Перевод на новую должность документы. Перевод сотрудника на другую должность внутри организации. Перевод в другое структурное подразделение

Чтобы перевести работника с одной должности на другую, необходимо подготовить ряд документов, включая основания для осуществления этих действий. Для этого необходимо знать, что пишется в трудовой книжке при переводе сотрудника на другую должность в должности. Прежде всего, следует определиться с тем, на какие документы и инструкции следует обратить внимание при заполнении трудовой книги.

Нормативная база

Когда перед компанией стоит вопрос о переводе ценного сотрудника на другую должность в этой же организации, необходимо получить заявление от работника о согласии. Только на основании этого документа можно осуществить заключение дополнительного договора. В процессе перевода издается распоряжение и вносится заметка в трудовую книгу. Также делается пометка в карточке сотрудника.

Чтобы проделать все эти операции, необходимы:

личная документация сотрудника}
наличие должностной инструкции}
проверка и согласование со штатным расписанием}
все документы организации}
печать предприятия}
форма Т-8 для бланка приказа}
специальный бланк заявления о необходимости в переводе}
наличие трудового договора.

Инструкция

Перевод сотрудника не может осуществляться по личной просьбе или желанию начальника. Такие вопросы решаются только в соответствии с законодательством. Именно поэтому существует строгий алгоритм перевода на другую должность.

Работник может быть переведен в случае изменения производственных или организационных условий, в случае сокращения штата или закрытия филиала. В такой ситуации инициатор – работодатель. Если же у сотрудника возникает необходимость в карьерном росте и развитии, желание проведения процедуры является его инициативой. Независимо от ситуации работник обязан написать заявление о переводе, указав желаемую должность.
При переводе обязанности сотрудника меняются, что требует заключения соглашения. Могут быть внесены изменения в размер зарплаты в соответствии с трудовым законодательством. Сотрудник обязан подписать согласие на новые условия работы.
Издается приказ о переводе сотрудника на новую должность на основании его заявления. Указывается размер оклада, заверяется распоряжение.
Что напишут в трудовой книжке, если переводом перешел на другую должность? В трудовой книге ставится новый номер (следующий по порядку после последней записи), дата перевода. Далее указывается новая должность и отдел, куда перевели работника. В третьей графе ставится документ, который служит основанием считать данные действия правомерными. В данном случае это приказ в соответствии с формой Т-8 на основании заявления сотрудника. Фиксируется номер и дата подписания документа. Запись о переводе не должна заверяться печатью и подписью лица, ответственного за перевод, поскольку он случился в пределах одного предприятия.
В процессе перевода сотрудника на другую должность или в другой филиал на аналогичную постоянную работу делается соответствующая отметка во втором разделе его личной карточки.

Нормативные документы, подтверждающие правомерность действий

Любые моменты, связанные с переводом сотрудника, а также внесение записей в документы должны осуществляться строго в соответствии с законодательными актами Российской Федерации. Все нюансы, которые необходимо знать при заполнении трудовой книги с целью переведения сотрудника на новую должность, содержатся в таких документах:

Инструкция о ведении и заполнении трудовых книг, утвержденная 10.10.2003 Постановлением Министерства труда РФ №69}
Правила ведения и хранения документов, утвержденные 16.04.2003 правительственным Постановлением РФ №225.

В процессе ведения записей в трудовых книжках начальник обязан следовать установленным правилам, которые закреплены в нормативных актах. Прежде чем вносить поправки или другие сведения, касающиеся деятельности работника, нужно определиться с нормами закона, которые в данном конкретном случае выступают основанием для оформления записей в трудовую книгу.

Особенности перевода на другую должность

Трудовая книжка – основной документ, отражающий фиксированную информацию о деятельности работника. Оформление записи в трудовую книгу о переводе на другую должность происходит нестандартно. При заполнении документа следует обратить внимание на следующие моменты.

