Факсимильная подпись на счетах фактурах. Где можно использовать факсимильную подпись? В арбитражных судах нет единой точки зрения

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Ударение в слове на последнем слоге.

Факсимиле директора на договорах. Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле , нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Правовая основа факсимиле

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Гражданский кодекс РФ, «Письменная форма сделки»

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

к меню

Когда можно использовать факсимиле?

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

к меню

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 , применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»

1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

к меню

Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007

Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.

В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.

В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений.

к меню

Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле

При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.

Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

к меню

Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден . Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

• «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
• «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
• «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

• специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
• двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).

к меню

Факсимиле приказ

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

к меню

к меню

Что НЕЛЬЗЯ подписывать с использованием факсимиле: счет-фактура, доверенность, налоговые декларации...

• доверенности;
• трудовые договоры и иную «трудовую» документацию;
• счет-фактураж
• документы, необходимость оформления которых вытекает из публичных правоотношений, в частности налоговых.

Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нельзя. Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге ( Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

к меню

Налоговые декларации и факсимиле

Однако не представляется возможным подписание такого соглашения между предпринимателем и государством. Поэтому использование факсимиле, к примеру, на налоговых декларациях недопустимо.

Так в Определении ВАС РФ от 02.06.2008г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Таким образом, сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми (хозяйственными) отношениями. В области иных правоотношений, в частности административно-налоговых, использования факсимиле не разрешено.

к меню

Счет-фактура и факсимиле

Согласно п. 6 "счет - фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации". Факсимиле - это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.

Заверение счетов-фактур с использованием факсимильной подписи не предусмотрено действующим законодательством. А значит, если вы получили от контрагента документ, на котором личная подпись уполномоченного лица заменена факсимиле, о принятии к вычету входного НДС можно забыть.

Примечание : Письмо Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951

Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда (Определение ВАС РФ от 13 февраля 2009г. № ВАС-16068/08), проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.

Прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.

Проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом.

Помните, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 .

к меню

Вексель и факсимиле

Законодательство не допускает проставление факсимиле подписи при составлении векселя. Данное правило подтверждается и судебной практикой. Пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341 в качестве обязательного реквизита векселя предусмотрена подпись векселедателя. Подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом. Иными словами, наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя.

Как правило, поставщики товаров вынуждены использовать факсимиле при оформлении первичных документов в случае наличия большого числа контрагентов. Однако для покупателей такая ситуация сопряжена с явными налоговыми рисками.

к меню

Трудовой договор и факсимиле

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из : Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Однако, подписание трудового договора при помощи факсимиле не влечет его недействительности.
Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Доверенность и факсимиле

Согласно п. 1 доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

к меню

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации. Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица. Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

Правовое положение подписи-клише

С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).

До 2017 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.

Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:

• Отсутствие руководителя.
• В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
• Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
• Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.

В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле. Также указываются сотрудники компании, которым можно применять штамп в работе. Они обязаны должным образом хранить подпись-аналог и отвечать за ее правомерное применение. При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.

Где не применяется подпись-штамп

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

• Первичных бухгалтерских документов.
• Законодательных актов, нормативных документов.
• Деклараций налогового формата.
• Договоров трудоустройства сотрудников.
• Официальных доверенностей.
• Векселей.
• Платежных бланков.
• Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
• Конкурсной документации.

Где разрешается применять подпись

Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.

Подпись-штамп можно использовать:

• В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
• В бланках по учету сырья.
• В удостоверениях.
• Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
• В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
• В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
• В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
• Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.

Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств. Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем. Движение факсимиле внутри компании следует строго контролировать и фиксировать в журнале по учету выдачи штампов и печатей организации.

Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное» . В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам печать может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

Факсимильная подпись имеет ли юридическую силу

Спорные вопросы о возможности применения факсимиле в иных сферах не вызывают пристального внимания государственных чиновников, однако для судов данные вопросы остаются актуальными. Наличие клише в руках недобросовестных контрагентов, собственных сотрудников предприятия может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам, причинению материального ущерба. В этих случаях суды рассматривают факты применения факсимильной подписи с учетом специальных норм, наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи, сложившихся обычаев во взаимоотношениях между сторонами, добросовестности контрагентов.

