Современные электронные трудовые книжки придут на смену своим традиционным собратьям. С таким сообщением выступил Савва Шипов — заместитель министра экономического развития РФ на очередном заседании «Евразийской недели 2017» в городе Астана.
Нововведения в трудовом законодательстве
Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сегодня они коснулись почти каждой сферы нашей жизни. Трудовая деятельность граждан РФ не стала исключением, в скором времени ее затронут значительные изменения.
Еще в 2011 году на пресс-конференции замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова появились предпосылки к началу компании по замене традиционных бумажных трудовых книжек на электронные. Мысль чиновника заключалась в том, что для достаточной защиты прав работников, достаточно трудового контракта или договора, где точно зафиксировано начало трудовых отношений. После подписания данного документа, фиксируется вступление в трудовые отношения, и работник юридически защищен от возможного обмана работодателя. Возникает вопрос: а как же будет проходить расчет пенсии? Здесь не стоит переживать, все данные персонального учета стажа работы занесены в базу Пенсионного фонда России. Поэтому трудовая не играет никакой роли в формировании пенсии.
Вопрос долго обсуждали, но вскоре убрали в долгий ящик. Вновь о реформе трудовых книжек заговорили в рамках программы «Цифровая экономика России». Инициатором перевода трудовых книжек в электронные стало Министерство социальной защиты РФ. Теоретически реформа уже готова к работе, и подписана 28 июля 2017 года премьер-министром Дмитрием Медведевым. К слову сказать, никто не собирается сразу отменять привычные для нас бумажные трудовые, переход будет проходить плавно.
Уже началась разработка концепции интерактивного взаимодействия между нанимателем и подчиненным. Формулировкой концепции занялось экономическое ведомство РФ. Главными аспектами в работе над нововведением станет:
- Разработка стандартных документов, регламентирующих электронные трудовые отношения;
- Работа над формулировкой принципов безбумажных отношений работодателя и подчиненных;
- Создание электронной формы для заключения трудового договора.
Полноценно планируется запустить реформу для введения электронных трудовых книжек уже к 2020 году, а уже к 2022 году в такой системе будет работать около 60% работодателей.
Особенности нового формата трудовой книжки
Еще в далеком 1919 году, когда трудовая книжка только появилась в России, она стала основным документом, содержащем все данные о трудовом пути гражданина РФ. Таковой она остается и по сегодняшний день. В нее записываются и сохраняются официальные данные о назначениях, переводах, увольнениях и наградах человека. Законодательно трудовая книжка поддерживается «Постановлением правительства РФ о трудовых книжках №225 от 16 апреля 2003 года.
Современная электронная трудовая книжка будет наделена следующими особенностями:
- В специализированной базе будут храниться файлы с персональными данными о трудовой деятельности каждого человека;
- База будет иметь свой сайт с современной навигацией, это позволит быстро находить нужные сведения;
- Понадобится масштабный сбой системы, чтобы все данные пропали, но благодаря современным технологиям, это практически невозможно;
- Система электронных трудовых книжек ускорит работу Пенсионного фонда и других социальных министерств.
Отличия от бумажного формата
Трудовые книжки станут электронными, и мы избавимся от массы проблем, связанных с их бумажными версиями. К примеру, бывший работодатель сделал в трудовой запись об увольнении по «некрасивой» статье, это обычно значит, что человеку будет трудно вновь устроиться на работу. Также работодатель может попросту забыть оставить какую-либо отметку об увольнении, такой прецедент лишит человека возможности встать на биржу труда и возникает риск потерять право пользоваться услугами органов социальной защиты. Если через судебные органы доказать несостоятельность статьи увольнения, запись из трудовой никуда не денется. Поэтому в любом случае о нормальном трудоустройстве можно забыть.
Переход на электронные трудовые книжки поможет избежать тягостного восстановления документа. Также традиционный формуляр, выполненный из бумаги, со временем начинает рваться или вовсе теряется. А значит, исчезнут и многие важные данные, которые придется восстанавливать, просиживая в длинных очередях. Кстати, можно и безвозвратно потерять информацию о прошлых трудоустройствах по причине ликвидации прежнего места работы. Намеренная порча и утрата трудовой книжки, также не позволит пропасть важным данным – все они будут внесены в специальную базу. Поэтому так необходим законопроект о переходе на электронные трудовые книжки.
