливают запираемые металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т. п.).
Архивохранилище.
Архивы размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов здания или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
При отсутствии специального помещения для архива организацией выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производятся в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.
Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.
Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а так же помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивными и пожароопасными веществами или применяющими опасные и химические технологии.
К помещениям основного назначения архива относятся:
1. хранилища для хранения документов;
2. помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
3. помещения для пользования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
4. рабочие комнаты сотрудников архива.
Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
Хранилища размещаются в изолированных помещениях.
Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированны от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-х кратный воздухообмен в час.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытной, штепсельные розетки - герметичны, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.
Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
1.13 Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия
Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.
Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:
для государственного архива:
· положение об архиве;
· положение о структурном подразделении архива;
· структура и штатное расписание архива;
· смета расходов архива на год;
для ведомственного архива:
· положение об архиве;
· инструкция о службе документационного обеспечения управления;
· должностные инструкции сотрудников.
Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
К ним относятся:
для государственного архива:
· план работы архива на год;
· план научно-исследовательской работы архива на год;
· план научно-издательской работы архива на год;
· план работы структурного подразделения архива на год;
· индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;
· отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении плана работы сотрудника;
· табель учета рабочего времени работников архива.
для ведомственного архива:
· план работы архива на год;
· планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
· планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
· отчет о выполнении годового плана;
· дневник учета труда работников архива;
· табель учета рабочего времени работника архива.
1.14 План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия
Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.
Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.
Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.
Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
1.15 Порядок выдачи дел из архива. Порядок проведения проверки наличия и состояния дел архива
Дела выдаются из архива для использования:
· сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);
· другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);
· для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);
· для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).
Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту - заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.
Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) - не реже, чем 1 раз в 10 лет.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:
· после перемещения дел в другое помещение;
· после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
· при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;
· при реорганизации или ликвидации организации.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.
При проверке наличия дел сверяют:
Название фондообразователя и его структурного подразделения;
Номер дела;
Делопроизводственный индекс;
Заголовок дела;
Даты дела;
Количество листов в деле.
Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел - наличие плесени, механических повреждений.
Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.
При проверке наличия дел следует:
1. соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;
2. возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;
3. составлять картотеку необнаруженных дел;
4. изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;
5. изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.
Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда.
В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.
Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.
Документы, подтверждающие отсутствие дел:
· акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
· акты о выделении документов и дел к уничтожению;
· акты о неисправимых повреждениях дел;
· акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.
2. Индивидуальная часть. Тема: «Обзоры архивных документов»
2.1 Понятие обзора архивных документов
Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.
Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях. Место архива в организационной структуре предприятии, основные направления его деятельности. Должностные инструкции работников архива, правила организации рабочих мест.
курсовая работа , добавлен 30.12.2009
Организация труда работников торговли. Разделение труда, требования к персоналу. Организация рабочих мест. Анализ рыночных возможностей предприятия. Показатели финансово–хозяйственной деятельности магазина ООО "Чикаго". Должностные инструкции персонала.
курсовая работа , добавлен 07.05.2016
Понятие и внутренняя структура электронного архива, основные этапы подготовки его организации, требования. Проблемы обеспечения сохранности и безопасности документов. Проблемы выбора технической реализации электронного архива на примере системы ЭТЛАС.
курсовая работа , добавлен 14.11.2013
История создания, структура и направления деятельности ГКУСО "ГАНТСДСО". Справочно-информационный фонд, информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале. Выполнение запросов граждан и организаций по представлению архивных документов.
дипломная работа , добавлен 02.10.2013
Теоретические аспекты эргономики, ее место в научной организации труда. Понятие рабочего места, требования к его организации. Краткая характеристика ОАО "Лукойл". Проблемы и пути совершенствования организации рабочих мест офисных работников в организации.
курсовая работа , добавлен 03.01.2016
Законы развития и принципы организации труда. Основополагающие элементы организации труда. Организация рабочего мест. Особенности управления и организации труда в образовательных учреждениях на примере детской музыкальной школы (ДМШ) г. Салавата.
дипломная работа , добавлен 04.10.2010
Сущность, принципы и основные факторы организации труда на предприятиях. Разделение труда, организация рабочих мест. Условия труда и факторы их формирования. Диагностика и пути улучшения организации труда на примере компании "Samsung Electronics".
презентация , добавлен 04.05.2014
Сущность организации рабочих мест, ее элементы и их характеристика. Планировка рабочих мест, их специализация, оснащение, обслуживание. Условия труда на рабочем месте. Рабочее место мастера цеха переработки молока "Экспериментальной базы "Криничная".
курсовая работа , добавлен 23.04.2008
Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.
контрольная работа , добавлен 29.03.2012
Теоретические основы организации рабочих мест. Сущность организации рабочих мест, ее элементы и их характеристика. Анализ и оценка организации рабочих мест на предприятии. Виды рабочих мест и их специализация.
Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?
В первую очередь вспомним основные функции архива - их всего пять:
- хранение документов;
- учет документов;
- комплектование архива;
- обеспечение сохранности документов;
- использование документов.
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Хранение документов
Хранение документов - это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.
Архив и склад - это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.
Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.
Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам
Учет документов - это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт) , где будут указаны:
- количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
- количество листов каждого дела.
Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.
Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах . Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.
Наш совет
Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию - отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).
Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.
Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.
Выполнение работ - в течение года.
Комплектование архива
Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.
Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.
При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел . Для сотрудника архива номенклатура дел - это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.
Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:
- документы должны быть сброшюрованы;
- листы в деле должны быть пронумерованы;
- должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации - создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.
Выполнение работ - в течение года.
Обеспечение сохранности документов
В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность - к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.
При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.
Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.
Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.
Выполнение работ:
- санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива - один раз в год, санитарный день - один раз в месяц;
- снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы - не реже двух раз в неделю;
- контроль сохранности информации на электронных носителях - не реже одного раза в три года.
Использование документов
Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.
Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).
Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.
Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:
- для сотрудников организации - руководителем (заведующим) архива;
- для сотрудников сторонних организаций - разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.
Выполнение работы - в течение года.
Приведем пример плана работы архива на год.
План работы архива на год
Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:
1. Плановый прием документов в архив.
2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.
3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.
4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель
5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).
6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. - для технических архивов.
1 раз в месяц - санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).
|
Месяц |
Дополнительные виды работ |
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов |
|
|
Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование |
|
|
Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)) |
|
|
Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях |
|
|
|
|
|
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях |
|
|
Сентябрь |
|
|
|
|
|
|
Загрузка...