Применение факсимиле в бухгалтерском и налоговом учете

Споры, которые ведутся вокруг возможности использования факсимиле, зачастую основываются на игнорировании положений Гражданского кодекса. Если поддержать позицию широкого использования факсимильной подписи, то можно представить подписание с помощью факсимиле приговора суда по уголовному делу, решения арбитражного суда. В данном случае нельзя не согласиться с официальной позицией чиновников финансовых ведомств, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия*(2), так как в данном случае речь идет не о договоренностях между участниками в гражданско-правовой сфере, а в рамках финансовых, налоговых и иных правоотношений. Доверенность, в свою очередь, является хотя и гражданско-правовой сделкой, но односторонней, то есть соглашения о форме и факсимильных реквизитах быть не может.

Факсимиле юридическая сила и законность факсимильных документов

Использование факсимиле закон разрешает при определенных условиях. Гражданский кодекс РФ гласит, что ставить факсимиле можно в случаях, предусмотренных законом, другими правовыми актами (в том числе внутри самой компании), а также включать пункт про подпись-клише в деловое соглашение между партнерами.

Факсимильная подпись руководителя используется во многих служебных документах наряду с собственноручной и набирающей популярность электронной цифровой подписью. И крупные, и небольшие компании регулярно применяют факсимиле – юридическая сила таких документов по большей части доказуема. Однако есть моменты, когда использовать подпись-клише нельзя или не рекомендуется, и каждая организация должна их учитывать.

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .

Факсимиле — что это? Печати и штампы

То есть само соглашение должно быть подписано только собственноручно, но в дальнейшем, если стороны укажут это в договоре, они могут использовать и факсимиле. На договоре такой штамп использовать нельзя, это подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс. В данном нормативном акте указано, что в качестве доказательств в арбитражном суде могут рассматриваться документы, подписанные факсимиле, но с условием, что стороны договорились о его использовании в соглашении.

Среди других нормативных актов, которые регламентируют использование факсимиле, можно выделить приказ МВД № 130. Этим документом утверждена инструкция, которая допускает использование факсимильной копии подписи руководителей, а также их заместителей. Однако, согласно данной инструкции, таким способом могут подписываться только те документы, которые не влекут материальной ответственности. Упоминание о факсимиле есть и в инструкции по делопроизводству для судебных приставов. В этом документе, к сожалению, тоже ничего не говорится о факсимиле — что это такое и когда оно применяется. Но здесь есть положения, в которых указано, что использовать факсимильный штамп подписи руководителя можно на приветственных, поздравительных письмах, а также на иных документах, в случаях, если текст должен направляться на более чем на 4 адреса. Правда, для писем директивного характера такой штамп использовать запрещено.

Законна ли факсимильная подпись на документах

В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

В каких случаях можно использовать факсимиле

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки , бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга , приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы , учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели , учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Порядок использования факсимильной подписи

• Первичных бухгалтерских документов.
• Законодательных актов, нормативных документов.
• Деклараций налогового формата.
• Договоров трудоустройства сотрудников.
• Официальных доверенностей.
• Векселей.
• Платежных бланков.
• Счетов-фактур.
• Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
• Конкурсной документации.

С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).

Законны ли документы с подписью факсимиле

Если в отношении использования факсимиле как аналога собственноручной подписи в рамках гражданско-правовых отношений у правоприменителей сложился достаточно единообразный подход (за исключением, как указывалось ранее, оформления товарных накладных), то сама возможность применения нормы пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ в рамках налоговых и иных публичных отношений вызывает серьезные споры и разногласия ввиду того, что в соответствии с пунктом 3 статьи 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.

При условии соблюдения требования о собственноручном подписании договора, в котором содержится положение, предусматривающее возможность использования факсимиле в дальнейшем, факсимильно воспроизведенные подписи представителей сторон будут приравниваться к подписям собственноручным. Представляется, что, исходя из смысла части 2 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, документы, подписанные с помощью факсимильного воспроизведения оригинальной подписи, могут рассматриваться в качестве надлежащих письменных доказательств в арбитражном суде также только при соблюдении условия о подписании соглашения об использовании факсимильной подписи непосредственно уполномоченными представителями сторон без использования факсимильного штампа.