Трудовой документ в современном электронном исполнении будет содержать в себе тот же спектр данных о работнике. Вот полный перечень сведений, который был внесен в электронную трудовую по проекту прошлого года:
- Название учебного заведения и уровень образования;
- Полный трудовой стаж;
- Организации, в которых человек работал в прошлом и перечень занимаемых ранее должностей;
- Причины, по которым человек был уволен;
Не стоит переживать, главная суть документа о трудоустройствах не изменится, и он по-прежнему останется главным для работающего гражданина Российской федерации.
Чтобы более наглядно увидеть отличия между интерактивной трудовой книжкой и ее бумажным предшественником, рассмотрим информацию в виде таблицы.
| Аспекты для сравнения двух видов трудовых книжек | Нюансы в работе с электронной трудовой книжкой | Нюансы в работе с традиционной трудовой книжкой |
| Способ ведения учетных данных | Рациональное и безопасное хранение информации в специализированной базе сведений. | Информация о трудовом стаже работника вносится вручную, а значит нельзя исключать человеческий фактор. |
| Как происходит ведение информации ? | Удобное введение данных через электронное устройство (например, через ПК) | Вся информация заполняется вручную. |
| Возможна ли автоматизация процесса? | Автоматизация данного процесса исключит возможную потерю некоторых данных. | Автоматизация данного процесса недоступна. |
| Возможна ли интеграция с другими базами данных? | Предусматривается интеграция с другими базами данных, что также решит многие проблемы. | В рамках данной программы не предусмотрена удобная и упрощенная система интеграции с другими госслужбами. |
Главные причины изменения формата трудовых книжек
В большинстве государств Европы давно уже отошли от использования трудовых книжек, их полностью заменили базами данных. В нашей стране у потребителей также накопилось множество негативных отзывов о бумажных трудовых, вот некоторые из них:
- Имеется огромный риск утери или порчи документа, а его восстановление занимает много времени и сил;
- Бланки трудовых часто подделывают, а образцы для этого продают через сеть Интернет – нелегально;
- Большие затраты на подготовку и заверение копий, на заполнение и хранение.
За последние несколько лет вопрос трудовых книжек уже неоднократно поднимался, но никаких существенных изменений не происходило. Сейчас же тему обсуждают все более активно, и сама программа по искоренению классических трудовых книжек становится более лояльной. К примеру, чиновники уже готовы идти на уступки и не отменять полностью бумажный вариант, они предлагают – к 2019 году у вас может появиться электронная трудовая книжка, как альтернатива старому образцу.
Привычные для нас трудовые неудобны для работодателей – тратиться много «человеко-часов» на заполнение и обработку данных; неудобна работа с бумажными формулярами и Пенсионному фонду, которому приходиться собирать и вносить необходимые сведения в свою базу вручную; неудобно и самим трудящимся, ведь при потере формуляра придется потратить уйму сил на его восстановление. Поэтому трудовая книжка в электронном виде – это не прихоть, а вынужденная необходимость.
Плюсы и минусы новой системы
Важно отметить, что некоторые эксперты опасаются, что даже попытки перевести систему трудовых книжек в электронный формат может повлечь за собой неразбериху и полнейший хаос. Это может произойти из-за неумения некоторых организаций и государственных ведомств работать слаженно, обмениваться необходимыми данными, а не разобщенно двигаться каждый в своем направлении.
У новой системы есть и свои минусы, и свои плюсы. Чтобы понять, почему до сих пор не принято окончательное решение по этому вопросу рассмотрим основные положительные и отрицательные моменты этого законопроекта.
Из положительных моментов можно отметить:
- Удобство в быстром и полностью автоматизированном заполнении формуляров;
- Удобная интеграция государственных служб и системы трудовых книжек;
- Вся информация о сотруднике логично упорядочена и надежно сохранена в базе данных;
- Сводится на нет риск возможной ошибки, опечатки или потери данных;
- При увольнении не возникает проблем с возвратом трудовой книжки.
При том, что новая система очень удобна и практична, существуют и минусы в ее работе. К примеру, такой нюанс как положенная двухнедельная отработка, после . Недобросовестный работник может не выполнить этого условия, так как его уже не будет удерживать на старом рабочем месте то, что трудовая все еще находится в отделе кадров. Все-таки классический вариант трудовой дисциплинирует работника в этом плане. Из основных минусов новой системы можно отметить:
- Сложно предположить, с учетом наших реалий, сколько времени понадобиться для перехода на данную систему;
- Также есть опасения ошибок в расчете пенсии на первых этапах работы законопроекта;
- При начале работы с программой возможны ее ошибки, которые в дальнейшем будут исключены, но на первых этапах принесут немалые проблемы;
- На первых этапах не будет механизма четкого руководства и контроля со стороны самих работников за внесением сведений в электронную базу;
- Нет продуманного и четкого плана занесения изменений в базу на основании заявлений от работников и жалоб;
- Значительные финансовые затраты со стороны государственного бюджета;
- Низкая защищённость базы данных на первых этапах работы, пока будут выявлены все слабые места системы, может быть нанесен непоправимый урон;
- Длительный процесс переноса информации с бумажных носителей в базу;
- Возможный сбой системы и потеря всех данных.
Именно эти причины не дают прийти к единогласному решению по принятию законопроекта о том, чтобы электронные трудовые книжки появились у каждого уже в 2019 году. И хотя полная ликвидация формуляра старого образца приведет к решению всех связанных с ним проблем, переход к новой системе буде крайне дорогостоящим предприятием для государственного бюджета. Если же попытаться снизить расходы, связанные с законопроектом, то это повлечет за собой атаки хакеров и потерю данных и как следствие крах системы хранения информации о трудовой деятельности граждан РФ.
Полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве, возможен только при полном переходе всей системы документооборот, а затем должна будет пройти интеграция новой программы в систему с Пенсионным фондом и ФНС. А после этого самым важным и ресурсозатратным станет вопрос об информационной защите всей этой системы.
Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.
Общепринято, что трудовая книжка – это документ, который отображает стаж физического лица. Обычно ее ведут на бумажном носителе. Причём разработка и утверждение формы и бланка данного учётного документа происходит на уровне федерального законодательства. Каковы шансы появления электронной трудовой книжки с 2017 года? Об этом – в нашем актуальном обзоре.
Новый формат старого документа
На сегодня ведение трудовой книжки на бумажном носителе – это общее правило. Вкладыши, которые в неё вшивают при соответствующей необходимости, тоже делают на носителе из аналогичного материала.
С недавнего времени значительное число официальных документов уже имеют свои электронные аналоги. Однако возможность легально оформить этот бланк в электронном варианте на территории РФ пока ещё остается только темой для обсуждения. Хотя социальный блок Правительства РФ уже активно готовит соответствующие поправки в законодательство.
Таким образом, что это – электронная трудовая книжка – остаётся открытым вопросом.
Статус документа на сегодня
В статье 66 Трудового кодекса РФ много внимания отведено тому, какое значение представляет трудовая книжка. Также здесь есть предписания относительно того, как вести (заполнять) данный документ.
Согласно установленным правовым нормам и правилам предприятия и предприниматели обязаны вести трудовые книжки с учётом всех законодательных предписаний. Нарушать их они не имеют права.
Если наниматель – обычно физлицо, у него нет права делать записи в трудовых книжках у своих работников.
Ознакомиться с точной формой бумажного бланка трудовой книжки можно с помощью постановления Правительства РФ 16 апреля 2003 года № 225, где она была зафиксирована сразу же после разработки. Этот же нормативный документ содержит ряд правил, касающихся:
- того, как вести и хранить рассматриваемые бланки;
- каким образом изготавливать эти бланки;
- освещения вопросов снабжения работодателей формулярами книжек.
Правила для бумажного экземпляра
Пункт 4 указанного постановления даёт чёткое определение тому, что должно быть отражено в трудовой книге. Это записи, фиксирующие:
- Взятие работника на должность.
- Уход с работы (с отметкой о том, на основании чего произошло увольнение).
- Переводы с одной позиции на другую.
4. Данные о награждениях.
Сам документ лежит на хранении у предприятия до окончания периода, когда человек исполняет свои должностные обязанности в этом месте. По этой причине на работодателе лежит ответственность за:
- безопасность документа;
- его фактически верное заполнение и оформление.
В пункте 12 тех же Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, отмечена необходимость того, чтобы факт каждой внесённой в трудовую книжку записи и её содержание работник подтверждал постановкой своей подписи в личной карточке.
Также крайне значимо для правильного оформления трудового формуляра учитывать порядок изменения существующих записей с целью исправления в них неточностей или ошибок. В первую очередь, следует строго помнить: зачёркивание ошибочных отметок категорически запрещено! Допустимы только корректировочные записи, которые признают уже обозначенные сведения недействительными. И одновременно взамен приводят верные данные.
Записи в трудовой книжке необходимо делать от руки, используя чернила (п. 1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Приведённые выше нормативные положения достаточно ясно указывают на то, что они не имеют отношения к электронным трудовым книжкам. В 2017 году еще не разработаны правила в отношении последних. Как и сам формат. В итоге все необходимые манипуляции можно производить только в отношении бумажного документа.
Достаточно хотя бы вспомнить о способе прикрепления вкладыша в трудовую книжку. Вшивать бумагу можно только с помощью иголки и нитки и никак иначе.
Документ на электронном носителе: статус-кво и перспективы
Согласно Пункту 46 Правил, предписан особый порядок изготовления бланков трудовых книжек, который был разработан Министерством финансов России.
Так, по приказу Минфина от 22 декабря 2003 года № 117н действует порядок, в соответствии с которым работодатели должны быть обеспечены необходимым количеством бланков трудовой книги и вкладышей в неё. Изготавливать их полномочен только ГОЗНАК. Причём особо отмечено, что единственная допустимая форма выпуска рассматриваемого документа подразумевает бумажный носитель.
В данном приказе Минфина не предусмотрена возможность того, что может быть изготовлена электронная трудовая книжка. Что это такое – также нигде не определено.
Любая отметка или запись, которую предприятие вносит в трудовую книжку, должна:
- соответствовать всем утверждённым законом требованиям;
- быть уточнена и заверена подписью работодателя.
Со стороны сотрудника подтверждающая подпись нужна только после записи об увольнении. Поэтому вопрос, можно ли вести трудовые книжки на небумажных носителях, пока отпадает. Если да, то только для сугубо внутренних целей.
К настоящему моменту единственной подвижкой по данному вопросу можно считать инициативу, с которой выступило Министерство труда России. Согласно выдвинутому предложению, в будущем чиновники предполагают постепенный переход на электронные трудовые книжки с последующим полным вытеснением документов традиционного формата. Официально данная инициатива отражена в Проекте развития пенсионной системы до 2030 года.
По нашим сведениям, чиновники хотят начать введения электронных трудовых книжек с дистанционной работы (гл. 49.1 ТК РФ). А затем интегрировать их оформление через портал госуслуг.
Но пока никаких реальных решений, а тем более законодательных актов в отношении трудовых книжек, которые можно было бы оформить на не бумажных носителях, не принято.
Отмена трудовых книжек в 2018 году все же состоится. Об этом заявила вице-премьер российского правительства Ольга Голодец, которая отметила, что необходимость ввода электронной системы назрела уже давно. Тем не менее, из-за несогласованных позиций Министерства труда, профсоюзов и нескольких крупных работодателей запустить этот проект не представлялось возможным. Сейчас все противоречия урегулированы и с 1 января 2018 года все трудоустроенные граждане постепенно будут переводиться на современные электронные аналоги.
Официально трудовая книжка с привычном для нас виде была введена в 1940 году. В период начала Великой Отечественной войны в нее вносили трудодни, от которых зависел продовольственный паек. Со временем этот документ прочно вошел в жизнь советских граждан, а после распада СССР – и в жизнь рядовых россиян. К примеру, без предъявления трудовой нельзя было , причем только с 2002 года ее размер стал зависеть не от стажа, а от в ПФРФ.