Срок

Согласно статье 70.1 КЗоТ РФ, «перевод» означает постоянное или установленное на определенный период изменение деятельности работника. Переход осуществляется как по работе у того же начальника, так и в случае его смены. Таким образом, происходит изменение некоторых условий трудового договора:

изменение должности или квалификации и специализации сотрудника}
изменение условий труда.

Основания

Подготовка и обнародование приказа о переводе могут осуществляться только при наличии заявления от работника. Согласие сотрудника не нужно в случае экстренных ситуаций и угрозы жизни (авария, пожар, природная катастрофа, несчастный случай, эпидемия). Записи в трудовую книгу не делают в случае необходимости перевести сотрудника временно на один месяц без его согласия по причине чрезвычайных ситуаций.

Виды

Перевод может быть временным или постоянным. Временный перевод осуществляется в соответствии с согласованием работника и работодателя, отраженным в письменном виде. Распространенной причиной является временное замещение сотрудника, который отсутствует по причине болезни. Такая замена может длиться до момента возвращения сослуживца или до года. Если работа на переведенную должность будет постоянной, в соответствии со статьей 66 ТК необходимо внести запись в трудовую.

Правила оформления перевода в трудовой книге

Как правильно заполнять трудовую книжку при переводе на другую должность? Прежде всего, следует придерживаться инструкции, отраженной в нормативных актах.

Общие правила, считающиеся обязательными, следующие:

Информация должна быть зафиксирована в течение недели после выдачи соответствующего приказа. Исключением является только приказ об увольнении, который подписывается тем же числом, что и распоряжение.
Внесенные в трудовую книжку данные обязаны полностью соответствовать тексту приказа.
Даты в трудовой книге отображаются только арабскими цифрами в формате: день – месяц – год.
Запрещено сокращать слова в трудовой книжке.
Вся информация должна быть строго на государственном языке (русском).
Трудовая книжка может заполняться на другом языке, если таковой считается государственным языком республики в составе Российской Федерации.

Алгоритм заполнения трудовой книжки при внутреннем переводе с одной должности на другую:

Прежде чем вносить запись в книгу сотрудника, следует удостовериться, что речь идет о переводе, а не о перемещении.
Ставится следующий номер по порядку от последней записи о приеме на работу.
Заполняется дата.
В третьей графе указывается текст: «Переведен на должность…» (указываем должность).
В четвертой графе необходимо указать, на основании какого внутреннего распорядительного документа (приказа или распоряжения) сделана запись. Указывается номер документа и дата его подписания.
Если при смене должности сотрудника переводят в другой отдел, в третьей графе указывают такой текст: « Переведен в отдел… (название отдела) на должность…(указание должности)».

Начальник должен соблюдать все предусмотренные правила в отношении деятельности сотрудников, иначе могут возникнуть сложности в последующем начислении пенсий. Специалисты кадрового отдела должны отличать, какие наименования являются должностями, а какие – профессиями, чтобы знать, где писать «принят», а где «назначен».

Переводом ТК РФ (ст. 72.1) именует изменение трудовых функций сотрудника или его подразделения в целом. Под структурным подразделением понимаются собственно подразделение, филиал, цех, участок фирмы (Пост. Пленума ВС №2 п. 16, от 17/03/04 г.). Перемещение места работы в иную местность (с работодателем) — это тоже перевод. Внутренние переводы временного характера — достаточно частое явление в рабочей среде организаций, коммерческих фирм, производств. На что стоит обратить внимание руководству и кадровой службе при принятии такого решения в отношении сотрудника?

Временный перевод: как оформить

Предложение о временном переводе имеют право вносить руководство фирмы и сам сотрудник. Договоренность между сторонами фиксируется допсоглашением к основному договору.

Руководство, предлагая своему работнику перевод или рассматривая его аналогичное предложение, обязано учитывать состояние его здоровья. В ст. 72.1 ТК РФ содержится прямой запрет переводить сотрудника на другое место, если его здоровье этого не позволяет.