В каких документах можно использовать факсимиле, а в каких нет

Например, подобные разрешения есть в пенсионном фонде, который разрешает заверять чеки, для выплаты пенсии. К слову, даже доверенности можно подписывать факсимиле, но в таком случае нужно обязательное разрешение использование факсимиле в письменном виде в договоре или приложении договора, конкретно на применение ее при подписании доверенности.

Так, они утверждают, что использование факсимиле невозможно в случае подписания платежных документов, доверенностей, а также какие-либо договора, но последнее их положение не может быть применено в данный момент полностью на практике, так как подписывать, как мы уже разобрались выше, нельзя, только так называемые управомачивающие акты факсимиле.

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ . Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Факсимиле - клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Подписывать с помощью факсимиле договоры, счета, акты и т. д. можно, только если такая возможность письменно согласована с контрагентом.

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключеннымПостановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009 ; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5 ; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 .

Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:

• на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и судыПисьмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 ;
• на бухгалтерской отчетности;
• на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.)п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П . Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Россиип. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И ;
• на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органыПисьмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ , и, как правило, судыПостановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 ; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4 ; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164 .

В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательствомп. 3 ст. 2 ГК РФ .

Факсимиле на счетах-фактурах и первичке - вопрос спорный

Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33 , от 17.09.2009 № 03-07-09/48 , от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11 , от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 ; УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297 . Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиков

В новых рыночных условиях бизнес вынужден экономить время, в связи с этим в фирмах с большим объёмом документооборота всё больше стали использовать факсимиле, использование которого доверяют определённым сотрудникам. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства.

Как следует из большого экономического словаря, факсимиле - (лат. facsimile - «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица .

Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи, факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Законодательно же данное понятие нигде не закреплено, но упоминается в Гражданском кодексе РФ в п. 2 ст. 160 как использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения: помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Из данной статьи следует, что если партнёр согласен принять данный вид подписи, то подписываемый документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с простой подписью. Так же в договоре можно зафиксировать конкретные условия об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. Если данный порядок будет нарушен то при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным.

Используя выше изложенную статью ГК РФ, использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в нормативном акте. Так, например, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).

Так же в п. 5 ст. 185 ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что обязывает подписывать доверенность лично руководителем.

Использование факсимиле в первичной документации

Согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте» первичные документы принимаются к учёту лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.

Налоговая служба даёт по вопросу применения факсимиле разъяснения в Письме от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@. В данном письме сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в Письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Вопрос использования факсимиле в счетах-фактурах толкуется неоднозначно. Суды по данному вопросу делятся практически поровну.

Но 13 февраля 2009 года было вынесенное Определение ВАС РФ № ВАС-16068/08, в котором арбитражный суд РФ указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных ст. 169 Налогового кодекса.

Действительно, указанная статья прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счёте-фактуре, но и прямой запрет на неё не устанавливает. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в том числе, если это предусмотрено соглашением сторон (п. 2 ст.

Иными словами, факсимильная подпись представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи нарушением требований ст. 169 Налогового кодекса не является.

В Определении ВАС РФ есть важная оговорка о том, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом. Это согласуется с требованиями гражданского законодательства. Иными словами, нужно понимать, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки. Лучше, если это будет включено в текст договора или дополнительного соглашения к договору.

Также ст. 67 Трудового кодекса РФ наложен запрет на использование факсимиле при заключении трудового договора. Руководитель также издаёт приказы о приёме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.

Стоит так же отметить, что законодатель и судебная практика запрещает использование факсимиле на векселе. Так в п. 75 Положения о переводном и простом векселе, введённого в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 № 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом.

Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25.07.1997 № 18 обращено внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ), но в нормативном порядке иной, кроме собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен.

Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита.

Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением п. 1 вышеуказанного Положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.

В нормативных документах, прописывающих проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Так, например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей.

Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» допускает использование аналогов собственноручной подписи представителем Клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счёте, а также лицами, наделёнными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом чёрного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) чёрного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платёжному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.

Области применения электронной подписи

Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации. Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.

В современном российском праве электронная цифровая подпись уже используется в нескольких сферах.

1. Финансово-кредитные отношения (ч. 7 ст. 3 Федерального закона от 29 ноября 2001 г.

   № 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах», Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 10 ноября 2004 г. № 04-908/пз «Об утверждении Требований к формату электронных документов с электронной цифровой подписью, предоставляемых в Федеральную службу по финансовым рынкам»).