Без наличия трудовой книжки многие наниматели не имели право принимать на работу граждан, а в случае утери владельца документа ждала кропотливая процедура восстановления. Также в книжку вносились записи о причине увольнения (дисциплинарных взысканиях), в результате чего, если человек был лишен занимаемой должности «по статье», шансы найти аналогичную работу нередко сводились к нулю. Как только бумажные трудовые книжки отменят в 2018 году, все эти пережитки советского прошлого канут в лету, однако при этом как работодателям, так и наемным работникам придется столкнуться с новыми трудностями.
Плюсы нововведения
Как уже говорилось ранее, отмена трудовых книжек назревала давно и была продиктована объективной необходимостью. С введением электронной системы фиксации трудоустройства решается сразу несколько проблем:
- снятие ответственности с работодателя за хранение документов;
- снижение издержек на делопроизводство и оптимизация кадрового штата;
- возможность оперативно «поднять» всю историю трудовой деятельности соискателя.
Огромные финансовые средства затрачивались работодателем для организации хранения трудовых книжек. К примеру, рассматриваемые бумажные документы обязательно должны были находиться в несгораемых сейфах, которые надежно запираются на ключ. Для внесения записей требовалось содержать отдел кадров и проводить с ними периодическое обучение. Теперь эта проблема решена, а просмотреть послужной список соискателя можно в течение нескольких часов. Служба безопасности компании или уполномоченный отдел отправляет запрос в электронную базу данных и оперативно получает подробную информацию о требуемом человеке.
Некоторые граждане не желают «марать» свой трудовой стаж определенной должностью, расценивая ее в качестве временного трудоустройства. В таком случае оформиться на работу можно по контракту, сведения о котором не планируется фиксировать в единой электронной базе. Необходимо помнить, что в этой ситуации отношения между сторонами регламентируются согласно контрактной форме найма.
Сложности реформы
Введение электронных трудовых книжек в 2018 году таит в себе ряд опасностей. К ним можно причислить:
- отсутствие гарантий надежности новой системы;
- необходимость «пробивать» потенциального сотрудника;
- проблемы подтверждения трудового стажа (с недобросовестными нанимателями).
Изначально систему планируют опробовать на небольших предприятиях, численность которых не превышает 15 сотрудников. Далее в течение 2018 года будут подключать более крупные компании с численностью персонала от нескольких сотен до нескольких тысяч работников. Не секрет, что электронная база данных будет «сырой», причем никто не гарантирует ее безопасность. Некоторые специалисты уже сейчас заявляют, что опытные хакеры смогут без серьезных проблем взломать систему, после чего внести туда требуемую информацию или обнародовать полученные сведения.
С недобросовестными нанимателями у работников могут также возникнуть проблемы. Как действовать порядочному гражданину, если он официально несколько лет проработал у нанимателя, а тот не платил за него положенные отчисления. Самостоятельно проверить информацию о трудовом стаже можно будет только по соответствующему запросу, однако как должны подаваться заявления физическими лицами, правительственные чиновники пока не разъяснили.
Несмотря на возможность оптимизации штата, многим организациям все равно придется оставить должность в отделе кадров. Как предполагается, специально обученный человек (условно назовем его HR-менеджер) сможет «пробивать» по базе необходимого соискателя. Тем самым, отпадет необходимость в проведении собеседований, определении квалификации работника и т. д. Но никто не застрахован от сбоев в системе, которые на первоначальном этапе, вероятно, будут происходить регулярно. Поэтому процесс трудоустройства в некоторых случаях может затянуться.
Введение электронных трудовых книжек с 1 января 2018 года назрело уже давно, и ни для кого не стало сюрпризом. Пока до конца не определены механизмы перехода на новую систему, сроки завершения процедуры, а также то, как именно она станет функционировать. В Министерстве труда пеняют на успешный опыт , которая хранит собственную базу данных в электронном виде. Раз уж одному ведомству удалось перейти на современные способы ведения делопроизводства, то и остальные смогут. Гражданам и работодателям остается надеяться, что грядущие перемены не заставят пожалеть о бумажных трудовых книжках.
О том, как в Астрахани готовятся к переходу на электронные трудовые книжки, смотрите в следующем видео:
В Министерстве труда заявили, что уже в 2018 году отменят трудовые книжки в привычном для всех виде и заменят их электронными аналогами. По словам представителей Минтруда, введение электронных трудовых книжек должно облегчить жизнь и работодателям, и простым гражданам.
Эту идею ведомство вынашивает уже давно, но только сейчас решило ее реализовать. Отменить обычные трудовые книжки раньше министерство не могло из-за того, что несколько крупных работодателей и профзоюзов не определились со своей позицией по этому вопросу. Но сейчас все стороны пришли к согласию, и вскоре россияне смогут забыть о бумажных книжицах.
На протяжении очень многих лет трудовая книжка была главным документом для всех работников. Она содержит записи обо всей деятельности и трудовом стаже человека, включая сведения о занимаемых должностях и причинах увольнений. Без трудовой книжки невозможно устроиться на официальную работу, к тому же, ее использует Пенсионный фонд (ПФ) для расчета размера пенсии.
Но сегодня роль трудовой книжки несколько изменилась и ее уже не считают столь необходимой. Так, последние 15 лет учетом трудового стажа россиян занимается ПФ вместе с фондом Социального страхования, а информацию о занимаемых ранее должностях указывает сам работник в резюме. Учитывая это, становится очевидным, что обычные трудовые книжки безнадежно устарели.
Даже потенциальная экономия для работодателей при более детальном рассмотрении кажется не такой уж существенной. Так, организациям все равно не обойтись без отдела кадров и специалиста, который будет проверять сведения о работниках.
Но представители Минтруда успокаивают: время исправить возможные недочеты еще есть. В ведомстве заявляют, что при создании системы учтут все замечания и постараются сделать ее как можно более эффективной.
Согласно планам министерства, сначала нововведение опробуют небольшие предприятия с численностью штата около 15 человек, а только после этого с системой познакомят крупные организации. Такой подход позволит выявить возможные ошибки в технологии без больших потерь и вовремя их ликвидировать.
Оценить все плюсы и минусы электронной системы можно будет после 2018 года, а пока россиянам не следует спешить выбрасывать бумажные трудовые книжки.
Электронные трудовые книжки в 2017 году могут стать реальностью. Узнайте о последних изменениях в сфере кадрового документооборота из нашего материала.
Когда трудовые книжки станут электронными?
На сегодняшний день, согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника на предприятии. Причем действующее постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 не предусматривает ведение книги в электронном виде.
Введение системы персонифицированного учета по СНИЛС граждан в 1996-1997 годах, по сути, нивелировало значимость трудовой книжки в глазах пенсионной системы, так как все данные и о трудовом стаже, и о размерах взносов в ПФР, вносимых работодателем, попадают в базу данных вместе с отчетностью предприятия. Хотя Пенсионный фонд до сих пор требует оригинал трудовой книжки при оформлении пенсии, по сути записи в ней сейчас играют роль только для тех граждан, которые трудились до начала использования СНИЛС.
Инициатива об отказе от бумажных трудовых книг обсуждается еще с 2011 года, но до сих пор законодательно не закреплена. Но в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года, утвержденном распоряжением Правительства РФ от 25.12.2012 № 2524-р, разделом 3 предусмотрен отказ от ведения трудовой и социальной документации работников в бумажном виде. Отдельные чиновники, например вице-премьеры Ольга Голодец и Аркадий Дворкович, в 2017 году озвучивали, что уже с 1 января 2018 года может быть начат переход на электронную базу трудовых данных.
Как будет выглядеть и работать электронная трудовая книжка - образец заполнения
Согласно озвученным Правительством РФ и Минтрудом предложениям, электронная трудовая книжка будет иметь вид файла с записями о трудовой деятельности, аналогичными действующим сегодня. Основными заносимыми данными, по нашему мнению, станут:
- Ф.И.О. работника;
- СНИЛС;
- профессия;
- записи о приеме и увольнении с работы с указанием причин;
- дополнительные сведения для расчета стажа (например, о декретном отпуске);
- сведения о награждениях, званиях, поощрениях и взысканиях.
Такой список пока не утвержден и может измениться в зависимости от того, насколько данные из электронной книжки будут использоваться органами ФСС, Минтруда, ПФР, Росстата и ФНС. Предположительно, доступ к трудовой книжке работника сторонними организациями будет осуществляться по его согласию, ведь вышеуказанные данные попадают под определение персональных.
Обязанность по заполнению трудовой книжки, очевидно, останется за работодателем. Только делать записи он сможет с помощью усиленной ЭЦП, возможно, даже в личном кабинете налогоплательщика.
Как предполагается осуществить переход на электронные трудовые книжки?
Уже сейчас подтверждением стажа может служить не только личная книга сотрудника, но и договор с работодателем: примерами такого подхода могут служить работа по совместительству, когда запись в книжке не обязательна, или договор ГПД, сведения о котором не вносятся.
Но столь важный документ, как трудовая книжка, не может быть изъят из оборота полностью за один день. В особенности это касается той части населения, которая имеет трудовой стаж до введения персучета и не имеет других средств для подтверждения трудового стажа. По этой причине предполагается плавный переход на новую систему, который займет, по предварительным оценкам, от 15 до 20 лет.
Стоит отметить, что сотрудники Минздравсоцразвития, в частности замминистра Александр Сафонов, акцентируют внимание на том, что за работником должно остаться право требовать от работодателя вести бумажную трудовую книжку. Должным образом отработанная система электронных трудовых книжек сама по себе постепенно вытеснит бумажный аналог.
Проблемы введения трудовых книжек на электронных носителях
Весь смысл введения электронного кадрового документооборота заключается в доступе предприятий и органов власти всех инстанций к личным файлам работников. В то же время сейчас каждое ведомство работает с помощью своей специфичной программы и обменивается электронными данными на основе встречных запросов.
Внедрение же электронных трудовых книжек предполагает консолидацию баз данных, осуществление которой — удовольствие не из дешевых. Достаточно вспомнить хаос, которым сопровождался перевод администрирования пенсионных, социальных и медицинских взносов из ПФР и ФСС в налоговую инспекцию.
Кроме того, стоит выделить такую сложность, как отсутствие доступа к интернету в отдаленных и сельских местностях. Без обеспечения возможности пользования личным кабинетом по всей территории России идея повсеместного отказа от бумажных трудкнижек не будет иметь успеха.
Отдельной проблемой выступает защита персональной информации от хищения с целью совершения преступлений или потери в результате системного сбоя или вирусной атаки. Учитывая последние тенденции в сфере хакерских атак, подобная угроза более чем реальна, а последствием может стать полная потеря данных о стаже конкретных людей.
Плюсы и минусы электронного кадрового документооборота
Необходимость постепенного отказа от такого архаичного документа, как бумажная трудовая книжка, уже ни у кого не вызывает сомнений. Но подобные изменения будут иметь как преимущества, так и недостатки:
- Уменьшение документооборота: исчезнет необходимость ведения в бумажном виде не только трудовых книжек, но и журналов по учету их движения.
- Снижение количества или исключение ошибок в формулировках: стандартизация записей позволит устранить человеческий фактор.
- Удобство для работника и исключение возможности злоупотребления работодателем фактом хранения книжки, например умышленного удержания или угрозы «плохой» записи.
- Защита от подделки: сфальсифицировать стаж будет невозможно.
- Высокие затраты: для доступа к личной информации граждан предприятиям как минимум понадобятся ключи ЭЦП, имеющие срок действия и довольно ощутимую стоимость.
- Риск утери данных: для уверенности в том, что при сбое базы кадровой документации не пропадут сведения о стаже, работнику придется бережно хранить все трудовые договоры, заключенные когда-либо.
- Проблемы с доступом к сети интернет: в отдаленных регионах и сельских поселениях часто наблюдается отсутствие доступа к сети — вспомним хотя бы об аналогичном опыте повсеместного внедрения онлайн-касс.
Итоги
Ведение кадровых документов в электронном виде при всей своей заманчивости на данный момент является весьма туманной перспективой. В то же время в ближайшие годы мы будем наблюдать постепенные движения в сторону осуществления этой идеи.
Освежить в памяти текущий порядок оформления и оборота личных документов работника вам поможет материал .
Загрузка...
