Система органов государственного управления в XV–XVII вв. Организационная структура приказов. Столбец как форма документа. Виды и разновидности документов. Формуляр документа и особенности языкового оформления. Процесс организации работы с документами в системе приказного делопроизводства. Придание документам юридической силы. Хранение документов.

Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.

Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь . Высшим органом управления в XVI-XVII вв. сталаБоярская дума , представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов -дьяков . Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе.

Особенности приказного делопроизводства

Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях - приказах , поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при нихдьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находилисьподьячие , подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Ответственность за всю работу с документами , т.е. за делопроизводство,возлагалась на дьяка . Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие - переписывали документ набело.

Система видов документов

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов , в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память ». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки ». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги - писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, распросных, пыточных речах.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому исистема делопроизводства этого периода называется «столбцовой» . Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав».

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма своеобразным . Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверятьсяпечатью . В этот период применялись две государственные печати -большая и малая . В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности.Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид: «Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг », включавших образцы некоторых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплекы документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства ».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства . Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов . Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством , аосновывалась на традициях, обычаях , передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права - Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Особенности приказного делопроизводства

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки. В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы.

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие -- переписывали документ набело. Приказное делопризводство. // http://www.grandars.ru

Система видов документов

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в тот период документы можно сгруппировать по следующим основным видам: указные грамоты (царские указы), приговоры, наказы, доклады, челобитные.

Грамоты -- царские указы, посылаемые из приказов на места -- боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады. Воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы. Обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр -- совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфичной для каждого вида документа. Формуляр -- результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские грамоты начинались с указания автора и адресата (от кого -- кому): «От царя и великого князя Михаила Федоровича, боярину нашему и воеводам князю Якову Черкасскому…» Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…»

В заключительной части указной грамоты обозначались дата ее составления и место, где она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета такого-то года, месяца в такой-то день». Челобитная заканчивалась заверительной надписью указывались также имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги -- писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой». Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов.

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати -- большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа.

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы некоторых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (речи использованные при расспросе, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплекты документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права -- Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

В результате изучения материала данной главы студент должен:

знать

• закономерности и основные характеристики системы делопроизводства;
• основные законодательные акты и нормативные правовые акты, регламентирующие работу с документами;
• этапы формирования делопроизводства как технологии работы с документами;
• основные делопроизводственные операции;

уметь

Определять место службы делопроизводства в структуре органа государственного управления в различные исторические периоды;

владеть

Навыками сравнительного анализа технологии работы с документами в различные исторические периоды развития делопроизводства.

Приказное делопроизводство

Приказное делопроизводство получило свое название от названия системы центральных исполнительных органов Русского централизованного государства XVI-XVII вв. - приказов. Они возникли как органы управления благодаря тому, что доверенные лица великого князя (бояре и дьяки) при выполнении поручений, которые он, «Царь государь и Великий князь... приказывал», опирались, в свою очередь, на своих приближенных и помощников. В процессе выполнения длительных или постоянных поручений постепенно вырабатывались постоянные функции и складывался определенный штат служилых людей, за которыми закреплялись решение конкретных вопросов и выполнение конкретных поручений.

Формировалась определенная иерархия должностных лиц, имевших право принимать решения, которые документировались и хранились для закрепления управленческого прецедента, осуществлялось «производство дел», причем «делом» назывались и вопрос, и документ, в котором он закреплялся. Па современном языке «производство дел» понимается как «решение вопросов». Таким образом, постепенно складывалась система центральных исполнительных органов - приказов, и местных исполнительных органов - приказных (съезжих) изб в уездах. Приказы имели единообразную структуру: они делились на столы (подразделения, формирующиеся в зависимости от вопросов деятельности), а столы - на повы- тья (по конкретным участкам работы). Приказы возглавлялись судьями - должностными лицами, имеющими право судить, т.е. принимать решения. Дьяки, выполняющие функции «товарищей» (помощников судьи), назначались из числа детей боярских и других думных чинов (окольничих, думных дворян). В середине XVI в. судьями назначались бояре, члены Боярской думы, а к концу XVII в., когда образовалось 50 приказов, ими могли руководить и руководили в основном дьяки из числа «служилых людей», т.е. принятых на государственную службу. В столах и повытьях под руководством старого (старшего) подьячего работали подьячие средней руки (средние) и молодшие (младшие) подьячие. Средние подьячие готовили проект решения по резолюции дьяка или старшего подьячего, а младшие подьячие в процессе документирования решений выполняли функции переписчиков.