2. Налоговые отношения, в том числе отчётность (Приказ ФНС от 13 июня 2006 г. «Об организации сети доверенных удостоверяющих центров» и др.).
3. Организация выборов (Федеральный закон от 10 января 2003 г. № 20-ФЗ «О государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы»).

Институт так называемых «удостоверяющих центров»

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» предусматривает использование электронной цифровой подписи при совершении гражданско-правовых сделок (ч. 2 ст. 1 №1-ФЗ), по причине малозначимости которых законодатель, очевидно, счёл возможным передать регулирование указанных вопросов удостоверяющим центрам.

Организационно-правовая форма удостоверяющего центра в соответствии с рассматриваемым законом установлена лишь в самом общем виде — юридическое лицо, которое обладает «необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей» (ч. 1 ст. 8 № 1-ФЗ). То есть деятельность в сфере обеспечения подлинности электронной цифровой подписи может вести любое юридическое лицо, как коммерческое, так и некоммерческое, получившее в установленном порядке лицензию на подобный вид деятельности. Более того, удостоверяющим центром может быть организация, для которой деятельность по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи и обеспечению их сохранности не является основной.

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случае если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.

Таким образом, при соблюдении требований, установленных Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», первичные учётные документы могут оформляться и подписываться электронной цифровой подписью.

Что касается оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур, то согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса, первичными документами не являются, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Кодекса. При этом данной статьёй Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей директора и главного бухгалтера не предусмотрена.

Кроме того, Правилами ведения журналов учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчётах по налогу на добавленную стоимость, утверждёнными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 № 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи директора и главного бухгалтера организации.

Статьёй 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.

Первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

Статья 313 НК РФ определяет налоговый учёт как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Учитывая изложенное, полагаю, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учёта могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом № 1-ФЗ.

Всем Вам прекрасно известно, что есть печати и штампы.

Штампы не присваивают бумагам силу, а печать придает документам юридическую силу. Факсимиле по смыслу ближе к печати, и юридическую силу такая подпись имеет. Но использование подобной подписи допускается только в некоторых случаях.

По сути, факсимиле представляет собой печать, с помощью которой ставится подпись руководителя.

Есть несколько случаев, когда необходимо использовать факсимиле:

• при большом количестве документов, которые ежедневно приходится подписывать;
• в отсутствие руководителя или при большой загруженности.

Среди преимуществ использования факсимиле необходимо отметить ускорение обработки документов на каком-то предприятии. Особенно актуально использование подобной печати тогда, когда руководитель часто отсутствует, но есть большие объемы работы, требующие подписи. Очень важно, чтобы данный вид подписи был изготовлен качественно, а подпись не получалась размазанной.

Если речь идет о сделках, то другая сторона должна быть готова принять факсимиле. В таком случае сделка будет иметь такую же силу, как и с обычной подписью. Надо добавить, что использование факсимиле и согласие с этим второй стороны отражается всегда в самом тексте договора. Но может быть заключено между партнерами и дополнительное соглашение.

Возможность использования факсимиле в бухгалтерских документах и налоговом кодексе никак не регламентируется. Но из обратных норм вытекает невозможность использования факсимиле в этих случаях. Нельзя использовать факсимиле, когда Вы подписываете документы, способные повлечь за собой какие-либо финансовые последствия. Речь идет о платежных поручениях, а также доверенности.

Надо сказать, что постоянно возникают спорные позиции относительно использования факсимиле. Специалисты налоговых служб ссылаются на то, что по принятым условиям необходимо подписывать финансовые документы именно руководителем. Надо понимать, что лишь гражданский кодекс предусматривает законность использования такой подписи, как факсимиле.

Есть соответствующая статья в кодексе, это статья 160. И в этой статье предусмотрено, что в тех случаях, когда другая сторона готова принять подобную подпись, то ее можно использовать в гражданско-правовых делах. Она будет иметь юридическую силу. Надо отметить, что количество подписей факсимиле, которое решает изготовить предприятие, неограниченно. Но руководитель сам решает, когда следует использовать подпись, и сколько должно быть клише. Риски, которые могут быть связаны с факсимиле, приравниваются к тем рискам, связанным с использованием печатей.