В допсоглашении важна формулировка, которой закрепляются сроки перевода:

Место ранее было свободным — указывают определенную дату. После нее работник покидает временное рабочее место.
Должность занимает сотрудник, отсутствие которого временно, — допсоглашение лучше связывать с временем возвращения («дополнительное соглашение действительно на период до возвращения к своим обязанностям сотрудника Сидоровой В.Б.»).

На основании допсоглашения формируется приказ. Кадровиками используются две документальные формы:

(переводится один сотрудник);
Т-5а (на групповой перевод).

Вид перевода обозначается пометкой «Временно». В Т-5а зачеркивается одна из записей и указываются даты временного перевода либо рядом ставится отметка «Временно». Можно для удобства ввести и дополнительную графу, где напротив каждой фамилии списка ставить пометки. В поле «Причина перевода» указывается соответствующее основание, например: «В связи с отпуском по уходу за ребенком старшего бухгалтера Сидоровой В.Б.». Работника нужно ознакомить с документом, кроме того, нужно проконтролировать, чтобы тот поставил под ним свою подпись.

Внутренний перевод временного характера не вписывается в (п. 4 р. 1, пост. Прав-ва №225, 16/04/03 г.), ТК РФ (ст. 66), а фиксируется только в личной карточке.

Временный внутриорганизационный перевод может согласия сотрудника не требовать, если имеют место:

катастрофа природного или техногенного свойства;
авария, несчастный случай в производственной сфере;
другие форс-мажорные причины, несущие угрозу населению (наводнение, пожар, сейсмологические разрушения, эпидемиологическая ситуация и др.).

Без согласия сотрудника можно перевести в связи с угрозой простоя, необходимостью замещения кадров, предотвращения имущественных потерь. Названные факторы обязательно должны быть связаны с чрезвычайными ситуациями, о которых выше и шла речь. Такой вариант перевода возможен лишь на срок до месяца.

Квалификация выполняемой работы не должна снижаться в связи с таким чрезвычайным переводом. Если условие не соблюдается, все равно необходимо, чтобы сотрудник согласился перевестись (ст. 72.2 ТК).

На заметку! Если работодатель не смог доказать, что перевод без согласия работника был осуществлен по чрезвычайным причинам, перевод на другую работу является незаконным. Это подтверждается и судебной практикой (Аппел. определение Псковского облсуда по д. №33 1580 от 02-10-12 г.).

Перевод и медицинские показания

Трудящийся гражданин имеет право предоставить документальные медицинские свидетельства, подтверждающие, что в определенный период трудиться на прежней должности он не может. В ответ руководство фирмы:

предлагает другую работу (т.н. «легкий труд»), на срок не больше 4-х месячного;
если такого рабочего места нет, работник от работы освобождается приказом, а рабочее место за ним должно сохраняться.

Если работнику нужно более 4-х месяцев для восстановления здоровья, предложенное рабочее место его не устраивает, у работодателя нет подходящего рабочего места, сотрудник может быть уволен по ст. 77-1 ТК РФ, с выплатой выходного пособия за две недели (ст. 178-3).

Перемещение и перевод

Из статьи 72.1 ТК РФ следует, что перемещение работника не требует его согласия и дополнительного оформления.

Перемещение производится:

на новое место работы;
на иной производственный агрегат;
в новое структурное подразделение, цех, филиал и др.

Работодатель остается тем же, расположение места работы – в той же местности, что и до перемещения. Самое важное: при перемещении условия трудового соглашения с работником должны оставаться неизменными. Если произошли фактические изменения условий или у руководства есть на этот счет сомнения, произошли ли они, целесообразно обезопасить себя от будущих проверок, заручившись согласием сотрудника, и оформить перевод вместо перемещения.

Как и перевод, перемещение недопустимо, если имеются медицинские противопоказания у перемещаемого сотрудника.

Временный перевод становится постоянным

Временный перевод означает, что выполнять обязанности на этой должности сотруднику нужно будет лишь в продолжение ограниченного срока, обозначенного в допсоглашении и приказе. Такой перевод может приобрести характер постоянного, если руководством обозначенный срок пропущен и человек продолжает трудиться на временной должности. Предыдущее рабочее место ему не предоставляется, и этот сотрудник не поднимает вопрос об обратном переводе.

Законодательство не обязывает стороны в таком случае заключать допсоглашение, должность закрепляется за сотрудником как бы «автоматически», однако заключение нового допсоглашения желательно. В нем фиксируется информация, что временная должность с определенной даты является постоянной, издается приказ. Постоянный перевод обязательно записать в трудовую книжку, а датой перевода будет та, с которой начался срок временного перевода.

Итоги

Временный внутренний перевод сотрудника в подавляющем большинстве случаев требует его согласия. Если имеют место ЧП, его можно осуществить без согласия работника. Если в результате перевода по причине ЧП сотруднику предстоит выполнять более низкоквалифицированную работу, нежели раньше, согласие все равно требуется.

Перевод отличен от перемещения. При перемещении изменений условий труда, отраженных в трудовом соглашении, не происходит, от сотрудника не требуется согласия на перемещение.

При трансформации временного перевода в постоянный целесообразно заключить еще одно допсоглашение и издать новый приказ о переводе.

Работник имеет право попросить работодателя перевести его на другую должность по разным причинам. Это может быть состояние здоровья или слишком тяжёлые условия труда. В любом случае, перевод необходимо правильно оформить в кадровом отношении.

Перевод на другую должность - это временное или постоянное изменение трудовой функции сотрудника. Перевод может быть сменой должности или структурного подразделения, а может быть перевод к другому работодателю или в другую местность.

Под другой местностью подразумевается местность за пределами административного образования, где в данный момент трудится сотрудник. Структурное подразделение - это филиалы, представительства работодателя, а также цеха, отделы и участки «внутри» предприятия.

Перевод работника на другую работу осуществляется на основании ст. 72. 1 и ст. 72. 2 ТК РФ.

Перевод может быть как временный, так и постоянный, как «внутри» одного работодателя, так и к другому работодателю. В любом случае, работник должен проявить инициативу, написав заявление. Оно пишется в произвольной форме или на бланке предприятия. Работник должен обязательно изложить свою просьбу перевести его на другую должность по тем или иным причинам. К заявлению он может приложить доказательства того, что работать на данной должности он не может.
Например, справку от врача о состоянии его здоровья. Если работодатель согласен с переводом, то он ставит свою визу на заявлении и даёт распоряжение отделу кадров на подготовку приказа. Но сначала стороны должны договориться об условиях перевода.

Соглашение об условиях перевода нужно составить в письменной форме, и подписать обеими сторонами. В этом документе можно обговорить условия труда, его оплату, рабочее время и время отдыха, а также указать причину перевода. Это соглашение будет являться дополнительным соглашением к трудовому договору данного сотрудника.

Приказ о переводе составляется по унифицированной форме Т-5 или Т-5а. Работник должен поставить сою подпись на приказе. Это говорит о том, что он ознакомлен с данным документом. На основании этого приказа в личной карточке и в его трудовой книжке делают специальные пометки.

Работник может попросить перевести его на другую должность временно, на определённый срок. Например, для замещения отсутствующего работника. В этом случае, также нужно писать заявление.

Также нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Но если по истечении указанного срока прежняя работа сотруднику так и не была предоставлена, и он продолжает трудиться на временной должности, соглашение утрачивает временный характер и становится постоянным. Срок временного перевода по инициативе работника - не более 1 года.

Но есть случаи, когда сотрудник может требовать от работодателя перевода на другую должность. Это:

возникшая опасность здоровью и жизни сотрудника;
состояние здоровья. Например, женщина работает с лакокрасочными материалам. Если она забеременеет, она имеет право требовать от работодателя перевода её на другую должность. Своё требование она должна подтвердить справкой их медицинского учреждения, где она состоит на учёте;
наличие у женщины ребёнка в возрасте до 1,5 лет.

При переводе на другую должность по этим основаниям, работодатель должен предоставить сотруднику оплату труда не ниже среднего показателя на предыдущей должности.
В противном случае, это будет являться нарушением трудовых прав сотрудника. Он имеет право написать жалобу в трудовую инспекцию.

Может ли руководитель принять работника на одну должность и перевести потом этого же работника на другую должность с меньшим окладом? Как правильно это оформить? Перевод работника связан с тем, что его квалификация не соответствует занимаемой должности.

Согласно части первой ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу - это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 ТК РФ.

Сотрудник может быть переведен и на нижеоплачиваемую работу. Согласно части четвертой ст. 72.1 ТК РФ не допускается перевод работника на работу, которая противопоказана ему по состоянию здоровья. Как мы поняли из вопроса, речь идет о переводе на другую постоянную работу.

Трудовое законодательство содержит требование о соответствии заработка по новой работе среднему заработку по прежней работе только для случаев временного перевода, необходимость которого вызвана чрезвычайными обстоятельствами (части вторая-четвертая ст. 72.2 ТК РФ). Во всех остальных случаях оплата труда производится по выполняемой работе (часть первая ст. 132 ТК РФ). Таким образом, можно перевести работника на "другую должность с меньшим окладом", если он согласен на это.

Перевод работника на другую работу оформляется, как правило, дополнительным соглашением к трудовому договору, в котором оговариваются все вносимые в изменения. В соглашении обязательно указывается новая должность (профессия, специальность, конкретный вид поручаемой работы), а также дата перевода. На основании соглашения работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе по унифицированной форме N Т-5, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Если инициатором перевода является работодатель, то, предлагая нижеоплачиваемую должность, он может разъяснить работнику причину изменения трудовой функции. Однако работодатель не имеет права настаивать на постоянном переводе. Принудить работника подписать соглашение о переводе на другую работу нельзя. Если работник не хочет переходить на нижеоплачиваемую должность, то трудовые отношения продолжаются без изменений.

В то же время, при несоответствии работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с таким работником по п. 3 части первой ст. 81 ТК РФ. При этом несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации должно быть подтверждено результатами аттестации.

В соответствии с частью третьей ст. 81 ТК РФ по этому основанию допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Михайлов Иван
Компания "Гарант ", г.Москва

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

В деятельности практически каждого предприятия возникает необходимость перевода своих сотрудников на другую должность. Согласно законодательству, при данном виде переводе сотрудника, руководство предприятия не имеет права изменить в одностороннем порядке трудовые функции без оформления заявления. Оно, кроме всего прочего, содержит важное — это обоснование необходимости причин перевода. Однако существуют ситуации, когда этого не требуется. Рассмотрим все особенности этой процедуры.

Перевод на другую работу может потребоваться в следующих ситуациях:

инициатива работника;
инициатива руководства предприятия;
сокращение штата организации-работодателя;
медицинские показания;
территориальное перемещение организации.

Смена работы (занимаемой должности) может производиться на временной или на постоянной основе. Трудящийся может переводиться как в пределах одной организации, например, при переходе из одного подразделения в другое, так и за пределы предприятия. При переходе с одного предприятия на другое требуется согласие нынешнего руководителя. Если оно не будет получено, то сотрудник вправе прекратить трудовые отношения по текущему месту работы, после чего трудоустроиться на другое предприятие. Однако это уже не будет являться переводом.

В соответствии со ст. 72 Трудового законодательства, инициировать постоянный перевод в пределах одной организации может как работник, так и наниматель.

Причины перевода на другую должность, помимо вышеперечисленных ситуаций, могут быть следующие:

Увеличение или уменьшение объемов производства;
Кадровые перемещения в связи с карьерным ростом сотрудников;
По результатам проведенных , когда персонал перемещают на нижестоящую или вышестоящую должность;
По результатам медицинских освидетельствований или показаний и др.

Если инициатива исходит от работника, то ему необходимо составить заявление на перевод на другую должность. Оно также требуется, если инициатива исходит от нанимателя. В подобной ситуации от сотрудника может быть получено письменное согласие (вместо заявления). Исключением являются ситуации, когда перемещения происходят по причине медицинских показаний или в связи с сокращением численности организации, где согласие работника требуется не всегда.

При поступлении заявления по инициативе трудящегося, руководство предприятия должно его рассмотреть и мотивировать принятое решение. При этом принимаются во внимание условия трудового договора, квалификационные навыки заявителя, мнения нынешнего и потенциального руководителей подразделений. Одним из главных моментов в вопросе удовлетворения просьбы заявителя является наличие организационного и технического оснащения, необходимого для вступления на новую должность.

Переводы временного характера

Различают следующие ситуации, при которых может осуществляться временный перевод:

По результатам соглашения между сотрудником и работодателем. Заключается длительностью не более года.
При временном замещении отсутствующего на рабочем месте специалиста. В тех ситуациях, когда, согласно законодательству, отсутствующему сотруднику сохраняется его работа (до момента его возвращения к своим обязанностям).
В результате форс-мажора , производственных аварий и других происшествий, которые угрожают жизни или здоровью населения. В подобных ситуациях сотрудника могут перевести длительностью не более 1 месяца без получения письменного согласия для выполнения работ по устранению последствий или предотвращения данных аварий.
В связи с изменившимся состоянием здоровья.

Последний пункт касается ситуаций при беременности сотрудниц. Если имеется заявление беременной женщины, и предоставлено медицинское заключение, то нанимателю надлежит снизить норму выработки либо продолжительность рабочего дня, либо перевести сотрудницу на иное рабочее место, которое исключало бы неблагоприятные условия для здоровья. При этом средний заработок не сокращается.

Порядок перевода работника на другую должность в ТК РФ

Согласно ТК РФ, перевод на другую должность должен осуществляться в определенном порядке. Условно весь этот процесс можно разделить на два этапа. Первый является подготовительным, а второй – составление необходимой документации.

Подготовка к переводу следующая:

Составление непосредственным начальником (представления). В этом документе указывается причина перемещения работника, также необходимо внести личные данные трудящегося.
Согласование с руководством предприятия. На докладной записке или представлении проставляется подпись главы предприятия.
Сотруднику предоставляется уведомление о переводе на другую должность, образец которого имеет свободную форму составления.
Работник пишет заявление или согласие о вступлении в новую должность. Заявление составляется на имя руководителя, в нем содержится наименование предприятия, информация о работнике, указываются обе должности, проставляется дата и подпись.

Второй этап заключается в составлении и подписании сторонами необходимой документации. Рассмотрим, как оформить перевод сотрудника на другую должность правильно. Для этого требуется оформить следующие документы:

Приложение в виде дополнительного соглашения. Этот документ составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами (руководством предприятия и сотрудником). Один экземпляр прикладывается к трудовому договору, второй вручается работнику. В нем прописываются сведения о новой должности (размер оклада, условия труда, структурное подразделение и т.д.).
Приказ о переводе на другую должность, где сотруднику необходимо проставить отметку об ознакомлении. Бланк приказа о переводе на другую должность (форма №5а, №Т-5) оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 и составляется в одном экземпляре (заверенная копия может быть выдана сотруднику по его требованию).

Образец приказа о переводе на другую должность по форме №Т-5

В том случае, если работник переведен на новую должность на постоянной основе, в его трудовую книжку и личное дело (№Т-2) в обязательном порядке должны быть внесены соответствующие записи.