При рассмотрении управленческих вопросов решения принимались на основе принципа сочетания единоначалия и коллегиальности. Если вопросы уже ранее когда-то возникали в деятельности приказа, а в Судебнике или в указных («записных») книгах и среди хранившихся документов можно было найти похожее зафиксированное решение по данному вопросу (управленческий прецедент), то судья или дьяк принимали решение единолично. Если вопрос возникал впервые, то он обсуждался судьей с дьяками, и решение принималось коллегиально. В необходимых случаях впервые возникший сложный вопрос передавался на рассмотрение Боярской думой. И принятие решений, и их документирование, включая вид документа и порядок его удостоверения («послать в Вологду память...»; «...за дьячими руками...», т.е. за подписью дьяка), основывались на нормах обычного права (закрепленных в Судебниках) и формировались как традиция, обычай, профессиональный навык, который осваивался и передавался служилыми людьми. На основе обычаев сложилась определенная последовательность выполнения операций работы с документами, т.е. и технология, и основы документооборота.

На поступившем в приказ документе (над первым сставом столбца над адресом) оформлялась дата его получения. После ознакомления с документом дьяк чаще всего давал указание найти в документах приказа похожий вопрос, который мог быть решен ранее (управленческий прецедент), и сделать копию соответствующего документа, поэтому чаще всего резолюция дьяка формулировалась: «Выписать». В столах или повытьях подбирались необходимые документы, и старыми подьячими, знавшими форму, формуляр и характерные обороты текста применявшихся видов документов, составлялся проект или черновик ответного документа (готовился материал «по делу к докладу дьяку», т.е. проект решения, основанный на документах). Дьяк проверял подготовленный проект решения, вносил в него замечания и исправления («чернил») и передавал на переписывание (изготовление готового к подписанию проекта). Старый подьячий «справлял» документ, т.е. его виза, называвшаяся «справой», свидетельствовала, что черновик документа и его окончательный проект идентичны, принятое решение документировано правильно. Дьяк или судья подписывали документ «ириписью» - собственно подписью должностного лица, ответственного за решение, припись придавала документу юридическую силу. В указную («записную») книгу приказа старым подьячим вносилась запись о принятом решении.

Документы в XVI-XVII вв. представляли собой столбцы, т.е. склеенные листы разрезанного вертикально на три части «александрийского» листа бумаги, который по формату чуть превышал ныне действующий стандартный формат АЗ. «Справа» и «припись» оформлялись на обороте документа по местам склеек листов («по сставам») по слогам, причем и в визу, и в подпись включалось наименование должности, имя и фамилия должностного лица («ди-ак Сав-ва Тют-чев»). Буквы на сставе должны были захватывать оба конца склеенного листа бумаги, чтобы сохранить место склейки целостным и не допустить подделок и вставок посторонних листов. Таким образом обеспечивалась юридическая сила в аспекте охраны носителя документа, т.е. формы.

Склеенные листы свертывались в свиток, в столбец, на обороте первого сстава указывался адрес («В Вологду воеводе нашему...»), столбец запечатывался печатью дьяка и направлялся или передавался в ответ на запрос. Черновик документа с исправлениями дьяка подклеивался в один из общих столбцов, которые должны были храниться в приказе в сундуках за печатью дьяка. Иногда склеиваемые столбцы представляли собой «вопрос - ответ», т.е. своеобразное дело, но чаще всего склейка документов осуществлялась в общие ленты, объемные столбцы, просто «по сундукам», т.е. но общим вопросам, которые решались в данных структурных подразделениях, по мере накопления документов.

Таким же образом хранились в приказах и книги, и списки (в книгах), применявшиеся для записи учетной информации, которая могла использоваться в качестве основания для принятия решений в будущем. Описи и учет хранившихся документов не были широко распространены, но применялись в качестве способа учета ценностей, материальных активов. Например, при смене воеводы документы вместе с другими ценностями передавались по росписному списку (т.е. по росписи, описи).

Столбцовая форма документов, применявшаяся прежде всего для обмена информацией, для переписки, получила наибольшее распространение, поэтому делопроизводство в государственных учреждениях России XVI- XVII вв. называется не только приказным, но и столбцовым.

Внимание !

Приказное делопроизводство в России в XVI-XVII вв. следует рассматривать как сложившуюся систему.

Основными видами документов данной эпохи были грамоты разного вида и разного, в том числе гражданско-правового, значения - указные, жалованные, кабальные, купчие, меновные и т.п. (более 40 разновидностей). Но в приказном делопроизводстве постепенно формируется и видовой состав документопотоков: вышестоящие органы (царь, Боярская дума, приказы) издавали указы, приговоры и направляли их на исполнение, воеводам давали «наказные памяти»;

• - подведомственные органы (воеводы в уездах) в приказы направляли «отписки»;
• - равностоящие органы и должностные лица обменивались «памятями». Граждане в местные органы и органы государственного управления

должны были направлять челобитные, которые составлялись по особой форме с указанием титулов царя и по особой форме изложения содержания. Поэтому для граждан документы составляли и оформляли подьячие, работавшие за плату вне стен приказов и в людных местах («площадные подьячие»), деятельность которых считается прообразом нотариата. В табл. 1.1 представлены основные особенности приказного делопроизводства.

Таблица 1.1

Основные особенности приказного делопроизводства

Критерии анализа	Особенности делопроизводства и управления
Центральные органы государственного управления	- стол; - повытье
Принцип управления (порядок принятия решений)	Сочетание единоначалия и коллегиальности
Законодательное регулирование	Отсутствует специальное регулирование работы с документами; применяются нормы обычного права (Судебники 1497 и 1550 гг., Соборное уложение 1649 г.); правила документирования формируются как обычай делового оборота, который сохраняется и передается дьяками и подьячими в приказах
Основные делопроизводственные операции	- Прием документа (оформляется дата получения); - направление на исполнение (указание по исполнению) и исполнение (документирование); - отправка (оформляется адрес); - хранение (в зоне ответственности дьяков, принимающих решение, т.е. текущее)
Форма документа	Столбцовая, книжная
Формуляр документа	От текста идентификационные реквизиты документа не отделялись, кроме визы и подписи; вид и разновидность документа определялись по характерным оборотам текста
Виды документов (видовой состав документопотоков)	-Указ, приговор; - память; - отписка; - челобитная от граждан

Лекция 1. Введение. История делопроизводства в России.

Введение.

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т.е. составления, оформления документов и их обработкой и хранением .

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве .

Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать .

Каждому человеку хотя бы один раз в течение своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательствами и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами: заключение договоров, оформление бухгалтерских, кадровых, первичных учетных, распорядительных документов и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии исследуют, прежде всего, документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.

История делопроизводства в России.

Данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в 10 вв. Древнерусском государстве была культура написания документов. Об этом свидетельствуют договоры с Византией 911 и 945 гг, в которых упоминается о практике составления документов . В период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978-1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати, "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.

В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" (ответственным за хранение документов) и уничтожались в присутствии свидетелей.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Приказное делопроизводство 15-17 вв.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины 15 в.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления (разрядный, поместный, тайных дел, большой казны и др). Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным. Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др.

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую привозили из западноевропейских стран. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):

"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..."

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

"Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1667 года, марта в 17 день".

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: "К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил" , а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

Поступление документа на рассмотрение;

Подготовка дела к "докладу";

Рассмотрение и решение дела;

Оформление документа, содержащего решение.

В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами центральными исполнительным органами. Происхождение приказов как структурных единиц управления связано с практикой дачи поручений (приказов) великого князя своим подчиненным.

Первыми учреждениями приказного типа были Большой дворец и Казанский приказ. Конюшенный путь превратился в Конюшенный приказ. Процесс создания приказов продолжился до XVIII века.

Приказы были общегосударственной компетенции, дворцовые, ведавшие великокняжеским (царским) хозяйством, и патриаршие, управляющие церковно- монастырскими делами. Государственные в свою очередь делились на функциональные и территориальные. Военные функции выполнял Разрядный приказ. Поместный - ведал земельными делами, Оружейная палата - изготовлением и хранением оружия. Полицейский надзор в Москве осуществлял Земский двор, Посольский приказ ведал отношениями с иностранными государствами и. т. д. На отдельных территориях всеми вопросами управления ведали специальные приказы: Московский, Владимирский, Дмитровский, Рязанский, Казанский, Сибирский.

В период действия делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Боярская дума - приговоры; от приказов на места направлялись «памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «на верх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом отношении приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках 1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уложении 1649 г. Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и «делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел.

В приказах происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности, формируется слой служивых людей - профессиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. Приказов по разным источникам насчитывалось от 50 до 70. В каждом из них было от 3 до 10, а в некоторых приказах - до 400 с лишним «приказных людей». В Посольском приказе, например, насчитывалось 447 сотрудников.

Во главе приказа стоял судья, который управлял приказом. В его подчинении были дьяки, заместители судьи - товарищи. Проект документа («черное письмо») по указанию дьяка составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, т. е. исправлял, а «молодший» подьячий «белил» - переписывал начисто. Затем «старый» подьячий сверял беловик с черновиком, «справлял» его, т. е. подписывал, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику, а уже «справленный» документ подписывал дьяк. Окончательно оформленный документ назывался «матицей». При составлении копии документа - «списка» указывались особенности его матицы, иногда указывалось место ее хранения.

В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов.

Создание большинства государственных учреждений не было оформлено законодательными актами. Однако их деятельность санкционировалась определенными нормами, закреплявшимися документами. Так, в период образования Русского государства издаются документы, проводящие централизацию власти и управления. Указные грамоты XIV-XV вв. характеризует великокняжеское правительство как главную судебную инстанцию.

В первой половине XVII в. Создание приказов оформлялось законодательными актами, которые определяли его функции, штат и бюджет. Во второй половине XVII . было установлено « указное число » подьячих для каждого приказа. Однако ни в организации, ни в компетенции приказов не было единообразия.

Формируется группа людей, единственным занятием которых становиться государственная служба. Судебники закрепили и уточнили должностной состав управленческого аппарата. Первым названы думные чины: боярин - высший сановник, близкий к князю; окольничий - второй после боярина высший чин; думные дворяне. За ним следуют дети боярские - низший разряд свободных служилых людей, целовальники-посадские люди или черносошные крестьяне, избиравшиеся (целовавшие крест) на различные должности в органах местного управления. Некоторые из бояр - «думцев» уже в четырнадцатом веке являлись одновременно управителями приказов и главными администраторами на местах.. Думные чины давались лицам, родственным с царской фамилией. Они занимали высшие государственные должности и места в Боярской думе. Присутствие на заседаниях Думы было важной привилегией бояр, окольничих, думных дворян. В думе не решались, а обсуждались все государственные дела, решение же принимал князь: «сужу аз, князь великий, или кому прикажем»

Всевластие князя ограничивалось особым институтом - местничеством: служебное положение, раз занятое предком, переходило к его потомкам, т. е. иерархия должностей соответствовала родословной. Отменено местничество только в 1682 г.

Судебник 1550 г. возлагает на высших должностных лиц центральной администрации (боярина, казначея, дворецкого) обязанность рассматривать все дела « жалобщиков своего приказу», докладывая о наиболее важных челобитных царю.

Служилыми чинами, выполнявшими управленческие и делопроизводственные функции, были дьяки и подьячие. Уже в штате князя появился специальный чин-дьяк, который оформлял духовные грамоты. С XV в. дьяк (по С. М. Соловьеву - высшее звание « человека пера».) включается в состав судей: бояре и окольничие осуществляли суд в присутствии государственного чиновника - дьяка. С XVI в. появляется деление дьяков на думных и приказных. Думные дьяки учувствовали в заседаниях Боярской думы и исполняли обязанности судей в главных приказах государства - Разрядном, Посольском, Поместном и Казанского дворца. Приказные дьяки были помощниками («товарищами») судей в приказах и воевод (на местах), возглавляли небольшие приказы, руководили деятельностью структурных подразделений приказов - столов. Младшим чином приказной администрации были подьячии, которые делились на три разряда: «старые» (старшие), заведовавшие в некоторых приказах повытьями- структурными подразделениями столов, «средние» и «молодые» (младшие). Среди «старых» была особая должность подьячего «с приписью».

Установившимся обычаем, а затем и законом были определены функции служилых людей. Присяги (крестоприводные записи), в которые давались должностными лицами при вступлении в должность, наказные памяти воеводам и особые грамоты являлись своего рода прототипом должностных инструкций, в которых перечислялись обязанности служивого человека, в том числе делопроизводства. И хотя они были разными в различных учреждениях, по ним можно установить круг обязанностей служилых людей, которые вследствие нечеткого разделения функций управления были многообразны. Служилый человек решал судебные, административные и финансовые вопросы.

Думные дьяки докладывали в Боярской думе о делах приказов. Формулировали и записывали царские указы и приговоры думы, скрепляли своей подписью их и другие законодательные акты(например Уложение 1649 г.), делали объявления о повышении в чинах, оглашали приговоры. В приказах думные дьяки выполняли распорядительные функции: санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.

Приказные дьяки готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью подьячих (проверяли находившиеся у них денежные суммы), скрепляли своими подписями приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, «приписывали» грамоты, памятки и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегий.

Высшую группу служилых людей составляли «старые» подьячие. Основная часть их называлась подьячие «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью - правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.

«Средние» подьячие (подьячие «со справкой») «справляли», т. е. заверяли своей подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (записные и др.) В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.

Основным видом работы «молодых» подьячих («пищиков») было переписывание («беление») документов: многочисленных копий, выписей, записей в книгах.

На посадах, в селах и деревнях писцами грамот были земские и церковные дьячки. Хозяйственная отчетность в имениях велась показчиками или специальными « дьячками у письменных дел» Памятники русского права. М., .С середины XVI в.частноправовые акты и челобитные писались специальными подьячими- писцами - профессионалами, которые «кормились пером».По месту своей работы - городские площади - они назывались площадными. Это было своего рода нотариат.

Итак, эволюция государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых людей - чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно упоминает законодательство, устанавливая наказания за взятки судей центральных и местных государственных органов. Крестоприводные записи губных и земских старост и целовальников содержали специальное обязательство не брать «посулы». Однако законы ловко обходились, и так называемое производство дел стало ареной многочисленных злоупотреблений.

В правительственных учреждениях вырабатывались приемы делопроизводства, основанные на традиции, закрепленные и развитые в правовых актах: Судебниках 1497, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г., актах местного управления, на основании которых, а также путем анализа делопроизводственных документов можно воссоздать картину постановки делопроизводства.

Документы учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние, входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).

К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету (хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые (описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для справок) и др.

Существовали специальные образцовые книги, где подавись образцы документов; типы отдельных документов приводились в азбуках и письмовниках, которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных.

На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV-XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста.

Своеобразной была форма документа. В канцеляриях Русского государства получила развитие узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая форма делопроизводства. Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера. Бумажный лист резался или пополам в длину (полосы 17 х 45 см), или на три части в ширину (полосы 15 х 34 см). Текст располагался на узкой стороне бумажных полос, которые склеивались, и получался свиток, называемый «столбец», «столпик». Место склейки полос и отдельный узкий лист называли «сстав». На целых листах бумаги (или пергамента) писались лишь жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.

Черновик документа («черное письмо») по помете дьяка составлял «старый» подьячий. Дьяк проверял документ, иногда «чернил», т. е. исправлял, текст. «Молодой» подьячий переписывал его набело, после чего «старый» подьячий сличал с черновиком и делал об этом отметку на обороте внизу правой стороны, например: «Справил Ивашка Истомин».

Переписанный начисто документ поступил на просмотр и на подпись дьяку или исполняющему должность дьяка подьячему « с приписью». В судебнике 1497 г. обращалось внимание на обязанность скрепления подписью дьяка и печатью великого князя или боярина важнейших документов, в часности судебного решения. .

Подпись («припись») начиналась на обороте документа по слову или слогу на каждом ставе, а кончалась на другой стороне листа под текстом.Очень редко подпись дьяка ставилась на лицевой стороне в строку с последним словом текста. Иногда вместо подписи дьяка или подьячего по склейкам проходит скрепляющая один став с другим надпись «сстав»

На исходящих (посыльных) документах адресат помещался на оборотной стороне столбца, в середине первого става. Независимо от нопосредственного исполнителя документы адресовались царю: «Государю царю и великому князю Алексею Михайловичу всея великая и малые и белыя России самодержцу».

В рассматриваемый период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов - скоропись, Дорогостоящий пергамент заменяется бумагой.

Документы, подготовленные к отправке, свертывали в столбец, а некоторые правительственные документы складывали в виде конверта и запечатывали сургучной печатью. До учреждения в 1666 г. почты документы переправлялись с нарочными.

Регистрация документов как запись сведений о них была введена, прежде всего, для охраны документов. Она появилась, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.

Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выдачи документа челобитчику и отсылки грамоты воеводе, например, в особые записные книги подробно записывалось их содержание. На документах делались отметки об их регистрации.

Исполнение документов контролировалось. В Судебнике 1550 г. (ст. 32) определялся порядок возмещения убытков в случае волокиты («затяжки дела») со стороны пристава. За промедление решения вопроса кроме взыскания в пользу челобитчика дьяков били батогами.

Законченные делопроизводством документы группировались (формировались) в дела - столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канцелярию и исполнения. Поэтому столбец представлял собой как бы сборник дел. Например, в приказах были столбцы структурных подразделений (столов): столбец денежного стола, хлебного, судного и т. д. Другой способ формирования дел был основан на применении особых признаков. Так, имеются столбцы, сформированные по номинальному признаку, когда за основу объединения документов бралось наименование вида, например: «указные», «памятные», «судные списки». Особенно часто этот принцип применялся при формировании дел в Разрядном приказе. Дела здесь состояли из распоряжений о назначении на службу или разнообразных списков о придворной и военной службе.

По географическому признаку объединялись документы Посольского приказа: «дела польские», «дела крымские» и т. п. Они включали грамоты главам государств, грамоты ответные, наказы послу, статейные списки и другие документы. Отдельно группировалась переписка Посольского приказа и Боярской думы с зарубежными правительствами об устройстве посольств, организации приема послов и т. п.

Основным признаком заведения дел был вопросный, когда расположение документов определялось логикой решения вопроса. В этом случае первым был инициативный документ (челобитная, память, выписка из журнала заседания присутствия), за которым следовали расспросные речи, сказки, выписки-справки и другие документы. Завершалось дело приговором (решением) и указной грамотой. Иногда к такому комплексу могли подклеить документы по другому вопросу, и тогда образовывался сборник дел.

В деле находились как подлинные документы (с дьячьей пометой или адресом и отметкой о получении), так и черновики («отпуски») обычно тех документов, которые отправляли адресатам. Такие документы, как договорные записи, составлялись в нескольких экземплярах.

Нумерации листов-склеек на лицевой стороне столбца не было. Нужно было прочитать все документы, чтобы установить цельность всего столбца. Для нахождения какого-либо документа, наведения справок нужно было раскатать весь столбец. Это неудобство заставило заводить в делопроизводстве тетради и книги, которые копировали столбцы или составлялись самостоятельно. Так что столбцы и тетради в большинстве своем повторяют одно и то же, особенно по вопросам прихода и расхода. О тетрадях упоминается уже в XV в. Судебник Ивана III в списке XVI в. написан тетрадью. Акт о венчании на царство Федора Ивановича написан книгою в четверть листа. В то же время следственное дело об убиении царевича Дмитрия написано на столбце.

Особое внимание уделялось хранению документов.Судебник1550 г. установил чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание «торговой казнью» (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью. Суровыми были наказания за утерю документов.

Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них- в ящиках, мешочках, «коробьях», а в некоторых приказах - в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.

Оформилось понятие архива («хранила», «казны») как собрания исторических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая «казна».

Итак, можно сделать вывод, что в XV-XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появились законодательные указания о порядке документирования.

Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.