Директор может постановить, что в течение дня факсимиле будет храниться у ответственного лица. После окончания рабочего дня ответственное лицо передает факсимиле в сейф. Также может быть предусмотрено ведение журнала, в котором будет производиться учет выдачи, а также возврата факсимиле. В каких же случаях использование факсимиле возможно безо всяких условий и соглашений? К этим случаям можно отнести:

• письма благодарности;
• подтверждение оплаты по имеющемуся аккредитиву;
• результаты ЕГЭ;
• приглашения и грамоты;
• счета-фактуры;
• сертификаты, свидетельства и патенты.

Решать, где хранится факсимиле, кто его использует, должно начальство. Когда в компании подписи осуществляются с использованием факсимиле, то следует предусмотреть стандарты применения, а также список бумаг, где может использоваться факсимиле, кто из сотрудников может использовать факсимиле. И следует указать два условия:

Во многих компаниях в процессе заключения договоров возникает вопрос о юридической силе договора, подписанного со стороны контрагента с помощью факсимиле подписи. Ответ Вы можете узнать в данной статье.

Требования к форме договора устанавливаются Гражданским кодексом РФ.

Сделки между коммерческими организациями должны быть совершены в письменной форме (чаще всего составляется единый документ) и подписаны уполномоченными на это лицами. Часть 2 статьи 160 ГК РФ гласит: Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Поскольку действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает случаи и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении гражданско-правовых сделок, это может быть предусмотрено только соглашением сторон. Данная позиция была высказана налоговой службой еще в 2004 году (Письмо МНС от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@), и, поскольку изменений в законодательстве до сих пор не последовало, остается верной.

Соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи может быть оформлено как отдельный документ (договор, соглашение), либо быть включено в текст основного договора. При этом данное соглашение само по себе тоже является договором в гражданско-правовом смысле и, следовательно, должно быть облечено в «обычную» письменную форму, в том числе должно быть подписано «живой» подписью уполномоченного лица. Таким образом, ответ на вопрос, заключен ли договор, включающий условие об использовании факсимиле и подписанный с помощью факсимиле, однозначен: нет, не заключен.

Указанная позиция поддерживается в большинстве судебных решений, однако в судебной практике можно встретить прецеденты, отражающие противоположную позицию.

Кроме того, само по себе несоблюдение формы сделки (а подписание договора с помощью факсимиле при отсутствии соглашения об использовании факсимиле является несоблюдением формы) не влечет недействительности договора, а влечет запрет приводить свидетельские показания в подтверждение заключенности договора. Иными словами, в случае судебного спора необходимо будет доказывать факт заключения договора всеми возможными средствами, кроме свидетельских показаний. К примеру, в Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 по делу N А82-14385/2013 указано, что само по себе отсутствие собственноручной подписи директора в договоре не является основанием для вывода об отсутствии между сторонами договорных отношений. Сделать вывод о заключенности договора суду позволило наличие электронной переписки между сторонами.

Тем не менее, шанс того, что договор, подписанный факсимиле, при отсутствии соглашения сторон об этом, будет признан действительным, не очень велик. Поэтому если при подписании договора с контрагентом все же не удалось соблюсти порядок, описанный выше, необходимо принимать во внимание все связанные с этим риски. При должном оспаривании со стороны контрагента доказать действительность договора будет проблематично.

В силу наличия указанных рисков также востребован вопрос о том, как должно выглядеть соглашение об использовании факсимиле. Условие об использовании факсимиле может быть сформулировано следующим образом.
Стороны пришли к соглашению о том, что при подписании договоров, актов, иных документов допускается использование подписи факсимиле (средств факсимильного воспроизведения подписи), которая приравнивается к собственноручной подписи подписавшего документ лица .

Кроме этого, можно добавить пункт примерно следующего содержания с образцами факсимильных подписей:

Сторона (например, Покупатель) гарантирует, что приведенные ниже образцы подписей факсимиле соответствуют собственноручным подписям, указать образцы подписей.

Главная / На заметку / ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ?

ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок.

Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах , которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы . Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя . Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия .

Налоговый кодекс РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов.

Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Обязательные реквизиты печати ооо Кто выставляет счет фактуру

Оценка статьи:

(Пока оценок нет)

Загрузка...

Поделиться с друзьями: